Project Charter adalah dokumen yang di pakai untuk memulai proyek improvement.

D
okumen project charter berisi informasi penting yang mencakup tentang penjelasan
ringkas dari sebuah proyek yang bakal dijalankan. Dokumen ini berisi judul proy
ek yang dikerjakan, latar belakang dijalankannya proyek, deskripsi, target,ruang
lingkup,tim yang terlibat, durasi pengerjaan proyek, dan sebagainya
Project Charter berfungsi memberikan arahan dan fokus yang jelas kepada tim meng
enai sasaran yang ingin dicapai dari sebuah project. Dokumen ini juga akan menye
laraskan antara tujuan dari pelaksanaan proyek dengan tujuan dari bisnis organis
asi skala yang lebih besar.
Project Charter juga menjadi langkah pertama dalam sebuah proyek perbaikan, khus
usnya yang berbasis metodologi Lean dan Six Sigma. Dokumentasi Project Charter d
ilakukan pada langkah Define dari fase DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve,
Control). Para ahli dan praktisi sepakat bahwa kesuksesan atau kegagalan proyek
dapat ditentukan oleh Project Charter, disamping faktor-faktor lainnya. Project
Charter bisa membantu kesuksesan proyek ketika dokumen tersebut menjelaskan spe
sifikasi sumber daya yang diperlukan dan batasan-batasan proyek. Di sisi lain, d
okumen tersebut bisa menggagalkan proyek karena mengurangi fokus tim, juga efekt
ifiitas dan motivasi mereka.
Project Charter memegang peranan penting dalam pelaksanaan proyek.Dalam praktekn
ya, seringkali proyek mengalami hambatan dalam pelaksanaan dan pencapaian target
karena Project Charter tidak dibuat dengan benar. Dokumen ini adalah titik peng
hubung utama dan paling pertama antara fungsi steering committee, project sponso
r, dan project leader.
Untuk memahaminya, pikirkanlah seberapa sering dalam kita mengalami masalah beri
kut ini ketika menjalankan proyek:
Project leaderkesulitan ketika mengeksekusi proyek, karena target proyek belum j
elas.
Kebingungan yang dialami tim karena lingkup proyek terlalu luas.
Project sponsor tidak memahami hubungan strategis antara proyek yang dijalankan
dengan rencana besar perusahaan.
Tidak adanya kejelasan mengenai durasi proyek.
Judul lingkup proyekterus mengalami perubahan;tim proyek harus terus-menerus mel
akukan revisi dan perubahan dan mengulang beberapa aktivitas proyekyang sudah di
kerjakan sebelumnya.
Perbedaan pendapat mengenai sasaran proyek antaraproject leader dengan project s
ponsor, bahkan dengan steering committee.
Jika anda menjawab ya untuk satu atau lebih pernyataan diatas, kemungkinan Project
Charter belum dikerjakan dengan benar. Mungkin anda juga pernah mendengar perny
ataan yang menjadi sumber bencana: Sudahlah yang penting jalani proyek lebih dulu
. Project Charter bisa menyusul belakangan...
Masalah besar akan muncul ketika anda mengabaikan Project Charter di awal proyek
. Ketikaproject leaderdan tim mulai menjalankan aktivitasnya selama beberapa wak
tu, baru mulai diketahui bahwa ada masalah;katakanlaharah langkah proyek yang ti
dak lagi sesuai dengan arah langkah organisasi. Karenanya,proyek harus dimulai k
embali dari awal. Bayangkan, berapa banyak biaya, tenaga dan waktu yang telah te
rbuang percuma?
Meningkatkan Engagement dengan Project Charter
Dalam praktek manajemen proyek, semua fungsi dalam proyek telah memiliki tanggun
g jawab masing-masing: project leaderbertanggung jawabmengelola proyek mulai dar
i awal hingga akhir, mengatur penggunaan sumber daya, merencanakan dan mengikuti
perkembangan proyek, mengatur dan mengelola tim untuk mencapai target, membuat
dan menyerahkah laporan proyek kepada sponsor, dan sebagainya.

Di sisi lain,project sponsor memiliki peran utama sebagai pemegang hasil yang menj
adi targetproyek. Sponsor juga bertanggungjawab menyediakan sumber daya yang dib
utuhkan untuk menyelesaikan proyek, baik dalam hal tenaga kerja, biaya, dan ikut
serta memantau perkembanganproyekdan memastikannyaberjalan mulus.Sponsor juga h
arus membantumenanggulangi hambatan dalam pengerjaan proyek tersebut dan memberi
kan laporan proyek kepada steering committee.
Steering committee memiliki kedudukan paling tinggi dalam infrastruktur proyek.
Komite iniadalah para penentu kebijakan perusahaan yang memberikan arahan mengen
ai strategi dan sasaran yang ingin dicapai, dan memastikan adanya keselarasan an
tara proyek yang berjalan dengan tujuan besar organisasi. Steering committee ada
lah pihak yang berhak memutuskan proyek yang menjadi prioritas dan memberikan ma
ndat kepada sponsor untuk menjalankannya. Setelah mandat diterima,project sponso
r akan merumuskan garis besar proyek dalam Project Charter; mulai dari target pr
oyek, lingkup project, sumber daya, dan menjelaskan alasan mengapa proyek ini pe
nting untuk dijalankan dari sisi bisnis, serta durasi pelaksanaan proyek.
Project sponsor yang terlibat dalam pengerjaan Project Charter merupakan indikat
or utama bahwa sponsor adalah pemilik dari hasil proyek (result owner). Alih-ali
h hanya meminta project leader untuk membuat Project Charter tanpa tahu secara d
etail apa isi didalamnya, sponsor-lah yang seharusnya menjadi pencetus utama Pro
ject Charter tersebut.
Mengapa sponsor sebaiknya memulai pengerjaan Project Charter? Hal tersebut akan
menjelaskan peran danownership dari sponsordi mata timnya. Dengan demikian, peri
ntah pelaksanaan proyekakan lebih terstruktur dan project leader memiliki kejela
san dalam menjalankan langkah pertama proyek. Hal ini juga menjadi tolak ukur ke
suksesan proyek, dan apakah akan ada masalah-masalah yang perlu dituntaskan.
What s the Point?
Project Charter memiliki peran penting dalam mengambil langkah awal pelaksanaan
proyek. Dengan adanya dokumen ini, keterlibatan dari setiap fungsi dalam proyek
akan tampak jelas. Sponsor dan project leader juga akan bisa memberikan arahan y
ang jelas dalam pengerjaan proyek hingga akhir. Terakhir, ada istilah yang harus
selalu diingat dalam praktek manajemen proyek,
If you fail to plan, you plan to
fail! .