Anda di halaman 1dari 39

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013-2014

PENDAHULUAN
Berjalannya suatu organisasi tidak terlepas dari urusan korespondensi (surat
menyurat) dan juga manajemen keuangan, sehingga untuk meluluskan perjalanan organisasi
tersebut memerlukan suatu strukturisasi, standar, serta kerapihan dalam bidang
kesekretariatan dan manajeman keuangan disamping adanya dasar hukum yang jelas dan
mantap.
DPM J IPB sebagai salah satu organisasi kemahasiswaan di tingkat Program Diploma
IPB, dengan dasar hukum yang jelas memiliki sumber keuangan yang berasal dari
mahasiswa. Dana tersebut harus digunakan untuk kepentingan dan kesejahteraan mahasiswa
sehingga harus dipergunakan sebaik-baiknya yang kemudian akan dipertanggungjawabkan
pula kepada mahasiswa. Pertanggungjawaban tersebut akan mudah pembuatannya apabila
terjadi kerapihan manajemen administrasi dan keuangan di tubuh DPM J IPB.
Untuk mewujudkan kerapihan administrasi dan keuangan tersebut perlu dibuat sebuah
standar baku yang berlaku dalam organisasi yang diharapkan dapat menjadi acuan dalam
bidang administrasi dan keuangan. Standar ini mengupas tentang beberapa hal dalam bidang
administrasi dan keuangan, antara lain : aspek korespondensi, aspek aktualisasi program
kerja, aspek koordinasi, aspek finansial, aspek proposal-LPJ kegiatan, aspek penggunaan
ruang sekretariat dan fasilitas penunjang kesekretariatan. Selain dapat membantu kelancaran
roda organisasi, standar ini diharapkan akan memudahkan dalam pertanggungjawaban di
akhir kepengurusan DPM J IPB 2013-2014.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

I. PENGERTIAN PROSEDUR
Prosedur adalah suatu pernyataan yang sistematis tentang bagaimana suatu fungsi
dijalankan. Prosedur mempunyai kegunaan :
Mendefinisikan pekerjaan.
Menguraikan suatu pekerjaan menjadi langkah-langkah
Menentukan siapa yang bertanggungjawab menjalankan setiap langkah.
Menentukan bagaimana suatu pekerjaan harus dilanjutkan dari tahap ke tahap

II. ASPEK KORESPONDENSI


A. KETENTUAN UMUM
1. Surat Masuk adalah surat yang ditujukan untuk Lembaga maupun Ketua
Lembaga/Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan/Panitia Kegiatan Lembaga
dari perorangan maupun lembaga.
2. Surat Keluar adalah surat yang dibuat oleh Badan Pengurus Harian, Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div., maupun Panitia Kegiatan
Lembaga yang ditujukan kepada perorangan maupun lembaga lain dan dibuat arsipnya
secara rapih.
3. Surat Mandat adalah surat yang dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang
diberikan pada pengurus Lembaga maupun pihak yang diberikan amanah oleh Ketua
atau Wakil Lembaga misalnya Ketua Panitia Kegiatan tertentu, pendelegasian, dan/atau
mandat untuk keperluan yang dianggap penting oleh masing-masing Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga
maupun Ketua Lembaga.
4. Surat Ketetapan adalah surat yang dibuat berdasarkan dalam sidang istimewa dan
sidang akhir tahun DPM J IPB. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat
keputusan menjadi tanggung jawab Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
5. Surat Keputusan di DPM J, dibuat berdasarkan sidang pleno DPM J IPB. Sedangkan
surat keputusan di BEM J, dibuat berdasarkan keputusan dari rapat pimpina BEM J IPB,
Lembaga.
6. Surat Keterangan/Rekomendasi adalah surat yang dikeluarkan untuk memberikan
keterangan atau rekomendasi atas suatu situasi, kondisi, personal, maupun lembaga lain
yang dianggap penting dan perlu klarifikasi.
7. Surat Tugas adalah surat yang dibuat untuk memperkuat kekuatan amanah yang diberikan
pada pengurus untuk melakukan tugas khusus.
8. Notulensi adalah semua aktivitas rapat Lembaga baik itu rapat pimpinan, berupa rapat
komisi/departemen/divisi harus didokumentasikan dengan baik. Isi dokumentasi
mencakup peserta yang hadir, agenda rapat beserta pelaksanaannya serta hasil rapat yang
tertuang dalam sebuah lembar dokumentasi rapat.
9. Konsep Perencanaan Teknis Program Kerja (KPTP) adalah konsep tentang teknis
program kerja suatu lembaga yang telah direncanakan sebelumnya.
10. RKAT adalah Rencana anggaran kegiatan yang akan dilakukan Lembaga selama satu
periode kepengurusan.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

11. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan kegiatan yang telah dievaluasi
berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan kuantitatif dan kualitatif.
12. Koordinasi Eksternal adalah rapat koordinasi yang dilakukan antar Lembaga sesuai
dengan kepentingan dan kebutuhan.
13. Koordinasi Internal adalah rapat koordinasi yang dilakukan oleh masing-masing
komisi/departemen/divisi minimal dua minggu sekali yang kemudian dinamakan Rapat
komisi/departemen/divisi.
14. Sekretaris adalah pekerja administratif yang bersifat asisten atau mendukung dan
bertugas melaksanakan tugas-tugas administratif serta membantu dalam korespondensi,
pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan lain-lainnya.
15. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga harus diarsipkan dan dicatat dalam buku
agenda korespondensi.
16. Aktivitas korespondensi Lembaga meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat Mandat,
Surat Keputusan Lembaga, Surat Keterangan/Rekomendasi, Surat Tugas, dan Surat
Peringatan/Memorandum.
17. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga adalah tanggung jawab Sekretaris atau
Penangguung Jawab Kesekretariatan sehingga Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan berwenang mengeluarkan kebijakan di bidang administrasi dan
kesekretariatan serta memberikan instruksi kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./ Panitia Kegiatan Lembaga sesuai dengan
bidangnya.
18. Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia
Kegiatan
Lembaga
terkait
didokumentasikan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga tersebut dan dilaporkan kepada
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga.
19. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus diarsipkan
dalam bentuk soft dan hard copy, selanjutnya dilampirkan dalam Laporan Pertanggung
Jawaban Lembaga pada saat akhir kepengurusan.
20. Untuk kegiatan yang berskala nasional, harus membuat surat kerjasama dan Disposisi
yang ditandatangani oleh Wakil Rektor II IPB.
B. KETENTUAN KHUSUS
a. Korespondensi
1. Surat Masuk
a. Pihak yang bertanggung jawab dalam hal pengarsipan dan pencatatan adalah
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Surat masuk harus dilaporkan kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk
Lembaga dan diarsipkan di kotak data Surat Masuk.
c. Untuk tanda tangan pada surat masuk dan surat keluar jabatan yang lebih tinggi
diletakkan di sebelah kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah dari
ketua.
Standard Operation Procedure
2013 -2014

2. Surat Keluar
a. Pembuatan, pencatatan dan pengarsipan surat keluar yang dikeluarkan oleh Badan
Pengurus Harian Lembaga Kemahasiswaan dilakukan oleh Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menggunakan kop surat dan amplop
lembaga jika diperlukan.
b. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar tiap Departemen/divisi Non
Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga dengan menggunakan kop surat
dan amplop Lembaga jika diperlukan, dan dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia
Kegiatan Lembaga yang bersangkutan serta berkoordinasi dengan Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga.
c. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar Kepanitiaan dilakukan oleh
Sic./Div. Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan kop surat dan amplop
kegiatan Lembaga jika diperlukan, serta dicatat pada buku agenda surat keluar
panitia yang bersangkutan, dan akan dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban
Kegiatan tersebut.
d. Semua surat keluar harus diperbanyak terlebih dahulu untuk arsip Lembaga atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan, dicatat di buku Agenda Surat keluar, dan
disimpan di kotak data Surat Keluar.
e. Penomoran surat ditentukan berdasarkan tujuan surat yang akan disampaikan. Surat
keluar yang ditujukan untuk kalangan internal (kode surat 1), baik lembaga ataupun
Program Diploma IPB, dan lebih dari satu pihak maka penomoran surat dapat
disebutkan seluruhnya. Surat keluar yang ditujukan untuk lingkungan di luar IPB
(kode surat 2) maka direkomendasikan untuk disebutkan satu persatu
personal/lembaga tujuan surat dengan nomor surat yang berbeda.
f. Surat keluar dengan kode 1 dianggap sah bila ditandatangani oleh Ketua Panitia,
Ketua Lembaga, Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan, menggunakan kertas
berkepala surat/kop Lembaga/Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa ada
tanda tangan sekretaris.
g. Surat keluar dengan kode 2 dianggap sah bila terdapat tanda tangan seperti pada kode
1, disertai Mengetahui oleh Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan,
menggunakan kop surat Lembaga / Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa
ada tanda tangan sekretaris
h. Untuk tanda tangan pada surat keluar, jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah
kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah dari ketua.
i. Surat keluar yang ditujukan kepada pihak institusi dalam lingkungan IPB selain
Program Diploma IPB dan/atau ke luar IPB HARUS membuat Tembusannya
kepada Direktur Program Diploma IPB.
j. Tanda tangan Ketua LEMBAGA tidak dapat diatasnamakan, Pengurus yang berhak
mengatasnamakan Ketua LEMBAGA dalam hal ketua lembaga berhalangan adalah
Wakil Ketua dan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
Standard Operation Procedure
2013 -2014

k. Surat keluar kepanitiaan dalam bentuk copy-an dan agenda surat keluar, pada saat
penyerahan Laporan Pertanggung Jawaban harus disertakan, karena keduanya
merupakan prasyarat diterimanya Laporan Pertanggung Jawaban (penjelasan dapat
dilihat pada aspek Proposal-Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan).
3. Surat Mandat
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Mandat menjadi tanggung jawab
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Mandat dapat diajukan langsung kepada Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan informasi, diantaranya
Nama, Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak yang diberi mandat, Jenis Mandat
yang diberikan, Tanggal berlakunya mandat, dan Kewenangan Mandat menurut
pihak yang mengajukan.
4. Surat Ketetapan
a. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum dikeluarkannya surat ketetapan,
seperti AD/ART, GBHK, surat keputusan dan ketetapan sebelumnya
yang relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan
fundamental.
2. Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang
pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat ketetapan.
3. Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat ketetapan.
5. Surat Keputusan
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung jawab
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Mengingat
: Hal-hal yang menjadi dasar hukum dikeluarkannya surat
keputusan, seperti AD/ART, surat keputusan sebelumnya yang
relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan
fundamental.
2. Menimbang
: Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang
pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat keputusan.
3. Memutuskan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat keputusan
6. Surat Keterangan/Rekomendasi
a. Pihak yang berwenang membuat surat ini HANYA Ketua LEMBAGA dengan
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan sebagai penanggung jawab
pembuatan surat.
b. Proses pencatatan dan pengarsipan surat ini dilakukan oleh Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

7. Surat Tugas
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Tugas menjadi tanggung jawab
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Tugas dapat diajukan langsung kepada Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan informasi, diantaranya Nama,
Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak yang diberi tugas, Jenis Tugas yang diberikan,
Tanggal berlakunya tugas, dan Kewenangan Tugas menurut pihak yang mengajukan.
b. Format dan Tata Cara Penomoran Surat
a. Format baku surat masuk dan surat keluar adalah :
Jenis huruf
: Times New Roman
Ukuran huruf : 12pt
Jenis kertas
: HVS
Ukuran Kertas : A4
Lebar spasi
: 1.15
Margin
: 4,3,3,3
4-5,3,3,3 (menggunakan kop/kepala surat).
b. Format penomoran surat keluar Badan Pengurus Harian dan /departemen/divisi adalah :
Nomor : xxx/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/A.1/DPM J/IV/2012
c. Format penomoran surat keluar kepanitiaan adalah :
Nomor : xxx/keg/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/MPKMB/B.2/DPM J/V/2012
d. Format penomoran surat mandat adalah :
Nomor : xxx/Mndt/LEMBAGA/Bln/Thn
e. Format penomoran surat ketetapan adalah :
Nomor : xxx/TAP S* /DPM J/Bln/Thn
SI
: Sidang Istimewa
SU
: Sidang Umum
Contoh : 001/TAP SI/DPM J/III/2012
f. Format penomoran surat keputusan adalah :
Nomor : xxx/Kpts Pleno /DPM J/Bln/Thn
xxx/Kpts Rapim/Lembaga J/Bln /Thn
Contoh : 002/Kpts Pleno/DPM J/IV/2012
g. Format penomoran Surat Keterangan/Rekomendasi adalah :
Nomor : xxx/Ket-Rek/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 003/Ket-Rek/DPM J/V/2012
h. Format penomoran surat tugas adalah :
Nomor : xxx/Tgs/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 004/Tgs/DPM J/VI/2012
Keterangan:
xxx = Nomor Surat sesuai dengan agenda surat
y = Kode Pembuat surat
Standard Operation Procedure
2013 -2014

A : Kode untuk Sekretaris atau penanggung jawab kesekretariatan


B : Kode untuk Bendahara
KOM-A : Kode untuk Komisi/departemen/divisi A
KOM-B : Kode untuk Komisi/departemen/divisi B
KOM-C : Kode untuk Komisi/departemen/divisi C
KOM-D : Kode untuk Komisi/departemen/divisi D
KOM-E : Kode untuk Komisi/departemen/divisi E
Dst..
z = Kode area surat/tujuan surat :
1 : Surat yang ditujukan untuk cakupan IPB
2 : Surat yang ditujukan untuk cakupan non-IPB
LEMBAGA = Nama Lembaga
Bln = Bulan pembuatan Surat (menggunakan angka romawi)
Thn = Tahun pembuatan Surat
keg = Nama kegiatan yang dibuat, ditulis maksimal 5 huruf dengan tulisan kapital
8. Notulensi
1. Buku notulensi rapat dan daftar hadir rapat sebagai lampiran harus dilaporkan oleh
komisi/departemen/divisi/badan kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan pada minggu pertama setiap bulannya untuk selanjutnya dilakukan
penilaian terkait dengan Penghargaan yang dilakukan oleh Sekretaris atau Penanggung
Jawab Kesekretariatan.
2. Notulensi rapat meliputi: Jenis Rapat, Hari/tanggal, Waktu, Tempat, Pimpinan
Rapat, Pembicara, Presensi rapat yang hadir maupun tidak hadir (dengan alasan
ketidakhadirannya), Agenda, Hasil Rapat, dan Tanda tangan Notulen Rapat.
3. Hal-hal yang berkaitan dengan manajemen rapat agar bisa berlangsung lebih efektif
antara lain :
1). Adanya agenda rapat dan hasil rapat yang jelas
2). Adanya pimpinan rapat dan notulen
3). Adanya durasi serta tempat rapat yang jelas

III. ASPEK AKSI (AKTUALISASI PROGRAM KERJA)


1. AKSI adalah aktualisasi program kerja dari setiap Lembaga.
2. Program kerja yang dilakukan tidak bertentangan dengan AD/ART Lembaga sebagai
hasil dari aspirasi mahasiswa baik tujuan, orientasi, hasil, dan proses tercapainya suatu
kegiatan.
3. Suatu aksi didahului oleh Konsep Perencanaan Teknis Program Kerja (KPTP) yang
meliputi kelayakan substansi acara, finansial serta sosialisasi. KPTP dibuat oleh masingmasing komisi/departemen/divisi/badan yang bersangkutan.
4. Proposal kegiatan adalah hasil pertama dari suatu kepanitiaan yang selanjutnya
diaktualisasikan menjadi hasil akhir berupa dana kegiatan, publikasi, parameter
keberhasilan kegiatan, dan petunjuk pelaksanaan serta petunjuk teknis (Juklak-Juknis).
Standard Operation Procedure
2013 -2014

5. Suatu kegiatan harus dievaluasi berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan kuantitatif


dan kualitatif yang selanjutnya dituangkan dalam suatu laporan pertanggung jawaban
(Laporan Pertanggung Jawaban) kegiatan.
6. Setiap kegiatan yang mendapatkan dana dari pihak sponsor wajib memberikan Laporan
Pertanggung Jawaban (LPJ) pada pihak sponsor terkait paling lambat 2 minggu setelah
pelaksanaan kegiatan.
7. Setiap kunjungan ke luar
Program Diploma IPB yang menggunakan dana
kemahasiswaan harus membuat surat pemberitahuan kunjungan sebelum kunjungan
dilakukan dan ditujukan kepada pihak terkait yang ditandatangani oleh Wakil Direktur
III.
8. Pada saat melakukan kunjungan ke luar Program Diploma atau menerima kunjungan
dari pihak luar diharuskan kepada semua mahasiswa mengenakan jas almamater dan
menjaga nama baik LKJ IPB, Diploma IPB dan IPB.

Kepanitiaan
1. Kepanitiaan dibentuk setelah RKAT selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini
bertanggung jawab kepada Ketua Komisi/Departemen/Divisi/Badan yang memberi
mandat.
2. Kepanitiaan terdiri atas pengurus Lembaga dan/atau hasil penerimaan anggota baru.
3. Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat pleno untuk pengambilan keputusan dalam
pelaksanaan kegiatan.
4. Seseorang yang sedang menjabat sebagai Badan Pengurus Harian atau koordinator
dalam suatu kepanitiaan tidak diperbolehkan menjabat sebagai Badan Pengurus
Harian atau koordinator pada kepanitiaan lain dalam waktu yang bersamaan serta
tidak boleh menjadi BPH secara berturut-turut.
5. Setiap kepanitiaan harus membuat deskripsi tugas yang jelas dan diinformasikan
kepada seluruh panitia.
6. Komposisi kepanitiaan diupayakan proporsional untuk semua program keahlian
tergantung ruang lingkup kegiatan (minimal dua orang dari tiap PK)

IV. ASPEK KOORDINASI


A. Koordinasi Internal
1. Rapat Koordinasi dilakukan oleh masing-masing komisi/departemen/divisi/badan
minimal
dua
minggu
sekali
yang
kemudian
dinamakan
Rapat
komisi/departemen/divisi/badan.
2. Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan, dan
Bendahara
mengadakan
rapat
koordinasi
dengan
ketua
komisi/departemen/divisi/badan dan Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan komisi/departemen/divisi/badan (Rapim) minimal dua minggu sekali
dengan agenda evaluasi program, pendanaan kegiatan, solusi pemberdayaan
pengurus, dan permasalahan yang berkaitan dengan komisi/departemen/divisi/badan
yang bersangkutan.
Standard Operation Procedure
2013 -2014

3. Rapat Pimpinan dengan seluruh pengurus Lembaga dilakukan jika dianggap perlu.
4. Ketua dan Wakil ketua berwenang mengadakan rapat dengan kepanitiaan atau
komisi/departemen/divisi/badan tertentu dalam lingkup Lembaga Program Diploma
IPB.
5. Setiap peserta rapat yang tidak menghadiri rapat HARUS meminta izin kepada
Penanggung Jawab rapat, tapi tetap harus mencari tahu hasil rapat.
6. Setiap lembaga wajib memiliki aturan atau kriteria keaktifan anggotanya sehingga
tercapainya keharmonisan kinerja dalam lembaga.

V. ASPEK FINANSIAL
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KEUANGAN LEMBAGA
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA (DPM) TPB
KELUARGA MAHASISWA IPB
BAB I
DANA OPERASIONAL

1.
2.
3.

4.

Pasal 1
Ketentuan Umum
Dana operasional adalah dana rutinitas yang digunakan untuk menjalankan roda
kehidupan organisasi.
Dana operasional dikoordinir dan dikelola oleh Bendahara Dewan Perwakilan
Mahasiswa (DPM).
Penggunaan dana operasional meliputi :
- Kesekretariatan (Rental, Print, Fotocopy, Dan Penjilidan),
- Transportasi,
- Komunikasi (Telp, Fax, Dan Lainnya),
- Media Cetak Dan Informasi Yang Sesuai Dengan Visi Dan Misi DPM,
- Koordinasi dengan seluruh LK (Konsumsi Rapat/Jamuan,Sewa Fasilitas, Biaya
Kebersihan, Dll).
Penggunaan dana operasional tersebut diatas tidak bersifat wajib (harus ada) pada setiap
periodenya tetapi sesuai kebutuhan lembaga.

Pasal 2
Mekanisme Pengajuan Dana Operasional
1. Jumlah pengajuan dana operasional disesuaikan dengan anggaran yang telah diputuskan
dalam Rapat Pimpinan.
2. Pengajuan dana operasional dilakukan oleh Bendahara DPM setiap satu bulan sekali
pada Jumat minggu ke-3 dengan menyerahkan softfile proposal dan LPJ DO pada H-7
sebelum proposal DO fix dikumpulkan serta menyerahkan hardfile proposal dan LPJ DO
pada H-5 sebelum hari Jumat minggu ke-3.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

3. Jika tanggal pengajuan adalah hari libur maka waktu pengajuan diatur berdasarkan
kesepakatan lembaga dengan Wakil Direktur III Program Diploma IPB.
4. Pengajuan dana operasional dibuat rangkap empat yaitu untuk arsip wakil direktur III,
keuangan, DPM dan LK.
5. Pengajuan dana operasional di luar pengajuan dana operasional bulanan, pengeluarannya
diatur setelah mendapat persetujuan dari Bendahara dan Ketua DPM.
6. Dana operasional diambil oleh Bendahara lembaga yang membuat proposal tersebut
dengan membawa stempel lembaga dan fotocopy KTM.
7. Bendahara DPM tidak bertanggung jawab terhadap pengambilan dana operasional yang
tidak memenuhi peraturan tersebut.

Pasal 3
Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Operasional
1. Laporan keuangan DO periode lalu diserahkan bersamaan dengan pengajuan DO periode
berikutnya, dengan melampirkan bukti-bukti transaksi asli dan dibuat rangkap empat
yaitu untuk arsip LK, DPM, keuangan, dan wakil direktur III. Format laporan keuangan
terlampir.
2. Laporan keuangan DO dibuat sebenar-benarnya, jika bersaldo maka saldo harus
dilaporkan.
3. Keterlambatan penyerahan laporan tanpa konfirmasi akan dikenakan sanksi sesuai
kesepakatan DPM dengan wakil direktur III.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

BAB II
DANA KEGIATAN
Pasal 1
Ketentuan Umum
1. Dana kegiatan adalah dana yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan
GBHK organisasi yang bersangkutan.
2. Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan,
rutin, dan insidental.
3. Dana kegiatan dikoordinir oleh Bendahara Lembaga.

1.
2.
3.

4.

5.

1.

2.
3.
4.

5.

Pasal 2
Mekanisme Pengajuan Dana Kegiatan
Nominal dana kegiatan yang diajukan disesuaikan dengan anggaran tahunan lembaga
yang diputuskan dalam Rapat Pimpinan.
Dana kegiatan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan.
Pengajuan dana kegiatan diajukan oleh bendahara kegiatan/ketua kegiatan dengan
bendahara DPM setelah mendapat persetujuan nominal dana kemahasiswaan yang
disetujui oleh Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Ditmawa).
Dana kegiatan HARUS diambil oleh ketua pelaksana kegiatan yang selanjutnya
diserahkan kepada bendahara kegiatan segera setelah dana turun dari TPB/ Wakil
dekan/DPD/WR III.
Pengambilan dana kegiatan yang bersumber dari Program Diploma IPB harus
menyertakan stempel lembaga dan materai.
Pasal 3
Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan
Laporan keuangan dana kegiatan diserahkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan
berlangsung, dengan disertai bukti transaksi asli, dibuat rangkap 4(Empat) yaitu untuk
arsip LK, DPM, Keuangan, dan Wakil Direktur III. Format laporan keuangan terlampir.
Jika poin diatas tidak dipenuhi atau terjadi keterlambatan penyerahan laporan keuangan
maka akan diberikan sanksi sesuai kesepakatan DPM dengan Wakil Direktur III.
Kegiatan yang diundur atau dipindah waktunya,DAN DIUBAH NAMANYA harus
memberikan LAPORAN KEPADA BENDAHARA DPMJ.
Untuk kegiatan rutin yang kontinu pelaksanaannya, penyelenggara harus membuat
progress report setiap bulannya kepada Bendahara lembaga yang akan diserahkan
kepada Wakil Direktur III. Format progress report terlampir.
Kegiatan yang diundur/ditunda atau bahkan digagalkan karena suatu sebab padahal DK
sudah diambil, maka Penanggung Jawab (PJ) kegiatan WAJIB memberikan laporan lisan
dan tertulis kepada pihak institusi Wakil Direktur III setelah mendapat persetujuan Ketua
lembaga yang bersangkutan.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

BAB III
SALDO
Pasal 1
Saldo Dana Operasional
1. Saldo dana operasional adalah sisa dana operasional yang telah digunakan pada periode
yang lalu (surplus/defisit).
2. Saldo dana operasional surplus akan dialokasikan dan digunakan pada periode
berikutnya. Sedangkan jika saldo dana operasional defisit akan ditutupi dalam pengajuan
DO periode berikutnya.
3. Jika ada saldo surplus dana operasional pada periode terakhir maka dana tersebut akan
dialokasikan untuk pengajuan DO periode berikutnya.

1.
2.

3.
4.

Pasal 2
Saldo Dana Kegiatan
Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/dfisit).
Bila terjadi saldo surplus akhir kegiatan maka dilakukan pembagian saldo sesuai dengan
kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (contoh 70% dari saldo dialokasikan untuk kas
kelembagaan dan 30% untuk panitia penyelenggara kegiatan).
Pembagian saldo surplus tersebut diatas dapat dilakukan jika dana tersebut bukan dana
kemahasiwaan.
Bila terjadi defisit anggaran pada suatu kegiatan maka untuk menutupi defisit tersebut
sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (Contoh 70% dari dana defisit
ditutupi oleh lembaga dan 30% dari panitia penyelenggara kegiatan).

ALUR PENCAIRAN DANA DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA


INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Lembaga Kemahasiswaan >> DPM-J >> Wakil Direktur III >> Lembaga Kemahasiswaan

DIAGRAM ALIR PROSEDUR KEGIATAN KEMAHASISWAAN

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Wakil Direktur Bidang


Kemahasiswaan
Diploma IPB

DPM-J

Lembaga
Kemahasiswaan
Diploma IPB

Standard Operation Procedure


2013 -2014

VI. ASPEK PROPOSAL-LPJ KEGIATAN


A. PROPOSAL
Format baku proposal yang akan diserahkan kepada pihak institusi yaitu sebagai berikut
: jenis huruf Times New Roman, font/ukuran 12pt, ukuran kertas A4, spasi 1 atau
1,15 (sesuai dengan kebutuhan)dan margin 3,4,3,3.
Isi pokok dari proposal : Lembar pengesahan, latar belakang, landasan kegiatan,
nama dan tema kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, deskripsi kegiatan,
sasaran kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, pembicara (jika ada), jumlah
peserta, penutup dan lampiran-lampiran (susunan panitia, petunujuk pelaksanaan,
petunjuk teknis dan angggaran dana)
Proposal/draft awal harus diserahkan pada Sekretaris atau PJ Kesekretariatan dan
Bendahara DPM paling lambat 3 minggu sebelum hari-H dengan kondisi proposal
belum terjilid dan harus memperhatikan batas pengajuan dana tiap bulannya yaitu
setiap Jumat minggu ke-3 dengan kondisi proposal harus terjilid.
Sebagai fungsi pengawasan DPM terhadap BEM harus ada mekanisme pengumpulan
draft awal proposal kegiatan 2 bulanan kepada DPM dan DPM berhak mengadakan
rapat koordinasi.
Proposal yang akan diajukan ke pihak institusi untuk mengambil Dana Kemahasiswaan
wajib diperbanyak sebanyak 4 (empat) rangkap (arsip institusi, keuangan, dan
sekretaris atau PJ kesekretariatan DPM serta LK).
Adapun format proposal yang harus diperhatikan adalah format lampiran, dalam hal ini
yaitu format anggaran dana dan lembar pengesahan. Bentuk dari kedua format tersebut
terlampir.
B. LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN (LPJ) KEGIATAN
Format baku pembuatan, banyaknya jenis/macam LPJ, dan banyaknya yang harus
digandakan sama dengan proposal, yang membedakan terletak dari isi pokok LPJ.
Isi pokok LPJ yang akan diserahkan adalah Lembar Pengesahan, Latar Belakang,
Landasan kegiatan, Nama danTema Kegiatan, Maksud dan Tujuan Kegiatan,
Deskripsi Kegiatan, Sasaran kegiatan, Waktu dan Tempat Pelaksanaan,
Pembicara (jika ada), Jumlah kehadiran peserta, Evaluasi Kegiatan Keseluruhan
dan per divisi, Faktor penghambat/kendala, Faktor penunjang/pendukung
kegiatan, Rekomendasi dan Saran, Penutup, dan Lampiran-lampiran (Susunan
panitia, Susunan Acara, dan Laporan Keuangan Kegiatan). Untuk memperkuat LPJ,
maka Bukti Pengeluaran Dana, Daftar Hadir Peserta, Makalah, Biodata
Pembicara, Daftar Surat Masuk/Keluar, Dokumentasi atau hal-hal lain yang
penting dan berkaitan erat dengan pelaksanaan kegiatan HARUS dilampirkan.
LPJ kegiatan paling lambat diserahkan ke pihak DPM untuk dana yang bersumber dari
dana kemahasiswaan Diploma IPB dan/atau Wakil Rektor III untuk dana yang
bersumber dari KM paling lama 2 minggu pasca pelaksanaan hari-H kegiatan disertai
arsip surat keluar kegiatan, surat masuk, dan dokumentasi kegiatan.
Standard Operation Procedure
2013 -2014

Jika terjadi keterlambatan pada point di atas, maka akan dikenakan sanksi berupa
penangguhan dana kemahasiswaan untuk kegiatan berikutnya dari komisi/badan yang
sama oleh pihak institusi.
Press realease diserahkan paling lambat H+7 hari setelah acara berlangsung yang
berisikan tentang gambaran umum kegiatan (foto, deskripsi kegiatan dan hasil dari
kegiatan) serta berstempel DPM J.
Progress report (laporan kegiatan rutin) diserahkan setiap akhir bulan.

VIII. ASPEK PENGGUNAAN RUANGAN SEKRETARIAT DPM DAN


FASILITAS PENUNJANG KESEKRETARIATAN
A. PENGGUNAAN RUANGAN SEKRETARIAT
1. Setiap pengurus, anggota, maupun kepanitiaan Lembaga Kemahasiswaan berhak
menggunakan LK Center dengan perizinan melalui Badan Internal DPM Diploma
sesuai tata cara yang telah diatur.
2. Setiap pengguna ruangan WAJIB menjaga kebersihan dan kerapihan ruangan,
mengembalikan inventaris yang dipinjamnya ke tempat semula, dan mengontrol
kembali kondisi ruangan.
3. Setiap pengguna ruangan DILARANG membawa barang-barang inventaris yang ada
untuk kepentingan pribadi.
4. Dilarang menempel pengumuman dan/atau sejenisnya di sembarang tempat (kaca,
pintu, dsb) kecuali di tempat yang sudah disediakan. Dan jika sangat mendesak harus
mendapat persetujuan dari Badan Internal DPM Diploma, dan ditempel dengan
selotipe, bukan doubletipe apalagi lem.
5. Kebersihan LK Center adalah tanggung jawab bersama.
6. Setiap pengguna ruangan yang tidak mengindahkan ketentuan di atas akan mendapat
sanksi tegas dari Badan Internal DPM Diploma.
B. PENGGUNAAN FASILITAS PENUNJANG KESEKRETARIATAN
1. Setiap pengurus, anggota, maupun kepanitiaan Lembaga Kemahasiswaan berhak
menggunakan fasilitas LK Center seperti box file, loker, dan lain lain.
2. Bagi pihak yang akan meminjam fasilitas LK Center untuk dibawa keluar LK Center,
DIWAJIBKAN mengisi buku peminjaman inventaris. Bagi kepanitiaan non-LK yang
akan meminjam ruangan maupun inventaris LK Center WAJIB menyerahkan surat
izin peminjaman dan mengisi buku daftar peminjaman inventaris LK Center.
3. Batas waktu peminjaman yang berjangka waktu maksimal dipinjamkan sesuai
kesepakatan bersama (Badan Internal DPM Diploma dan peminjam), sedangkan
untuk peminjaman yang tidak berjangka waktu, maksimal dipinjamkan 1 minggu
terhitung sejak tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang sebanyak 2 kali.
4. Barang-barang yang dipinjam harus dikembalikan sesuai dengan waktu yang telah
disepakati. Kerusakan / kehilangan terhadap fasilitas yang dipinjam menjadi tanggung

Standard Operation Procedure


2013 -2014

5.

jawab peminjam dengan ketentuan mengganti dengan barang yang sejenis atau
mengganti dengan uang senilai harga barang tersebut yang berlaku sekarang.
Ketentuan dan aturan teknis mengenai fasilitas LK Center akan diatur oleh Badan
Internal DPM Diploma di kemudian hari.

IX. ASPEK PUBLIKASI


1.
2.
3.
4.
5.
6.

Setiap kelembagaan IPB yang ingin menempelkan publikasi di wilayah Diploma


diwajibkan berstempel Kelembagaan dan/atau Institusi
Tidak diperkenankan menempel publikasi di luar tempat yang disediakan oleh
Program Diploma.
Setiap kelembagaan Diploma IPB yang ingin menempelkan publikasi diwilayah
Kampus Dramaga WAJIB berstempel BEM KM IPB.
Untuk publikasi ukuran A3, jumlah publikasi yang ditempel di papan publikasi paling
banyak 2, untuk ukuran A4 jumlah publikasi paling banyak empat (4).
Batas waktu penempelan diatur oleh Program Diploma.
Tidak diperkenankan menempel publikasi di tempat yang bersifat mengganggu
keindahan kampus.

IX. ASPEK ATURAN TAMBAHAN


1.

2.
3.
4.

SOP ini dapat diubah dan atau ditambah sesuai dengan perubahan kondisi yang terjadi
di lingkungan LK KM IPB dan/atau dinilai sudah tidak relevan lagi dengan kondisi
kemahasiswaan.
Perubahan dan penambahan isi SOP dinyatakan sah jika melalui mekanisme Surat
Ketetapan MPM KM IPB.
Pihak yang berhak merubah isi SOP ini hanya Sekretaris atau PJ Kesekretariatan atas
pertimbangan dan persetujuan Sekjen MPM KM IPB.
Hal-hal yang belum diatur dan bersifat teknis akan diatur dalam aturan dan atau
keterangan lain.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

LAMPIRAN
1. BENTUK KOP SURAT

a. Surat Lembaga
NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,

Logo
Lembag
a

b. Surat Kepanitiaan
NAMA KEPANITIAAN
NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR

Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Logo
Lembag
a/Kegiat
an

2. FORMAT SURAT KELUAR


NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,

Logo
Lembag
a

tanggal pembuatan surat


No
:
Lamp : (Jika tidak ada lampiran, Lamp. Tidak perlu ditulis)
Hal
:
Yth.
Nama Tujuan
Alamat Tujuan
Salam Pembuka
Paragraf Pembuka
Isi Surat
Paragraf Penutup
Salam Penutup
Menyetujui,
Ketua Lembaga

Ketua Pelaksana

(ttd)
(Stempel Lembaga)

(ttd)
(Stempel Kegiatan *jika ada)

Nama
NIM.

Nama
NIM.

Mengetahui
Wakil Direktur III Kemahasiswaan
Program Diploma IPB
(ttd)
(Stempel)
Dr.Ir. Suwarno, M.Sc
NIP.19621120.198811.1.001.

*) Untuk surat ke luar Diploma, HARUS ada tanda tanganWD I dan Tembusan kepada
direktur Diploma

Standard Operation Procedure


2013 -2014

3. FORMAT SURAT KEPUTUSAN


NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,
SURAT KEPUTUSAN
No.
Tentang
(Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno)

Mengingat

: Hal yang menjadi dasar hukum

Menimbang

: Hal yang mendasari kondisi

MEMUTUSKAN
(Hal yang akan Ditetapkan)

Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno


Nama Lembaga
Program Diploma
Institut Pertanian Bogor
Periode 2011/2012
Bogor,..20..
Pukul WIB
Pimpinan Rapat
Ketua Lembaga
(ttd)
(Stempel Lembaga)
Nama
NIM

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Logo
Lembag
a

4. FORMAT SURAT MANDAT/TUGAS


NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,

Logo
Lembag
a

BISMILLAAHIRRAHMAANIRRAHIIM
SURAT MANDAT/TUGAS
No.
Kalimat Pembuka
Nama Yang diberi Mandat/Tugas
(Jabatan)
Sebagai
Mandat/Tugas yang diberikan
Penjelasan wewenang dan tanggung jawab orang yang diberi mandat
Kalimat Penutup
Bogor, ..........,20.............
Ketua Lembaga
(ttd)
(Stempel Lembaga)
Nama
NIM

Tembusan (jika diperlukan)

Standard Operation Procedure


2013 -2014

5. FORMAT DISPOSISI PROPOSAL


NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,

DISPOSISI SURAT/PROPOSAL
(Nama Kegiatan)
Telah diterima dari Panitia (nama kegiatan)
Nama :
Divisi/sie

Berupa 1 (satu) berkas surat/proposal kegiatan (nama kegiatan) pada :


Hari/tanggal :
Waktu :
Tempat :
Diterima oleh :
Nama :
Jabatan :
Perusahaan/ :
Instansi
Surat/Proposal tersebut akan dikonfirmasikan kepada panitia pada :
Hari/tanggal :
Waktu :
Kepada :
Alamat dan telp :
Bogor,.. 200
Penerima,

Panitia Kegiatan,

(ttd)

(ttd)

Nama

Nama

NIM.

NIM.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Logo
Lembag
a

6. FORMAT SURAT KETETAPAN


NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,
SURAT KEPUTUSAN
No.

Tentang
(Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno)
Mengingat : Hal yang menjadi dasar hukum
Menimbang : Hal yang mendasari kondisi
MENETAPKAN
(Hal yang akan Ditetapkan)
Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno
Nama Lembaga
Program Diploma
Institut Pertanian Bogor
Periode 2008/2009
Bogor,..20..
Pukul WIB
Pimpinan Sidang
Ketua Lembaga
(ttd)
(Stempel Lembaga)
Nama
NIM
7. FORMAT PROGRESS REPORT
Standard Operation Procedure
2013 -2014

Logo
Lembag
a

(untuk kegiatan yang bersifat rutinan seperti latihan dll )

NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,
NAMA LEMBAGA

NAMA KEGIATAN

DESKRIPSI KEGIATAN

HARI/TANGGAL

WAKTU

TEMPAT

EVALUSI KEGIATAN

A. FAKTOR PENGHAMBAT
B. FAKTOR PENDUKUNG
C. KEAKTIFAN PANITIA
D. PERKEMBANGAN KEGIATAN

Standard Operation Procedure


2013 -2014

8. FORMAT LEMBAR PENGESAHAN


LEMBAR PENGESAHAN
NAMA KEGIATAN
Waktu Pelaksanaan Kegiatan
NAMA KEPANITIAAN
NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Tempat, Tanggal proposal disahkan
Ketua Komisi/Departemen/Divisi

Ketua Pelaksana

(ttd)

(ttd)

Nama

Nama

NIM.

NIM.
Menyetujui,

Ketua DPM J

Ketua Lembaga

(ttd)

(ttd)

(stempel lembaga)

(stempel lembaga)

Nama

Nama

NIM.

NIM.
Mengetahui,

Wakil Direktur III Kemahasiswaan

Pembina LK

Program Diploma IPB


(ttd)

(ttd)

(stempel)
Dr.Ir. Suwarno, M.Sc

Nama

NIP.19621120.198811.1.001

NIP.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

9. FORMAT SUSUNAN KEPANITIAAN


SUSUNAN KEPANITIAAN
(Nama Kegiatan)
Pelindung

: Direktur Diploma IPB

Penasehat

: Wadir III Bidang Kemahasiswaan Diploma IPB

Penanggung Jawab : Ketua Lembaga Program Diploma IPB


Nama

NIM

Steering Committee (SC) (jika diperlukan)


- ..

NIM

- ..

NIM

Organizing Committee (OC)


Ketua Pelaksana:

NIM

Sekretaris :

NIM

Bendahara :

NIM

Divisi-divisi/Seksi-seksi
1. Divisi Acara

: Nama (koordinator)
Nama

2. Divisi Konsumsi

: Nama (koordinator)
Nama

3. Divisi Pubdekdok : Nama (koordinator)


Nama

NIM
NIM
NIM
NIM
NIM
NIM

4. Dst
Ket : Jumlah SC, divisi, dan nama-nama panitia disesuaikan dengan kebutuhan Kepanitiaan

Standard Operation Procedure


2013 -2014

10. FORMAT EVALUASI KEGIATAN


EVALUASI KEGIATAN
(NAMA KEGIATAN)
(TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN)
BAGIAN

: KETUA/SEKRETARIS ATAU PJ KESEKRETARIATAN


/BENDAHARA/SEKSI*................................

No

Nama/Sesi Acara

Pelaksanaan

Kendala/Evaluasi

Ket :
* Coret yang tidak perlu dan isi pada seksinya/divisinya.
Tempat, tanggal dilaporkan
(ttd)
Nama
NIM

Standard Operation Procedure


2013 -2014

10. FORMAT NOTULENSI RAPAT

NOTULENSI RAPAT
JENIS RAPAT

NOTULEN

PEMIMPIN RAPAT

WAKTU RENCANA :
Presensi
Nama

WAKTU AKTUAL :
:

NIM

Jabatan

Jam
Kehadiran

Kabar

TTD

AGENDA RAPAT :
HASIL RAPAT :

TTD
(NOTULEN/PJ)

Standard Operation Procedure


2013 -2014

1. FORMAT RANCANGAN ANGGARAN DANA DAN LAPORAN KEUANGAN LEMBAGA


KEMAHASISWAAN DIPLOMA IPB
A. (Contoh)
RANCANGAN DANA OPERASIONAL BULAN NOVEMBER 2012
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
The Students Parliament of Diploma Program of Bogor Agricultural
University
Periode 2013/2014
I. PEMASUKAN
Saldo DO Bulan Oktober 2012
Dana Kemahasiswaan
Total Pemasukan

II.

-15.400,236.900,221.500,

PENGELUARAN

Perkiraan

o
A

Kesekretariatan

Transaksi

1 Rim A4 70 GR
Photokopi berkas
Print Warna
Tissue
Post-it
Spidol
Gunting
1 pak amplop
Pengharum
ruangan

Rp
Rp
Rp

Komunikasi

Voucher

Total Perkiraan Pengeluaran

Uraian

Jumlah

1 Pack x @Rp.
27.000,500 x @Rp.
100,20

x @Rp.

2.000,1
x @Rp.
7.500,1box x @Rp.
24.000,2
x @Rp.
7.000,1 x @Rp.
5.000,1 x @Rp
15.000,1 x @Rp.
15.000,2 x @Rp.
12.000,-

Rp. 27.000,Rp . 50.000,Rp . 40.000,Rp.

7.500,-

Rp. 24.000,Rp . 14.000,Rp.

5.000,-

Rp. 15.000,Rp. 15.000,Rp. 24.000,Rp.


221.500,-

Terbilang: Dua Ratus Dua Puluh Satu Ribu Lima Ratus Rupiah

Standard Operation Procedure


2013 -2014

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA


PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
The Students Parliament of Diploma Program of Bogor
Agricultural University
Sekretariat: LK Center Ruang Rajawali Kampus IPB Gunung Gede
Telp: 081585393820, Email: dpmj.diploma.ipb@gmail.com

Nomor

: 007/ B.1/DPM/X/2012

10

Oktober 2012
Lampiran
Perihal

: 1 lembar
: Permohonan Dana

Yth.
Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan
Dr. Ir. Suwarno, M.Sc
Di Bogor
Dengan hormat,
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, dan
semoga Bapak selalu dalam lindungan-Nya.
Sehubungan

dengan

adanya

rutinitas

operasional

lembaga

kemahasiswaan di Program Diploma Institut Pertanian Bogor, kami Dewan


Perwakilan Mahasiswa Program Diploma IPB (DPM J IPB) kepengurusan
2011-2012 bermaksud mengajukan permohonan dana operasional untuk
bulan November 2012 dengan susunan rincian terlampir.
Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan
kerjasama Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua DPM
DPM
Standard Operation Procedure
2013 -2014

Bendahara

Program Diploma IPB

Program

Diploma IPB

Harry Yudi Sukmana

Apriliana

Cendraleka
NIM. J3T110018

Standard Operation Procedure


2013 -2014

NIM. J3N111016

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DANA OPERASIONAL BULAN OKTOBER 2012


DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
The Students Parliament of Diploma Program of Bogor Agricultural University
Periode 2011/2012

I. RENCANA PEMASUKAN
1. Dana yang diajukan
2. Total rencana pemasukan
II. PEMASUKAN
1. Dana kemahasiswaan yang diperoleh
2. Saldo DO bulan Juli 2012
3. Total pemasukan

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Rp. 177.300,Rp. 169.000,-

Rp.

Rp. 161.000,Rp.
-8.300,152.700,-

A. KESEKRETARIATAN
No.

Transaksi

Uraian

Jumlah
( Rp )

No. Nota

Tanggal

Transaksi

Uraian

Jumlah
( Rp )

1.

Photocopy
berkas

500 x @Rp.
100,-

Rp. 50.000,-

001/A/12

09-06-2012

Print Warna

9.000,-

2.

Print berkas

30 x @Rp.
500,-

Rp. 15.000,-

002/A/12

21-06-2012

Photocopy

3.500,-

3.

Tempat Tissue

1 x @Rp.
15.000,-

Rp. 15.000,-

003/A/12

14-07-2012

Print

4.

Nice soft pack


NP

2 x @Rp.
7.500,-

Rp. 15.000,-

Kemoceng

5.

Stela All 1 70 A

1 x @Rp.
8.500,-

Rp.

Tempat Tisu
5205

8.500,-

6.

Kemoceng

1 x @Rp.
6.500,-

Rp.

7.

Sapu

2 x @Rp
10.000,-

Rp. 20.000,-

Bussiness file

3 x @Rp.
5.000,-

Rp. 15.000,-

8.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

6.500,-

004/A/12

005/A/12

006/A/12

15-08-2012

29-08-2012

900,6.500,10.900,-

Nice soft pack


NP

7.500,-

Stela All 1 70 A

8.500,-

Photocopy

300 x@Rp.
100,-

30.000,-

Photocopy

177 x@Rp.
100,-

17.700,-

Print

1 x@Rp.
500,-

500,-

29-08-2012

007/A/12

02-09-2012

Odner

14.000,-

008/A/12

05-09-2012

Print,
Fotocopy,jilid

12.700,-

009/A/12

05-10-2012

Figura A4

27.000,-

010/A/12

05-10-2012

Photocopy

74x@Rp.
100,-

Rp. 1
45.000,-

Sub total

7.400,156.100,-

B. KOMUNIKASI
No.

Transaksi

Uraian

1.

Voucher IM3

2 x Rp
12000,-

Sub total

Jumlah (Rp)
24.000,24.000,-

Standard Operation Procedure


2013 -2014

No. Nota

Tanggal

Transaksi

Uraian

Jumlah
(Rp)

001/A/12

19-10-2012

Voucher IM3

1 x Rp 12000,-

12.000,-

Sub total

12.000,-

Total

169.000,-

Total

Saldo : - 15.400,-

NB :
1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran.
2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per
kebutuhan.
3. Saldo diambil dari total realisasi pengeluaran (actual) - total pemasukan romawi II

Standard Operation Procedure


2013 -2014

168.100,-

RANCANGAN ANGGARAN DANA


LOKAKARYA KEMAHASISWAAN
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
The Students Parliament of Diploma Program of Bogor Agricultural University
Periode 2011/2012

I. PEMASUKAN
Dana Kemahasiswaan
..
Total Pemasukan
Perkiraan Pengeluaran
Total Perkiraan Pengeluaran

Rp
Rp
Rp
Rp
Rp

900.000
.
.

II. PENGELUARAN
No
1

Perkiraan
Kesekretariatan

2
Div. Acara
3
Div. Konsumsi

Total Pengeluaran

Uraian
Proposal dan LPJ
Fotokopi surat Undangan
Voucher Pulsa
Nasi Box
..

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
.
Rp.

Jumlah (Rp)
..
..
..
.
.
.

I. RENCANA PEMASUKAN
Dana Kemahasiswaan

Rp. 900.000

Total rencana pemasukan

Rp.

II. PEMASUKAN
Dana kemahasiswaan yang diperoleh

Rp. 199.000

Total pemasukan

Rp. 182.850

III. PENGELUARAN
A. KESEKRETARIATAN
No.Nota

Tanggal

Transaksi

Uraian

Jumlah (Rp)

001/A/12

12-01-2012

Photocopy

36 lbr x @ Rp. 100

Rp. 3600

Total
Saldo : Rp. .............

NB :
1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran.

Standard Operation Procedure


2013 -2014

Rp. 3.600

2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per
kebutuhan/divisi.
FORMAT PROPOSAL KEGIATAN RUTIN
Cover (Judul (Progress Report Kegiatan), Nama Kegiatan, Nama Lembaga, Logo lembaga, Alamat Lembaga, Tahun Pembuatan)
Pendahuluan
Latar Belakang
Tujuan
Progress Report Kegiatan
Nama Kegiatan
Deskripsi kegiatan
Waktu Pelaksanaan (Hari, tanggal, tempat)
Rencana Anggaran Biaya
Realisasi Kegiatan
Realisasi Rincian Biaya
Penutup

Standard Operation Procedure


2013 -2014

FORMAT PRESS REALEASE

1. Foto Kegiatan

2. Gambaran Kegiatan yang Sudah Terlaksana dan Pencapaiannya

Standard Operation Procedure


2013 -2014