Kegiatan monitoring dan evaluasi ini dimaksudkan untuk memantau efektivitas

pelaksanaan skema pendanaan melalui program hibah kompetisi yang diselenggarakan

oleh Ditjen Dikti. Pemantauan dan evaluasi kemajuan pelaksanaan program.
Memberikan arahan kepada pelaksana kegiatan demi terlaksananya program secara
lebih optimal sesuai dengan kapasitas dan pengetahuan Tim Monevin .

Tahap Awal Tahun Pertama Pelaksanaan Kegiatan:

a. Memantau kemajuan pelaksanaan kegiatan/program di tingkat institusi pelaksana
hibah dan mengevaluasi kinerja institusi pelaksana hibah
b. Mengidentifikasi kendala dan mencari penyelesaian atas persoalan yang dihadapi
perguruan tinggi terkait pelaksanaan program hibah
c. Menetapkan basis untuk kelanjutan program pada tahun berikutnya

Tahap Tengah Pelaksanaan Kegiatan:

a. Mengevaluasi dampak dari pelaksanaan hibah pada pertengahan masa
pelaksanaan program, baik yang dilihat sendiri oleh Tim Monevin/Tim Monev
Ditjen Dikti maupun yang dialami dan dirasakan oleh civitas academica yang ada di
Institusi Pelaksana Hibah tsb.
b. Menggali strategi untuk menjamin keberlanjutan (sustainability) hasil
pengembangan yang telah dicapai Institusi Pelaksana Hibah tsb.
c. Menetapkan basis untuk kelanjutan program pada tahun berikutnya

Tahap Akhir Pelaksanaan Kegiatan:

a. Mengevaluasi dampak dari pelaksanaan hibah pada akhir pelaksanaan Program,
baik yang dimonitor oleh Tim Monevin/Tim Monev Ditjen Dikti maupun yg
dialami dan dirasakan oleh civitas academica yg ada di Institusi Pelaksana Hibah
tersebut.
b. Menilai ketercapaian tujuan yang telah ditetapkan, serta melihat arah
perkembangan selanjutnya Insitusi Penerima Hibah
c. Mengidentifikasi usaha-usaha yg telah dan akan dilaksanakan untuk menjaga
keberlanjutan (sustainability) hasil pengembangan yang telah dicapai oleh Institusi
Pelaksana Hibah tersebut, termasuk good practices yang diadopsi oleh perguruan
tinggi.
d. Mengidentifikasi kontribusi hibah terhadap peningkatan mutu unit pelaksana dan
institusi secara keseluruhan

Hasil / dampak yang diperoleh dari pelaksanaan program/kegiatan.

1. SIAKAD berbasis web
Aksesibilitas terhadap koleksi perpustakaan lebih cepat dan mudah.
Aksesibilitas terhadap data dan layanan informasi lebih cepat dan mudah.
2. Pembuatan aplikasi web menggunakan php dan mysql.
Peserta pelatihan pembuatan aplikasi web menggunakan php dan my Sql mendapatkan pemahaman
dan peningkatan kemampuan terkait pengelolaan web, beberapa diantaranya mampu bertindak
sebagai administrator dan operator.
 LAPORAN HASIL
MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL
PELAKSANAAN PROGRAM HIBAH PHP-PTS TH. 2014

A. Pendahuluan
Sebagaimana diketahui bahwa kegiatan monitoring dan evaluasi ini dimaksudkan untuk memantau
efektifitas pelaksanaan kegiatan yang sumber dananya berasal dari program hibah kompetisi yang
diselenggarakan oleh Ditjen Dikti. Pada tahun 2014 ini, STSRD VISI mendapatkan dana hibah
PHP-PTS sebesar Rp. 350.000.000,- (Tiga ratus lima puluh juta) dari Ditjen Dikti, ditambah dana
pendamping sejumlah Rp.35.000.000,- (Tiga puluh lima juta) dari STSRD VISI. Untuk mengatasi
kendala keterbatasan SDM dan sempitnya waktu untuk merealisasikan berbagai program kegiatan
yang telah disetujui dan untuk menjamin efektifitas pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi,
disepakati bahwa :
1. Team monevin STSRD VISI selalu terlibat langsung dalam rapat-rapat yang
diselenggarakan oleh PIC ( person in charge ) masing-masing program kegiatan untuk
membantu mencari solusi atas permasalahan yang muncul sehingga waktu pelaksanaan dan
capaian dari setiap program kegiatan dapat terjaga.
2. Team monevin STSRD VISI diundang untuk menghadiri laporan pelaksanaan setiap
program kegiatan, acara ini sekaligus menjadi agenda kegiatan untuk melakukan monitoring
dan evaluasi, diluar agenda kegiatan monevin dalam bentuk lain.

Secara garis besar, kegiatan monevin terhadap pelaksanaan hibah PHP-PTS tahun 2014 yang telah
dilakukan sampai dengan tanggal 15 Oktober 2014, terbagi pada 2 ( dua ) tahapan yaitu :
1. Tahap awal yang dimulai sejak penandatanganan Surat Perjanjian Pekerjaan Program Hibah
Pembinaan PTS Tahun Anggaran 2014 pada tanggal 14 Juni 2014 sampai dengan pencairan
dana hibah PHP-PTS pada tanggal 18 Juli 2014.
2. Tahap tengah pelaksanaan per tanggal 15 Oktober 2014 sesuai dengan surat permintaan
laporan kemajuan PHP-PTS dari Diti No. 7686/E.E2.3/KL/2014.
3. Tahap akhir pelaksanaan mulai sejak tanggal 16 Oktober 2014 sampai dengan
tanggal ...................

B. Hasil Pelaksanaan Monevin

1. Tahap awal.
Kegiatan monitoring dan evaluasi pada tahap ini lebih banyak bersinggungan dengan
inventarisasi atas permasalahan yang muncul dan penentuan solusi terbaik yang harus diambil.
Berikut adalah beberapa permasalahan yang muncul pada awal implementasi pelaksanaan
program/kegiatan.

Masalah /kendala Solusi

Mempelajari panduan
Pengalaman pertama mengelola hibah PHP- pertanggungjawaban pelaksanaan
PTS hibah PHP-PTS
Koordinasi antar pelaksana kegiatan
Format pelaporan belum tersedia. Mempelajari format pelaporan tahun 2013
Waktu pelaksanaan sempit Mempercepat proses pengadaan barang/jasa.
Tidak adanya kesesuaian waktu pelaksanaan Penjadwalan ulang
dengan pihak ke 3
 Kompetensi SDM (STSRD VISI tidak
memiliki SDM yang memenuhi kualifikasi Minta bantuan SDM dari Kopertis
utk melaksakan proses pengadaan
barang/jasa)
Keberlangsungan program Disesuaikan dengan struktur organisasi di
STSRD VISI

2. Tahap tengah pelaksanaan

Kegiatan monitoring dan evaluasi pada tahap ini selain untuk mengetahui sejauh mana
pelaksanaan program/kegiatan sampai dengan tanggal 15 Oktober 2014, juga untuk melihat
dampak dari pelaksanaan kegiatan yang dirasakan oleh civitas academica, baik yang
duduk sebagai panitia pelaksana dan peserta kegiatan serta bagi perkembangan
STSRD VISI kedepan, juga untuk menggali strategi guna menjamin keberlanjutan
(sustainability) hasil pengembangan yang telah dicapai.

Status pelaksanaan program/kegiatan

No. Program/Aktifitas Status Pelaksanaan

Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu
1 Pelatihan tata kelola Perguruan Tinggi berbasis GUG dan TIK Sudah terlaksana
2 Lokakarya Pengembangan Sistem Pengendali Mutu Internal Belum dilaksanakan
(SPMI) dan Penyusunan Renstra
Peningkatan Mutu Layanan Sistem Informasi Terintegrasi Berbasis TIK
1 Pelatihan Pembuatan Aplikasi Web menggunakan PHP dan My Sql Sedang berlangsung
2 Pengembangan program SIM terintregasi Dalam proses
3 Penyusunan Database Akademik Dalam proses
4 Penyusunan Database SDM dan Keuangan Dalam proses
Peningkatan Kualitas Kinerja Akademik
1 Pelatihan Kreativitas bagi dosen Sudah terlaksana
2 Lokakarya Implementasi Kreativitas dalam Kurikulum Pendidikan Sudah terlaksana
3 Workshop E-Learning Sudah terlaksana
4 Pelatihan Pengembangan Ketrampilan Dasar Teknik Instruksional Dalam proses
(Pekerti)
5 Pelatihan Applied Approach Bagi Dosen Tetap Dalam proses
Aktifitas Lain
1 Pengadaan barang ( Buku koleksi perpustakaan ) Dalam proses
2 Pengadaan barang ( Komputer ) Sudah terlaksana

Hasil evaluasi dan monitoring

No. Program/Aktifitas Temuan Tanggapan

1 Pelatihan tata kelola Perguruan a) Perubahan
 Tinggi berbasis GUG dan TIK penyelenggara
pelatihan, (TOR):
realisasi UMY
(Universitas
Muhamadiyah
Yogyakarta)
b) Pph 21 disetor melalui
NPWP Yayasan
Pendidikan Visi
Yogyakarta
2 Pelatihan Kreativitas bagi dosen a) Perubahan a) masukan dari Toni
penyelenggara Busan bahwa
pelatihan, (TOR): Toni Borobudur Consulting
Busan , realisasi: lebih tepat.
Borobudur Consulting. b)
b) Penambahan jumlah
peserta, (TOR) : 4
orang, realisasi : 5
orang.
c) Pph 21 terlambat
disetorkan.
3 Workshop E-Learning
4 Pengadaan barang ( Komputer ) Perubahan anggota panitia
pengadaan barang, (TOR):
Peni Pertiwi, realisasi: Imam
Santoso.
5 Lokakarya Implementasi Perubahan nara sumber,
Kreativitas dalam Kurikulum (TOR): Toni Busan, realisasi:
Pendidikan ISI (Institut Seni Indonesia)

Tahap akhir pelaksanaan.

Status pelaksanaan program/kegiatan

No. Program/Aktifitas Status Pelaksanaan

Peningkatan Sistem Penjaminan Mutu
1 Pelatihan tata kelola Perguruan Tinggi berbasis GUG dan TIK Sudah terlaksana
2 Lokakarya Pengembangan Sistem Pengendali Mutu Internal Sudah terlaksana
(SPMI) dan Penyusunan Renstra
Peningkatan Mutu Layanan Sistem Informasi Terintegrasi Berbasis TIK
1 Pelatihan Pembuatan Aplikasi Web menggunakan PHP dan My Sql Sudah terlaksana
2 Pengembangan program SIM terintregasi Sudah terlaksana
3 Penyusunan Database Akademik Sudah terlaksana
4 Penyusunan Database SDM dan Keuangan Sudah terlaksana
Peningkatan Kualitas Kinerja Akademik
 1 Pelatihan Kreativitas bagi dosen Sudah terlaksana
2 Lokakarya Implementasi Kreativitas dalam Kurikulum Pendidikan Sudah terlaksana
3 Workshop E-Learning Sudah terlaksana
4 Pelatihan Pengembangan Ketrampilan Dasar Teknik Instruksional Sudah terlaksana
(Pekerti)
5 Pelatihan Applied Approach Bagi Dosen Tetap Sudah terlaksana

1 Pengadaan barang ( Buku koleksi perpustakaan ) Sudah terlaksana

2 Pengadaan barang ( Komputer ) Sudah terlaksana

Hasil evaluasi dan monitoring

No. Program/Aktifitas Temuan Tanggapan

1 Pengadaan barang ( Buku koleksi a) Fasilitas Pengkodean
perpustakaan ) buku untuk
identifikasi bantuan
dari Hibah PHP PTS
2014 belum tersedia.
b) Pengadaan buku
hanya terrealisasi ....
%.
2
3 Workshop E-Learning
4 Pengadaan barang ( Komputer )
5

Hasil / dampak yang diperoleh dari pelaksanaan program/kegiatan.

1. Peserta pelatihan Workshop E-Learning mendapatkan pemahaman dan peningkatan
kemampuan dalam membuat blog.
2. Terbukanya mindset pengambil keputusan akan pentingnya :
a) Ketersediaan road map pengembangan teknologi informasi untuk 10 tahun kedepan.
b) Peran teknologi informasi dalam meningkatkan kualitas layanan kepada stakeholder.
c) Peran teknologi informasi dalam pengembangan proses pembelajaran menuju
student center learning.
3. Terbukanya mindset pengambil keputusan bahwa implementasi SPMI yang berkelanjutan
merupakan kata kunci pembangunan tata kelola perguruan tinggi berbasis GUG ( good
university governance ).
4. Peningkatan jejaring kerjasama STSRD VISI dengan Perguruan Tinggi lain dan Pihak ke 3,
sekaligus mendapatkan kesempatan melakukan bench mark pengelolaan perguruan tinggi
swasta.
5.

Upaya menjamin keberlanjutan (sustainability) program.

Berikut ini adalah beberapa masukan untuk ditindaklanjuti guna menjamin keberlanjutan
(sustainability) program yang didanai dari hibah PHP-PTS.
1. Penyebaran questionare untuk mengukur tingkat kepuasaan stakeholders terhadap layangan
 akademik dan administrasi di STSRD VISI. Kegiatan ini sebaiknya menjadi tanggungjawab
yang melekat di Lembaga Penjaminan Mutu STSRD VISI, pelaksanaannya dapat
melibatkan unit kerja terkait.
2. Percepatan penyusunan SOP yang terstruktur dan jelas.
3. Ketersediaan sistem penomoran dokumen mutu.
4. Peningkatan kapasitas personil LPM (Lembaga Penjaminan Mutu) melalui pelatihan terkait
audit mutu manajemen internal.
5. Mensinergikan luaran dari beberapa kegiatan untuk optimalisasi kualitas capaian yang
berdampak pada peningkatan kualitas layanan. ( contoh : penyusunan modul ajar
disesuaikan dengan hasil kegiatan/pelatihan : kreativitas, pekerti, dan e-learning ).

C. Best Pratices
Kendala yang muncul selama proses implementasi program/kegiatan hibah ini memberikan
pengalaman yang berharga bagi pengelola dalam mengelola program/kegiatan hibah berikutnya
yaitu :
1. Komunikasi yang intens antara pihak yang terlibat dalam pengelolan hibah sangat
berdampak bagi kelancaran pelaksanaan pogram/kegiatan.
2. Disepakatinya format dokumen standar pelaporan untuk keperluan monevin.
3. Disepakatinya sistem dan mekanisme pendokumentasian kegiatan.
4.

D. Penutup
Demikian hasil monevin yang dapat kami sampaikan berkenaan dengan pelaksanaan
program/kegiatan hibah PHP-PTS di STSRD VISI.
 LAPORAN KEMAJUAN KEGIATAN
PELAKSANAAN PROGRAM PHP-PTS 2014

IDENTITAS

Nama program : .....................................................................................

Person in charge : .....................................................................................
Judul kegiatan : .....................................................................................
Penanggung jawab kegiatan : .....................................................................................
Peserta : .....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
.....................................................................................
Dana yang disetujui : .....................................................................................

KEMAJUAN KESELURUHAN KEGIATAN

HASIL FISIK YANG TELAH DICAPAI

CAPAIAN TERHADAP TUJUAN DAN SASARAN AKHIR TAHUN

EFEKTIVITAS PENGGUNAAN ANGGARAN