RANGKUMAN

PEMAHAMAN PENGENDALIAN INTERNAL SIKLUS PEROLEHAN DAN

PEMBAYARAN, PENERAPAN PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN TRANSAKSINYA
Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Auditing II
Yang dibina oleh Bapak Akie Rusaktiva Rustam, MSA., Ak.

Disusun oleh:
Vega Silvia Nur Rahmah
Arwilla Faurillie A.O
Donny Prasetyo

(135020300111001)
(135020300111008)
(135020300111017)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
Maret 2016

EXPENDITURE CYCLE (SIKLUS PENGELUARAN)

1. AKTIVITAS PENGENDALIAN-TRANSAKSI PEMBELIAN
Dokumen Dan Catatan Yang Umum
Sejumlah dokumen dan catatan umum yang tercakup dalam siklus
pengeluaran Bagi perusahaan yang menggunakan sistem data-base, catatan
transaksi akan disimpan dalam suatu database dan auditor perlu memahami
tabel-tabel utama yang menggerakkan akses ke informasi dalam sistem ini,
serta bagaimana tabel-tabel tersebut berkaitan satu sama lain. Meskipun

demikian, dokumen dan catatan berikut akan sering ditemukan dalam

sebagian besar sistem akuntansi:
Permintaan pembelian. Permintaan tertulis akan barang dan jasa yang
diajukan oleh orang atau departemen yang berwenang kepada
departemen pembelian.
Pesanan pembelian. Penawaran tertulis dari departemen pembelian
kepada penjual atau pemasok untuk membeli barang atau jasa
sebagaimana tertulis dalam pesanan tersebut.
Laporan penerimaan. Laporan yang dibuat atas penerimaan barang yang
menunjukkan jenis dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok.
Faktur penjual. Tagihan dari pemasok yang menyebutkan jenis barang
yang dikirim atau jasa yang diberikan, jumlah yang harus dibayar, termin
pembayaran, serta tanggal tagihan tersebut.
Voucher. Suatu formulir internal yang menyebutkan nama pemasok,
jumlah yang harus dibayar, dan tanggal pembayaran untuk pembelian
yang telah diterima. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
pencatatan dan pembayaran kewajiban. Banyak sistem pembelian
memerlukan paket voucher yang lengkap sebelum menyetujui
pembayaran. Paket voucher ini biasanya berisi salian permintaan
pembelian, pesanan pembelian, laporan penerimaan, faktur penjual, dan
voucher yang sesuaisemua dokumentasi yang mendukung transaksi
pembelian.
Laporan pengecualian. Laporan yang berisi informasi tentang transaksitransaksi yang diidentifikasi untuk diinvestigasi lebih lanjut dengan
pengendalian aplikasi komputer.
Ikhtisar voucher. Laporan yang berisi seluruh voucher yang diproses
dalam suatu batch atau selama hari itu.
Register voucher. Catatan akuntansi formal yang mencatat kewajiban
yang telah mendapat persetujuan untuk dibayar.
File induk pernasok yang telah disetujui. File komputer yang berisi
informasi tentang penjual dan pemasok yang telah disetujui untuk
membeli jasa dan serta melakukan pembayaran kepadanya.
File pesanan penibelian terbuka. File komputer tentang pesanan
pembelian yang telah dikirim ke para pemasok tetapi barang atau jasa
belum diterima.
File penerimaan. File komputer yang berisi informasi tentang kuantitas
persediaan yang diterima dari pemasok.
File transaksi pembelian. File komputer yang berisi data mengenai
voucher yang telah disetujui atas pembelian yang telah diterima. File ini
digunakan untuk mencetak register voucher dan memutakhirkan file
hutang usaha, persediaan, serta buku besar
File induk hutang usaha. File komputer yang berisi data tentang voucher
yang belum dibayar yang telah disetujui. File ini dapat disusun oleh
pemasok. File ini harus ditambahkan ke saldo dalam akun pengendali
hutang usaha.

 File suspensi atau penolakan. File komputer yang menahan transaksitransaksi yang belum diproses karena ditolak oleh program aplikasi
komputer.
Fungsi-Fungsi
Pemprosesan transaksi pembelian mencakup fungsi-fungsi pembelian
berikut:
1. Pengajuan pembelian. Permintaan yang diajukan oleh perusahaan
untuk melakukan transaksi dengan perusahaan lain, yang meliputi:

Pencantuman nama pemasok pada daftar pemasok yang telah

disetujui.

Pengajuan kembali permintaan barang dan jasa.

Pembuatan pesanan pembelian.

2. Penerimaan barang dan jasa. Penerimaan atau pengiriman fisik barang
atau jasa, yang mencakup:

Penerimaan barang

Penyimpanan barang yang diterima untuk persediaan.

Pengembalian barang ke pemasok.

3. Pencatatan kewajiban. Pengakuan formal oleh perusahaan atas
kewajiban hukum, yang meliputi:

Pembuatan voucher pembayaran dan pencatatan kewajiban.

Pertanggungjawaban atas transaksi yang telah dicatat.

2. AKTIVITAS PENGENDALIAN TRANSAKSI PENGELUARAN KAS (CASH
DISBURSEMENT)
Dokumen dan Catatan Yang Umum
Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemprosesan transaksi
pengeluaran kas meliputi hal-hal berikut:
Cek. Perintah resmi kepada bank untuk membayar sejumlah uang yang
ditunjukkan pada perintah tersebut kepada payee.

Ikhtisar cek. Laporan total cek yang diterbitkan dalam batch atau
selama hari bersangkutan.
File transaksi pengeluaran kas. Informasi tentang pengeluaran dengan
cek kepada pemasok dan pihak lainnya. File ini digunakan untuk
pempostingan ke file induk hutang usaha dan buku besar.
Jurnal pengeluaran kas atau register cek. Catatan akuntansi formal
mengenai cek yang diterbitkan kepada pemasok dan pihak lainnya
Fungsi dan Pengendalian Internal
Fungsi-fungsi terkait pengeluaran kas terbagi menjadi dua yaitu:
a. Pembayaran Utang
Fungsi ini bertanggungjawab terhadap semua pembayaran utang
dagang. Biasanya, pembayaran diotorisasi pejabat/atasan yang
berwenang untuk memberikan persetujuan terhadap kewajiban
pelunasan. Mengingat banyaknya kemungkinan salah saji dalam fungsi
ini, perlu dilakukan pengendalian berikut ini:
Terhadap cek yang dikeluarkan harus ditunjuk orang yang
bertanggungjawab untuk menandatanganinya

Pencocokan antara cek yang ditulis dengan total voucher yang

diproses untuk dibayar dilakukan individu yang bebas
Apabila suatu cek sudah dibayarkan, semua voucher dan
dokumennya harus diberi cap lunas
Cek harus diberi nomor urut tercetak
Akses terhadap blanko cek dan stempel hanya di otorisasi untuk
orang yang sangat terbatas
Dalam memaham resiko pengendalian yang timbul dalam transaksi
pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan salah saji,
kendalian yang dibutuhkan, dan kemungkinan pengujian yang harus
dilakukan berikut ini:
1. Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang
tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan
cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung
voucher dan persetujuannya
2. Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan
pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya
bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah
semua pembayaran telah diberi cap
3. Cek mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan
dengan pengecekan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian
jumlah dalam check dengan vouchernya
4. Cek mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan
dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor
dapat melakukan pengujian dengan melakukan wawancara
tentang prosedur pengiriman cek, dan observasi pengiriman cek
b. Pencatatan Penggeluaran Kas
Fungsi ini berkaitan dengan pencatatan semua pelunasan utang dagang
beserta kewajiban perusahaan lainnya. Agar kecermatan proses
pencatatan ini dapat dilakukan dengan baik, maka diperlukan
pengendalian langkah berikut:
Pengawasan oleh pihak yang bebas terhadap kesesuian jumlah di
jurnal dengan masukan utang dagang dengan ringkasan yang
diterima oleh bendaharawan
Pengecekan oleh pihak yang bebas mengenai ketepatan waktu
pencatatan secara periodik dibandingkan dengan tanggal
pencatatan jurnal kas pengeluaran kas
Rekonsiliasi kas oleh pihak yang bebas
Dalam memaham resiko pengendalian yang timbul dalam transaksi
pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan salah saji,
kendalian yang dibutuhkan, dan kemungkinan pengujian yang harus
dilakukan berikut ini:
1. Cek mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan cek yang
bernomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap
penggunaan dokumen bernomor urut tercetak

2. Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan cek, dikendalikan dengan

pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang
bebas.
Auditor
dapat
melakukan
pengujian
terhadap
bankrekonsiliasi
3. Cek yang tidak dicatat segera, dikendalingan dengan oleh pihak
yang bebas untuk mencocokkan tanggal cek dan tanggal
pencatatannya.
Pengujian
yang
dilakukan
dengan
memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan

3. AKTIVITAS PENGENDALIAN TRANSAKSI PENYESUAIAN PEMBELIAN

Dokumen dan Catatan yang Umum
Dokumen dan catatan penting yang digunakan dalam pemprosesan transaksi
penyesuaian pembelian meliputi hal-hal berikut:
Otorisasi retur pembelian. Formulir yang menunjukkan deskripsi,
kuantitas, dan data lainnya yang berkaitan dengan barang yang vendor
telah otorisasi untuk dikembalikan. Form tersebut menyajikan dasar
memulai retur pembelian
Laporan pengiriman. Laporan yang disiapkan dalam pengiriman barang
ke vendor yang menunjukkan jenis dan kuantitas dari barang yang
dikirim
Memo debit. Formulir yang menyatakan keterangan-keterangan debit
untuk akun hutang, termasuk, spesifikasi item yang dikembalikan,
harga, dan jumlah kredit. Debit memo menyediakan dasar untuk
pencatatan retur pembelian
Fungsi dan Pengendalian Aktivitas
a. Retur Pembelian dan Tunjangan
Transaksi penyesuaian pembelian melibatkan pencatatan retur
pembelian dan tunjangan. Barang yang diterima dari vendor yang rusak
dan harus dikembalika, selain itu, vendor menawarkan sejumlah bujukan
untuk membeli persediaan. Dalam beberapa kasus, vendor akan setuju
untuk mengurangi harga untuk barang rusak daripada menyimpan kembali
barang tersebut. Di beberapa perusahaan, potensi salah saji bisa mencapai
jumlah material.
Setiap transaksi ini mengakibatkan mengurangi hutang dan biaya
dan meningkatkan likuiditas dan laba yang dilaporkan. Pelaporan keuangan
yang sehat perlu menetapkan kontrol yang memadai atas transaksi ini
untuk mencegah penyalahgunaan dalam kegiatan manajemen laba.
Dengan demikian, aktivitas pengendalian berguna dalam mengurangi risiko
salah saji fokus pada membangun keberadaan atau terjadinya transaksi
tersebut (EO3) dan termasuk berikut:
Semua pengembalian pembelian harus disahkan oleh vendor (EO3)

Barang harus dikembalikan hanya dengan otorisasi pembelian kembali

yang tepat, dan menghitung independen barang dikembalikan harus
dicatat pada dokumen pengiriman seperti slip pengepakan dan bill of
lading (EO3)

Komputer harus sesuai dengan informasi memo debit dengan otorisasi

untuk pembelian kembali dan dokumen pengiriman

Komputer menghasilkan laporan dari semua pengembalian pembelian

resmi yang belum dikirim atau belum menghasilkan memo debit

Selain itu, harus ada pembagian tugas yang memadai antara

mendapatkan otorisasi untuk pengembalian pembelian, pengiriman barang,
dan memo rekaman debit.Ketika ada potensi salah saji material dari
transaksi penyesuaian pembelian, auditor harus memperoleh pemahaman
tentang semua aspek yang relevan dari kontrol komponen struktur internal
dan mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi risiko salah saji
tersebut. Penyesuaian pembelian diperkirakan kuartal akhir, manajemen
harus menetapkan kontrol untuk memastikan bahwa penyesuaian konsisten
dari kuartal ke kuartal. Sebuah komite pengungkapan harus meninjau
perkiraan ini dari bisa agregat dengan penyesuaian lain untuk suatu jumlah
yang material terhadap laporan keuangan.