MANAGEMENT CONTROL SYSTEM

Studi Kasus
Vershire Company

8 April 2016
Kelompok 7 (Eksekutif A 38 B)
Rany Dwi Amanda
15/387311/PEK/20861
Rita Nurani Mursanto 15/387319/PEK/20869

Dosen Pengampu
Rusdi Akbar, M.Sc., Ph.D., CMA, CA, Ak.

PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
JAKARTA
2016

Ringkasan Kasus
Vershire Company merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang pengemasan di
Amreika serikat. Perusahaan ini terdiri dari berbagai macam divisi, salah satunya divisi
Alumunium Can yang memproduksi kaleng minuman dari alumunium dimana merupakan
divisi yang menyumbang pertumbuhan penjualan yang tinggi dalam perusahaan
Pada divisi ini terdapata dua bagian, yaitu bagian manufaktur dan bagian pemasaran.
Laporan diberikan oleh dua manajer lini ini yaiu wakil dari pemasaran dan manufaktur
kepaada manajer umum divisi. Kedua wakil presiden tersebut membawahi semua aktivitas
divisi yang berada dalam area tanggung jawab mereka. Vershire Company memiliki pusat
pertanggungjawaban sebagai pusat pendapatan dan pusat biaya.
Dalam industri pengemasan ini sudah sangat banyak pemain pada pasar di Amerika
Serikat, sehingga konsumen dapat memilih barang yang diinginkan secara bebas, sehingga
yang diperlukan adalah kepuasaan pelanggan dan bagaimana strategi low cost dapat
diterapkan pada perusahaan ini sehingga dapat bersaing di pasar industri ini.Oleh karena itu
penting bagi Vershire Company untuk membuat kualitas produksi yang baik dengan biaya
yang seminimal mungkin. Sebagai alat kendali utama kinerja perusahaan, Vershire company
menggunakan anggaran yang akan diberikan pada berbagai divisi.
Anggaran ini merupakan dasar pada bagian manufaktur, dimana anggaran tersebut
berdasarkan pendapatan, laba, dan sebagainya yang telah dibuat oleh bagian penjualan.
Strategi andalah bagian manufaktur dalam menyusn anggarannya adalah cost reduction.
Dalam perusahaan ini akan sulit melakukan revisi terhadap anggara yang sudah
ditetapkan, apabila ada permasalahan, maka dapat diasumsikan bahawa setiap bagian dapat
mneyelsaikan sendiri permasalahnya. Vershire Company juga menilai setiap kinerja pada
setiap manajer divisi, sehingga mereka berlomba-lomba untuk mendapatkan penilain kinerja
yang baik.

Analisa

1. Outline the Strength and Weakness of Vershire Companys planning and control system.
Planning
Strength :
1. Adanya pembuatan resume dari hasil performa penjualan, pendapatan dan kebutuhan
produksi tahun lalu sebagai bahan dalam perencanaan anggaran tahun berikutnya.
Data resume tersebut akan di analisa dengan parameter seperti kondisi ekonomi
global dan kondisi pelanggan, market share untuk produk dan area tertentu, sebagai
tolak ukur resume data tahun lalu yang kemudian digunakan untuk menyusun
forecast.
2. Data forecast dibuat berdasarkan analisa data resume dengan parameter dan asumsi
yang telah dibuat oleh tim R&D dari pusat agar dapat diaplikasikan pada seluruh
distrik pada setiap divisi penjualan, sehingga data forecast yang disusun dibuat
seakurat mungkin untuk setiap lini produk dan area.
3. Adanya review data forecast dari PIC masing-masing district yang akan bertanggung
jawab atas hasil estimasi penjualan tahun berikut berdasarkan hasil review data
forecast yang kemudian akan disetujui oleh manajer distrik. Sistem penyusunan
bottom-up ini akan dapat memiliki data yang lebih akurat sesuai dengan kondisi dan
kebutuhan tiap area.
4. Adanya planning target cost standard dan cost reduction setiap tahun untuk
meningkatkan keuntungan dan daya saing perusahaan.
5. Adanya inspeksi dari pusat terhadap masing-masing plant, sehingga data anggaran
yang akan diterbitkan akan lebih akurat dengan adanya temuan-temuan pada setiap
plant.
Weakness:
1.

Tidak adanya review persaingan kompetitor dan tidak adanya analisa kebutuhan
customer pada tahun sebelumnya sebagai bahan pertimbangan dalam membuat data
sales forecast yang mana akan sangat berguna dalam hal pemilihan strategi untuk

peningkatan market share di tahun berikut nya.

2. Pengembangan aktifitas cost reduction hanya dilakukan oleh bagian engineering,
padahal setiap karyawan dapat melakukan improvement dalam hal cost reduction yang
kemudian hasil perhitungan cost reduction tersebut dapat di submit ke plant manager
sebagai bahan pembuatan anggaran.
Control

Strength :
1. Adanya monitoring data yang dilakukan setiap hari untuk mengantisipasi adanya
kejadian yang tidak diinginkan atau menyimpang dari rencana yang telah dibuat.
2. Adanya review dari semua aktifitas setiap bulannya dengan fokus kepada hasil
penjualan beserta perubahan harga dan margin yang didapat juga fokus kepada review
biaya produksi.
3. Setiap plant manager wajib memberikan alasan jika terjadi kelebihan anggaran, hal
ini dapat berguna untuk menghindari aktifitas yang sama yang menyebabkan
terjadinya pembengkakan anggaran.
Weakness
1. Tidak adanya kontrol terhadap performa service seperti delivery time, waktu yang
dibutuhkan untuk merespon customer dan sebagainya.
2. Tidak adanya kontrol terhadap hasil dari aktifitas cost reduction.
3. Terbatasnya otorisasi dari manajer divisi untuk pengembangan modal dan hubungan
ketenagakerjaan, padahal manajer tiap divisi dapat secara langsung mengetahui
kebutuhan customer di area divisi tersebut sehingga akan lebih baik jika ia juga dapat
menentukan dua hal tersebut dalam rangka meningkatkan kapasitas produksi agar
dapat memenuhi kebutuhan konsumen.
2. Trace profit budgeting process at Veshire, starting in May and ending with the Board of
Directors meeting in December.
a. Anggaran Penjualan
1. Proses dimulai pada bulan Mei dimana setiap manajer umum divisi mengajukan
laporan persiapan untuk menggabungkan ringkasan mengenai penjualan,
pendapatan, dan permintaan modal
Tujuanya adalah untuk anggaran tahun berikutnya, serta mengevaluasi trend pada
setiap kategori selam dua tahun berturut-turut.
2. Setelah laporan yang dibuat oleh manajer umum divisi penjualan, selanjutnya oleh
staff riset perusahaan menyusun laporan tersebut menjadi bentuk
anggaran/prediksi dengan dilengkapi dengan prediksi pasar yang lebih formal.
Staf penelitian mempertimbangkan berbagai topik anggaran tahunan yang akan
datang secara detail mengenai ekonomi dan geografik serta pengaruhnya bagi
konsumen.
Prediksi penjualan ini kemudian persiapkan kepada masing-masing divisi untuk
ditinjau, dikritik, dan dikombinasikan untuk dijadikan prediksi keseluruhan bagi
perusahaan

3. Setelah prediksi selesai dibuat dan telah ditinjau, prediksi kemudian dikembalikan
kemanajer umum divisi penjualan.
Tujuannya agar prediksi tersebut dipelajari dan digabungkan dengan prediksi
buatannya sendiri.
4. Seluruh prediksi anggaran tersebut kemudian disampaikan kepada wakil presiden
pemasaran untuk direvisi atau disetujui . Proses ini kemudian diulang ditingkat
perusahaan.
Ketika semua pihak telah merasa puas dengan anggaran penjualan, nilai-nilainya
kemudian menjadi sasaran yang pasti,. Hal ini dimaksudkan agar semua area
memiliki tanggung jawab sesuai porsinya masing-masing.
b. Anggaran Manufaktur
5. Setelah adanya suatu

persetujuan tingkat

akhir,

baik pada tingkat divisi

maupun perusahaan, anggaran penjualan keseluruhan diterjemahkan ke dalam

anggaran penjualan masing-masing pabrik.
Anggaran penjualan tersebut dibagi menjadi beberapa variabel, yaitu harga,
volume, dan penggunaanya. Setelah jumlah penjualan ditentukan, setiap pabrik
membuat anggaran keuntungan kotor, pengeluaran tetap, dan pendapatan sebelum
pajak.
6. Manajer pabrik bertanggung jawab atas laba yang dianggarkan meskipun
penjualan jatuh dibawah tingkat proyeksi.
7. Para kontroler melakukan kunjungan pabrik untuk mengetahi apakah anggaran
laba sudah sejalan dengan sasaran perusahaan.
Staf kontroler memeriksa anggaran yang telah dibuat oleh Bagian Manufaktur
sebelum akhirnya diajukan kepada kantor divisi, tempat penggabungan dan
presentasi kepada manajer umum divisi untuk ditinjau, sebelum 1 September.
8. Setelah manajer umum divisi menyetujui anggaran yang telah dibuat, anggaran ini
kemudian diajukan ke CEO (Chief Executive Officer) Vershire.
9. Anggaran akhir kemudian diajukan untuk disetujui oleh Dewan Direksi pada
bulan Desember.
3. Should the plant managers be held responsible for profits?
Manajer pabrik ikut serta bertanggung jawab dalam pengendalian laba berdasarkan
kepada biaya produksi, semakin kecil biaya produksi akan meningkatkan laba
perusahaan. Hal ini dikarenakan adanya persaingan sempurna pada industri ini, sehingga

sangat tidak mungkin untuk mendapatkan keuntungan lebih dari peningkatan harga jual.
Pelanggan akan dengan mudah berpindah ke kompetitor jika harga jual dan kualitas yang
ditentukan tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan. Sehingga pada dasarnya, plant
manajer bertanggung jawab untuk memproduksi produk dengan kualitas yang baik dan
sesuai dengan permintaan pelanggan dengan proses yang se-efisien mungkin untuk
mendapatkan laba yang maksimal dari besaran volume produk yang di produksi. Karena
laba merupakaan salah satu faktor ukuran dalam mengukur kinerja perusahaan, maka
setiap orang bertanggung jawab dalam meningkatkan laba perusahaan. Salah satu contoh
adalah peningkatan volume penjualan yang mana hal ini tidak dapat dilakukan dan diluar
kendali plant manager namun akan secara langsung dapat meningkatkan laba perusahaan
jika aktifitas tersebut dilakukan.
4. How do you asses the performance evaluation system contained in Exhibit 2 and 3
Pada laporan hasil evaluasi seperti yang terlihat pada exhibit 2 menunjukan bahwa
kinerja dari pabrik dinilai dari profit yang mana ditentukan dari biaya dan penjualan.
Untuk ukuran kinerja dari manager manufaktur tidak sesusai apabila dikaitkan dengan
harga penjualan, sales mix, dan volume penjualan. Sedangkan tidak relevan pula bagi
manajer pemasaran karena tidak punya kendali terhadap realisasi dari biaya produksi
secara keseluruhan yang menentukan besarnya profit.
Dengan supplemental reports pada exhibit 3 merupakan detail dari masing-masing
ukuran kinerja untuk level divisi dan individual. Dengan laporan ini, pihak manajemen
bisa menganalisis dampak dari kinerja yang sudah dilakukan oleh perusahaan secara
detail, namun seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa ukuran kinerja tidak relevan dan
tidak memperlihatkan tanggung jawab individu secara langsung karena ukuran kinerja
yang general dan lebih terfokus pada divisi.
5. On balance, would you redesign the management control structure at Vershire Company?
Sistem kontrol manajemen di perusahaan Vershire Company sudah terbilang cukup
baik, dengan adanya pemberian otoraitas kepada manajer divisi untuk mengendalikan
secara penuh operasional pabrik termasuk dalam penyusunan anggaran. Sehingga sistem
kontrol manajemen yang diterapkan perusahaan ini bersifat efisiensi produksi dan efisiensi
anggaran. Selain itu sistem penyusunan anggaran juga sudah dapat dipertanggung
jawabkan hasil nya, karena setiap PIC di distrik tertentu ikut andil dalam menyusun
anggaran sesuai dengan kondisi lapangan dan kebutuhan pasar di distrik tersebut yang

kesemua faktor tersebut akan di analisa berdasarkan parameter dan asumsi yang telah
dikembangkan dari pusat maka faktor-faktor tersebut akan memiliki perbandingan yang
sama pada setiap distrik. Hanya saja perlu dilakukan inovasi yang lebih dalam hal
penjualan dan pemasaran dalam rangka meningkatkan laba perusahaan dengan
menganalisa persaingan pasar untuk meningkatkan volume penjualan dan market share
perusahaan Vershire Company ini.

Kesimpulan
Secara umum sistem pengendalian kontrol manajemen perusahaan Vershire Company
ini sudah cukup baik dimana semua pihak bmemiliki andil dalam pengendalian kontrol
perusahaan. Dapat dilihat ketika penyusunan anggaran dilakukan, setiap area dilibatkan untuk
mereview hasil penyusunan anggaran pusat agar hasil penyusunan anggaran dapat sesuai
dengan kondisi lapangan dan kebutuhan pasar pada setiap area. Selain itu, perusahaan juga
memberikan wewenang kepada manager plant setiap distrik untuk dapat menyusun anggaran
sendiri sehingga akan membuat anggaran yang disusun dapat lebih akurat. Semua kegiatan
tersebut tetap mendapat perhatian dan kontrol dari pusat, hal ini menunjukkan adanya kontrol
dua arah antara setiap distrik dengan kantor pusat sehingga target-target perusahaan tetap
dapat dikontrol walaupun setiap distrik juga memiliki wewenang dalam penyusunan
anggaran.