MANAJEMEN DASAR II

Teknik Manajemen
(Management Technique)

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
HENRY
FAYOL

KOONTZ &
O'DONNEL

GEORGE
TERRY

ERNEST
DALE

WILLIAM
NEWMAN

PLANNING
ORGANIZING

ASSEMBLING

COMMANDING

STAFFING

COORDINATING

DIRECTING

ACTUATING

STAFFING

DIRECTING

INNOVATING

REPRESENTING

CONTROLLING

OF

RESOURCES

DIRECTING

 SASARAN
EFEKTIF

TARGET

METODE
ILMIAH

FUNGSI-FUNGSI

MANAJEMEN

P O
MAN
M-1

SUMBER DAYA

EFISIEN

METODE
SENI

P
R
O
S
E
S

A C
M-4

MAN
M-2

M-5

MAN
M-3

M,I,T

Teknik Manajemen Umum :

"How Can I Get MyPeople
Get Things Done"

PENYUSUNAN
RENCANA-RENCANA
KERJA

PENYUSUNAN
PROGRAM BIDANG
(Corporate Plan)

Proses Pemecahan Masalah

Teknik manajemen khusus merupakan teknik-teknik manajemen yang
digunakan dalam menangani masalah-masalah tertentu dalam suatu
organisasi. Contohnya :
PERMASALAHAN

TEKNIK YANG DIPAKAI

- Pemecahan masalah

Operation reasearch and simulation

- Mencari ide-ide baru

Brainstrorming

Masalah penting yang memerlukan penerapan teknik manajemen khusus

diantaranya :

Bagaimana
Bagaimana
Bagaimana
Bagaimana
Bagaimana

memecahkan masalah
memperoleh informasi yang cukup dan tepat waktu
meningkatkan produktivitas kerja
mengembangkan ide-ide baru
mengurangi atau menekan biaya

Teknik Pemecahan Masalah

Masalah yang mendapat perhatian utama para manajer adalah rendahnya
kinerja.
Kinerja Organisasi adalah ukuran keberhasilan seorang manajer (Peter Ducker)
Gaya Manajer dalam memecahkan masalah dibagi menjadi 3, yaitu :
Problem Avoiders

: Mengabaikan informasi yang mungkin memberi

tanda adanya masalah. Banyak yang bertindak

tidak aktif dan cenderung menghindari

masalah
Problem Solvers

: Mencoba memecahkan masalah setelah masalah

itu
timbul.
Manajer
bereaksi
dalam

menghadapi permasalahan yang terjadi

Problem Seekers

: Proaktif dalam mengantisipasi permasalahan

sehingga dimungkinkan langkah-langkah prefentif

Proses Pemecahan Masalah

LANGKAH 1

LANGKAH 2

LANGKAH 3

Identifikasi
dan
menentukan
masalah

Membuat dan
mengevaluasi
alternatif
solusi

Memilih
alternatif yang
terbaik
LANGKAH 4

PROSES ULANG
JIKA DIPERLUKAN

Implementasi
..solusi
..
LANGKAH 5
Mengevaluasi
hasil
implementasi

Tipe Masalah
Masalah Terstruktur :

Masalah terstruktur biasanya muncul secara reguler dalam

organisasi
akibat
usaha-usaha
yang
berkaitan
dengan
peningkatan kinerja perusahaan atau adanya perubahan kebijakan

MasalahTidak Terstruktur :

Masalah tidak terstruktur muncul secara tidak terduga. Meskipun

demikian manajemen puncak dengan kemampuannya melakukan
peramalan jauh kedepan dapat mengurangi beban jika masalah
seperti ini terjadi.

Kesalahan umum yang biasa terjadi

dalam menentukan masalah adalah :

Menentukan masalah terlalu luas atau terlalu sempit
Memfokuskan pada gejala-gejala
Menetapkan skala prioritas

Gejala , Penyebab Dan Akar Penyebab

Masalah
Contoh perbedaan antara gejala, penyebab dan akar
penyebab masalah dapat dilihat pada tabel berikut :
TINGKAT

OBSERVASI

TINDAKAN

HASIL

Gejala

Mobil Tidak
Hidup

Memanggil
kendaraan derek

Biaya Rp. 200.000

Penyebab

Aki tidak
berfungsi

Mengganti aki
mobil

Tiba terlambat

Akar
Penyebab

Perawatan
preventif tidak
dilakukan

Implementasi
perawatan
preventif

Mobil tidak perah

mogok (masalah
selesai)

Five Ways
(Untuk menentukan akar masalah)
FIVE WAYS

PENYEBAB

1.

Mengapa

Penjualan menurun sebesar

12% dalam kuartal pertama?

Sebab

Perusahaan menjual lebih sedikit

produk, sementara harga tetap

2.

Mengapa

Menjual lebih sedikit produk?

Sebab

Biaya untuk iklan bekurang hingga

25%

3.

Mengapa

Biaya untuk iklan berkurang

25%?

Sebab

Proposal anggaran yang diminta tidak

diterima tepat waktu

4.

Mengapa

Proposal anggaran tidak

diterima tepat waktu?

Sebab

Manajer periklanan tidak ada

5.

Mengapa

Manajer periklanan tidak ada?

Sebab

Posisi itu tidak ditempati sejak

departemen periklanan dibuka dua
bulan yang lalu

Kriteria Evaluasi Alternatif

100
%

PERSENTASE KEJADIAN

30

60
20 (44%)
20
12 (27%)

40

7 (16%)

10

20

5 (11%)
1 (2%)

Kesalahan 1 Kesalahan 2

Kesalahan 3

Kesalahan 4

KATEGORI KESALAHAN

Kesalahan 5

PERSENTASE DARI TOTAL

8
0

Keuntungan
Biaya
Durasi (lama) untuk
memperoleh hasil

Dukungan pelaksana

Mengimplementasikan Solusi
Terpilih
Menyusun jadwal dan jika perlu anggarannya

Membagi wewenang dan tanggung jawab

Yang akan melaksanakan

Menetapkan prosedur evaluasi dan

laporannya

Melengkapi dengan sistem pemberitahuan dini

Untuk mendeteksi munculnya
Permasalahan pelaksanaan

Mengevaluasi Hasil Implementasi

EVALUASI
SOLUSI

IMPLEMENTASI
SOLUSI

SELEKSI DAN
PERENCANAAN SOLUSI

IDENTIFIKASI DAN
SELEKSI MASALAH

PROSES
SOLUSI
MASALAH

ANALISIS
MASALAH

MENEMUKAN SOLUSI
POTENSIAL

PROSES SOLUSI MASALAH MODEL XEROX

Diagram Sebab-akibat
(Diagram Tulang Ikan)
Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang
memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam
menentukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidak sesuaian dan
kesenjangan yang ada.

Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana :

- Terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainsroming

untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi
- Diperlukan analisis lebih terperinci terhadap suatu masalah, dan

- Terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat

Langkah-langkah Membuat Diagram

Tulang Ikan
Persiapan
Siapkan gambar tulang ikan

Tunjuk seorang pencatat untuk mencatat temuan sebab-akibat

Langkah-langkah Membuat Diagram

Tulang Ikan
Persiapan

Pernyataan
Masalah

Yakinkan peserta memperoleh informasi tentang masalah yang

akan dibahas
Masalah dinyatakan melalui bentuk pernyataan (Problem
question)
Pernyataan masalah diletakan dikepala ikan, sebagai akibat.

Langkah-langkah Membuat Diagram

Tulang Ikan
Persiapan
Untuk mengorganisasikan sebab dapat dikelompokan menjadi :
kelompok input (manusia), proses, manajemen/kebijakan,dan
lingkungan/eksternal
Manusia

Prosedur

Manajemen

Pernyataan
Masalah

Mesin

Sistem

Lingkungan

Langkah-langkah Membuat Diagram

Tulang Ikan
Persiapan
Ikuti tata cara pelaksanaan sumbang
saran,antara lain seperti :
Tidak boleh mengkritik siapa-siapa
Freewheeling (kebebasan proses)

Manusia

Distribusi

Prosedur

Kuantitas dipentingkan
Yang dicari adalah kombinasi ide-ide
Pendapat anggota sumbang saran
dituliskan di ranting

Manajemen

Pemasangan
Pernyataan
Masalah

Tidak ramah

Mesin

Sistem

Lingkungan

Manajemen By Objectives (MBO)

Suatu proses manajemen dimana atasan dan staf,
yang bekerja atas dasar pengertian yang jelas
akan tujuan bersama dan prioritas organisasi
yang ditetapkan oleh manajemen puncak
bersama-sama menetapkan tanggung jawab
individual dalam bentuk hasil yang diharapkan
dan menggunakan ukuran tersebut sebagai
pedoman untuk unit kerja serta penilaian
kontribusi masing-masing anggota

Penerapan
Manajemen By Objectives

SUPERVISOR

dan

Staf

Rencana Bersama :
tentukan
-Tujuan
-Standar
-Tindakan

Tindakan Individual :
-Melaksanakan tugas
(staf)
-Memberikan dukungan
(supervisor)

PENGENDALIAN
BERSAMA

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN MBO SEBAGAI

SISTEM MANAJEMEN

1. Mengarahkan pimpinan pada hasil-hasil yg hrs

2.
3.

4.

dicapai
Menyebabkan semua orang dlm organisasi
mengikatkan diri secara moral pd usaha
pencapaian tujuan yg spesifik
Mengarahkan cara berpikir mereka dalam
kerangka kebutuhan organisasi di masa depan
& menetapkan sasaran untuk memenuhi
kebutuhan tsb.
Mempercepat usaha melakukan perubahan
dalam budaya organisasi dari sentralisasi ke
desentralisasi wewenang dan kekuasaan

MBO MEMBANTU MENDORONG USAHA PENGEMBANGAN

SDM

1. Fokus seluruh proses pengembangan diri

2.
3.
4.
5.
6.

pegawai yg dinilai krn MBO memberi

kesempatan kpd peg. Utk merealisasikan
kebutuhan akan aktualisasi mereka
Merupakan pendekatan dg orientasi pd
PERBAIKAN dan INOVASI
Komunikasi dan hubungan antara atasan dan
staf MEMBAIK
Membantu perusahaan utk mengidentifikasi
kebutuhan latihan karyawan
Sasaran ditetapkan sendiri pegawai merasa
puas dan merasa berhasil mencapai sesuatu
Meningkatkan proses pelimpahan wewenang
dan tanggung jawab dr atasan ke staf

MANFAAT MBO DARI ASPEK KEPEMIMPINAN MANAJERIAL

1. Memperoleh komitmen lbh besar dari staf : Pegawai

merasa tujuan perusahaan adalah milik mereka krn
dilibatkan dalam penetapannya
2. Adanya aspek pengawasan dan koordinasi antara
atasan dan staf
3. Meningkatkan kemampuan utk membantu staf
secara:
a. Mampu melihat kekuatan dan kelemahan staf
b. Mengajari utk berpikir dlm kerangka mencapai
hasil di masa depan, mengantisi-pasi perubahan,
merumuskan sasaran yg konkret

KELEMAHAN MBO
MBO agak bertentangan dg sistem nilai

budaya ASIA
MBO terlalu menekankan HASIL tanpa
mempedulikan CARA mencapai hasil
MBO dianggap dapat mengobati semua penyakit organisasi

STAF

ATASAN
1. Setuju ruang lingkup tg jwb & wewenang staf
2. Tetapkan sasaran kerja
3. Rencana tindakan yg akan dilakukan
A. Putuskan kegiatan & tugas, tujuan & caranya
B. Tetapkan urutan kerja, dana, daya, waktu yg
diperlukan, siapa yg bertugas
C. Perhitungan hambatan dan cara mengatasi
4. Lakukan penilaian periodik & tahunan

A. Lihat sasaran yg menjadi tg jwb staf

B. Nilai hasil yg dicapai
C. Bandingkan hsl yg dicapai dg standar prestasi