HBEF2803

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS

FAKULTI PENDIDIKAN DAN BAHASA

HBEF2803
PERKEMBANGAN PROFESIONALISME KEGURUAN
FEBRUARI 2015
TAJUK TUGASAN 2 AKTIVITI 1
DOKUMENTASI PELAKSANAAN SEMINAR
SOALAN TUGASAN
Seminar merupakan persidangan yang membahaskan suatu masalah secara ilmiah dan
mempelajari sesuatu topik yang khusus. Persidangan dan seminar biasanya menampilkan satu
atau beberapa pembicaraan dan pembentangan kertas kerja. Peserta seminar berperanan untuk
menyampaikan pertanyaan, ulasan, dan pembahasan sehingga menghasilkan pemahaman
tentang kertas kerja yang telah dibentangkan. Pendidik perlulah sentiasa melibatkan diri
dalam seminar-seminar yang berkaitan dengan pendidikan.
Sebagai seorang guru anda perlu mengetahui secara menyeluruh aspek-aspek yang berkaitan
dengan seminar bagaimana ianya dijalankan, sebelum, semasa dan selepas seminar. Mengurus
seminar yang terbukti efektif justeru anda akan mengetahui:
Cara mengendalikan seminar dan konferens yang dinamik dan efektif
Peruntukan belanjawan bagi menganjurkan sesebuah seminar
Perancangan dalam memilih tarikh, masa dan lokasi program
Promosi terbaik bagi menarik kehadiran peserta
Aspek keselamatan semasa program dan Penilaian kualiti atau pun matlamat program
Name

: Noor Rulhuda Binti Mohd Samjis

Matric number

: 840726135564001

NRIC

: 840726-13-5564

Telephone number : 013-3992617

E-mail address

: huda_idz@yahoo.com

Nama Tutor: En. Mohamad Sani bin Taib

Learning Centre: OUM Mentakab
September 2013 Semester
1

HBEF2803

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS

KANDUNGAN MUKA SURAT

1.0

PENDAHULUAN

2.0

FAKTOR PERSEDIAAN SEBELUM SEMINAR

3-4

3.0

PERLAKSANAAN SEMASA SEMINAR

4-5

4.0

SELEPAS SEMINAR

5-6

5.0

KESIMPULAN

6.0

RUJUKAN

HBEF2803

1.0

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS

PENDAHULUAN
Seminar adalah suatu persidangan untuk mengetahui dan mempelajari sesuatu
topik yang khusus dan juga membahaskan suatu masalah secara ilmiah. Kebiasaannya,
sesuatu persidangan akan membahaskan beberapa perbicaraan yang terkandung dalam
kertas kerja. Sebagai seorang warga pendidik yang berwibawa dan berintegriti perlu
mengetahui segala input yang khusus mengenai intipati seminar yakni cara-cara untuk
menjalankannya, faktor persediaan sebelum seminar, semasa perlaksanaan dan selepas
seminar.
Dengan pengetahuan yang tinggi mengenai persepsi dan metakognitif
perjalanan seminar, seseorang itu dapat melaksanakan keseluruhan program dengan
jaya dan cemerlang tanpa terdapatnya ralat. Berikut adalah sebahagian daripada input
dan intipati sepanjang menguruskan sesuatu seminar yang efektif dan inovasi.

2.0

FAKTOR PERSEDIAAN SEBELUM SEMINAR

Faktor persediaan sebelum seminar adalah penting untuk di lakukan.
Seeloknya, penganjur atau penyelaras program perlu membuat senarai semak untuk
segala persediaan yang diperlukan sepanjang seminar dijalankan. Ini adalah untuk
mengelakkan segala ralat apabla seminar sedang dilaksanakan. Tindakan yang perlu
dibuat sebelum seminar adalah menyediakan kertas kerja dan objektif agar mendapat
kelulusan dari pihak yang berwajib. Dengan penyediaan kertas kerja, penganjur dapat
mengenalpasti garis panduan membuat kertas kerja seperti tajuk seminar, tujuan, latar
belakang, tarikh, masa, tempat, peserta/jemputan, tentatif program hari perasmian dan
penutup yang dicadangkan, anggaran perbelanjaan agar peruntukan mencukupi,
perlantikan jawatankuasa induk, jawatankuasa kecil dan senarai bidang tugas ahli
jawatankuasa pelaksana. Dengan kertas kerja ini juga, dapat mewujudkan perancangan
yang baik dalam melaksanakan sesuatu seminar. Pentingnya senarai bidang tugas ahli
jawatankuasa adalah supaya ahli jawatankuasa berfungsi dengan lebih efisyen
mengikut bidang tugas masing-masing. Senarai peralatan juga perlu dinyatakan agar
persediaan tidak menjadi cacar merba. Antara peralatan yang diperlukan antaranya
ialah pembesar suara, kain skirting, meja dan kerusi VIP, bunga hiasan pentas, dulangdulang, gelas VIP dan pemancar cecair kristal(LCD).
Selain itu, penganjur juga perlu mengambil tindakan mengadakan mesyuarat
penubuhan ahli jawatankuasa yang terlibat serta mengedarkan surat perlantikan ahli
jawatankuasa agar dapat melicinkan perjalanan aktiviti program yang dirancang.
3

HBEF2803

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS

Antara contoh jawatankuasa induk ialah Penaung, Penasihat, Pengerusi, Timbalan

Pengerusi, Penyelaras, Setiausaha, Penolong Setiausaha, Bendahari dan semua
Pengerusi Jawatankuasa Kerja. Antara contoh jawatankuasa pelaksana ialah Protokol
dan Jemputan, Pendaftaran, Persiapan Tempat, Jamuan, Buku Program, Peralatan dan
PA Sistem, Dokumentasi dan Publisiti, Sijil dan Cenderamata, Juruacara, Teks Ucapan,
Kebersihan dan Keselamatan serta Penyambut Tetamu.
Bagi penyediaan senarai jemputan pula perlu mempunyai ringkasan senarai,
senarai nama jemputan (kad jemputan), senarai mengikut susunan keutamaan dan
senarai jawapan kehadiran. Ini adalah untuk memastikan semasa perlaksanaan seminar
dapat dijalankan dengan baik dan memenuhi ruang tempat duduk oleh senarai
jemputan yang hadir ke seminar. Susunan tempat duduk disusun mengikut susunan
keutamaan. Penganjur juga boleh mengiklan dan mempromosi program seminar
melalui media massa atau kain rentang. Jawatankuasa-jawatankuasa pelaksana yang
telah dilantik harus menjalankan tugas-tugas mereka dengan baik seperti menempah
menu jamuan, membuat pelan susun atur tetamu, pelantikan juruacara majlis,
pelantikan pembaca doa, penyediaan atur cara pentadbiran, teks ucapan tetamu
kehormat dan penyambut tetamu agar program dapat dilaksanakan dengan lebih
efisyen. Perkara yang paling penting adalah penganjur perlu membuat pemantauan
dengan menggunakan senarai semak agar perancangan dapat dilaksanakan dengan
baik antara aktviti pemantauan adalah seperti urusan perbelanjaan, mematuhi tarikh
akhir, menepati objektif seminar, protokol dan sumber-sumber lain. Setelah semua
senarai semak dipantau, penganjur boleh memulakan aktiviti raptai majlis seminar
untuk menentukan urutan majlis seminar, menentukan jangka masa yang tepat,
memperbaiki kelemahan jika ada, menyelaras acara serta mengingatkan kepada
petugas-petugas agar mengetahui tugas dan tanggungjawab masing-masing pada hari
perasmian seminar tersebut.
3.0

PERLAKSANAAN SEMASA SEMINAR

Semasa aktiviti perlaksanaan seminar dijalankan, penganjur perlu mengambil
tindakan dengan beberapa perkara iaitu memastikan semua petugas yang ditelah
ditetapkan mengambil peranan dan tempat bertugas masing-masing. Sekiranya
terdapat petugas yang tiada perlu mencari pengganti dengan kadar segera untuk
mengelak sebarang ralat. Kemudian, menyemak buku pentadbiran aturcara,
memastikan kehadiran juruacara majlis dan pembaca doa menghadiri pada hari
4

HBEF2803

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS

seminar dan sekiranya tiada perlu mencari pengganti dengan kadar segera. Selain itu,
penganjur juga perlu menyemak senarai tetamu jemputan khas yang lengkap dengan
susunan kedudukan tetamu kehormat dan tetamu jemputan khas mengikut susunan
protokol.
Bagi jawatankuasa cenderamata dan hadiah perlu memastikan semua
mencukupi mengikut senarai yang dikehendaki. Kemudian, penganjur perlu
memastikan sistem audio yang lengkap, menyediakan bilik menunggu untuk tetamu
menunggu semasa seminar dijalankan. Begitu juga jawatankuasa jamuan perlu
menyemak segala menu yang ditempah betul dan selamat beserta set pinggan
mangkuk yang betul pada meja tetamu mengikut protokol. Perkara yang paling utama
sekali adalah memastikan kebersihan tandas dan tempat majlis yang baik dan teratur
susunannya. Yang terakhir adalah jawatankuasa penyambut tetamu perlu berdiri di
ruang pintu masuk dewan agar tetamu yang hadir semua disambut dengan mesra dan
baik, mengedarkan buku program, dan membuat petunjuk tempat duduk. Mereka juga
perlu membantu tetamu dalam pelbagai perkara semasa majlis berlangsung.
Dengan kerjasama yang kuat dan jitu dari semua petugas maka seminar
tersebut dapat dijalankan dengan lancar dan baik tanpa menimbulkan sebarang ralat.
4.0

SELEPAS SEMINAR
Setelah sesuatu seminar tamat perlaksanaannya, antara tindakan yang perlu
diambil perhatian adalah seperti mengadakan mesyuarat post-moterm bersama
jawatankuasa induk. Mesyuarat ini adalah bertujuan untuk mengenalpasti isu dan
masalah serta dapat mengambil tindakan segera untuk penambahbaikan pada seminar
akan datang. Selain itu, pihak urus setia jawatankuasa induk perlu menyediakan sijil
penghargaan dan terima kasih kepada semua ahli jawatankuasa yang terlibat. Justeru,
Pihak penganjur perlu membuat laporan seminar termasuk kos perbelanjaan dan
pendapatan, salinan rekod rakaman video serta album gambar untuk tujuan liputan
media. Seminar yang telah berakhir perlaksanaannya juga perlu membuat penilaian
dari segi objektif penganjurannya. Ia termasuklah dari aspek penilaian penceramah jka
perlu. Penilaian ini juga boleh dibuat melalui kaedah borang soal selidik atau temu
bual bersama kumpulan sasaran yang berkait rapat dengan objektif seminar. postmoterm yang digunakan untuk mencari kesalahan seseorang tidak akan mendapat
kerjasama dari pihak yang terlibat. Kemudian, hasil penilaian yang dibuat hendaklah

HBEF2803

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS

dibentangkan dalam mesyuarat post-moterm agar dapat meningkatkan lagi

keberhasilan seminar pada masa akan datang.

5.0

KESIMPULAN
Mendokumentasikan sesuatu program atau seminar amat penting pada
golongan masyarakat khususnya warga pendidik. Ini kerana mereka dapat
melaksanakan proses sesuatu seminar dengan bijak dan lancar dengan berdasarkan
dokumentasi sebagai rujukan menghasilkan perjalanan sebelum, semasa dan selepas
melaksanakan seminar. Ia juga dapat merapatkan perhubungan yang erat dikalangan
rakan sejawat di tempat kerja dengan komuniti yang terlibat dalam membanting tulang
empat kerat di dalam menjayakan program seminar ini. Segala intput dan intipati telah
dibentangkan dalam dokumentasi ini untuk kesenangan pihak penganjur untuk
meneruskan tugas mereka dengan lebih efisyen.
Oleh yang demikian, segala kerjasama dan sokongan dari rakan sejawat dan
terutama pihak pentadbiran sangat diperlukan oleh seseorang warga pendidik di dalam
melaksanakan sesuatu seminar agar semangat jati diri dapat hadir lantas berusaha ke
arah kebertangungjawaban dari semua aspek kerja yang dilaksanakan. Dengan ini,
segala pengurusan program dapat dilakukan dengan lebih komited.

6.0

RUJUKAN
1) http://www.cikgucikdi.blogspot.com/2012/04/kertas-kerja-seminar.html
2) http://www.marcomm.upm.edu.my/v3/dirDownload/UPMManualGarisPanduanPengur
usanPersidangan.pdf
3) http://www.protokol_tatacara_penganjuran_majlis_rasmi.html
4) http://www.ukm.my/ktsn/Borang/GARIS%20PANDUAN%20PROGRAM%20KOLEJ
%20.pdf

HBEF2803

NOOR RULHUDA BT MOHD SAMJIS