Anda di halaman 1dari 52

Automasi Proses Akreditasi KAN

AWP2-2-09
Panduan Penggunaan (User Manual)

JAKARTA
2014
i

DAFTAR ISI
Halaman

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

DAFTAR ISI ................................................................................................. ii


BAB I Registration System Module .............................................................. 1
1.1. Registrasi Online.......................................................................................... 1
1.2. Konfirmasi Pembayaran ............................................................................... 2
1.3. Approval User .............................................................................................. 4
1.4. Create User LPK........................................................................................... 4
1.5. Melengkapi Data Permohonan ...................................................................... 5
1.5.1
Ruang Lingkup ......................................................................... 6
1.5.2

Upload Dokumen Pendukung.................................................... 6

1.5.3

Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi................................ 7

1.5.4

Informasi Lainnya .................................................................... 8

1.5.5

Submit Permohonan ................................................................. 9

1.6. Audit Kelayakan Permohonan ....................................................................... 9


1.7. Perbaikan Dokumen....................................................................................12
BAB II Accreditation Assignment................................................................. 1
2.1 Membentuk Tim Asesmen ............................................................................ 1
2.2 Menyetujui Tim Asesmen ............................................................................. 2
2.3 Meminta Persetujuan LPK............................................................................. 3
2.4 Perubahan Tim Asesmen.............................................................................. 4
2.5 Persetujuan Kontrak .................................................................................... 5
BAB III Adequacy Audit Module .................................................................. 1
3.1 Audit Kecukupan.......................................................................................... 1
3.2 Perbaikan Dokumen Kecukupan ................................................................... 2
BAB IV Accreditation Asssessment Management ......................................... 1
4.1 Asesmen Lapangan ...................................................................................... 1
4.2 Tindakan Perbaikan ..................................................................................... 2
4.3 Verifikasi Tindakan Perbaikan ....................................................................... 3
BAB V Accreditation Decision Making .......................................................... 1
5.1 Laporan Asesmen ........................................................................................ 1
5.2 Resume Hasil Asesmen ................................................................................ 2
5.3 Pertimbangan Teknis ................................................................................... 2
5.4 Laporan Rekomendasi .................................................................................. 4
5.5 Penetapan Akreditasi ................................................................................... 4
5.6 Pencantuman Direktori KAN ......................................................................... 5
BAB VI Configuration Management ............................................................. 1
6.1 User Management........................................................................................ 1

ii

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

6.2

Master Data................................................................................................. 2
6.2.1
Negara .................................................................................... 2
6.2.2

Provinsi.................................................................................... 3

6.2.3

Kabupaten ............................................................................... 3

6.2.4

Skema Akreditasi ..................................................................... 3

6.2.5

Dokumen Persyaratan .............................................................. 4

6.2.6

Ruang Lingkup Skema .............................................................. 5

6.2.7

Jadwal Akreditasi ..................................................................... 6

6.2.8

Direktorat ................................................................................ 6

6.2.9

Bidang ..................................................................................... 7

6.2.10

Jenis Pelatihan ......................................................................... 8

BAB VII Assessor Resource System ............................................................. 1


7.1 Registrasi Asesor ........................................................................................ 1
7.2 Registrasi Panitia Teknis............................................................................... 1
7.3 Registrasi KAN Council ................................................................................. 3
7.4 Penilaian Asesor .......................................................................................... 5

iii

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB I
Registration System Module

BAB I
Registration System Module
Modul sistem registrasi merupakan modul yang digunakan untuk mengelola semua
tahapan-tahapan yang digunakan untuk proses registrasi. Modul ini dillakukan oleh LPK dan
pihak KAN. Adapun tahapan yang terlibat dalam modul registrasi meliputi registrasi online,
konfirmasi pembayaran, approval user, create user LPK, melengkapi data permohonan, audit

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

kelayakan dan perbaikan dokumen.

1.1. Registrasi Online


Registrasi Online merupakan fungsi yang digunakan oleh LPK untuk mendaftarkan
akreditasi. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :
1. Buka menu registrasi online pada menu pendaftaran.

2. Kemudian sistem akan menampilkan form registrasi seperti berikut :

3. Masukkan data LPK dan organisasi.

4. Untuk memasukkan data organisasi LPK maka lakukan checklist pada field

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

organisasi

5. Jika data telah selesai melakukan pendaftaran, kemudian tekan tombol


untuk melakukan proses penyimpanan data.
6. Data

berhasil

tersimpan

jika

sistem

menampilkan

link

donwload

invoice

pembayaran, nomor pembayaran dan nomor registrasi. Nomor pembayaran yang


muncul akan digunakan untuk konfirmasi pembayaran.

7. Selain itu sistem juga akan mengirimkan informasi pembayaran melalui email LPK
yang didaftarkan melalui form registrasi sebelumnya.

1.2. Konfirmasi Pembayaran


Konfirmasi pembayaran merupakan fungsi yang digunakan oleh LPK untuk memasukkan
data konfirmasi dan bukti pembayaran akreditasi. Untuk menggunakan fungsi ini LPK dapat
mengikuti langkah-langkah seperti berikut :
1. Buka menu konfirmasi pembayaran yang berada di menu pendaftaran seperti
berikut :

2. Masukkan nomor pembayaran yang diperoleh saat melakukan registrasi (formulir

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

pembayaran atau email LPK) pada field berikut :

3. Kemudian tekan tombol

untuk melakukan pengecekkan

nomor pembayaran yang dimasukkan.


4. Jika nomor pembayaran benar, maka data LPK akan muncul seperti berikut.

5. Masukkan data tanggal pembayaran, konfirmasi pembayaran dan bukti pembayaran


yang berupa file jpg/png/gif.
6. Kemudian tekan tombol

untuk melakukan submit data konfirmasi

pembayaran.

1.3. Approval User


Approval user digunakan untuk mengaktifasi user LPK yang telah melakukan pembayaran
dan konfirmasi pembayaran. Untuk melakukan approval user dilakukan oleh operator.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login ke halaman admin

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK

3. Pilih data LPK yang akan di-approve dengan menekan tombol


4. Kemudian sistem akan menampilkan form approval seperti berikut :

5. Jika data LPK disetujui, maka tekan tombol


tekan tombol
6. Tombol

, namun jika ditolak maka

dan data LPK akan dihapus dari database.


digunakan untuk melihat file bukti konfirmasi pembayaran yang

berupa gambar dalam format .jpg/png/gif.

1.4. Create User LPK


Create user LPK merupakan fitur yang digunakan untuk membuat username dan password
user LPK. Untuk membuat user LPK, memiliki syarat yaitu telah melakukan registrasi online,

konfirmasi dan telah di-approve datanya oleh operator. Fungsi ini hanya bisa dilakukan oleh
user KAN yang memiliki role sebagai operator. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti
berikut :
1. Login ke halaman admin
2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK
3. Pilih data LPK yang akan dibuatkan user dengan menekan tombol

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Jika data LPK telah di-approve maka sistem akan menampilkan form seperti berikut :

5. Masukkan username dan password. Data password dapat diperoleh dari hasil

generate by system atau di-entry manual.


untuk menyimpan data user LPK dan

6. Jika telah selesai, maka tekan tombol


mengirimkan email appoval user ke LPK.

1.5. Melengkapi Data Permohonan


Tahap melangkapi data permohonan dapat dilakukan oleh LPK jika sudah memiliki user atau
akun di aplikasi KANMIS. Tahapan ini meliputi tahap melengkapi ruang lingkup, dokumen
pendukung, penandatangan sertifikat dan informasi lainnya. Adapun caranya adalah sebagai
berikut :
1. LPK terlebih dahulu melakukan proses login LPK dengan memasukkan username
dan password yang telah dibuat sebelumnya.
2. Jika sudah masuk ke akun LPK, maka pilih menu Data Permohonan

1.5.1

Ruang Lingkup

Untuk memasukan data ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah
seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Ruang Lingkup dan sistem akan menampilkan form
ruang lingkup sesuai dengan skema akreditasi yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

contoh form ruang lingkup untuk skema Lembaga Sertifikasi Produk.

2. Masukkan data ruang lingkup sesuai dengan yang akan diajukan akreditasinya.
3. Jika sudah selesai, tekan tombol

untuk menyimpan data ruang lingkup dan

jika berhasil penyimpanan maka data akan muncul pada daftar ruang lingkup.

1.5.2

Upload Dokumen Pendukung

Untuk mengupload dokumen pendukung dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti


berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Upload Dokumen Pendukung dan sistem akan
menampilkan form upload dokumen pendukung sesuai dengan skema akreditasi
yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah contoh form upload dokumen pendukung untuk
skema Lembaga Sertifikasi Produk.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

2. Jika

membutuhkan

template

3. Tekan tombol

dokumen

pendukung,

maka

pilih

tombol

untuk mengupload dokumen pendukung. Format

dokumen yang diperbolehkan adalah bertipe pdf/xls/xlsx/doc/docx.


4. Tekan tombol

untuk menyimpan dokumen yang diupload.

5. Jika file berhasil di-upload maka akan muncul tampilan seperti berikut :

1.5.3

Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi

Untuk memasukkan data penandatangan laporan hasil uji/kalibrasi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi dan
sistem akan menampilkan form seperti berikut :

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

2. Masukkan data calon penandatangan pada form yang telah disediakan.


3. Tekan tombol

untuk menyimpan data yang dimasukkan.

4. Jika berhasil, maka data akan muncul di list daftra calon penanda tangan.
1.5.4

Informasi Lainnya

Untuk memasukkan data informasi lainnya dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti
berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Informasi Lainnya dan sistem akan menampilkan
form seperti berikut :

2. Masukkan data informasi lainnya pada form yang telah disediakan. Jika sudah
selesai, tekan tombol

untuk proses penyimpanan.

1.5.5

Submit Permohonan

Submit permohonan digunakan untuk melakukan submit data permohonan LPK agar data
dapat diproses oleh pihak KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Submit Permohonan

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

2. Pastikan semua data permohonan telah diisi oleh LPK.

3. Klik tombol

untuk melakukan submit permohonan.

1.6. Audit Kelayakan Permohonan


Proses Audit Kelayakan Permohononan merupakan tahapan yang dilakukan oleh pihak KAN
untuk melakukan audit terhadap data permohonan akreditasi yang diajukan oleh LPK. Audit
kelayakan pertama kali dilakukan oleh manager masing-masing bidang yang dituju untuk
proses akreditasi. Adapun untuk melakukan proses audit kelayakan melalui aplikasi KANMIS
dapat dilakukan dengan cara berikut :
1. Login ke halaman admin melalui menu login.

2. Role pengguna yang berhak mengakses data audit untuk pertama kali adalah role
manager. Kemudian klik tombol

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

3. Kemudian akan muncul halaman dashbord


4. Buka menu Akreditasi Audit Kelayakan
5. Pada halaman audit kelayakan, terdapat dua tab yaitu Daftar Audit Kelayakan
dan Monitoring Audit Kelayakan. Tab Daftar Audit Kelayakan digunakan untuk
melihat daftar data yang belum selesai diaudit oleh user tersebut. Sedangkan tab
monitoring digunakan untuk memonitoring status data audit yang sedang dan telah
selesai diproses.

6. Pilih tombol

untuk melihat daftar dokumen permohonan akreditasi pada tab

Daftar Audit Kelayakan.


7. Setelah itu akan muncul halaman untuk melakukan proses audit kelayakan seperti
berikut :

10

Untuk proses delegasi/

penugasan ke pihak lain

Untuk audit

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

kelengkapan calon LPK

Tombol penugasan digunakan untuk memberi tugas kepada pihak lain untuk
melakukan proses audit kelayakan. Data yang diberikan kepada pihak lain akan
muncul di halaman akun tujuan di menu audit kelayakan.
Untuk audit dokumen, dapat dilakukan dengan memilih tab File Upload kemudian
ubah status dokumen sesuai dengan hasil audit dengan menekan tombol

8. Jika data kelengkapan sudah memenuhi maka pilih memenuhi dan klik tombol
dan data akan muncul di tahapan selanjutnya yaitu Membentuk Tim
Asesmen di akun manager bidang tersebut.

11

1.7. Perbaikan Dokumen


Perbaikan dokumen merupakan proses upload ulang dokumen permohonan akreditasi yang
belum disetujui oleh LPK. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Data Perbaikan Dokumen
3. Dokumen yang perlu dilakukan proses upload ulang adalah dokumen yang memiliki

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

status Upload Ulang

4. Klik tombol

5.

kemudian pilih lagi dokumen perbaikan dari komputer anda.

Kemudian pilih tombol


permohonan atau pilih tombol

jika hanya akan menyimpan revisi dokumen


jika data akan disimpan sekaligus dikirim ke

KAN.
6. Data perbaikan dokumen dapat dilakukan revisi pada menu Audit Kelayakan tab
verifikasi perbaikan.

12

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB II
Accreditation Assignment

BAB II
Accreditation Assignment

2.1 Membentuk Tim Asesmen


Tahap selanjutnya setelah audit kelayakan adalah membentuk tim asesmen. Tahap

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

pembentukan tim asesmen pertama kali dapat diakses oleh manager bidang akreditasi yang
bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Membentuk Tim Asesmen
2. Klik tombol

pada data akreditasi yang akan dibentuk tim asesmennya. Kemudian

akan muncul tampilan seperti berikut :

3. Masukkan tanggal rencana asesmen, kemudian klik tombol

4. Pilih tombol

untuk memasukkan data Asesor. Kemudian pilih nama asesor yang

akan dimasukkan ke tim asesmen.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

5. Jika sudah ada dipilih asesornya asesmen, kemudian masukkan identitas asesor
apakah ssebagai PIC atau tidak.
6. Klik tombol

untuk menyimpan data asesor yang terlibat tim asesmen.

7. Pilih tombol

digunakan untuk mendelegasikan tugas ke Asisten

manager atau staf. Sedangkan tombol

digunakan untuk mengajukan tim

dan tanggal rencanan asesmen ke direktur.

2.2 Menyetujui Tim Asesmen


Tahap Menyetujui Tim Asesmen merupakan tahapan yang dilakukan oleh Direktur untuk
melakukan persetujuan atas tim dan tanggal rencana asesmen yang diajukan oleh manager
bidang.
1. Buka menu Akreditasi Menyetujui Tim Asesmen
2. Klik tombol untuk melakukan proses persetujuan dan akan muncul tampilan seperti
berikut :

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

3. Jika direktur menyetujui maka memilih tombol


tombol

, jika tidak maka dipilih

dan data akan dikembalikan lagi ke manager yang melakukan

pengajuan.

2.3 Meminta Persetujuan LPK


Tahap meminta persetujuan LPK merupakan tahap setelah tim asesmen disetujui oleh
direktur. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Dokumen Persetujuan Tim Asesmen. Kemudian akan
muncul tampilan seperti berikut :

3. Jika setuju maka pilih tombol

dan data akan terkirim ke KAN

4. Namun jika tidak setuju maka akan muncul tampilan seperti berikut. LPK wajib
memasukkan alasan ketidaksetujuan. Jika sudah maka klik tombol

untuk

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

mengirimkan data ke KAN.

5. Data tim asesmen yang tidak disetujui oleh LPK akan dikembalikan lagi ke akun
manager bidang pada menu Membentuk Tim Asesmen tab Persetujuan Ditolak.

2.4

Perubahan Tim Asesmen

Perubahan tim asesmen merupakan menu yang dapat digunakan untuk mengubah tim
asesmen yang telah disetujui oleh pihak LPK. Menu ini dapat diakses oleh manager masingmasing bidang. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai manager bidang
2. Pilih menu Akreditasi Perubahan Tim Asesmen

3. Kemudian

masukkan

kembali

data

tim

pembentukkan tim asesmen.

asesmen

yang

baru seperti

saat

2.5

Persetujuan Kontrak

Tahap persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan cara seperti berikut :


1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Data Persetujuan Kontrak kemudian akan muncul

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

tampilan seperti berikut :

3. Pilih

lalu klik

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB III
Adequacy Audit Module

BAB III
Adequacy Audit Module

3.1

Audit Kecukupan

Tahap Audit Kecukupan merupakan tahapan yang dilakukan setelah terjadi persetujuan

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

kontrak antara LPK dan pihak KAN. Aktor yang berhak melakukan hal ini ada asesor yang
bertindak sebagai PIC. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login ke halamana admin melalui menu login
2. Pilih menu Akreditasi Audit Kecukupan
3. Klik tombol

pada kegiatan akreditasi yang akan diproses. Kemudian akan muncul

tampilan seperti berikut :

Upload dokumen audit kecukupan


dan laporan kecukupan

Hasil Audit

4. Jika hasil audit memenuhi, maka data akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu
Asesmen Lapangan.
5. Namun jika hasil audit tidak memenuhi maka data akan dikembalikan ke LPK yang
bersangkutan untuk diperbaiki.

3.2

Perbaikan Dokumen Kecukupan

Tahap perbaikan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :


1. Login sebagai LPK

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

2. Pilih menu Kelengkapan Dokumen Perbaikan Dokumen Kecukupan

3. Upload kembali dokumen yang perlu diperbaiki dengan mengklik tombol


kemudian memilih dokumen baru dengan melakukan upload ulang
4. Klik tombol

untuk melakukan penyimpanan tanpa mengirimkan data ke

KAN (drafting)
5. Klik tombol

untuk menyimpan sekaligus mengirimkan data ke KAN dan data

akan muncul pada menu Audit Kecukupan.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB IV
Acreditation Assessment Management

BAB IV
Accreditation Asssessment Management
4.1

Asesmen Lapangan

1. Login sebagai asesor yang terlibat di dalam tim asesmen.


2. Buka menu Akreditasi Asesmen Lapangan

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

3. Klik pada data LPK yang akan ditulis hasil asesmen lapangannya dan akan muncul
tampilan seperti berikut :

4. Masukkan data ketidaksesuaian hasil asesmen pada field berikut.

5. Kemudian klik tombol

untuk proses penyimpanan data ketidaksesuain

untuk masing-masing poin dan tombol

untuk menambah baris

6. Lalu masukkan data laporan temuan ketidaksesuaian pada form berikut dan klik

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

untuk mengirimkan data ketidaksesuaian ke LPK yang bersangkutan.

4.2

Tindakan Perbaikan

Untuk melakukan tindakan perbaikan, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK yang berkaitan
2. Pilih menu Kelengkapan Data Rencana Perbaikan Tindakan

3. Masukkan data tindakan perbaikan dan bukti tindakan perbaikan pada field yang
telah ditentukan. Untuk mengupload data file LKS dapat dilakukan dengan mengeklik
tombol

dan kemudian upload dokumen.

Jika data LKS stelah tersimpan akan muncul tampilan seperti berikut :

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Untuk menyimpan data tindakan perbaikan, maka klik tombol

sedangkan

apabila akan mengirim data tindakan perbaikan klik tombol


5. Data perbaikan yang dikirimkan oleh LPK akan muncul di menu verifikasi tindakan
perbaikan.

4.3

Verifikasi Tindakan Perbaikan

Verifikasi tindakan perbaikan dilakukan oleh Asesor PIC untuk melihat data tindakan
perbaikan yang telah dikirim oleh LPK yang bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Asesor
2. Pilih menu Akreditasi Verifikasi Tindakan Perbaikan
3. Lakukan koreksi pada data perbaikan yang dikirim oleh LPK.

4. Kemudian jika hasil koreksi telah selesai maka masukkan data verifikasi pada form
laporan temuan ketidaksesuain. Jika status verifikasi sudah Memenuhi semua,
maka data akan masuk ke tahapan selanjutnya yaitu Laporan Hasil Asesmen. Namun

jika masih ada data yang Belum Memenuhi maka data dikembalikan ke LPK untuk

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

diperbaiki lagi.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB V
Acreditation Decision Making

BAB V
Accreditation Decision Making

5.1

Laporan Asesmen

Laporan Hasil Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Asesor PIC untuk

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

memasukkan laporan hasil asesmen lapangan. Adapun cara-caranya adalah sebagai berikut:
1. Buka menu Akreditasi Laporan Hasil Asesmen
2. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
3. Masukkan data laporan hasil asesmen pada form yang telah ditentukan. Untuk
mencetak laporan hasil asesmen dapat dilakukan dengan klik tombol

4. Jika sudah selesai, maka klik tombol

untuk proses penyimpanan dan masuk

ke tahapan selanjutnya yaitu Resume Hasil Asesmen dan Pertimbangan Teknis.

5.2

Resume Hasil Asesmen

Resume Laporan Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Direktur. Adapun
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Direktur
2. Buka menu akreditasi Resume Hasil Asesmen
3. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Masukkan data resume pada form berikut. Kemudian klik untuk menyimpan data
resume.

5.3

Pertimbangan Teknis

Pertimbangan Teknis merupakan menu yang dapat diakses oleh Panitia Teknis. Menu
pertimangan teknis digunakan untuk memasukan hasil pertimbangan teknis dan data rapat
panitia teknis dalam rangka memberikan pertimbangan teknis. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Panitia Teknis
2. Buka menu akreditasi Pertimbangan Teknis
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan pertimbangan teknis dengan meng-klik
tombol

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Masukkan data pertimbangan teknis dan data rapat panitia teknis.


5. Klik tombol

untuk menyimpan data pertimbangan teknis.

6. Untuk

hasil

mencetak

pertimbangan

teknis,

Pertimbangan Teknis kemudian klik icon


dicetak hasil pertimbangan teknisnya.

pilih

tab

Sudah

Dilakukan

pada data akreditasi yang akan

5.4

Laporan Rekomendasi

Laporan Rekomendasi merupakan menu yang dapat diakses oleh sekretariat jenderal.
Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai Sekretarian Jenderal
2. Buka menu Akreditasi Laporan Rekomendasi
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan rekomendasi dengan klik icon

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Kemudian masukkan data rekomendasi pada field yang telah ditentukan

5. Tekan tombol

untuk proses penyimpanan dan masuk ke tahapan

selanjutnya.

5.5

Penetapan Akreditasi

Penetapan Akreditasi merupakan menu yang dapat diakses oleh KAN Council. Adapun
langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai KAN Council
2. Buka Menu Akreditasi Penetapan Akreditasi
3. Pilih tombol aksi pada data akreditasi yang akan diberikan ketetapan akreditasi
4. Masukkan data ketetapan akreditasi.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

5. Pilih ruang lingkup yang disetujui oleh KAN Council dengan menekan tombol
. Kemudian pilih ruang lingkup yang disetujui dengan melakukan
checklist.

6. Kemudian klik tombol

5.6

Pencantuman Direktori KAN

Pencantuman direktori KAN merupakan menu yang dapat diakses oleh staf. Adapun
langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai staf
2. Buka menu Akreditasi Pencatuman Direktori KAN
3. Pilih tombol aksi pada data akrediyasi yang akan dicantumkan hasil akreditasinya.
4. Masukkan data pada form pencatuman direktori KAN kemudian klik tombol
penyimpanan.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

5. Untuk mencetak sertifikat akreditasi, maka pilih tab Sudah Terdaftar dan klik tombol
cetak sertifikat.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB VI
Configuration Management

BAB VI
Configuration Management
6.1

User Management

User management merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola data pengguna yang
terlibat dalam proses akreditasi. Fitur ini hanya dapat diakses oleh administrator. Adapun

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

langkah-langkahnya seperti berikut :


1. Login melalui halaman login
2. Buka menu Manajemen Data Data Personil
3. Klik tombol

untuk menambah data personil kemudian akan muncul

tampilan seperti berikut :

4. Masukkan data profile user, data pendidikan, pengalaman kerja, pengalaman


standarisasi dan pelatihan kemudian klik tombol

untuk proses penyimpanan

masing-masing data.
5. Jika akan membuatkan username dan password user internal yang telah didaftarkan,
maka pilih menu Manajemen Data Manajemen Pengguna
6. Kemudian klik tombol

dan akan muncul tampilan seperti berikut :

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

7. Pilih data internal yang akan dibuatkan user dengan menekan

8. Masukkan data-data user sesuai dengan field yang telah disediakan.


9. Kemudian klik tombol

6.2

untuk proses penyimpanan data user

Master Data

Menu master data merupakan menu yang hanya dapat diakses oleh administrator.
6.2.1 Negara
Master data negara digunakan untuk mengelola data negara. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Negara
2. Kemudian klik tombol

untuk menambahkan data.

3. Masukkan data negara yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data negara.

6.2.2 Provinsi
Master data provinsi digunakan untuk mengelola data provinsi. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Provinsi
2. Kemudian klik tombol

untuk menambahkan data.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

3. Masukkan data provinsi yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data provinsi.


6.2.3 Kabupaten
Master data negara digunakan untuk mengelola data kabupaten. Adapun langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Kabupaten
2. Kemudian klik tombol

untuk menambahkan data.

3. Masukkan data kabupaten yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data Kabupaten.


6.2.4 Skema Akreditasi
Master data skema akreditasi merupakan menu yang digunakan untuk mengatur data
skema yang meliputi identitas skema, level skema, skema bidang dan lain-lain. Adapun
langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Buka menu Master Data Skema Akreditasi


2. Klik tombol

untuk menambahkan data skema yang baru.

3. Masukkan data skema akreditasi pada field yang telah ditentukan. Kemudian klik

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

tombol

untuk proses penyimpanan

4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengubah data skema akreditasi.
6.2.5 Dokumen Persyaratan
Master Data Dokumen Persyaratan untuk menambahkan template dokumen persyaratan
untuk masing-masing skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Dokumen Persyaratan
2. Pilih tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan dokumen
persyaratan.
3. Masukkan jenis dokumen dan filenya pada form yang telah disediakan. Kemudian klik
tombol

untuk proses penyimpanan.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Jika berhasil maka data dokumen persyaratan akan muncul pada list dokumen
persyaratan untuk akreditasi tersebut.

6.2.6 Ruang Lingkup Skema


Master Data Ruang Lingkup Skema merupakan menu yang digunakan untuk mengelola
ruang lingkup untuk setiap skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti
berikut :
1. Buka menu Akreditasi Ruang Lingkup Skema
2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan ruang lingkupnya.
3. Masukkan data ruang lingkup level 1

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Jika ada level 2 dan seterusnya, maka klik

lalu masukkan data ruang lingkup

untuk level 2 dan seterusnya.


6.2.7 Jadwal Akreditasi
Master Data Jadwal Akreditasi merupakan menu yang digunakan untuk mengelola jadwal
setiap proses yang diperlukan untuk akreditasi.
1. Buka menu Master Data Jadwal Akreditasi
2. Klik tombol aksi pada proses yang akan dikelola datanya.
3. Masukkan data jadwal akreditasi dan klik tombol untuk proses penyimpanan.

6.2.8 Direktorat
Master Data Direktorat merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data direktorat
yang ada di KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Master Data Direktorat
2. Klik tombol

untuk menambahkan data direktorat

3. Masukkan data direktorat pada field yang disediakan

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

4. Klik tombol

untuk proses penyimpanan

5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data yang telah tersimpan di database.
6.2.9 Bidang
Master Data Bidang merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data bidang
akreditasi yang ada di KAN.
1. Buka menu Master Data Bidang
2. Klik tombol

untuk menambahkan data bidang

3. Masukkan data master bidang pada form berikut, kemudian klik tombol
untuk menyimpan data bidang

4. Kemudian tambahkan data asisten manager pada bidang tersebut dengan


memasukkan datanya pada form berikut dan klik tombol penyimpanannya.

6.2.10 Jenis Pelatihan


Master data jenis pelatihan merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

pelatihan untuk setiap masing-masing skema akreditasi.


1. Buka menu Master Data Jenis Pelatihan
2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan jenis pelatihannya.
3. Kemudian masukkan data jenis pelatihan dan klik tombol penyimpanannya.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

BAB VII
Assessor Resource System

BAB VII
Assessor Resource System

7.1

Registrasi Asesor

Registrasi asesor digunakan untuk menambahkan dan mengelola data asesor akreditasi.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

Data asesor yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data
Personil dan memiliki role sebagai asesor.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Asesor
2. Klik tombol

untuk menambahkan data asesor

3. Pilih nama personil yang akan dijadikan asesor, kemudian masukkan juga data
skema akreditasi asesor yang bersangkutan.

4. Jika sudah, klik tombol

untuk proses penyimpanan.

5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data asesor yang telah tersimpan.

7.2

Registrasi Panitia Teknis

Registrasi panitia teknis digunakan untuk menambahkan dan mengelola data panitia teknis
akreditasi yang meliputi nama panitia teknis, personil dan skema akreditasinya. Data
personil panitia teknis yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu
Data Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Panitia Teknis
2. Klik tombol

untuk menambahkan nama kelompok panitia teknis.

3. Masukkan nama panitia teknis dan status aktivasinya pada field yang telah

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

disediakan. Kemudian pilih tombol penyimpanan.

4. Selanjutnya masukkan nama personil yang terlibat dengan memilih tombol


pada kolom anggota.
5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam panitia teknis dengan klik icon

Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta
status aktifnya.

6. Klik tombol

untuk menyimpan data personil yang terlibat di panitia teknis

7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon

pada kolom skema.

8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh panitia teknis tersebut.
Kemudian klik tombol penyimpanan.

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

7.3

Registrasi KAN Council

Registrasi KAN Council digunakan untuk menambahkan dan mengelola data KAN Council
akreditasi yang meliputi nama KAN Council, personil dan skema akreditasinya. Data personil
KAN Council yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data
Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi KAN Council
2. Klik tombol

untuk menambahkan nama kelompok KAN Council.

3. Masukkan nama KAN Council dan status aktivasinya pada field yang telah disediakan.
Kemudian pilih tombol penyimpanan.

4. Selanjutnya masukkan nama personil yang terlibat dengan memilih tombol


pada kolom anggota.

5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam KAN Council dengan klik icon

Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

status aktifnya.

6. Klik tombol

untuk menyimpan data personil yang terlibat di KAN Council

7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon

pada kolom skema.

8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh KAN Council tersebut. Kemudian
klik tombol penyimpanan.

7.4

Penilaian Asesor

Penilaian Asesor merupakan menu yang digunakan untuk memberikan penilaian kepada
asesor akreditasi. Menu ini dapat diakses oleh supervisor (manager), Kepala Asesor dan LPK
yang bersangkutan. Namun tampilan untuk masing-masing role berbeda-beda.
a. Role Manager dan Kepala Asesor
Adapun caranya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Penilaian Asesor

User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |

2. Klik tombol

untuk menambahkan data asesor yang akan diberikan

penilaian.
3. Pilih nama asesor dengan klik icon

4. Masukkan data penilaian kemudian klik tombol penyimpanan.


b. Role LPK
Adapun caranya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai LPK yang bersangkutan
2. Pilih menu Kelengkapan Data Penilaian Asesor
3. Kemudian pilih tombol aksi pada data asesor yang akan diberikan penilaian.
4. Masukkan data penilaian, kemudian klik tombol penyimpanan.