MEMBUAT SURAT BERANGKAI (MAIL MERGE)

Membuat surat dengan mail merge yaitu membuat surat dalam jumlah
banyak. Mail merge digunakan untuk membuat surat panggilan, surat undangan,
membuat nama-nama pada sertifikat dengan nama dan alamat yang berbeda.

Langkah membuat mail merge yaitu :

1. Pertama, klik tab Mailing

2. Kemudian klik pilihan Start Mail Merge. Di layar tampilan sebagai berikut :

3. Klik Step by Step Mail Merge Wizard, maka di sebelah kanan akan keluar
tampilan dibawah ini
4. Klik pada pilihan Next : Starting Document, maka di layar akan keluar
tampilan di bawah ini :

5. Kemudian klik Next : Select recipients. Tampilan di layar akan seperti ini :

6. Klik Type a new list. Tampilan layar akan seperti ini :

7. Dalam menu itu, klik Create, maka tampilannya sebagai berikut :

8. Kemudian klik Customize Columns. Tampilan grafiknya di layar akan

seperti dibawah ini :
 Pilih

9. Lalu hapus semua nama field yang ada bagian Field Name, caranya dengan
meng-klik Delete.
10.Kemudian klik OK, hingga tampilannya kosong seperti contoh di bawah ini :

11.Setelah itu, klik Add, maka tampilan di layar sebagai berikut :

12.Ketik : Nama, lalu OK, lalu Add.

13.Ketik : Alamat, lalu OK, lalu Add.
14.Ketik : Kota, lalu klik OK
15.Setelah semuanya diketik, lalu klik OK. Tampilan di layar menjadi sebagai
berikut :

16.Apabila di klik OK, maka keluar kotak dialog Save

17.Ketik nama file untuk menyimpan nama dan alamat tersebut, misalnya Data
undangan
18.Kemudian klik Save. Tampilan di layarnya seperti ini
19.Kemudian klik OK
20.Tempatkan kursor, misalnya di bawah kepada Yth
 Tempatkan kursor di
sini

21.Klik Insert Merge Field, sehingga keluar nama-nama field seperti berikut :

22.Klik Nama, lalu Insert

23.Klik Alamat, lalu Insert
24.Klik Kota, lalu Insert. Lalu klik Close
25.Sehingga tampilan nama-nama fieldnya seperti berikut :
26.Untuk melihat tampilannya, anda tinggal klik Preview Results, seperti
dibawah ini :

27.Tampilan nama-nama field menjadi seperti ini :

28.Simpan surat tersebut dengan nama file Undangan