Seperti yang telah disebutkan di awal, bahwa metodologi manajemen proyek terbagi dalam tahapan: 1. Inisiasi proyek (project initiation). Perencanaan proyek (project planning). Pelaksanaan proyek (project execution). Pengontrolan proyek (project controlling). Penutupan proyek (project closure). ee ico Catatan: ini semua dapat berulang untuk setiap fase Berikut ini gambaran keterkaitan antara tahap yang satu dengan tahap lainnya yang terjadi pada suatu proyek. Planning Processes Controlling Processes Executing Processes Keterangan: = Dimulai dengan /nitiating process. = Kemudian dilakukan p/anning process. = Berdasarkan planning yang ada, maka dilakukan executing process. = Selanjutnya pelaksanaan controlling process. = Executing & controlling process bisa dilakukan secara berulang. = Bila dalam controlling process masih ada yang perlu diperbaiki, maka buatlah re-p/anning atau perencanaan ulang (perbaikan perencanaan). = Dari re-planning (planning udate), maka dilakukan executing process. = Kemudian dilakukan controlling process. 56 Manajemen Proyek Berbasis Teknologi InformasiDAFTAR ISI DAFTAR ISI... DOKUMEN KONTROL ....... INFO UMUM. A. . Faktor Penentu Keberhasilan .... . Keuntungan yang Diharapkan . Teknologi yang Digunakan . Deskripsi Proyek ........s0+0 . Perencanaan Aktivitas Secara Global Permasalahan ..... Deskripsi Produk... Batasai Asumsi Bab 8 - Inisiasi Proyek (Project Initiation)DOKUMEN KONTROL Daftar Perbaikan Dokumen Tanggal 76 Manajemen Proyek Berbasis Teknologi InformasiINFO GLOBAL Nama Proyek Pemilik Proyek Manajer Proyek Global Proyek Deskripsi Singkat Predecessor Successor Bab 8 - Inisiasi Proyek (Project Initiation)A. Permasalahan Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis B. Deskripsi Produk/Servis Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis. C. Faktor Penentu Keberhasilan Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga faktor-faktor yang bisa menghambat proyek. 78 Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi‘D. Keuntungan yang Diharapkan Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang ken dilaksanakan. = Teknologi Desicipsikan tentang teknologi yang diperlukan/digunakan untuk keperluan proyek. Deskripsi Proyek deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi: Maksud dan Tujuan Proyek Hasil yang Diinginkan Jadwal Estimasi/Perkiraan Biaya Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan "Bab 6 — Inisiasi Proyek (Project Initiation) 79G. Perencanaan Aktivitas Secara Global Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan di sini adalah aktivitas global saja. No. a Jumlah Estimasi Aktivitas Hllei le Hari Biaya TOTAL H. Batasan Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum. I. Asumsi Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum. Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi2. Contoh Pendefinisian Proyek (Project Definifinition). PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PT. REKA JAYA ELEKTRIK PENDEFINISIAN PROYEK (PROJECT DEFINITION) ‘Bab 8 - Inisiasi Proyek (Project Initiation) 83DAFTAR ISI DAFTAR ISI DOKUMEN KONTROL ... INFO UMUM .. . Permasalahan . . Deskripsi Produk... . Faktor Penentu Keberhasilan Keuntungan yang Diharapkan . Teknologi yang Digunakan . Deskripsi Proyek .. Perencanaan Aktivitas Secara Global . Batasan . Asumsi . rmroammonwP 84 Manajemen Proyek Berbasis Teknologi InformasiDOKUMEN KONTROL Daftar Perbaikan Dokumen Imam Heryanto 8 — Inisiasi Proyek (Project Initiation) 85INFO GLOBAL Nama Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Pemilik Proyek Totok Triwibowo Manajer Proyek Imam Heryanto Global Proyek Deskripsi Singkat Membangun Sistem Penggajian dan Sistem Absensi Secara Otomatis Predecessor Successor Manajemen Proyek Berbasis Teknologi InformasiA. Permasalahan Berikut ini adalah deskripsi singkat mengenai permasalahan bisnis yang ada: Sesuai perkembangan teknologi dan kebutuhan proses _bisnis Perusahaan, maka dirasa sangat dibutuhkan untuk segera mewujudkan ‘otomatisasi sistem penggajian dan sistem absensi di perusahan. Hal ini disebabkan oleh banyak hal, utamanya adalah kinerja pegawai yang enderung menurun, oleh karena pemantauan kinerja pegawai yang kurang bagus. Dengan otomatisasi sistem ini diharapkan permasalahan yeng dihadapi perusahaan ini bisa segera teratasi. Hal lain yang menyebabkan perlunya otomatisasi sistem ini adalah karena tidak sedikit komplain dari para pegawai tentang transparansi sistem penggajian pegawe Oleh karenanya, otomatisasi sistem ini perlu segera Girealisasikan. Untuk selanjutnya proyek ini disebut dengan Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian. B. Deskripsi Produk/Servis ‘Berkut ini adalah deskripsi singkat mengenai produk atau servis. Mengeluarkan daftar gaji pegawai. Mencetak slip gaji pegawai. Mencetak Data Induk Pegawai. Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya. * Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM. Faktor Penentu Keberhasilan ini adalah faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek dan -faktor yang bisa menghambat proyek. ‘Bab 8 — Inisiasi Proyek (Project Initiation) 87® Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. * Komitmen dan dukungan dari tim proyek. e Ketersedian sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. e Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek. * Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi). e Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. e Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap. e Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai. D. Keuntungan yang Diharapkan Berikut ini adalah keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan. Dari sisi perusahaan: e Lebih mudah untuk melihat cash flow keuangan yang berkaitan dengan masalah penggajian. e —Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap kinerja pegawai. e Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan produktivitas perusahaan. e Pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan (dalam hal penggajian) akan lebih mudah. Dari sisi pegawai: ¢ — Lebih mudah untuk mengecek jumlah gaji yang diperolehnya. e Lebih nyaman, karena sistem secara otomatis mencetak slip gaji dengan semua perhitungan yang telah ditentukan oleh perusahaan. * Lebih mudah melakukan absensi (masuk/keluar) jam kerja, cukup dengan menempelkan jari, maka absensi sudah tercatat di sistem. « Pembuatan laporan absensi bulanan ke pihak SDM akan lebih mudah, yaitu tinggal mencetak/menge-print laporan absensi pegawai yang bersangkutan. 88 Manajemen Proyek Berbasis Teknologi Informasi—. Teknologi yang Digunakan Berikut ini adalah sekilas tentang teknologi yang diperlukan/digunakan untuk keperluan proyek. Teknologi yang digunakan untuk membangun sistem _ informasi kepegawaian ini secara garis besar dapat dibagi ke dalam beberapa bagian berikut ini: Komputer Server. Pentium 4 Komputer Cfent : Pentium 3 Sistem Operasi Komputer Server: MS Windows Server 2000 Sistem Operasi Komputer Client: MS Windows XP Software Development: Borland Delphi 7 Database. Oracle Database 8.05 Finger Print F. Deskripsi Proyek Serikut ini adalah deskripsi proyek secara umum (high-/evel) yang meliputi: F.1 Tujuan Proyek: Tujuan proyek ini adalah membangun sistem yang dapat memberikan informasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian, khususnya permasalahan penggajian dan absensi pegawai perusahaan. Penyelesaian masalah gaji dan absensi pegawai dibuat secara otomatis oleh sistem. Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi perusahaan maupun pegawainya. 2 Hasil yang Diinginkan: Sistem Informasi yang dihasilkan dapat: + Mengeluarkan daftar gaji pegawai. + Mencetak slip gaji pegawai. + Mencetak Data Induk Pegawai. * Melakukan absensi karyawan secara otomatis (menggunakan finger print) * Mengeluarkan daftar absensi pegawai beserta jumlah jam kerjanya. + Mencetak absensi tiap pegawai yang digunakan sebagai laporan ke bagian SDM. Gab 6 — Inisiasi Proyek (Project Initiation) 89F.3 Jadwal Proyek dikerjakan selama kurun waktu 115 hari, yaitu meliputi: ¢ Pekerjaan pembangunan (pembuatan sistem) dan segala kegiatan pendukung. * Perawatan selama kurun waktu tertentu. * Pertemuan (meeting awal, meeting reguler tim proyek, dan meeting penutupan). F.4 Estimasi/Perkiraan Biaya Biaya yang dibutuhkan untuk membangun sistem ini adalah Rp75.000.000,- (tujuh puluh lima juta rupiah). F.5 Estimasi Sumber daya yang Diperlukan Sumber daya secara global terdiri atas: e Sumber daya manusia: 8 orang anggota tim proyek (1 orang bisa merangkap pekerjaan lain di waktu yang lain) + 1 orang manajer proyek. * Material/Alat: finger print + infrastruktur pendukung proyek. « Komputer server dan komputer client sudah tersedia (tidak termasuk dalam anggaran biaya). G. Perencanaan Aktivitas secara Global Berikut ini adalah aktivitas-aktivitas yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan di sini adalah aktivitas global saja. Nomor Deskripsi Aktivitas ane roe 1 Analisis & Desain Sistem 9 hari 3,6 juta 2. Desain Aplikasi 7 hari 2,1 juta 3: Pemrograman 55 hari 22 juta 4. Testing 5 hari 2 juta 5 Instalasi 2 hari 1,6 juta 6 Dokumentasi 70 hari 7 juta F Training 2 hari 1,2 juta 8 Administrasi 80 hari 6 juta 9 Pemeliharaan 20 hari 2 juta 10 Tambahan kerja + Meeting + Lain2 15 hari 27,5 juta TOTAL 115 hari 75 Juta 90 Manajemen Proyek Berbasis Teknologi InformasiGzatan: Ada beberapa kegiatan/aktivitas proyek yang memang harus menunggu @2vitas lain selesai lebih dahulu, Adapula aktivitas yang bisa dikerjakan secara smultan atau berbarengan (bisa 2 atau lebih pekerjaan). Jadi jumlah total hari Sutenlah dari jumah total hari per aktivitas ® Batasan Serkut ini adalah batasan-batasan proyek secara umum * Fokus proyek adalah pada pembangunan atau pembuatan sistem informasi sampai dengan pemeliharaan dalam kurun waktu tertentu. * Tidak dibahas mengenai quality control & quality assurance secara khusus. * Tidak dibahas mengenai risiko proyek, bahasan hanya pada risiko permintaan perubahan (akan ditangani secara khusus di manajemen perubahan). * Biaya yang dimaksud adalah biaya untuk tim proyek (tidak termasuk manajer proyek) + biaya lain-lain (bahan, infrastruktur pendukung dll). LE Asumsi Berkut ini adalah asumsi-asumsi_ proyek secara umum: “| Procurement atau pengadaan sudah tidak ada masalah, sumber daya non-personil sudah tersedia dan sesuai dengan spesifikasi proyek. Human resource atau sumber daya manusia sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek yang akan dikerjakan. Anggota tim proyek adalah SDM profesional yang disewa untuk keperluan proyek. Manajer proyek adalah personil dari dalam perusahaan itu sendiri. Struktur organisasi sudah ditetapkan. Pemilik proyek & manajer proyek sudah ditunjuk/ditetapkan beserta anggota tim proyek. ‘Bab 8 — Inisiasi Proyek (Project initiation) 91