PENGEMBANGAN SISTEM PERLU/TIDAK?

Pengembangan sistem berarti menyusun sistem baru untuk mengganti sistem lama
secara keseluruhan atau memperbaiki bagian bagian tertentu dalam sistem lama.

Pengembangan sistem perlu dilakukan jika :

1. Ada Permasalahan dalam sistem yang sedang berjalan.
a. Ketidakberesan
i. Kecurangan yang disengaja
Misalnya mahasiswa dapat merubah nilainya menjadi lebih baik
dan sistem tidak menyediakan kontrol untuk pengubahan ini.
ii. Kesalahan kesalahan operasi yang dimungkinkan karena sistem
yang tidak beres
Entri nilai siswa bisa tertulis dengan nilai Z
iii. Operasional yang tidak efisien
Mahasiswa harus melakukan antrian pembayaran SPP
iv. Kebijakan manajemen yang tidak ditaati dan dimungkinkan
oleh sistem
Dengan sedikit lobi mahasiswa dapat mengubah nilainya jika
mendapatkan tanda tangan dari pejabat tertentu padahal dalam
aturan penilaian tercantum bahwa penentuan nilai adalah hak
dari dosen pengampu mata kuliah
b. Pertumbuhan Organisasi
i. Ketika jumlah siswa kurang dari 1000 orang sistem KRS
dilakukan di laboratorium bisa selesai hanya 1 minggu , ketika
3000 orang mahasiswa maka akan memakan waktu 3 minggu.
Jika sistem tidak diubah maka waktu perkuliahan akan mundur
oleh karena itu perlu dilakukan perubahan sistem pengisian
KRS.
2. Untuk Meraih Peluang
a. Pendaftaran secara manual hanya dapat menangani calon siswa baru
yang datang ke lokasi pendaftaran, untuk meraih calon mahasiswa yag
berada di luardaerah dan tidak dapat datang ke lokasi pendaftaran
maka disediakan sistem pendaftaran on-line
3. Adanya Instruksi dari atasan
a. Untuk menyeragamkan sistem akuntansi nasional maka setiap
bendaharawan di instansi pemerintah harus mengganti buku besar
manual dengan buku besar elektronik yang di bangun oleh badan
akuntasi negara.
b. Untuk mempercepat informasi pengitungan suara pada pemilu 2004
maka setiap PPS di tingkat kecamatan wajib menggunakan sistem
penghitungan pemilu secara elektronik.

Peningkatan yang diharapkan setelah pengembangan sistem baru di

lakukan adalah : PIECES

PERFORMA (Kinerja)
INFORMASI
EKONOMIS
CONTROL
EFISIENSI
SERVICES (Pelayanan)
PRINSIP PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem dikembangkan untuk pihak manajemen (pengelola organisasi)
2. Sistem dikembangkan merupakan investasi (Cost & benefit)
3. Sistem dikembangkan memerlukan SDM terdidik
4. Proses Pengembangan sistem harus melewati tahap tahap kerja
5. Proses Pengembangan sistem tidak harus urut
6. Pembatalan proses pengembangan sistem boleh dilakukan
7. Dokumentasi harus di buat

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

a. Perencanaan
b. Analisis
c. Desain
d. Pemilihan
e. Implementasi
f. Pemeliharaan

Untuk ini ada banyak pendapat tapi secara umum dapat dilihat pada
gambar di bawah ini.

KEBIJAKAN & PERENCANAAN SISTEM

ANALISIS SISTEM

DESAIN SISTEM (GLOBAL)

DESAIN DETAIL

SELEKSI SISTEM

IMPELEMENTASI SISTEM

PERAWATAN SISTEM
KEBIJAKAN SISTEM
Kebijakan umum diambil oleh manajemen/pengelola organisasi
berdasarkan pertimbangan pertimbangan yang telah disebutkan pada
pertemuan sebelumnya pada alasan perlu/tidak nya pengembangan sistem
dilakukan.
Tugas untuk mengarahkan proyek pengembangan sistem informasi di
lakukan oleh pihak manajemen yang bertugas untuk :
1. mengkaji, menyetuji atau merekomendasikan hal hal yang
berhubungan dengan perencanaan sistem, pengadaan perangkat lunak
dan perangkat keras
2. Mengawasi kemajuan pelaksanaan proyek
3. Menilai kinerja dari fungsi fungsi sistem yang dikembangkan
4. Memberikan saran saran thd pelaksana proyek pengembangan sistem
terutama berkaitan dengan sasaran sistem, sasaran perusahaan dan
kendala kendala yang dihadapi.

PERANCANAAN SISTEM
SIAPA YANG MELAKUKAN PERENCANAAN
Perencanaan dilakukan oleh staff perencanaan pemilik sistem bisnis atau
departemen sistem. Jika pemilik belum memiliki kemampuan maka
mereka dapat menyewa konsultan untuk melakukan perencanaan ini.

APA YANG DILAKUKAN PADA SAAT PERENCANAAN

1. Mengidentifikasi proyek proyek pengembangan sistem dilakukan oleh
staf perencanaan atau konsultan
2. Memilih proyek pengembangan sistem yang akan dilaksanakan
(dilakukan oleh manajemen)
3. Mendefinisikan detail proyek yang akan dikembangkan dilakukan oleh
sistem analis

MENGIDENTIFIKASI PROYEK PENGEMBANGAN SISTEM

1. Mengkaji tujuan organisasi, perencanaan strategi dan taktik organisasi
2. Mengidentifikasi proyek proyek sistem yang bisa dikembangkan
sesuai dengan kajian yang dilakukan pada point sebelumnya
3. Menentukan sasaran masing masing proyek pengembangan sistem
yang diidentifikasi pada point sebelumnya
4. Mengidentifikasi kendala kendala yang bisa didapatkan pada masing
masing proyek pengembangan sistem yang telah ditentukan
sasarannya pada point 3
5. Mengusulkan skala prioritas
6. Membuat report perencanaan sistem (hasil akhir perencanaan)

PERSIAPAN PELAKSANAAN
Setelah dokumen perencanaan di buat, akan dilakukan review oleh tim
manajemen yang bertindak selaku sterring commite untuk menentukan
proyek pengembangan sistem mana yang akan dilaksanakan. Langkah
berikutnya adalah menunjuk sistem analis untuk melakukan studi
kelayakan dari proyek proyek tersebut.
1. Menunjuk tim analis (bisa dari dalam organisasi itu sendiri bisa juga
ditunjuk dari luar organisasi)
2. Mengumumkan kepada calom pemakai sistem tentang proyek
pengembangan sistem di dalam sebuah organisasi.
MENDEFINISIKAN MASING MASING PROYEK
PENGEMBANGAN SISTEM
Tugas tugas ini akan dilakukan oleh sistem analis.
1. melakukan proses identifikasi ulang ruang lingkup dan sasaran proyek
2. melakukan studi kelayakan
3. melakukan penilaian kelayakan sistem
4. membuat usulan proyek
5. meminta persetujuan manajemen

MELAKUKAN PROSES IDENTIFIKASI ULANG RUANG LINGKUP

DAN SASARAN PROYEK
Sistem analis akan mengkaji ruang lingkup dan sasaran proyek yang
ditentukan oleh perencana. Sistem analis dapat mendiskusikan ini dengan
pihak perencana dan manajemen untuk melakukan revisi, tambahan atau
pengurangan ruang lingkup dan sasaran proyek jika dinilai kurang atau
tidak tepat.

MELAKUKAN STUDI KELAYAKAN

Studi kelayakan dilakukan untuk menilai proyek yang akan dikembangkan
layak atau tidak untuk dilanjutkan. Studi ini dapat dilakukan oleh analis
dengan melakukan penelitian pendahuluan yang bertujuan untuk
1. Memahami operasi dari sistem lama
2. Menentukan garis besar kebutuhan pemakai (user requirement)
3. Mengidentifikasi masalah yang timbul pada sistem lama

MELAKUKAN PENILAIAN KELAYAKAN SISTEM

1. kelayakan teknologi
2. Kelayakan operasional
3. Kelayakan jadwal pelaksanaan
4. Kelayakan ekonomi
5. Kelayakan Hukum

KELAYAKAN TEKNOLOGI
Pertanyaan : apakah teknologi ini bisa diterapkan di sistem yang akan di
bangun.
Terdapat 2 pertimbangan di sini :
1. apakah teknologi tersebut tersedia di pasaran
2. apakah tersedia SDM yang dapat mengooperasikan teknologi tersebut

KELAYAKAN OPERASI
Pertanyaan : Dapatkan sistem yang dibangun ini diterapkan dalam
organisasi ini ?
Terdapat beberapa pertimbangan untuk hal ini :
1. kemampuan SDM
2. kemampuan sistem menghasilkan informasi
3. kemampuan pengendalian operasi terhadap sistem
4. efisiensi sistem

KELAYAKAN JADWAL
Apakah waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengembangan sistem
dapat diterima oleh pihak manajemen sebagai waktu yang tidak terlalu
lama.
KELAYAKAN EKONOMI
Pertanyaan : apakah sistem yang dikembangkan dapat di biayai dan
menguntungkan?
Ada beberapa aspek yang harus dipertimbangkan :
1. besarnya dana yang diperlukan
2. manfaat yang akan diperoleh bagi perusahaan

KELAYAKAN HUKUM
Penerapan sistem harus tidak menimbulkan masalah hukum dikemudian
hari setelah diterapkan.

HASIL AKHIR DARI KERJA ANALIS PADA TAHAP INI

Dokumen usulan sistem dengan beberapa alternatif pemecahan masalah.
Dokumen ini pada pokoknya memuat :
1. Ruang lingkup yang telah direvisi dari dokumen perencanaan sistem
2. Sasaran Proyek yang telah di revisi dari dokumen perencanaan
3. Daftar permasalahan
4. Daftar Kebutuhan Informasi (user information requrement)
5. Metode pendekatan yang dipilih
6. Metode penerapan sistem
7. Metode pengembangan sistem
8. Alternatif-Alternatif Pemecahan masalah
9. Kendala Kendala yang ditemukan
10. Biaya & Manfaat dari masing masing alternatif
11. Hasil Studi Kelayakan dari masing masing alternatif
12. Struktur organisasi pelaksana proyek
13. Kebutuhan perangkat keras & perangkat lunak dari masing masing
alternatif
14. Jadwal Pelaksanaan dari masing masing alternatif
SOFTWARE PROJECT PLANNING

OBSERVATION ON ESTIMATING
Perkiraan terhadap sumber daya, biaya dan penjadwalan proyek.
Faktor faktor yang mempengaruhi adalah :
Tingkat kompleksitas proyek
Ukuran Besar kecilnya proyek
Struktur ketidakpastian proyek

TUJUAN PERENCANAAN PROYEK

Menyediakan framewok (kerangkan kerja) yang dapat digunakan oleh
pengelola proyek untuk memperkirakan sumber daya, biaya dan jadwal
pengerjaan proyek dengan tepat. Perkiraan ini akan dibuatapda saat
proyek di mulai dan dapat diperbaiki selama proyek berjalan. Dalam
perencanaan dapat didefinisikan kondisi terbaik “best case” maupun
kondisi terburuk “worst case”.
Berikutnya akan dibahas tiap tiap aktivitas yang berada dalam
perencanaan proyek perangkat lunak.

SOFTWARE SCOPE
Aktivitas pertama yang dilakukan adalah menentukan ruang lingkup dari
perangkat lunak yang akan dibangun.
Disini didefinisikan
Fungsi
Performance
Kekangan kekangan (constraint)
Antar muka (interfaces)
Reliability

INFORMASI YANG DIBUTUHKAN UNTUK MENENTUKAN

CAKUPAN PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE SCOPE)
Jika pembuat perencanaan merupakan seorang konsultan diluar sistem
bisnis yang bersangkutan maka langkah pertama adalah dilakukan
pertemuan antara klien dengan system analist. Pada pertemuan ini analist
perlu menanyakan beberapa hal penting, dan analist harus memposisikan
dirinya pada fokus klien.

3 Level Pertanyaan pada Pertemuan Pertama

A. contex free question
Pertanyaan pertanyaan ini mengarahkan analist untuk mengetahui dasar
permasalahan yang ingin diselesaikan
Contoh :
1. Siapa yang meminta proyek ini diadakan
B. Pertanyaan untuk mengetahui masalah lebih mendalam
Contoh
1. Menurut klien bagaimana seharusnya output yang baik yang
diinginkan keluar dari sistem baru?
2. Apakah ada performa khusus yang harus dimiliki oleh sistem baru?

C. Meta – Question
Pertanyaan yang berfokus kepada efektifitas pertemuan misalnya
1. Apakah anda orang yang tepat untuk menjawab pertanyaan pertanyaan
saya tadi?
2. Apakah pertanyaan pertanyaan saya relevan dengan permasalahan
yang anda hadapi?