TUGAS : MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI

NAMA : WIRDA FITRIANI

NIM : 14770205

PROSES PENJAMINAN KUALITAS INSTITUSI

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN PANCA BUDI MEDAN

I. PENDAHULUAN

Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi bertujuan untuk menjamin mutu penyelenggaraan

pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi di Indonesia. Setiap perguruan tinggi diharapkan memiliki

kualitas penjaminan terhadap mutu pada penyelenggaraan pendidikan yang sudah disesuaikan

dengan standar DIKTI. Penjaminan Mutu merupakan suatu kegiatan mandiri yang dilakukan oleh

sebuah lembaga pendidikan, dimana untuk menentukan sebuah kualitas penjaminan mutu, maka

kegiatan terhadap penjaminan mutu tersebut harus disusun, dirancang dan dilaksanakan sendiri oleh

lembaga pendidikan tersebut sesuai dengan standar yang sudah ditentukan. Untuk itu, harus

diupayakan tahapan-tahapan agar dapat merealisasikan penjaminan mutu tersebut dengan

melakukan evaluasi diri dan kemudian dilakukan monitoring oleh pihak yang berwenang, sehingga

penjaminan mutu dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.

II. PEMBAHASAN PENJAMINAN MUTU PENDIDIKAN

1. Pengertian Penjaminan Mutu Pendidikan

Penjaminan mutu merupakan sebuah proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan

secara konsisten dan berkelanjutan, sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang

berkepentingan atau para stakeholders dapat memperoleh kepuasan.

Dibutuhkan komitmen yang kuat, perubahan paradigma, sikap mental dari para pelaku

proses pendidikan tinggi dan pengorganisasian penjaminan mutu perguruan tinggi agar penjaminan

mutu dapat dilaksanakan dengan baik dan mencapai tujuan.[1]

 Sebagai sebuah Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi telah diintegrasikan oleh tiga

pilar, yaitu :

a) Sistem Penjaminan Mutu Internal yang dilaksanakan oleh setiap perguruan tinggi.

b) Sistem Penjaminan Mutu Eksternal atau Akreditasi yang dilaksanakan oleh Badan

Akreditasi Perguruan Tinggi atau Lembaga Akreditasi Mandiri, dan

c) Pangkalan Data Pendidikan Tinggi, baik pada aras perguruan tinggi maupun aras

Kementrian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi.

Dengan diaturnya Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti) di dalam UU

Dikti, semua perguruan tinggi di Indonesia berkewajiban menjalankan SPM Dikti tersebut dengan

modus yang paling sesuai dengan sejarah, visi, misi, mandat, ukuran, budaya organisasi perguruan

tinggi yang bersangkutan.[2]

2. Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca Budi

A. Pengenalan Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca

Budi

Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca Budi (KJM-UNPAB)

dibentuk dan diresmikan oleh Rektor UNPAB M. Isa Indrawan, SE, MM sesuai dengan SK Rektor

nomor 025/02/R/2009 tanggal 5 Februari 2016. Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan

Panca Budi Medan dibentuk untuk mendukung proses peningkatan mutu secara berkelanjutan di

Universitas Pembangunan Panca Budi sesuai dengan Undang-Undang Sisdiknas no. 20/2003

tentang pengendalian dan evaluasi mutu pendidikan dan Higher Long Term Strategy 2003 2010,

Pokja Penjaminan Mutu (Quality Assurance) Ditjen, Dikti 2003, Penjaminan Mutu Dikti 2003, dan

Peraturan Pemerintah no 19/2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.

Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca Budi mempunyai Tugas

Pokok dan Fungsi (TUPOKSI) sebagai berikut :

1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan.

2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu.

3. Memonitor pelaksanaan Sistem Jaminan Mutu

4. Memonitor auditing dan evaluasi pelaksanaan jaminan mutu.

5. Melaporkan secara periodik kepada Rektor menegenai hal-hal yang berkaitan dengan

implementasi sistem Penjaminan Mutu di Universitas Pembangunan Panca Budi.

B. Visi dan Misi Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan

Panca Budi

Adapun Visi dan Misi yang menjadi tujuan Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca

Budi Medan dibentuk yaitu :

1. Visi Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca Budi

Tahun 2033 menjadi lembaga penjaminan mutu yang menerapkan, memonitoring dan

mengendalikan sistem penjaminan mutu dan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan

guna terciptanya budaya mutu di Universitas Pembangunan Panca Budi.

2. Misi Kantor Jaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca Budi

(1) Mengimplementasikan dan mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu dan Sistem

Manajemen Mutu di Universitas Pembangunan Panca Budi.

(2) Mengimplementasikan dan Mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu yang memenuhi

standar Nasional dan Internasional

(3) Mengimplementasikan dan Mengembangkan Sistem Manajemen Mutu yang memenuhi

kebutuhan masyarakat nasional dan internasional.

(4) Mengimplementasikan budaya mutu bagi seluruh sivitas akademika UNPAB.

C. Struktur Organisasi Jaminan Mutu Universitas

Adapun struktur organisasi pada Sistem Penjaminan Mutu Universitas Pembangunan Panca

Budi adalah seperti pada gambar 1.

 Gambar 1. Struktur Organisasi Jaminan Mutu UNPAB

Pada struktur organisasi pada gambar 1 diatas, dapat dilihat bahwa pada Sistem Jaminan

Mutu Universitas Pembangunan Panca Budi terbagi atas Kantor Jaminan Mutu Universitas yang

mengatur mengenai penjaminan mutu internal, Unit Jaminan Mutu Fakultas yang mengembangkan

Penjaminan mutu fakultas dan Gugus Kendali Mutu yang mengatur pada kegiatan akademik.

Adapun tugas-tugas dari Sistem Pengendalian Mutu Universitas Panca Budi yaitu :

1. Kantor Jaminan Mutu Universitas (KJM U)

Tugas yang dilakukan oleh KJM U adalah sebagai berikut :
1) Merencanakan, melaksanakan dan mengembangkan penjaminan mutu internal
2) Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu
3) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan
4) Melaksanakan dan mengembangkan audit mutu internal
5) Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada pimpinan Perguruan Tinggi
6) Menyiapkan SDM Penjaminan Mutu (auditor)
2. Unit Jaminan Mutu Fakultas
Tugas yang dilakukan oleh UJM F adalah sebagai berikut :
1) Mengembangkan penjaminan mutu fakultas
2) Melakukan sosialisasi penjaminan mutu di jurusan/program studi
3) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu
3. Gugus Kendali Mutu
Tugas yang dilakukan oleh GKM adalah sebagai berikut :
1) Membantu pengelola program studi dalam kelancaran kegiatan akademik
2) Memonitor proses pembelajaran yang sedang berlangsung serta mengevaluasi

pembelajaran pada akhir semester.

 3) Membuat laporan evaluasi pelaksanaan proses pembelajaran kepada pimpinan

fakultas.

D.

III. PROSES PENJAMINAN KUALITAS INSTITUSI PADA UNIVERSITAS

PEMBANGUNAN PANCA BUDI MEDAN

Kantor Jaminan Mutu Universitas Panca Budi telah menyusun program kerja untuk

melakukan audit mutu secara internal dan melakukan evaluasi program kerja untuk setiap divisi

yang akan diaudit, yaitu Fakultas, Program Studi, Pasca Sarjana dan Biro se Universitas

Pembangunan Panca Budi. Program audit terhadap seluruh divisi akan dilaksana dua kali setahun

per semester.

Rencana kerja untuk Program Pelaksanaan Audit Mutu Internal dan Evaluasi Progam Kerja

dan Renstra yaitu :

1. Membuat jadwal audit sesuai dengan periode yang telah ditentukan

2. Mempersiapkan kelengkapan untuk audit
3. Membentuk tim audit yang berkompeten, serta menempatkan auditor yang berkualitas sesuai

dengan keahliannya.
4. Melakukan koordinasi dengan seluruh divisi untuk persiapan pelaksanaan audit dan

melibatkan seluruh divisi/personil dalam pelaksanaan audit sebagai auditee.

5. Mengingatkan kembali kepada seluruh divisi tentang jadwal audit yang telah ditentukan.

Untuk melakukan Audit Mutu Akademik Internal telah ditetapkan Prosedur Mutu sebagai

berikut :

1. Menyusun tim dan menyusun jadwal pelaksanaan audit

internal untuk semua fakultas dan program studi.

2. Kantor Jaminan Mutu mengajukan nama-nama auditor dan

jadwal audit ke Rektor

3. Mempersiapkan bahan-bahan yang diperlukan untuk

pelaksanaan audit
 4. Tim auditor melaksanakan audit internal pada masing-masing

fakultas dan program studi dan mengirimkan laporan ke rektor.

Ketika akan dilakukan Audit Mutu Akademik Internal, maka dilakukan pendampingan

terhadap Pelaksanaan Standar Kerja Unit. Pendampingan ini dilakukan oleh Bidang Jaminan Mutu

Hukum dan Tata Kelola (BJHT). Adapun tugas pendampingan ini yaitu :

1. BJHT menyusun jadwal pendampingan rutin untuk seluruh unit

kerja UNPAB
2. Mengundang unit kerja sesuai dengan jadwal yang telah

disampaikan sebelumnya.
3. Melakukan pendampingan dengan cara menyesuaikan aktifitas

unit kerja dengan Prosedur Mutu, Tupoksi dan rekomendasi hasil temuan pendampingan

sebelumnya pada unit kerja

4. Melakukan verifikasi hasil temuan rencana tindak lanjut dan

rekomendasi kepada pimpinan unit.

5. Kepala KJM melaporkan hasil pendampingan BJHT ke setiap unit

kerja UNPAB kepada rektor melalui email.

Sasaran mutu yang ingin dicapai pada prosedur audit mutu akademik internal yaitu

terlaksanakanya audit mutu akademik internal pada 14 program studi yang ada pada Universitas

Pembangunan Panca Budi.

Selanjutnya dilakukan evaluasi kinerja terhadap Fakultas/Program dan Jurusan/Program

Studi. Evaluasi kinerja fakultas/program dan evaluasi kinerja jurusan/program studi merupakan alat

untuk melihat apakah standar mutu yang telah diterapkan dalam dokumen akademik telah

dilaksanakan oleh fakultas/progam. Dengan mengisi format dan materi evaluasi yang kinerja yang

disusun oleh tim Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) KJM Universitas Pembangunan Panca

Budi. Borang evaluasi kinerja fakultas/program diisi oleh Dekan/Ketua Program atas pertimbangan

Gugus Kendali Mutu Fakultas/Program dan isian evaluasi untuk kinerja jurusan/program studi diisi

oleh Ketua Jurusan/Ketua Program Studi atas pertimbangan Unit Jaminan Mutu Jurusan/Program

Studi.
 Laporan evaluasi diri terdiri dari 10 butir mutu akademik, yaitu :

1. Kurikulum Program Studi

2. Sumber Daya Manusia (Dosen dan Tenaga Penunjang)
3. Mahasiswa dan Kompetensi Lulusan
4. Proses Belajar Mengajar
5. Sarana dan Prasarana Akademik
6. Suasana Akademik
7. Penelitian dan Publikasi
8. Pengabdian Kepada Masyarakat
9. Manajemen Akademik
10. Sistem Informasi Akademik

Pada evaluasi kinerja Fakultas/Program dan evaluasi kinerja Jurusan/Program Studi akan

diajukan pertanyaan-pertanyaan dengan butir-butir mutu akademik. Masing-masing

Fakultas/Program dan Jurusan/Program Studi harus menjawab dengan jawaban yang paling sesuai

dengan kondisi yang ada pada Fakultas/Program dan Jurusan/Program Studi.

IV. DAFTAR PUSTAKA

[1] Website Universitas Pembangunan Panca Budi Medan. 2016. Kantor Jaminan Mutu. (diakses

31 Januari 2017).

<www.pancabudi.ac.id>

[2] Pedoman Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi. Kementrian Riset, Teknologi dan

Pendidikan Tinggi Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan. Direktorat Penjaminan

Mutu. 2016. ISBN : 978-602-72200-28-7

[3] Kantor Jaminan Mutu UNPAB. (2016). Buku Panduan Jaminan Mutu Pendidikan Tinggi

Universitas Pembangunan Panca Budi. Medan : Tim Penulis