PROGRAM DIPLOMA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013-2014
PENDAHULUAN
Berjalannya suatu organisasi tidak terlepas dari urusan korespondensi (surat
menyurat) dan juga manajemen keuangan, sehingga untuk meluluskan perjalanan organisasi
tersebut memerlukan suatu strukturisasi, standar, serta kerapihan dalam bidang
kesekretariatan dan manajeman keuangan disamping adanya dasar hukum yang jelas dan
mantap.
DPM J IPB sebagai salah satu organisasi kemahasiswaan di tingkat Program Diploma
IPB, dengan dasar hukum yang jelas memiliki sumber keuangan yang berasal dari
mahasiswa. Dana tersebut harus digunakan untuk kepentingan dan kesejahteraan mahasiswa
sehingga harus dipergunakan sebaik-baiknya yang kemudian akan dipertanggungjawabkan
pula kepada mahasiswa. Pertanggungjawaban tersebut akan mudah pembuatannya apabila
terjadi kerapihan manajemen administrasi dan keuangan di tubuh DPM J IPB.
Untuk mewujudkan kerapihan administrasi dan keuangan tersebut perlu dibuat sebuah
standar baku yang berlaku dalam organisasi yang diharapkan dapat menjadi acuan dalam
bidang administrasi dan keuangan. Standar ini mengupas tentang beberapa hal dalam bidang
administrasi dan keuangan, antara lain : aspek korespondensi, aspek aktualisasi program
kerja, aspek koordinasi, aspek finansial, aspek proposal-LPJ kegiatan, aspek penggunaan
ruang sekretariat dan fasilitas penunjang kesekretariatan. Selain dapat membantu kelancaran
roda organisasi, standar ini diharapkan akan memudahkan dalam pertanggungjawaban di
akhir kepengurusan DPM J IPB 2013-2014.
I. PENGERTIAN PROSEDUR
Prosedur adalah suatu pernyataan yang sistematis tentang bagaimana suatu fungsi
dijalankan. Prosedur mempunyai kegunaan :
Mendefinisikan pekerjaan.
Menguraikan suatu pekerjaan menjadi langkah-langkah
Menentukan siapa yang bertanggungjawab menjalankan setiap langkah.
Menentukan bagaimana suatu pekerjaan harus dilanjutkan dari tahap ke tahap
11. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah laporan kegiatan yang telah dievaluasi
berdasarkan parameter keberhasilan kegiatan kuantitatif dan kualitatif.
12. Koordinasi Eksternal adalah rapat koordinasi yang dilakukan antar Lembaga sesuai
dengan kepentingan dan kebutuhan.
13. Koordinasi Internal adalah rapat koordinasi yang dilakukan oleh masing-masing
komisi/departemen/divisi minimal dua minggu sekali yang kemudian dinamakan Rapat
komisi/departemen/divisi.
14. Sekretaris adalah pekerja administratif yang bersifat asisten atau mendukung dan
bertugas melaksanakan tugas-tugas administratif serta membantu dalam korespondensi,
pekerjaan tulis, mendapatkan informasi, dan lain-lainnya.
15. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga harus diarsipkan dan dicatat dalam buku
agenda korespondensi.
16. Aktivitas korespondensi Lembaga meliputi Surat Masuk-Surat Keluar, Surat Mandat,
Surat Keputusan Lembaga, Surat Keterangan/Rekomendasi, Surat Tugas, dan Surat
Peringatan/Memorandum.
17. Seluruh kegiatan korespondensi Lembaga adalah tanggung jawab Sekretaris atau
Penangguung Jawab Kesekretariatan sehingga Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan berwenang mengeluarkan kebijakan di bidang administrasi dan
kesekretariatan serta memberikan instruksi kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./ Panitia Kegiatan Lembaga sesuai dengan
bidangnya.
18. Seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia
Kegiatan
Lembaga
terkait
didokumentasikan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga tersebut dan dilaporkan kepada
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga.
19. Seluruh dokumentasi baik berupa tulisan, gambar, dan audio visual harus diarsipkan
dalam bentuk soft dan hard copy, selanjutnya dilampirkan dalam Laporan Pertanggung
Jawaban Lembaga pada saat akhir kepengurusan.
20. Untuk kegiatan yang berskala nasional, harus membuat surat kerjasama dan Disposisi
yang ditandatangani oleh Wakil Rektor II IPB.
B. KETENTUAN KHUSUS
a. Korespondensi
1. Surat Masuk
a. Pihak yang bertanggung jawab dalam hal pengarsipan dan pencatatan adalah
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Surat masuk harus dilaporkan kepada Sekretaris atau Penanggung Jawab
Kesekretariatan untuk selanjutnya dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk
Lembaga dan diarsipkan di kotak data Surat Masuk.
c. Untuk tanda tangan pada surat masuk dan surat keluar jabatan yang lebih tinggi
diletakkan di sebelah kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah dari
ketua.
Standard Operation Procedure
2013 -2014
2. Surat Keluar
a. Pembuatan, pencatatan dan pengarsipan surat keluar yang dikeluarkan oleh Badan
Pengurus Harian Lembaga Kemahasiswaan dilakukan oleh Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menggunakan kop surat dan amplop
lembaga jika diperlukan.
b. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar tiap Departemen/divisi Non
Kepanitiaan dilakukan oleh Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan
Departemen/Sic./Div./Panitia Kegiatan Lembaga dengan menggunakan kop surat
dan amplop Lembaga jika diperlukan, dan dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan Departemen/Sic./Div./Panitia
Kegiatan Lembaga yang bersangkutan serta berkoordinasi dengan Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan Lembaga.
c. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keluar Kepanitiaan dilakukan oleh
Sic./Div. Kesekretariatan Panitia dengan menggunakan kop surat dan amplop
kegiatan Lembaga jika diperlukan, serta dicatat pada buku agenda surat keluar
panitia yang bersangkutan, dan akan dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban
Kegiatan tersebut.
d. Semua surat keluar harus diperbanyak terlebih dahulu untuk arsip Lembaga atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan, dicatat di buku Agenda Surat keluar, dan
disimpan di kotak data Surat Keluar.
e. Penomoran surat ditentukan berdasarkan tujuan surat yang akan disampaikan. Surat
keluar yang ditujukan untuk kalangan internal (kode surat 1), baik lembaga ataupun
Program Diploma IPB, dan lebih dari satu pihak maka penomoran surat dapat
disebutkan seluruhnya. Surat keluar yang ditujukan untuk lingkungan di luar IPB
(kode surat 2) maka direkomendasikan untuk disebutkan satu persatu
personal/lembaga tujuan surat dengan nomor surat yang berbeda.
f. Surat keluar dengan kode 1 dianggap sah bila ditandatangani oleh Ketua Panitia,
Ketua Lembaga, Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan, menggunakan kertas
berkepala surat/kop Lembaga/Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa ada
tanda tangan sekretaris.
g. Surat keluar dengan kode 2 dianggap sah bila terdapat tanda tangan seperti pada kode
1, disertai Mengetahui oleh Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan,
menggunakan kop surat Lembaga / Kepanitiaan, dan berstempel Lembaga, tanpa
ada tanda tangan sekretaris
h. Untuk tanda tangan pada surat keluar, jabatan yang lebih tinggi diletakkan di sebelah
kiri surat dan/atau di bawah jabatan yang lebih rendah dari ketua.
i. Surat keluar yang ditujukan kepada pihak institusi dalam lingkungan IPB selain
Program Diploma IPB dan/atau ke luar IPB HARUS membuat Tembusannya
kepada Direktur Program Diploma IPB.
j. Tanda tangan Ketua LEMBAGA tidak dapat diatasnamakan, Pengurus yang berhak
mengatasnamakan Ketua LEMBAGA dalam hal ketua lembaga berhalangan adalah
Wakil Ketua dan Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
Standard Operation Procedure
2013 -2014
k. Surat keluar kepanitiaan dalam bentuk copy-an dan agenda surat keluar, pada saat
penyerahan Laporan Pertanggung Jawaban harus disertakan, karena keduanya
merupakan prasyarat diterimanya Laporan Pertanggung Jawaban (penjelasan dapat
dilihat pada aspek Proposal-Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan).
3. Surat Mandat
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Mandat menjadi tanggung jawab
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Mandat dapat diajukan langsung kepada Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan informasi, diantaranya
Nama, Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak yang diberi mandat, Jenis Mandat
yang diberikan, Tanggal berlakunya mandat, dan Kewenangan Mandat menurut
pihak yang mengajukan.
4. Surat Ketetapan
a. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Mengingat : Hal-hal yang menjadi dasar hukum dikeluarkannya surat ketetapan,
seperti AD/ART, GBHK, surat keputusan dan ketetapan sebelumnya
yang relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan
fundamental.
2. Menimbang : Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang
pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat ketetapan.
3. Menetapkan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat ketetapan.
5. Surat Keputusan
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan surat keputusan menjadi tanggung jawab
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Di dalam surat keputusan harus mencakup hal-hal berikut :
1. Mengingat
: Hal-hal yang menjadi dasar hukum dikeluarkannya surat
keputusan, seperti AD/ART, surat keputusan sebelumnya yang
relevan, atau surat-surat lain yang dianggap penting dan
fundamental.
2. Menimbang
: Hal-hal yang menjadi faktor pertimbangan/latar belakang
pembuatan, penetapan, dan pemberlakuan surat keputusan.
3. Memutuskan : Hal-hal yang menjadi keputusan/ketetapan dari surat keputusan
6. Surat Keterangan/Rekomendasi
a. Pihak yang berwenang membuat surat ini HANYA Ketua LEMBAGA dengan
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan sebagai penanggung jawab
pembuatan surat.
b. Proses pencatatan dan pengarsipan surat ini dilakukan oleh Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan.
7. Surat Tugas
a. Pembuatan, pencatatan, dan pengarsipan Surat Tugas menjadi tanggung jawab
Sekretaris atau Penanggung Jawab Kesekretariatan.
b. Pengajuan pembuatan Surat Tugas dapat diajukan langsung kepada Sekretaris atau
Penanggung Jawab Kesekretariatan dengan menyertakan informasi, diantaranya Nama,
Jabatan di Lembaga, dan NIM pihak yang diberi tugas, Jenis Tugas yang diberikan,
Tanggal berlakunya tugas, dan Kewenangan Tugas menurut pihak yang mengajukan.
b. Format dan Tata Cara Penomoran Surat
a. Format baku surat masuk dan surat keluar adalah :
Jenis huruf
: Times New Roman
Ukuran huruf : 12pt
Jenis kertas
: HVS
Ukuran Kertas : A4
Lebar spasi
: 1.15
Margin
: 4,3,3,3
4-5,3,3,3 (menggunakan kop/kepala surat).
b. Format penomoran surat keluar Badan Pengurus Harian dan /departemen/divisi adalah :
Nomor : xxx/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/A.1/DPM J/IV/2012
c. Format penomoran surat keluar kepanitiaan adalah :
Nomor : xxx/keg/y.z/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 001/MPKMB/B.2/DPM J/V/2012
d. Format penomoran surat mandat adalah :
Nomor : xxx/Mndt/LEMBAGA/Bln/Thn
e. Format penomoran surat ketetapan adalah :
Nomor : xxx/TAP S* /DPM J/Bln/Thn
SI
: Sidang Istimewa
SU
: Sidang Umum
Contoh : 001/TAP SI/DPM J/III/2012
f. Format penomoran surat keputusan adalah :
Nomor : xxx/Kpts Pleno /DPM J/Bln/Thn
xxx/Kpts Rapim/Lembaga J/Bln /Thn
Contoh : 002/Kpts Pleno/DPM J/IV/2012
g. Format penomoran Surat Keterangan/Rekomendasi adalah :
Nomor : xxx/Ket-Rek/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 003/Ket-Rek/DPM J/V/2012
h. Format penomoran surat tugas adalah :
Nomor : xxx/Tgs/LEMBAGA/Bln/Thn
Contoh : 004/Tgs/DPM J/VI/2012
Keterangan:
xxx = Nomor Surat sesuai dengan agenda surat
y = Kode Pembuat surat
Standard Operation Procedure
2013 -2014
Kepanitiaan
1. Kepanitiaan dibentuk setelah RKAT selesai dibuat dan selanjutnya kepanitiaan ini
bertanggung jawab kepada Ketua Komisi/Departemen/Divisi/Badan yang memberi
mandat.
2. Kepanitiaan terdiri atas pengurus Lembaga dan/atau hasil penerimaan anggota baru.
3. Kepanitiaan diwajibkan mengadakan rapat pleno untuk pengambilan keputusan dalam
pelaksanaan kegiatan.
4. Seseorang yang sedang menjabat sebagai Badan Pengurus Harian atau koordinator
dalam suatu kepanitiaan tidak diperbolehkan menjabat sebagai Badan Pengurus
Harian atau koordinator pada kepanitiaan lain dalam waktu yang bersamaan serta
tidak boleh menjadi BPH secara berturut-turut.
5. Setiap kepanitiaan harus membuat deskripsi tugas yang jelas dan diinformasikan
kepada seluruh panitia.
6. Komposisi kepanitiaan diupayakan proporsional untuk semua program keahlian
tergantung ruang lingkup kegiatan (minimal dua orang dari tiap PK)
3. Rapat Pimpinan dengan seluruh pengurus Lembaga dilakukan jika dianggap perlu.
4. Ketua dan Wakil ketua berwenang mengadakan rapat dengan kepanitiaan atau
komisi/departemen/divisi/badan tertentu dalam lingkup Lembaga Program Diploma
IPB.
5. Setiap peserta rapat yang tidak menghadiri rapat HARUS meminta izin kepada
Penanggung Jawab rapat, tapi tetap harus mencari tahu hasil rapat.
6. Setiap lembaga wajib memiliki aturan atau kriteria keaktifan anggotanya sehingga
tercapainya keharmonisan kinerja dalam lembaga.
V. ASPEK FINANSIAL
STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KEUANGAN LEMBAGA
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA (DPM) TPB
KELUARGA MAHASISWA IPB
BAB I
DANA OPERASIONAL
1.
2.
3.
4.
Pasal 1
Ketentuan Umum
Dana operasional adalah dana rutinitas yang digunakan untuk menjalankan roda
kehidupan organisasi.
Dana operasional dikoordinir dan dikelola oleh Bendahara Dewan Perwakilan
Mahasiswa (DPM).
Penggunaan dana operasional meliputi :
- Kesekretariatan (Rental, Print, Fotocopy, Dan Penjilidan),
- Transportasi,
- Komunikasi (Telp, Fax, Dan Lainnya),
- Media Cetak Dan Informasi Yang Sesuai Dengan Visi Dan Misi DPM,
- Koordinasi dengan seluruh LK (Konsumsi Rapat/Jamuan,Sewa Fasilitas, Biaya
Kebersihan, Dll).
Penggunaan dana operasional tersebut diatas tidak bersifat wajib (harus ada) pada setiap
periodenya tetapi sesuai kebutuhan lembaga.
Pasal 2
Mekanisme Pengajuan Dana Operasional
1. Jumlah pengajuan dana operasional disesuaikan dengan anggaran yang telah diputuskan
dalam Rapat Pimpinan.
2. Pengajuan dana operasional dilakukan oleh Bendahara DPM setiap satu bulan sekali
pada Jumat minggu ke-3 dengan menyerahkan softfile proposal dan LPJ DO pada H-7
sebelum proposal DO fix dikumpulkan serta menyerahkan hardfile proposal dan LPJ DO
pada H-5 sebelum hari Jumat minggu ke-3.
3. Jika tanggal pengajuan adalah hari libur maka waktu pengajuan diatur berdasarkan
kesepakatan lembaga dengan Wakil Direktur III Program Diploma IPB.
4. Pengajuan dana operasional dibuat rangkap empat yaitu untuk arsip wakil direktur III,
keuangan, DPM dan LK.
5. Pengajuan dana operasional di luar pengajuan dana operasional bulanan, pengeluarannya
diatur setelah mendapat persetujuan dari Bendahara dan Ketua DPM.
6. Dana operasional diambil oleh Bendahara lembaga yang membuat proposal tersebut
dengan membawa stempel lembaga dan fotocopy KTM.
7. Bendahara DPM tidak bertanggung jawab terhadap pengambilan dana operasional yang
tidak memenuhi peraturan tersebut.
Pasal 3
Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Operasional
1. Laporan keuangan DO periode lalu diserahkan bersamaan dengan pengajuan DO periode
berikutnya, dengan melampirkan bukti-bukti transaksi asli dan dibuat rangkap empat
yaitu untuk arsip LK, DPM, keuangan, dan wakil direktur III. Format laporan keuangan
terlampir.
2. Laporan keuangan DO dibuat sebenar-benarnya, jika bersaldo maka saldo harus
dilaporkan.
3. Keterlambatan penyerahan laporan tanpa konfirmasi akan dikenakan sanksi sesuai
kesepakatan DPM dengan wakil direktur III.
BAB II
DANA KEGIATAN
Pasal 1
Ketentuan Umum
1. Dana kegiatan adalah dana yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuai dengan
GBHK organisasi yang bersangkutan.
2. Dana kegiatan meliputi dana yang digunakan untuk membiayai program kerja unggulan,
rutin, dan insidental.
3. Dana kegiatan dikoordinir oleh Bendahara Lembaga.
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
Pasal 2
Mekanisme Pengajuan Dana Kegiatan
Nominal dana kegiatan yang diajukan disesuaikan dengan anggaran tahunan lembaga
yang diputuskan dalam Rapat Pimpinan.
Dana kegiatan hanya dapat diperoleh bila mengajukan proposal kegiatan.
Pengajuan dana kegiatan diajukan oleh bendahara kegiatan/ketua kegiatan dengan
bendahara DPM setelah mendapat persetujuan nominal dana kemahasiswaan yang
disetujui oleh Direktur TPB/Wakil dekan/DPD/WR III (dalam hal ini Ditmawa).
Dana kegiatan HARUS diambil oleh ketua pelaksana kegiatan yang selanjutnya
diserahkan kepada bendahara kegiatan segera setelah dana turun dari TPB/ Wakil
dekan/DPD/WR III.
Pengambilan dana kegiatan yang bersumber dari Program Diploma IPB harus
menyertakan stempel lembaga dan materai.
Pasal 3
Mekanisme Pertanggungjawaban Dana Kegiatan
Laporan keuangan dana kegiatan diserahkan paling lambat 2 minggu setelah kegiatan
berlangsung, dengan disertai bukti transaksi asli, dibuat rangkap 4(Empat) yaitu untuk
arsip LK, DPM, Keuangan, dan Wakil Direktur III. Format laporan keuangan terlampir.
Jika poin diatas tidak dipenuhi atau terjadi keterlambatan penyerahan laporan keuangan
maka akan diberikan sanksi sesuai kesepakatan DPM dengan Wakil Direktur III.
Kegiatan yang diundur atau dipindah waktunya,DAN DIUBAH NAMANYA harus
memberikan LAPORAN KEPADA BENDAHARA DPMJ.
Untuk kegiatan rutin yang kontinu pelaksanaannya, penyelenggara harus membuat
progress report setiap bulannya kepada Bendahara lembaga yang akan diserahkan
kepada Wakil Direktur III. Format progress report terlampir.
Kegiatan yang diundur/ditunda atau bahkan digagalkan karena suatu sebab padahal DK
sudah diambil, maka Penanggung Jawab (PJ) kegiatan WAJIB memberikan laporan lisan
dan tertulis kepada pihak institusi Wakil Direktur III setelah mendapat persetujuan Ketua
lembaga yang bersangkutan.
BAB III
SALDO
Pasal 1
Saldo Dana Operasional
1. Saldo dana operasional adalah sisa dana operasional yang telah digunakan pada periode
yang lalu (surplus/defisit).
2. Saldo dana operasional surplus akan dialokasikan dan digunakan pada periode
berikutnya. Sedangkan jika saldo dana operasional defisit akan ditutupi dalam pengajuan
DO periode berikutnya.
3. Jika ada saldo surplus dana operasional pada periode terakhir maka dana tersebut akan
dialokasikan untuk pengajuan DO periode berikutnya.
1.
2.
3.
4.
Pasal 2
Saldo Dana Kegiatan
Saldo dana kegiatan adalah sisa dana yang dihasilkan dari suatu kegiatan (surplus/dfisit).
Bila terjadi saldo surplus akhir kegiatan maka dilakukan pembagian saldo sesuai dengan
kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (contoh 70% dari saldo dialokasikan untuk kas
kelembagaan dan 30% untuk panitia penyelenggara kegiatan).
Pembagian saldo surplus tersebut diatas dapat dilakukan jika dana tersebut bukan dana
kemahasiwaan.
Bila terjadi defisit anggaran pada suatu kegiatan maka untuk menutupi defisit tersebut
sesuai dengan kesepakatan tiap kelembagaan mahasiswa (Contoh 70% dari dana defisit
ditutupi oleh lembaga dan 30% dari panitia penyelenggara kegiatan).
DPM-J
Lembaga
Kemahasiswaan
Diploma IPB
Jika terjadi keterlambatan pada point di atas, maka akan dikenakan sanksi berupa
penangguhan dana kemahasiswaan untuk kegiatan berikutnya dari komisi/badan yang
sama oleh pihak institusi.
Press realease diserahkan paling lambat H+7 hari setelah acara berlangsung yang
berisikan tentang gambaran umum kegiatan (foto, deskripsi kegiatan dan hasil dari
kegiatan) serta berstempel DPM J.
Progress report (laporan kegiatan rutin) diserahkan setiap akhir bulan.
5.
jawab peminjam dengan ketentuan mengganti dengan barang yang sejenis atau
mengganti dengan uang senilai harga barang tersebut yang berlaku sekarang.
Ketentuan dan aturan teknis mengenai fasilitas LK Center akan diatur oleh Badan
Internal DPM Diploma di kemudian hari.
2.
3.
4.
SOP ini dapat diubah dan atau ditambah sesuai dengan perubahan kondisi yang terjadi
di lingkungan LK KM IPB dan/atau dinilai sudah tidak relevan lagi dengan kondisi
kemahasiswaan.
Perubahan dan penambahan isi SOP dinyatakan sah jika melalui mekanisme Surat
Ketetapan MPM KM IPB.
Pihak yang berhak merubah isi SOP ini hanya Sekretaris atau PJ Kesekretariatan atas
pertimbangan dan persetujuan Sekjen MPM KM IPB.
Hal-hal yang belum diatur dan bersifat teknis akan diatur dalam aturan dan atau
keterangan lain.
LAMPIRAN
1. BENTUK KOP SURAT
a. Surat Lembaga
NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,
Logo
Lembag
a
b. Surat Kepanitiaan
NAMA KEPANITIAAN
NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,
Logo
Lembag
a/Kegiat
an
Logo
Lembag
a
Ketua Pelaksana
(ttd)
(Stempel Lembaga)
(ttd)
(Stempel Kegiatan *jika ada)
Nama
NIM.
Nama
NIM.
Mengetahui
Wakil Direktur III Kemahasiswaan
Program Diploma IPB
(ttd)
(Stempel)
Dr.Ir. Suwarno, M.Sc
NIP.19621120.198811.1.001.
*) Untuk surat ke luar Diploma, HARUS ada tanda tanganWD I dan Tembusan kepada
direktur Diploma
Mengingat
Menimbang
MEMUTUSKAN
(Hal yang akan Ditetapkan)
Logo
Lembag
a
Logo
Lembag
a
BISMILLAAHIRRAHMAANIRRAHIIM
SURAT MANDAT/TUGAS
No.
Kalimat Pembuka
Nama Yang diberi Mandat/Tugas
(Jabatan)
Sebagai
Mandat/Tugas yang diberikan
Penjelasan wewenang dan tanggung jawab orang yang diberi mandat
Kalimat Penutup
Bogor, ..........,20.............
Ketua Lembaga
(ttd)
(Stempel Lembaga)
Nama
NIM
DISPOSISI SURAT/PROPOSAL
(Nama Kegiatan)
Telah diterima dari Panitia (nama kegiatan)
Nama :
Divisi/sie
Panitia Kegiatan,
(ttd)
(ttd)
Nama
Nama
NIM.
NIM.
Logo
Lembag
a
Tentang
(Hal yang akan diputuskan dalam Rapat Pleno)
Mengingat : Hal yang menjadi dasar hukum
Menimbang : Hal yang mendasari kondisi
MENETAPKAN
(Hal yang akan Ditetapkan)
Ditetapkan pada Rapat Pimpinan/Pleno
Nama Lembaga
Program Diploma
Institut Pertanian Bogor
Periode 2008/2009
Bogor,..20..
Pukul WIB
Pimpinan Sidang
Ketua Lembaga
(ttd)
(Stempel Lembaga)
Nama
NIM
7. FORMAT PROGRESS REPORT
Standard Operation Procedure
2013 -2014
Logo
Lembag
a
NAMA LEMBAGA
PROGRAM DIPLOMA INSTITUT PERTANIAN BOGOR
Alamat Kesekretariatan
Kontak : , Email : , Website : ,
NAMA LEMBAGA
NAMA KEGIATAN
DESKRIPSI KEGIATAN
HARI/TANGGAL
WAKTU
TEMPAT
EVALUSI KEGIATAN
A. FAKTOR PENGHAMBAT
B. FAKTOR PENDUKUNG
C. KEAKTIFAN PANITIA
D. PERKEMBANGAN KEGIATAN
Ketua Pelaksana
(ttd)
(ttd)
Nama
Nama
NIM.
NIM.
Menyetujui,
Ketua DPM J
Ketua Lembaga
(ttd)
(ttd)
(stempel lembaga)
(stempel lembaga)
Nama
Nama
NIM.
NIM.
Mengetahui,
Pembina LK
(ttd)
(stempel)
Dr.Ir. Suwarno, M.Sc
Nama
NIP.19621120.198811.1.001
NIP.
Penasehat
NIM
NIM
- ..
NIM
NIM
Sekretaris :
NIM
Bendahara :
NIM
Divisi-divisi/Seksi-seksi
1. Divisi Acara
: Nama (koordinator)
Nama
2. Divisi Konsumsi
: Nama (koordinator)
Nama
NIM
NIM
NIM
NIM
NIM
NIM
4. Dst
Ket : Jumlah SC, divisi, dan nama-nama panitia disesuaikan dengan kebutuhan Kepanitiaan
No
Nama/Sesi Acara
Pelaksanaan
Kendala/Evaluasi
Ket :
* Coret yang tidak perlu dan isi pada seksinya/divisinya.
Tempat, tanggal dilaporkan
(ttd)
Nama
NIM
NOTULENSI RAPAT
JENIS RAPAT
NOTULEN
PEMIMPIN RAPAT
WAKTU RENCANA :
Presensi
Nama
WAKTU AKTUAL :
:
NIM
Jabatan
Jam
Kehadiran
Kabar
TTD
AGENDA RAPAT :
HASIL RAPAT :
TTD
(NOTULEN/PJ)
II.
-15.400,236.900,221.500,
PENGELUARAN
Perkiraan
o
A
Kesekretariatan
Transaksi
1 Rim A4 70 GR
Photokopi berkas
Print Warna
Tissue
Post-it
Spidol
Gunting
1 pak amplop
Pengharum
ruangan
Rp
Rp
Rp
Komunikasi
Voucher
Uraian
Jumlah
1 Pack x @Rp.
27.000,500 x @Rp.
100,20
x @Rp.
2.000,1
x @Rp.
7.500,1box x @Rp.
24.000,2
x @Rp.
7.000,1 x @Rp.
5.000,1 x @Rp
15.000,1 x @Rp.
15.000,2 x @Rp.
12.000,-
7.500,-
5.000,-
Terbilang: Dua Ratus Dua Puluh Satu Ribu Lima Ratus Rupiah
Nomor
: 007/ B.1/DPM/X/2012
10
Oktober 2012
Lampiran
Perihal
: 1 lembar
: Permohonan Dana
Yth.
Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan
Dr. Ir. Suwarno, M.Sc
Di Bogor
Dengan hormat,
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
senantiasa melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua, dan
semoga Bapak selalu dalam lindungan-Nya.
Sehubungan
dengan
adanya
rutinitas
operasional
lembaga
Bendahara
Program
Diploma IPB
Apriliana
Cendraleka
NIM. J3T110018
NIM. J3N111016
I. RENCANA PEMASUKAN
1. Dana yang diajukan
2. Total rencana pemasukan
II. PEMASUKAN
1. Dana kemahasiswaan yang diperoleh
2. Saldo DO bulan Juli 2012
3. Total pemasukan
Rp.
Rp. 161.000,Rp.
-8.300,152.700,-
A. KESEKRETARIATAN
No.
Transaksi
Uraian
Jumlah
( Rp )
No. Nota
Tanggal
Transaksi
Uraian
Jumlah
( Rp )
1.
Photocopy
berkas
500 x @Rp.
100,-
Rp. 50.000,-
001/A/12
09-06-2012
Print Warna
9.000,-
2.
Print berkas
30 x @Rp.
500,-
Rp. 15.000,-
002/A/12
21-06-2012
Photocopy
3.500,-
3.
Tempat Tissue
1 x @Rp.
15.000,-
Rp. 15.000,-
003/A/12
14-07-2012
4.
2 x @Rp.
7.500,-
Rp. 15.000,-
Kemoceng
5.
Stela All 1 70 A
1 x @Rp.
8.500,-
Rp.
Tempat Tisu
5205
8.500,-
6.
Kemoceng
1 x @Rp.
6.500,-
Rp.
7.
Sapu
2 x @Rp
10.000,-
Rp. 20.000,-
Bussiness file
3 x @Rp.
5.000,-
Rp. 15.000,-
8.
6.500,-
004/A/12
005/A/12
006/A/12
15-08-2012
29-08-2012
900,6.500,10.900,-
7.500,-
Stela All 1 70 A
8.500,-
Photocopy
300 x@Rp.
100,-
30.000,-
Photocopy
177 x@Rp.
100,-
17.700,-
1 x@Rp.
500,-
500,-
29-08-2012
007/A/12
02-09-2012
Odner
14.000,-
008/A/12
05-09-2012
Print,
Fotocopy,jilid
12.700,-
009/A/12
05-10-2012
Figura A4
27.000,-
010/A/12
05-10-2012
Photocopy
74x@Rp.
100,-
Rp. 1
45.000,-
Sub total
7.400,156.100,-
B. KOMUNIKASI
No.
Transaksi
Uraian
1.
Voucher IM3
2 x Rp
12000,-
Sub total
Jumlah (Rp)
24.000,24.000,-
No. Nota
Tanggal
Transaksi
Uraian
Jumlah
(Rp)
001/A/12
19-10-2012
Voucher IM3
1 x Rp 12000,-
12.000,-
Sub total
12.000,-
Total
169.000,-
Total
Saldo : - 15.400,-
NB :
1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran.
2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per
kebutuhan.
3. Saldo diambil dari total realisasi pengeluaran (actual) - total pemasukan romawi II
168.100,-
I. PEMASUKAN
Dana Kemahasiswaan
..
Total Pemasukan
Perkiraan Pengeluaran
Total Perkiraan Pengeluaran
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
900.000
.
.
II. PENGELUARAN
No
1
Perkiraan
Kesekretariatan
2
Div. Acara
3
Div. Konsumsi
Total Pengeluaran
Uraian
Proposal dan LPJ
Fotokopi surat Undangan
Voucher Pulsa
Nasi Box
..
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
.
Rp.
Jumlah (Rp)
..
..
..
.
.
.
I. RENCANA PEMASUKAN
Dana Kemahasiswaan
Rp. 900.000
Rp.
II. PEMASUKAN
Dana kemahasiswaan yang diperoleh
Rp. 199.000
Total pemasukan
Rp. 182.850
III. PENGELUARAN
A. KESEKRETARIATAN
No.Nota
Tanggal
Transaksi
Uraian
Jumlah (Rp)
001/A/12
12-01-2012
Photocopy
Rp. 3600
Total
Saldo : Rp. .............
NB :
1. No. Nota disesuaikan dengan urutan tanggal pengeluaran.
Rp. 3.600
2. Dalam Laporan keuangan dilampirkan nota-nota asli transaksi kegiatan dan dipasang sesuai dengan urutan tanggal pengeluaran per
kebutuhan/divisi.
FORMAT PROPOSAL KEGIATAN RUTIN
Cover (Judul (Progress Report Kegiatan), Nama Kegiatan, Nama Lembaga, Logo lembaga, Alamat Lembaga, Tahun Pembuatan)
Pendahuluan
Latar Belakang
Tujuan
Progress Report Kegiatan
Nama Kegiatan
Deskripsi kegiatan
Waktu Pelaksanaan (Hari, tanggal, tempat)
Rencana Anggaran Biaya
Realisasi Kegiatan
Realisasi Rincian Biaya
Penutup
1. Foto Kegiatan