AWP2-2-09
Panduan Penggunaan (User Manual)
JAKARTA
2014
i
DAFTAR ISI
Halaman
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
1.5.3
1.5.4
1.5.5
ii
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6.2
Master Data................................................................................................. 2
6.2.1
Negara .................................................................................... 2
6.2.2
Provinsi.................................................................................... 3
6.2.3
Kabupaten ............................................................................... 3
6.2.4
6.2.5
6.2.6
6.2.7
6.2.8
Direktorat ................................................................................ 6
6.2.9
Bidang ..................................................................................... 7
6.2.10
iii
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB I
Registration System Module
BAB I
Registration System Module
Modul sistem registrasi merupakan modul yang digunakan untuk mengelola semua
tahapan-tahapan yang digunakan untuk proses registrasi. Modul ini dillakukan oleh LPK dan
pihak KAN. Adapun tahapan yang terlibat dalam modul registrasi meliputi registrasi online,
konfirmasi pembayaran, approval user, create user LPK, melengkapi data permohonan, audit
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Untuk memasukkan data organisasi LPK maka lakukan checklist pada field
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
organisasi
berhasil
tersimpan
jika
sistem
menampilkan
link
donwload
invoice
7. Selain itu sistem juga akan mengirimkan informasi pembayaran melalui email LPK
yang didaftarkan melalui form registrasi sebelumnya.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
pembayaran.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
konfirmasi dan telah di-approve datanya oleh operator. Fungsi ini hanya bisa dilakukan oleh
user KAN yang memiliki role sebagai operator. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti
berikut :
1. Login ke halaman admin
2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK
3. Pilih data LPK yang akan dibuatkan user dengan menekan tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Jika data LPK telah di-approve maka sistem akan menampilkan form seperti berikut :
5. Masukkan username dan password. Data password dapat diperoleh dari hasil
1.5.1
Ruang Lingkup
Untuk memasukan data ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah
seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Ruang Lingkup dan sistem akan menampilkan form
ruang lingkup sesuai dengan skema akreditasi yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2. Masukkan data ruang lingkup sesuai dengan yang akan diajukan akreditasinya.
3. Jika sudah selesai, tekan tombol
jika berhasil penyimpanan maka data akan muncul pada daftar ruang lingkup.
1.5.2
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2. Jika
membutuhkan
template
3. Tekan tombol
dokumen
pendukung,
maka
pilih
tombol
5. Jika file berhasil di-upload maka akan muncul tampilan seperti berikut :
1.5.3
Untuk memasukkan data penandatangan laporan hasil uji/kalibrasi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi dan
sistem akan menampilkan form seperti berikut :
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Jika berhasil, maka data akan muncul di list daftra calon penanda tangan.
1.5.4
Informasi Lainnya
Untuk memasukkan data informasi lainnya dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti
berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Informasi Lainnya dan sistem akan menampilkan
form seperti berikut :
2. Masukkan data informasi lainnya pada form yang telah disediakan. Jika sudah
selesai, tekan tombol
1.5.5
Submit Permohonan
Submit permohonan digunakan untuk melakukan submit data permohonan LPK agar data
dapat diproses oleh pihak KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Submit Permohonan
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3. Klik tombol
2. Role pengguna yang berhak mengakses data audit untuk pertama kali adalah role
manager. Kemudian klik tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6. Pilih tombol
10
Untuk audit
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
Tombol penugasan digunakan untuk memberi tugas kepada pihak lain untuk
melakukan proses audit kelayakan. Data yang diberikan kepada pihak lain akan
muncul di halaman akun tujuan di menu audit kelayakan.
Untuk audit dokumen, dapat dilakukan dengan memilih tab File Upload kemudian
ubah status dokumen sesuai dengan hasil audit dengan menekan tombol
8. Jika data kelengkapan sudah memenuhi maka pilih memenuhi dan klik tombol
dan data akan muncul di tahapan selanjutnya yaitu Membentuk Tim
Asesmen di akun manager bidang tersebut.
11
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Klik tombol
5.
KAN.
6. Data perbaikan dokumen dapat dilakukan revisi pada menu Audit Kelayakan tab
verifikasi perbaikan.
12
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB II
Accreditation Assignment
BAB II
Accreditation Assignment
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
pembentukan tim asesmen pertama kali dapat diakses oleh manager bidang akreditasi yang
bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Membentuk Tim Asesmen
2. Klik tombol
4. Pilih tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Jika sudah ada dipilih asesornya asesmen, kemudian masukkan identitas asesor
apakah ssebagai PIC atau tidak.
6. Klik tombol
7. Pilih tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
pengajuan.
4. Namun jika tidak setuju maka akan muncul tampilan seperti berikut. LPK wajib
memasukkan alasan ketidaksetujuan. Jika sudah maka klik tombol
untuk
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Data tim asesmen yang tidak disetujui oleh LPK akan dikembalikan lagi ke akun
manager bidang pada menu Membentuk Tim Asesmen tab Persetujuan Ditolak.
2.4
Perubahan tim asesmen merupakan menu yang dapat digunakan untuk mengubah tim
asesmen yang telah disetujui oleh pihak LPK. Menu ini dapat diakses oleh manager masingmasing bidang. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai manager bidang
2. Pilih menu Akreditasi Perubahan Tim Asesmen
3. Kemudian
masukkan
kembali
data
tim
asesmen
yang
baru seperti
saat
2.5
Persetujuan Kontrak
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3. Pilih
lalu klik
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB III
Adequacy Audit Module
BAB III
Adequacy Audit Module
3.1
Audit Kecukupan
Tahap Audit Kecukupan merupakan tahapan yang dilakukan setelah terjadi persetujuan
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
kontrak antara LPK dan pihak KAN. Aktor yang berhak melakukan hal ini ada asesor yang
bertindak sebagai PIC. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login ke halamana admin melalui menu login
2. Pilih menu Akreditasi Audit Kecukupan
3. Klik tombol
Hasil Audit
4. Jika hasil audit memenuhi, maka data akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu
Asesmen Lapangan.
5. Namun jika hasil audit tidak memenuhi maka data akan dikembalikan ke LPK yang
bersangkutan untuk diperbaiki.
3.2
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
KAN (drafting)
5. Klik tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB IV
Acreditation Assessment Management
BAB IV
Accreditation Asssessment Management
4.1
Asesmen Lapangan
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3. Klik pada data LPK yang akan ditulis hasil asesmen lapangannya dan akan muncul
tampilan seperti berikut :
6. Lalu masukkan data laporan temuan ketidaksesuaian pada form berikut dan klik
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4.2
Tindakan Perbaikan
Untuk melakukan tindakan perbaikan, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK yang berkaitan
2. Pilih menu Kelengkapan Data Rencana Perbaikan Tindakan
3. Masukkan data tindakan perbaikan dan bukti tindakan perbaikan pada field yang
telah ditentukan. Untuk mengupload data file LKS dapat dilakukan dengan mengeklik
tombol
Jika data LKS stelah tersimpan akan muncul tampilan seperti berikut :
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
sedangkan
4.3
Verifikasi tindakan perbaikan dilakukan oleh Asesor PIC untuk melihat data tindakan
perbaikan yang telah dikirim oleh LPK yang bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Asesor
2. Pilih menu Akreditasi Verifikasi Tindakan Perbaikan
3. Lakukan koreksi pada data perbaikan yang dikirim oleh LPK.
4. Kemudian jika hasil koreksi telah selesai maka masukkan data verifikasi pada form
laporan temuan ketidaksesuain. Jika status verifikasi sudah Memenuhi semua,
maka data akan masuk ke tahapan selanjutnya yaitu Laporan Hasil Asesmen. Namun
jika masih ada data yang Belum Memenuhi maka data dikembalikan ke LPK untuk
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
diperbaiki lagi.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB V
Acreditation Decision Making
BAB V
Accreditation Decision Making
5.1
Laporan Asesmen
Laporan Hasil Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Asesor PIC untuk
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
memasukkan laporan hasil asesmen lapangan. Adapun cara-caranya adalah sebagai berikut:
1. Buka menu Akreditasi Laporan Hasil Asesmen
2. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
3. Masukkan data laporan hasil asesmen pada form yang telah ditentukan. Untuk
mencetak laporan hasil asesmen dapat dilakukan dengan klik tombol
5.2
Resume Laporan Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Direktur. Adapun
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Direktur
2. Buka menu akreditasi Resume Hasil Asesmen
3. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Masukkan data resume pada form berikut. Kemudian klik untuk menyimpan data
resume.
5.3
Pertimbangan Teknis
Pertimbangan Teknis merupakan menu yang dapat diakses oleh Panitia Teknis. Menu
pertimangan teknis digunakan untuk memasukan hasil pertimbangan teknis dan data rapat
panitia teknis dalam rangka memberikan pertimbangan teknis. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Panitia Teknis
2. Buka menu akreditasi Pertimbangan Teknis
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan pertimbangan teknis dengan meng-klik
tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6. Untuk
hasil
mencetak
pertimbangan
teknis,
pilih
tab
Sudah
Dilakukan
5.4
Laporan Rekomendasi
Laporan Rekomendasi merupakan menu yang dapat diakses oleh sekretariat jenderal.
Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai Sekretarian Jenderal
2. Buka menu Akreditasi Laporan Rekomendasi
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan rekomendasi dengan klik icon
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Tekan tombol
selanjutnya.
5.5
Penetapan Akreditasi
Penetapan Akreditasi merupakan menu yang dapat diakses oleh KAN Council. Adapun
langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai KAN Council
2. Buka Menu Akreditasi Penetapan Akreditasi
3. Pilih tombol aksi pada data akreditasi yang akan diberikan ketetapan akreditasi
4. Masukkan data ketetapan akreditasi.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Pilih ruang lingkup yang disetujui oleh KAN Council dengan menekan tombol
. Kemudian pilih ruang lingkup yang disetujui dengan melakukan
checklist.
5.6
Pencantuman direktori KAN merupakan menu yang dapat diakses oleh staf. Adapun
langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai staf
2. Buka menu Akreditasi Pencatuman Direktori KAN
3. Pilih tombol aksi pada data akrediyasi yang akan dicantumkan hasil akreditasinya.
4. Masukkan data pada form pencatuman direktori KAN kemudian klik tombol
penyimpanan.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
5. Untuk mencetak sertifikat akreditasi, maka pilih tab Sudah Terdaftar dan klik tombol
cetak sertifikat.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB VI
Configuration Management
BAB VI
Configuration Management
6.1
User Management
User management merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola data pengguna yang
terlibat dalam proses akreditasi. Fitur ini hanya dapat diakses oleh administrator. Adapun
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
masing-masing data.
5. Jika akan membuatkan username dan password user internal yang telah didaftarkan,
maka pilih menu Manajemen Data Manajemen Pengguna
6. Kemudian klik tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6.2
Master Data
Menu master data merupakan menu yang hanya dapat diakses oleh administrator.
6.2.1 Negara
Master data negara digunakan untuk mengelola data negara. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Negara
2. Kemudian klik tombol
6.2.2 Provinsi
Master data provinsi digunakan untuk mengelola data provinsi. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Provinsi
2. Kemudian klik tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
3. Masukkan data skema akreditasi pada field yang telah ditentukan. Kemudian klik
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
tombol
4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengubah data skema akreditasi.
6.2.5 Dokumen Persyaratan
Master Data Dokumen Persyaratan untuk menambahkan template dokumen persyaratan
untuk masing-masing skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Dokumen Persyaratan
2. Pilih tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan dokumen
persyaratan.
3. Masukkan jenis dokumen dan filenya pada form yang telah disediakan. Kemudian klik
tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Jika berhasil maka data dokumen persyaratan akan muncul pada list dokumen
persyaratan untuk akreditasi tersebut.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
6.2.8 Direktorat
Master Data Direktorat merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data direktorat
yang ada di KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Master Data Direktorat
2. Klik tombol
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
4. Klik tombol
5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data yang telah tersimpan di database.
6.2.9 Bidang
Master Data Bidang merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data bidang
akreditasi yang ada di KAN.
1. Buka menu Master Data Bidang
2. Klik tombol
3. Masukkan data master bidang pada form berikut, kemudian klik tombol
untuk menyimpan data bidang
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
BAB VII
Assessor Resource System
BAB VII
Assessor Resource System
7.1
Registrasi Asesor
Registrasi asesor digunakan untuk menambahkan dan mengelola data asesor akreditasi.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
Data asesor yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data
Personil dan memiliki role sebagai asesor.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Asesor
2. Klik tombol
3. Pilih nama personil yang akan dijadikan asesor, kemudian masukkan juga data
skema akreditasi asesor yang bersangkutan.
5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data asesor yang telah tersimpan.
7.2
Registrasi panitia teknis digunakan untuk menambahkan dan mengelola data panitia teknis
akreditasi yang meliputi nama panitia teknis, personil dan skema akreditasinya. Data
personil panitia teknis yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu
Data Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Panitia Teknis
2. Klik tombol
3. Masukkan nama panitia teknis dan status aktivasinya pada field yang telah
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta
status aktifnya.
6. Klik tombol
8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh panitia teknis tersebut.
Kemudian klik tombol penyimpanan.
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
7.3
Registrasi KAN Council digunakan untuk menambahkan dan mengelola data KAN Council
akreditasi yang meliputi nama KAN Council, personil dan skema akreditasinya. Data personil
KAN Council yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data
Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi KAN Council
2. Klik tombol
3. Masukkan nama KAN Council dan status aktivasinya pada field yang telah disediakan.
Kemudian pilih tombol penyimpanan.
5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam KAN Council dengan klik icon
Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
status aktifnya.
6. Klik tombol
8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh KAN Council tersebut. Kemudian
klik tombol penyimpanan.
7.4
Penilaian Asesor
Penilaian Asesor merupakan menu yang digunakan untuk memberikan penilaian kepada
asesor akreditasi. Menu ini dapat diakses oleh supervisor (manager), Kepala Asesor dan LPK
yang bersangkutan. Namun tampilan untuk masing-masing role berbeda-beda.
a. Role Manager dan Kepala Asesor
Adapun caranya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Penilaian Asesor
User Manual | Automasi Proses Akreditasi KAN AWP-2-2-09|Komite Akreditasi Nasional| 2014 |
2. Klik tombol
penilaian.
3. Pilih nama asesor dengan klik icon