No.

No. Prosedur
Prosedur
No. Revisi
Tanggal Terbit
Tanggal Terbit

::
:
::

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

-HSEDibuat dan diperiksa oleh:

Disetujui oleh:

Nova Rizki Prakoso

Direktur HSE

Ayu Sajida Daad Arini

Direktur Utama

Penerima Distribusi :
Posisi

Tanggal Distribusi

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor Distribusi

Hal

Tanggal

Perbaikan

Pemeriksa

Daftar Isi
2

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

Daftar Catatan Perbaikan

Daftar Isi

Tujuan

Ruang Lingkup
Referensi

Definisi

Tanggung Jawab..5
Prosedur...6
Dokumen Terkait...13

1. TUJUAN
Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memberikan pedoman control of dokumen agar
:
I.1 Memastikan dan menjamin bahwa dokumentasi sistem manajemen K3
diidentifikasi dengan tepat dan diberi label agar dokumen dipergunakan dengan
benar dan terkendali.
3

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

I.2 Sebagai pedoman pengembangan, penerbitan, penomoran, pengesahan,

penggandaan, pendistribusian dan penetapan status dokumen.
2. RUANG LINGKUP
2.1
Penerapan prosedur ini mencakup pengendalian dokumen K3 pada semua
divisi/group di lingkungan PT. Nadaf Oil and Gases
2.2
Ruang lingkup pengendalian dokumen meliputi proses penerbitan,
peninjauan, pemutakhiran, perubahan status, identifikasi dokumen dan
pemusnahan dokumen.
3. REFERENSI
3.1.
Pedoman Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Perusahaan
3.2.
Persyaratan OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5
4. DEFINISI
4.1
Prosedur kerja adalah dokumen yang berisi pedoman pelaksanaan yang
mengatur kegiatan yang dilakukan oleh seluruh atau sebagian besar fungsi
di PT. Nadaf Oil and Gases
4.2
Instruksi Kerja (IK) adalah dokumen penjelasan suatu aktivitas operasional
dibawah satu atau beberapa fungsi.
4.3
Pengendali dokumen adalah pihak yang bertanggung jawab atas
pendistribusian dan pengendalian dokumen HSE.
4.4
Dokumen eksternal adalah dokumen standar spesifikasi operasi dan jasa
dari pihak ketiga.
4.5
Dokumen terkendali adalah dokumen yang apabila mengalami perubahan
atau revisi maka dokumen yang terdaftar dalam daftar distribusi dokumen
harus mengalami perubahan.

4.6

Dokumen tidak terkendali adalah dokumen yang apabila mengalami perubahan atau
revisi maka dokumen yang terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen tidak mengalami
perubahan.

5. TUGAS & TANGGUNG JAWAB

5.1.
Direktur Utama bertanggung jawab untuk melakukan review dan
Pedoman K3 dan prosedur kerja.
5.2.
Kepala divisi bertanggung jawab untuk:
5.2.1 Mengkaji dan menyetujui Instruksi kerja

menyetujui

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

5.2.2 Pengembangan, pemeriksaan, pengesahan, perubahan dan mensosialisasikan,

serta bertanggung jawab melaksanakan pengendalian prosedur kerja dan
instruksi kerja di wilayah kerjanya.
5.3.
Kepala Group bertanggung jawab untuk
5.3.1 Menyetujui form dan menetapkan dokumen eksternal yang digunakan dalam
group.
5.3.2 Pengembangan, pemeriksaan, pengesahan, perubahan dan mensosialisasikan,
serta bertanggung jawab melaksanakan pengendalian prosedur kerja dan
instruksi kerja di wilayah kerjanya.
5.4. Wakil Manajemen bertanggung jawab menyiapkan dokumen Pedoman K3,
mengesahkan prosedur wajib dan menetapkan dokumen eksternal yang berkaitan
dengan sistem manajemen K3 yang digunakan di perusahaan.
5.5.
Pengendali dokumen bertanggung jawab terhadap penyimpanan, penetapan status,
pendistribusian, pengaturan penomoran, proses revisi dokumen, serta
mengendalikan semua dokumen yang disetujui.

6. PROSEDUR
6.1 PENGEMBANGAN DOKUMEN
6.1.1. Pengembangan dokumen ditetapkan sesuai dengan tabel berikut ini :
Nama Dokumen
Pedoman K3
Prosedur Kerja
(PK)
Instruksi Kerja
(IK)
Form

Level
Dokumen
I

Pengembangan

Bentuk

Deskripsi

II

Deskripsi

III

Deskripsi/Flowchart

IV

Lembar kera/ tabel

Tercetak atau file

elektronik
Tercetak atau file
elektronik
Tercetak atau file
elektronik
Tercetak atau file
5

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

elektronik

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.1.2. Kerangka Dokumen

a. Pedoman K3
Untuk kerangka dokumen pengembangan Pedoman K3, mengacu pada susunan
bab sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Profil Perusahaan
1.2 Visi
1.3 Misi
1.4 Struktur Organisasi
1.5 Kebijakan Perusahaan
BAB 2 KERANGKA SISTEM MANAJEMEN
2.1 Ruang Lingkup Manajemen K3
2.2 Sasaran dan Tujuan Sistem Manajemen K3
2.3 Referensi
2.4 Faktor Elemen Kunci PT Nadaf Oil and Gases Jakarta

BAB 3 PENJELASAN ELEMEN KUNCI

3.1 ELEMEN 1 Kepemimpinan, Komitmen dan Kebijakan
3.2 ELEMEN 2 Tujuan dan Program
3.3 ELEMEN 3 Sumber Daya, Tanggung Jawab, Wewenang,Kompetensi
dan Pelatihan
3.4 ELEMEN 4 Evaluasi Peraturan dan Perundang-undangan K3
3.5 ELEMEN 5 Manajemen Risiko
3.6 ELEMEN 6 Komunikasi dan Partisipasi
3.7 ELEMEN 7 Pengendalian Dokumen dan Rekaman
3.8 ELEMEN 8 Pengendalian Operasional
3.9 ELEMEN 9 Kesiapsiagaan dan Tanggap Darurat
3.10 ELEMEN 10 Pemantauan dan Pengukuran Kinerja K3
3.11 ELEMEN 11 Penyelidikan Insiden, Ketidaksesuaian,Tindakan perbaikan
dan Pencegahan
3.12 ELEMEN 12 Audit Internal
6

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

3.13 ELEMEN 13 Tinjauan Manajemen

LAMPIRAN
b. Prosedur Kerja (PK)
Untuk pengembangan prosedur kerja, susunan babnya adalah
sebagai berikut:
1.0
Tujuan
2.0
Ruang Lingkup
3.0
Referensi
4.0
Definisi
5.0
Tanggung Jawab
6.0
Prosedur
7.0
Dokumen Terkait

c. Instruksi Kerja (IK)

Untuk pengembangan IK, antara lain mengandung:
a) Nomor Instruksi Kerja
b) Proses Instruksi Kerja
c) Alat/ mesin dan peralatan
d) Standar (Internal & Eksternal)
e) Dokumen terkait (Form & Lampiran)
d. Formulir
Untuk pengembangan kerangka dokumen form ditetapkan sesuai dengan
group masing-masing.
6.1.3

Penulisan Dokumen
a. Untuk penulisan dokumen diatur oleh setiap bagian terkait,
dimana penomoran bab dan sub bab adalah sebagai berikut:
1. ....................................
1.1 ....................................
1.1.1 ...............................
1.1.2 ...............................
7

No.
No. Prosedur
Prosedur
No. Revisi
Tanggal Terbit
Tanggal Terbit

::
:
::

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

2. ....................................
2.1 ...................................., dst
b. Jenis Huruf
Untuk dokumen Pedoman K3 dan Prosedur Kerja, jenis huruf
yang digunakan adalah Tahoma ukuran 11, sedangkan untuk
dokumen lainnya tidak ditentukan.

c. Penulisan Nomor Dokumen dan Halaman.

Nomor dokumen ditulis dengan urutan sebagai berikut :
1) Nomor Dokumen
2) Tanggal terbit
3) Nomor terbit/Nomor revisi
4) Halaman

6.2

PENERBITAN DAN PENGESAHAN DOKUMEN

Dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan penerbitan dan
pengesahan seperti ditunjukkan pada tabel dibawah ini:
JENIS DOKUMEN
DISUSUN & DIBUAT
DISETUJUI OLEH
OLEH
Pedoman K3
Wakil Manajemen
Direktur Utama
Prosedur Kerja

Direktur/Kepala
Divisi/Wakil Manajemen

Direktur Utama

Instruksi Kerja

Kepala Group

Kepala Divisi

Form

Staff Group

Kepala Group/ Supervisor/

Koordinator
Kepala Group/Wakil
Manajemen

Dokumen Eksternal

6.3

PENOMORAN DOKUMEN
Untuk Penomoran dan penamaan dokumen ditunjukkan pada tabel dibawah ini:

NAMA
DOKUMEN
Pedoman K3

LEVEL
DOKUMEN
I

FORMAT
PENOMORAN

KETERANGAN
XX : Nama

No. Revisi

:
:

Tanggal
Terbit
II

No. Prosedur

Prosedur Kerja (PK)

Divisi/Fungsi
: No.Urut
PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIANYY
DOKUMEN
dokumen Prosedur
Kerja
Instruksi Kera (IK)
III
ZZ: No. Urut Instruksi
ZZZ: No.Urut form
Form
IV
DD-MM-YYY: tgl
dokumen
A : No.terbit dokumen
B : Nomor revisi
dokumen

6.4 DISTRIBUSI DAN PENGGANDAAN DOKUMEN

6.4.1
Distribusi Dokumen
a.
Dokumen asli didaftar dalam Daftar Induk Dokumen yang
disimpan dan dipantau revisinya oleh pengendali dokumen.
b. Daftar tersebut memuat nomor dan judul dokumen serta status
revisi tanggal terbit dari dokumen yang bersangkutan/
c. Dokumen yang berlaku harus sesuai dengan dengan tanggal dan
revisi terakhir yang tertera pada Daftar Induk Dokumen.
d. Dokumen terkendali didistribusikan oleh pengendali dokumen
sesuai dengan Daftar Distribusi dokumen yang sudah ditetapkan
dan diketahui oleh Wakil Manajemen.
6.4.2

6.4.3

6.4.4

Penggandaan dokumen untuk Pedoman K3 dan Prosedur kerja.

Penggandaan dan pengendalian dilakukan oleh pengendali dokumen,
dimana:
a. Dokumen asli disimpan oleh pengendali dokumen.
b. Copy dokumen disimpan oleh pihak yang terdaftar pada Daftar
Distribusi Dokumen.
Untuk Instruksi Kerja (IK), penggandaan dan pengendalian dilakukan
oleh pengendali dokumen, dimana:
a. Dokumen asli disimpan oleh pengendali dokumen
b. Copy dokumen disimpan pada bagian terkait dan pada lokasi
kerja.
Form, pengendalian dilakukan oleh pengendali dokumen, dimana
form asli disimpan oleh pengendali dokumen.

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.5

REVISI DOKUMEN
Untuk revisi dokumen yang berhak mengajukan revisi dokumen diatur
dengan ketentuan sebagai berikut:
6.5.1 Dokumen Level I
Revisi dokumen level I diajukan oleh Wakil Manajemen/Kepala Divisi,
direkam oleh pengendali dokumen, disetujui oleh Direktur Utama ,
disimpan oleh pengendali dokumen, dan kemudian didistribusikan
kepada seluruh Kepala Divisi.
6.5.2 Dokumen Level II
Revisi dokumen level II dapat diajukan oleh Kepala Group/Pengendali
dokumen kepada Kepala Divisi/Wakil Manajemen direkam oleh
pengendali dokumen, diperiksa oleh Kepala Divisi, disimpan oleh
pengendali dokumen, kemudian didistribusikan kepada seluruh Kepala
Divisi terkait/Wakil Manajemen.
6.5.3 Dokumen Level III
Revisi Dokumen level III dapat diajukan oleh staf group, kepada
Kepala Group terkait untuk diperiksa dan disetujui oleh Kepala Divisi,
diperbanyak dan disimpan oleh pengendali dokumen, dan kemudian
didistribusikan kembali ke group terkait.
6.5.4 Dokumen Level IV
Revisi dokumen level IV dapat diajukan oleh staf group, kepada staf
group terkait untuk diperiksa dan disetujui oleh Kepala Group,
diperbanyak dan disimpan oleh pengendali dokumen, dan kemudian
didistribusikan kembali ke bagian tertentu.
6.5.5 Hasil revisi dokumen diirekam dan didistribusikan.
6.5.6 Setelah mengalami revisi pada setiap dokumen harus diubah status
revisinya dari revisi 0 menjadi 1,2,3 s/d 9. Dan setiap kali mengalami
perubahan 10 (sepuluh kali), maka harus ditetapkan status terbitnya
dari 1 (satu) menjadi 2,3,4 dst.

10

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.6

PENETAPAN STATUS DOKUMEN

6.6.1 Dokumen asli diberi stempel merah dan ditandai dengan status
tanda ORIGINAL DOCUMENT dan disimpan oleh pengendali
dokumen.
6.6.2 Untuk status dokumen terkendali diberi stempel warna merah,
ditandai dengan tanda status CONTROLLED COPY
6.6.3 Dan dokumen tidak terkendali diberi stempel warna merah, ditandai
dengan tanda status UNCONTROLLED COPY.
6.6.4 Untuk penetapan status dokumen kadaluwarsa ditentukan
berdasarkan telah berakhir masa simpan atau telah mengalami
revisi, diberi stempel warna merah dan ditandai dengan EXPIRED
DOCUMENT.
6.7
DOKUMEN EKSTERNAL
Dokumen eksternal sebelum digunakan harus direview dan disahkan oleh
para Kepala Group terkait/wakil manajemen. Perusahaan dalam interval
waktu tertentu harus memastikan bahwa dokumen eksternal yang berlaku
adalah revisi terbaru dengan cara menghubungi penerbitnya melalui surat,
faksimili, atau telepon.
6.8

PENYIMPANAN DOKUMEN
Penyimpanan dokumen diatur sesuai dengan level dokumen sebagai berikut:
6.8.1 Dokumen Level I
Dokumen level I asli disimpan oleh pengendali dokumen.
Direktur utama , Wakil Manajemen dan para Kepala Divisi menyimpan
copy dokumen level I yang didistribusikan oleh pengendali dokumen.
6.8.2 Dokumen Level II
Dokumen level II asli disimpan oleh pengendali dokumen. Kelapa
Divisi, Wakil Manajemen dan bagian terkait menyimpan copy
dokumen level II yang didistribusikan oleh pengendali dokumen.
6.8.3 Dokumen Level III
Dokumen level III asli disimpan oleh pengendali dokumen.
Group terkait menyimpan copy dokumen level III yang
didistribusikan oleh pengendali dokumen.

11

No. Revisi

:
:

Tanggal Terbit

No. Prosedur

PT. NADAF OIL AND GASES JAKATA PENGENDALIAN DOKUMEN

6.8.4

Dokumen Level IV
Dokumen level IV asli disimpan oleh pengendali dokumen. Copy
dokumen level IV disimpan oleh staf group terkait yang
menggunakan dokumen tersebut.
6.8.5 Dokumen Kadaluwarsa.
Dokumen kadaluwarsa disimpan terpisah untuk menghindari
penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.

6.9

PEMUSNAHAN DOKUMEN
6.9.1 Pemusnahan dokumen asli level I, II, III dan IV dilakukan setelah 3
(tiga) tahun dinyatakan tidak berlaku dengan membuat laporan
pemusnahan.
6.9.2

Pemusnahan dokumen copy level I, II, III dan IV dilakukan setelah

dokumen tersebut direvisi. Pemusnahan dilakukan oleh pengendali
dokumen sebagai penerbit dokumen.

DOKUMEN TERKAIT
7.1
Pedoman Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
7.2
Prosedur Pengendalian Rekaman
7.3
Daftar Induk Dokumen Level I dan II
7.4
Daftar Induk Dokumen Level III
7.5
Daftar Induk Dokumen Level IV
7.6
Daftar Distribusi Dokumen
7.7
Daftar Induk Dokumen Eksternal
7.8
Laporan Pemusnahan Dokumen
7.9
Revisi Dokumen
7.10 Checklist Revisi Dokumen

12