LAPORAN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI PENYEWAAN DISK

PADA USAHA RENTAL DISK XYZ
LOGO STMIK

Oleh:
Nama dan NIM

Jurusan Sistem Informasi

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Dan Komputer (STMIK Banjarbaru)
Semester Genap Tahun 2016

BAB 1.

Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Bla-bla-bla (pengantar)
Dalam mengelola kegiatan usahanya, Usaha Rental Disk XYS masih menggunakan system
administrasi pengelolaan secara manual, yaitu pencatatan transaksi kegiatan dan penyajian
informasi memanfaatkan buku induk dan nota-nota transaksi manual. Beberapa masalah yang
muncul berdasarkan analisis awal di lapangan dengan system pengelolaan secara manual
tersebut adalah: lambat dalam layanan transaksi penyewaan disk karena pencatatan berulang
atribut-atribut data master dalam buku induk penyewaan; Pencarian informasi Disk dan
Informasi pelanggan saat transaksi penyewaan juga menjadi lambat karena harus menelusuri
secaramanual dalam lembar-lembar catatan pada buku induk; Sulit dan memerlukan waktu
yang lama dalam proses pembuatan laporan rekapitulasi penyewaan disk karena harus
menyatukan kembali data-data transaksi sewa yang dicatat pada lembar-lembar yang terpisah
pada buku induk; Pegawai juga harus bekerja sangat berhati-hati dalam mengelola laporanlaporan yang terkait dengan pendapatan sewa agar tidak terjadi kekeliruan dalam
perhitungan.
Permasalahan lain yang juga muncul adalah yang terkait dengan penyajian Informasi, seperti:
tidak tersedianya Kartu Anggota, identitas Pelanggan tidak lengkap, yang menyebabkan
lambatnya proses layanan penyewaan disk; Laporan-laporan pendapatan sewa yang hanya
disajikan per hari menyebabkan pihak manajemen kesulitan dalam mendapatkan informasi
pendapatan sewa per periode tertentu (bulan atau tahun); tidak tersedianya informasi
mengenai Identitas Disk dan Identitas Pelanggan dalam laporan transaksi kegiatan
penyewaan disk menyebabkan pihak manajemen kesulitan dalam menganalisis dan membuat
perencanaan strategi keberlanjutan perusahaan, khususnya dalam strategi penyediaan Disk,
Segmentasi Pelanggan, serta upaya peningkatan jumlah Pelanggan, yang kesemuanya
diharapkan dapat berdampak pada kemajuan perusahaan.
1.2 Tujuan Proyek
Menganalisis dan Mendesain Aplikasi Sistem Rental Disk sesuai dengan kebutuhan Usaha
Rental Disk XYZ, yang terdiri atas: Analisis Permasalahan dan Kebutuhan; Rancangan
Database; Rancangan Interface Input dan Output; Rancangan Logika Sistem
1.3 Manfaat Proyek
Penerapan Desain Sistem Informasi Rental Disk Ini Diharapkan dapat Membantu Usaha
Rental Disk XYZ dalam Mengintegrasikan Data kegiatan Rental Disk, sehingga dapat
Mempercepat Proses Layanan Pelanggan dan menyajikan seluruh informasi yang terkait
dengan usaha rental disk, yang diperlukan oleh manajemen usaha secara cepat dan lengkap.

BAB 2.
2.1

Analisis Sistem

Gambaran Umum Organisasi dan Ruang Lingkup Projek

Usaha Rental Disk XYZ berlokasi di Jl. Ahmad Yani K.M. 35 Banjarbaru adalah
usaha yang berbentuk usaha keluarga yang bergerak dalam beberapa bidang bisnis, yaitu: (1)
penyewaan CD lagu-lagu MP3 dan CD atau DVD film. (2) penjualan perangkat game (play
station) dan CD game. (3) servis peralatan game. Usaha ini mulai dirintis oleh pemiliknya
sejak tahun 2005 dan mengalami perkembangan dari tahun ke tahun. Puncak
perkembangannya dimulai sejak tahun 2010 hingga saat ini. Perusahaan ini telah memiliki
sekitar 20 orang karyawan dengan pelanggan tetap sekitar 600 orang. sekitar 60% pelanggan
berdomisili dikota Banjarbaru dan selebihnya berasal dariluar kota banjarbaru.
Ruang lingkup Projek ini hanya difokuskan pada Bidang Usaha penyewaan CD/DVD
untuk MP3 dan Film, karena bidang usaha inilah yang mengalami perkembangan sangat
pesat. Usaha penyewaan CD/DV DMP3 dan Film mencakup kegiatan-kegiatan Pengadaan
dan Persiapan Disk serta Penyewaan Disk. Kegiatan dalam usaha penyewaan CD/DVD MP3
dan Film ini melibatkan beberapa karyawan pada dua (2) bagian utama, yaitu: karyawan pada
Bagian yang mengatur dan mempersiapkan Disk, dan karyawan pada bagian layanan
penyewaan. Secara hierarki dapat dilihat pada Struktur gambar 1.
Pemilik
Pengaturan
Disk

Layanan
Penyewaan

Gambar 1. Hierarki Organisasi

Tugas-tugas pokok utama dalam hierarki pada gambar 1 adalah sebagai berikut:
Pengaturan Disk:
1. Melakukan pengadaandan Mendata serta Mengatur Koleksi Disk
2. Membantu Pelanggan dengan menyediakan disk yang akan disewa
Layanan Penyewaan:
1.
2.
3.
4.

Mendata Calon Pelanggan/Anggota

Memproses Penyewaan Disk
Memproses Pengembalian Disk
Membuat Laporan aktivitas Penyewaan Disk dan melaporkan kepada Pemilik
Usaha

Pemilik Usaha:

Mendapatkan Laporan aktivitas penyewaan Disk.

Adapaun meknisme proses layanan penyewaan Disk pada organisasi tersebut

disajikan pada Proses Bisnis berikut:

2.2

Bagian Pengaturan disk memberikan label/kode pada disk, selanjutnya

disk yang telah diberi label didata/catat dalam sebuah bukuinduk. Halhal yang dicatat adalah:
Kode Disk, Jenis Disk, Judul, Jenis Film,
Pemeran Utama, Harga Sewa
Disk yang telah didata ke dalam buku induk, selanjutnya ditata pada
rak penyimpanan disk oleh bagian Pengaturan Disk
Jika ada Pelanggan yang akan menyewa Disk, pelanggan tersebut
terlebih dahulu didaftarkan menjadi Anggota, dengan mendata
identitasnya (Nomor Identitas, Nama, Nomor Telepon oleh bagian
Layanan Penyewaan.
Jika status Pelanggan yang akan menyewa Disk telah menjadi Anggota,
Pelanggan yang telah berstatus Anggota tersebut dapat memilih Disk
yang akan di sewa pada Rak Penyimpanan Disk (dapat juga
menanyakan kepada Layanan Penyewaan)
Setelah Anggota mendapatkan Disk yang akan disewa, selanjutnya
dilakukan pencatatan penyewaan pada sebuah nota sewa dan juga
dicatat dalam buku induk penyewaan oleh bagian Layanan Penyewaan.
Demikian juga jika ada anggota yang akan mengembalikan Disk,
Bagian Layanan Penyewaan akan melakukan Pencatatan Pengembalian
Disk dalam buku induk penyewaan, dan menyerahkan kembali disk
kepada bagian Pengaturan Disk
Bagian Layanan Penyewaan menyediakan informasi Hasil Pendapatan
Penyewaan Disk setiap hari dalam bentuk nota rekapitulasi penyewaan
disk untuk dilaporkan kepada Pemilik Usaha.

Analisis Permasalahan

Berdasarkan hasil kajian awal yang dilakukan pada perusahaan, dapat dipaparkan
beberapa permasalahan yang dialami oleh pihak manajemen dalam mengelola usaha rental
disk ini, disajikan sebagai berikut:
a. Permasalahan yang terkait dengan kebutuhan dan penyajian Informasi
1. Tidak disediakan Kartu Anggota bagi pelanggan, sehingga ketika pelanggan akan
menyewa disk, layanan sewa terlebih dahulu melakukan pengecekan identitas anggota
dalam buku induk. Hal ini dapat memperlambat proses penyewaan, demikian juga
dengan proses pengembalian.
Ketika Pelanggan akan menyewa disk, cukup dengan memperlihatkan Kartu Anggota,
sehingga proses layanan menjadi lebih cepat.
2. Identitas Pelanggan tidak lengkap (tidak terdapat Alamat Pelanggan), sehingga
Layanan Sewa tidak dapat menghubungi pelanggan (pada saat ada keterlambatan
pengembalian Disk) ketika Nomor HP tidak dapat dihubungi.
Alamat Pelanggan dibutuhkan sebagai informasi tambahan jika Nomor Telepon
Pelanggan tidak dapat dihubungi.
3. Belum tersedia rekapitulasi pendapatan sewa Disk Per Bulan, sehingga pemilik usaha
harus melakukan pengolahan data lagi ketika pemilik usaha ingin mengetahui
pendapatan usaha sewa setiap bulan

Rekapitulasi Pendapatan Sewa Disk per Bulan mempermudah Pemilik Usaha dalam
mengetahui Pendapatan Sewa Usaha setiap Bulan dan Setiap Tahun untuk tujuan
evaluasi perencanaan Usaha.
4. Informasi sewa disk hanya mengandung informasi Pendapatan Disk, dan tidak
mengandung informasi mengenai Pelanggan Yang Menyewa dan Disk Apa yang di
sewa. Hal ini menyebabkan pemilik usaha tidak dapat melakukan kajian dan evaluasi
mengenai Perencanaan Persediaan Disk (Segmentasi Pelanggan) serta usaha-usaha
untuk memperbanyak Pelanggan.
Informasi mengenai Disk Yang disewa dapat digunakan oleh pihak manajemen untuk
menganalisi Jenis Disk Apa yang paling diminati oleh pelanggan, dan sebaliknya.
Hasil analisis tersebut bermanfaat untuk merencanakan pengadaan disk. Demikian
juga Informasi mengenai Pelanggan yang menyewa, informasi mengenai kalangan
pelanggan mana yang menyewa dapat bermanfaat untuk segmentasi pelanggan dan
perencanaan Promosi Diskon untuk kalangan pelanggan tertentu yang loyal untuk
lebih menarik minat pelanggan.
b. Permasalahan yang terkait dengan Inprastruktur Pendukung
Semua transaksi yang terkait dengan usaha penyewaan disk ini hanya didata dalam buku
induk dan nota-nota, sehingga:
- Memperlambat proses penyewaan atau pengembalian disk karena seluruh Atribut
yang terkait dengan penyewaan (identitas Penyewa, Identitas Disk yang disewa,
pelanggan yang menyewa) harus selalu dicatat secara keseluruhan dan berulang.
Pencatatan data dalam Aplikasi Database akan secara otomatis merekam Data
Identitas Disk dan Identitas Pelanggan sebagai data Master, sehingga pada saat
data tersebut diperlukan dalam proses transaksi sewa, cukup dipanggil
menggunakan atribut kunci tanpa perlu dicatat kembali, sehingga mempercepat
proses.
-

Memperlambat dalam mencari informasi tertentu (misal: informasi Disk,

Informasi Pelanggan, Informasi penyewaan pada saat pengembalian) karena harus
menelusuri secara manual dalam lembaran-lembaran buku induk.
Pencatatan data dalam Aplikasi Database akan mempercepat proses pemanggilan
kembali data yang terekam tersebut dengan cepat sesuai kebutuhan.

Data tidak terintegrasi, sehingga sagat menyulitkan pada saat akan membuat
laporan-laporan rekapitulasi kegiatan sewa, karena harus menyatukan kembali
data-data transaksi sewa yang dicatat pada lembaran-lembaran yang terpisah
secara berulang. Hal ini memerlukan waktu proses yang lama, serta memerlukan
ketelitian pegawai agar tidak terjadi kesalahan jika ada transaksi perhitungan.
Pencatatan dalam database menyebabkan data secara otomatis terintegrasi. Cukup
dengan membuat pola laporan rekapitulasi tertentu sesuai kebutuhan, setiap saat
laporan-laporan tersebut dapat diperoleh/disediakan dengan mudah (secara

otomatis), sehingga proses dapat lebih cepat dan terhindar dari kesalahan proses
perhitungan.
2.3

Analisis Kebutuhan Organisasi

a. Kebutuhan Proses Bisnis

-

Bagian Pengaturan disk memberikan label/kode pada disk, selanjutnya

disk yang telah diberi label didata/catat dalam Database. Hal-hal yang
dicatat adalah:
Kode Disk, Jenis Disk, Judul, Jenis Film, Pemeran
Utama, Harga Sewa, ..
Disk yang telah didata ke dalam buku induk, selanjutnya ditata pada
rak penyimpanan disk oleh bagian Pengaturan Disk
Jika ada Pelanggan yang akan menyewa Disk, pelanggan tersebut
terlebih dahulu didaftarkan menjadi Anggota, dengan mendata
identitasnya (Nomor Identitas, Nama, Nomor Telepon, Alamat ke dalam
Database oleh bagian Layanan Penyewaan. Selanjutnya Layanan
penyewaanmencetak Kartu Anggota Bagi Pelanggan
Jika status Pelanggan yang akan menyewa Disk telah menjadi Anggota
dan telah mendapatkan Kartu Anggota, Pelanggan yang telah berstatus
Anggota tersebut dapat memilih Disk yang akan di sewa pada Rak
Penyimpanan Disk (dapat juga menanyakan kepada Layanan
Penyewaan)
Setelah Anggota mendapatkan Disk yang akan disewa, selanjutnya
dilakukan pencatatan penyewaan pada Database oleh bagian Layanan
Penyewaan.
Demikian juga jika ada anggota yang akan mengembalikan Disk,
Bagian Layanan Penyewaan akan melakukan Pencatatan Pengembalian
Disk ke dalam Database, dan menyerahkan kembali disk kepada bagian
Pengaturan Disk
Bagian Layanan Penyewaan menyediakan informasi Pendapatan Sewa
dan Laporan Rekapitulasi penyewaan Disk Per Hari dan Per bulan serta
Per Tahun, yang juga dapat di filter/dikelompokkan berdasarkan Jenis
Disk dan Status Pekerjaan Pelanggan.

b. Kebutuhan yang terkait dengan Informasi dan Penyajiannya

1. Kartu Anggota, mengandung informasi:
- Nomor Anggota
- Nama
- Alamat
- Nomor Telepon
- Status Pekerjaan
2. Laporan Rekapitulasi Sewa Disk Per Hari dan Per bulan serta Per Tahun, yang dapat
di filter/dikelompokkan berdasarkan Jenis Disk; Status Pekerjaan Pelanggan;
mengandung Informasi:
- Id Pelanggan
- Alamat Pelanggan
- Status Pekerjaan Pelanggan
- Jenis Disk
- Judul Disk

- Pemeran Utama
- Tanggal Sewa
- Harga Sewa
- Total Pendapatan
c. Kebutuhan yang terkait dengan Inprastruktur Pendukung
Dibutuhkan sebuah Aplikasi Database, dengan kemampuan Utama:
- Dapat Mengintegrasikan Data
- Dapat Menyediakan Data-data Master yang terkait dengan Kegiatan Transaksi
Penyewaan Disk
- Dapat Menyediakan Fasilitas Pencarian: Identitas Disk, Identitas Pelanggan, Data
Penyewaan
- Dapat Menyediakan Laporan-laporan secara Otomatis, Periodik dan Kategorik,
sesuai dengan kebutuhan Informasi Perusahaan.
d. AnalisisKebutuhan Data
Berdasarkan kebutuhan Informasi yang telah diidentifikasi, selanjutnya disajikan datadata untuk menopang penyajian informasi tersebut:
1. Master Data Disk, terdiri atas Atribut:
- Kode Disk
- Jenis Fisik : CD/DVD
- Jenis Disk : MP3/Film
- Jenis Film : MP3 Indonesia/MP3 Mandarin/Mp3 Barat/ Film Indonesia/
- Harga Sewa
- DLL
2. Master Pelanggan, terdiri atas atribut:
- Nomor Pelanggan
- Nomor Identitas
- Nama
- Alamat
- Nomor Telepon
- Pekerjaan
3. Penyewaan, terdiri atas Atribut:
- Nomor Sewa
- Nomor Pelanggan
- Kode Disk
- Tanggal Sewa
- Lama Sewa
4. Pengembalian
- Nomor Pengembalian
- Nomor Sewa
- Tanggal Pengembalian

BAB 3.

Perancangan Sistem (Terstruktur)

3.1
Rancangan Proses Software (DFD)
3.1.1 Konteks Diagram dan Diagram Level
3.1.2 Kamus Data
3.2
Rancangan Database
3.2.1 Relasi Tabel
3.2.2 Struktur Tabel
3.3
Rancangan Antarmuka (Interface)
3.3.1 Arsitektur Aplikasi
3.3.2 Rancangan Input + Algoritma
3.3.3 Rancangan Output + Algoritma