1.

Menyusun Kebijakan Tata Kelola dan Pengelolaan TI di Telkom University

Kebijakan Tata Kelola dan Pengadaan TI Telkom University :
- Penyusunan Kebijakan Tata Kelola dan Manajemen TI dilakukan untuk mendefinisikan
kerangka kerja kendali TI yang selaras dengan kendali internal Universitas.
- Rektorat bertanggung jawab untuk menetapkan Kebijakan Tata Kelola dan Pengelolaan Ti
- Seluruh Civitas Akademik di Telkom University wajib menegakkan aturan tertera dalam
kebijakan Tata Kelola dan pengelolaan TI
- Kebijakan Tata Kelola dan Manajemen TI harus disosialisasikan kepada seluruh DIvisi
organisasi terkait setelah ditetapkan
- Pengawasan atas kepatuhan kebijakan Tata Kelola dan Manajement TI harus dilakukan
secara periodic setelah kebijakan diimplementasikan.
- Kebijakan Tata Kelola dan Pengelolaan Ti perlu di tinjau ulang setiap tahun sesuai dengan
kebutuhan Universitas atau jika ada perubahan organisasi yang signifikan
Ruang Lingkup :
- Penyusunan arsitektur Aplikasi (IA)
- Penyusunan Requirement Bisnis (BRS)
- Penyusun Requirement Teknis (SRS)
- Perancangan aplikasi (SDD)
- Pelaksanaan review paska implementasi (PIR)
- Pengelolaan tingkat layanan TI (SLA)
- Pengelolaan Proyek Pengembangan Aplikasi
- Pengelolaan proeyk implementasi infrastruktur TI
- Pengelolaan Operasi TI

2. Membuat SOP TI untuk Lingkup : Pengelolaan tingkat Layanan TI (SLA)

1. Tujuan : membuka dan menggunakan layanan keluhan pengguna di igracias
2. Ruang Lingkup :
3. Definisi
4. Uraian Prosedur :
o Pelapor (internal dan eksternal) menginput tiket aduan di igracias
o Pelapor melakukan input tiket ke unit/fakultas yang dituju.
o Pelapor memilih apakah mengajukan complain atau memberi masukan
o Jika pelapor memberi masukan, jika tiketnya sesuai maka tiket akan di forward ke
unit/fakultas terkait untuk dipertimbangkan sebagai bahan masukan, jika tiket tidak
sesuai maka akan dikirim ke admin untuk diverifikasi dan disesuaikan dengan
unit/fakultas
o Jika pelapor memilih complain maka jika tiketnya sesuai akan ditindak lanjuti , jika
tiket tidak sesuai maka akan dikirim ke admin untuk diverifikasi dan disesuaikan
dengan unit/fakultas
o Unit/Fakultas yang bersangkutan akan menindak lanjuti complain dan mengirim
feedback/jawaban ke pelapor
o Jika jawaban disetujui pelapor maka tiket akan ditutup, jika tidak maka pelapor
melakukan input tiket complain kembali.
 5. Bagan Alir

No Aktivitas Pelaksana/Penanggung Jawab Dokume Ukuran/Targe

n t
Penduku
ng
Penggun Admin Unit/Fakulta Kriter Wakt
a Penganganan s ia u
Keluhan Mutu

Mulai

5.1 Input aduan

5.
1
5.2 Identifikasi
aduan 5.
2
5.2.1 Klasifikasi
5.2.1
aduan

5.2.1 Keluhan
.1 5.2.1
.1
5.2.1 Masukan
.2 5.2.1.
2
5.4 Evaluasi
Kinerja 5.
dari masukan 4
5.5 Penanganan
keluhan 5.
4

5.6 Persetujuan
5.6
terhadap
penanganan
Keluhan

Selesa
i
3. Intruksi Kerja

INSTRUKSI KERJA IT PROCESS

PROSES Tanggal :
NO. DOKUMEN Halaman :
TUJUAN Revisi :
RUANG LINGKUP PIC :

N PROSES URAIAN ALAT TARGET

O.
A. Menggunakan Aplikasi IGracias
1. Memulai kegiatan
Mulai

2. Pilih Recommended Browser sesuai dengan Smartphon Memastikan

Double browser yang Anda miliki ( Firefox 3.6+, e, requirement
klik web Google Chrome 5+, Opera 10.6+, Computer, yang
broser Internet Explorer 9) mouse, dibutuhkan
keyboard dapat
mengakses
igracias
3. Isikan alamat URL i-Gracias Smartphon Untuk
(http://igracias.telkomuniversity.ac.id) pada e, membuka
Buka
kolom isian URL Address di browser Anda. Computer, aplikasi
website
mouse, igracias di
igraciasa
keyboard web browser

4. pilih group pengguna sebagai Smartphon Pengguna

Double Struktural/Dosen/Pegawai/Mahasiswa/Orang e, dapat
klik web Tua/Alumni untuk mengakses Computer, mengakses
broser mouse, igracias
keyboard sesuai dengan
privillege
5. Masukan username dan password Smartphon Memastikan
Input menggunakan akun SSO yang telah terdaftar. e, bahwa user
username Computer, dapat login ke
& mouse, igracias untuk
password keyboard menggunakan
aplikasi
B

B. Menggunakan Layanan Pengaduan di Aplikasi IGracias

1. Pada beranda akan muncul tampilan menu Smartphon Memastikan

A Aplikasi Keluhan Pengguna e, user memilih
Computer, menu keluhan
mouse, pengguna
keyboard untuk
Pilih Menu
menginput
Input
tiket

6. Pilih Input Tiket. Smartphon Megisi data

Isi Data lalu e, keluhan
Computer, sesuai dengan
Isi Data
mouse, unit/fakultas
keyboard yang dituju.

7. pilih kategori : Smartphon Memilih

Pilih
kategori
dan klik
 - Masukan: merupakan jenis tiket yang tidak e, apakah
memerlukan penanganan khusus tiket Computer, keluhan itu
tersebut sebagai bahan mouse, termasuk
pertimbangan/masukan. keyboard complain atau
- Komplain: merupakan jenis tiket yang masukan
memerlukan penanganan berupa feedback
atau jawaban dari penerima

8.
Seles

4. Kompetensi SDM untuk SOP TI

Kualifikasi dan kompetensi

Nama SOP Pengelolaan Tingkat Layanan TI
Kualifikasi - Pendidikan Minimal S1
Kompetensi - Kemampuan Komputer
-
Computer Skill

Skill

Job
Admin V V
Penangan
Keluhan
Admin
Unit/Fakultas

5. Alternatif tools/Aplikasi Pendukung Pelaksanaan Intruksi kerja TI