PROGRAM KERJA

INSTALASI FARMASI
MURNI TEGUH MEMORIAL HOSPITAL
2015
 Evaluasi Instalasi Farmasi MTMH
Tahun 2014

I. Rekapitulasi Jumlah Pasien

a. Pasien Rawat Inap
Jumlah pasien rawat inap per bulan dapat dilihat pada tabel di bawah ini

STATUS
NO JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUS SEPT OKT NOV DES TOTAL
PEMBIAYAAN

1 UMUM 239 213 220 193 247 264 272 298 285 302 286 0 2819

2 ASURANSI 75 62 91 101 111 134 156 376 645 797 884 0 3432

3 CORPORATE 51 46 104 100 94 112 111 134 133 134 169 0 1188

TOTAL 365 321 415 394 452 510 539 808 1063 1233 1339 1592 7439

Secara grafik dapat dilihat pada Gambar berikut ini.

GRAFIK PASIEN PULANG RAWAT INAP RS MURNI TEGUH

PERIODE JANUARI S/D NOPEMBER 2014

1000
884
900 797
800
700 645
600
500
376
400 298 302
264 272 285 286
300 239 213 220 247
193 169
156
200
91104 101
100 11194 134112 111 134 133 134
7551 6246
100 0 0 0
0
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUS SEPT OKT NOV DES

UMUM ASURANSI CORPORATE

1
 b. Pasien Rawat Jalan
Jumlah pasien rawat jalan per bulan dapat dilihat pada tabel di bawah ini

NO KUNJUNGAN JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUS SEPT OKT NOV DES TOTAL

1 IGD 456 244 409 419 328 288 311 410 332 597 454 548 4796

2 POLIKLINIK 1846 1115 1963 2262 1408 1455 1925 2035 3534 4035 2450 3210 27238

TOTAL 2302 1359 2372 2681 1736 1743 2236 2445 3866 4632 2904 3758

Secara grafik dapat dilihat pada Gambar berikut ini.

GRAFIK PASIEN RAWAT JALAN RS MURNI TEGUH PERIODE

JANUARI S/D NOPEMBER 2014

4500
4035
4000
3534
3500 3210
3000
2450
2500 2262
1963 1925 2035
1846
2000
1408 1455
1500 1115
1000 597 548
456 409 419 328 311 410 332 454
500 244 288
1
0
JAN FEB MAR APR MEI JUN JUL AGUS SEPT OKT NOV DES

UMUM ASURANSI

2
II. Pola Ketenagaan yang Dibutuhkan
Apoteker
- Kepala Instalasi Farmasi : 1 orang
- Penanggung jawab rawat jalan : 2 orang (untuk 2 shift)
- Penanggung jawab rawat inap : 2 orang (untuk 2 shift)
- Penanggung jawab shift malam : 1 orang
- Apoteker bagian Farmasi Klinis : 7 orang (untuk 2 shift)
Total Apoteker yang dibutuhkan 13 orang

Asisten Apoteker
a. Berdasarkan faktor koreksi (manajemen tenaga)
Untuk tenaga asisten apoteker (AA) pelaksana:
Rata-rata jumlah resep per hari = 250 resep
Rata-rata waktu pelayanan per resep = 15 menit
Jam kerja efektif per hari = 7 jam
Jadi kebutuhan tenaga di unit pelayanan resep
15 78
=250 60 7 = 8,93 9 + (286 17)

= 9 + 5 = 14
25
Faktor koreksi 25% =100 14 = 3,5 4

Maka jumlah kebutuhan tenaga per hari untuk pelayanan resep =14 + 4 = 18 orang

3
b. Berdasarkan fungsi / langkah-langkah pengerjaan
No. Shift Jenis Jumlah
Penerimaan resep (confirm dan telaah) 1
1. I Rawat Jalan Kemas/racik 3
Penyerahan Obat 1
Penerimaan resep (confirm dan telaah) 1
2. I Rawat Inap Kemas/racik dan penyerahan obat 3
Pasien Pulang 1
Penerimaan resep (analisa/verifikasi/cek) 1
3. I BPJS
Kemas/racik 1
I Depo Penerimaan resep (analisa/verifikasi/cek) 1
4.
Farmasi Kemas/racik 1
Penerimaan resep (confirm dan telaah) 1
II Rawat Jalan Kemas/racik 3
5.
Penyerahan Obat 1
Penerimaan resep (confirm dan telaah) 1
II Rawat Inap Kemas/racik 3
6.
Penyerahan Obat 1
II Depo Penerimaan resep (analisa/verifikasi/cek) 1
7.
Farmasi Kemas/racik 1
III Rawat dan Penerimaan resep (analisa/verifikasi/cek) 2
6.
Rawat Inap Kemas/racik 2
III Depo Penerimaan resep (analisa/verifikasi/cek) 1
7.
Farmasi Kemas/racik 1
TOTAL 32

78
Loss Day = 286 32 = 8,73 9

Maka kebutuhan tenaga di farmasi pelayanan resep = 32+9 = 41 orang (AA)

4
 Kesimpulan:
Perhitungan berdasarkan faktor koreksi dan fungsi jumlah tenaga yang dibutuhkan
jauh berbeda, maka atas kondisi ini, kami memilih untuk kebutuhan tenaga adalah
berdasarkan faktor fungsi yaitu 41 orang asisten apoteker.

Staf Gudang
Staf Gudang dibutuhkan untuk 2 shift:
- Kepala Gudang : 1 orang
- Shift Pagi : 2 orang
- Shift Malam : 2 orang
Total Staf Gudang yang dibutuhkan : 5 orang

Staf Administrasi
Staf Administrasi Faktur yang dibutuhkan:
- Alat Kesehatan : 1 orang
- Obat : 1 orang
- Barang Cathlab & Lab : 1 orang
Total Staf Administrasi yang dibutuhkan 3 orang

Staf Administrasi Klaim BPJS, Inhealth, dan PTPN III

Staf Administrasi BPJS, Inhealth dan PTPN yang dibutuhkan = 2 orang

5
III. Jumlah Personil di Instalasi Farmasi Sekarang
Jumlah Apoteker = 4 orang
Total yang dibutuhkan = 13 orang

Jumlah Asisten Apoteker = 15 orang

Total yang dibutuhkan = 41 orang

Jumlah Staf Gudang = 4 orang

Total yang dibutuhkan = 5 orang

Jumlah Staf Administrasi = 3 orang

Total yang dibutuhkan = 3 orang

Jumlah Staf Administrasi Klaim BPJS, Inhealth, dan PTPN = 2 orang

Total yang dibutuhkan = 2 orang

U89IK;,MKK

6
 PROGRAM KERJA INSTALASI FARMASI RUMAH SAKIT
MURNI TEGUH MEMORIAL HOSPITAL TAHUN 2015

I. PENDAHULUAN
Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan
dan tempat yang digunakan untuk menyelenggarakannya disebut sarana kesehatan. Sarana
kesehatan berfungsi untuk melakukan upaya kesehatan dasar atau upaya kesehatan rujukan
dan/atau upaya kesehatan penunjang.
Murni Teguh Memorial Hospital berupaya memberikan dan menyelenggarakan
pelayanan kesehatan seoptimal mungkin meliputi pelayanan sediaan farmasi berupa obat, bahan
obat, obat tradisional, dan kosmetik serta alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan lainnya.

II. LATAR BELAKANG

Sistem Pengelolaan Obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang meliputi aspek
seleksi dan perumusan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penggunaan
obat. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa masing-masing tahap pengelolaan obat
merupakan suatu rangkaian yang terkait, dengan demikian dimensi pengelolaan obat akan
dimulai dari perencanaan pengadaan yang merupakan dasar pada dimensi pengadaan obat di
Rumah Sakit.
Tujuan dari pengadaan yaitu untuk memperolehbarang yang dibutuhkan dalam jumlah
yang cukup dengan kualitas dan harga yang dapat dipertanggungjawabkan, dalam waktu dan
tempat tertentu secara efektif dan efisien, menurut tata cara dan ketentuan yang berlaku.
Sistem pengelolaan obat mempunyai empat fungsi dasar untuk mencapai tujuan yaitu:
a. Perumusan kebutuhan atau perencanaan (selection)
b. Pengadaan (Procurement)
c. Distribusi (Distribution)
d. Penggunaan (Use)
Keempat fungsi tersebut didukung oleh sistem penunjang pengelolaan yang terdiri dari :
a. Organisasi (Organization)
b. Pembiayaan dan kesinambungan (Financing and Sustainability)

7
 c. Pengelolaan informasi (Information Management)
d. Pengelolaan dan pengembangan sumber day amanusia (Human Resources Management)
Instalasi farmasi merupakan satu-satunya unit yang bertugas merencanakan, mengadakan,
mengelola, dan mendistribusikan obat untuk Rumah Sakit secara keseluruhan. Perencanaan
pengadaan obat harus sesuai dengan formularium yang telah ditetapkan. Obat yang akan
diadakan harus direncanakan secara rasional agar jenis dan jumlahnya sesuai sehingga
merupakan produk atau bahan yang terbaik, meningkatkan penggunaan yang rasional dengan
harga yang terjangkau

III. TUJUAN
3.1. Tujuan Umum
Pengelolaan Perbekalan Farmasi merupakan suatu siklus kegiatan, dimulai dari
pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian,
penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan bagi kegiatan
pelayanan.
3.2. Tujuan Khusus
a. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efesien
b. Menerapkan farmako ekonomi dalam pelayanan
c. Meningkatkan kompetensi / kemampuan tenaga farmasi
d. Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen berdayaguna dan tepatguna.
e. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN KEGIATAN POKOK :

4.1 Kegiatan Pokok
I. Pemilihan
II. Perencanaan
III. Pengadaan
IV. Penerimaan
V. Penyimpanan
VI. Pendistribusian
VII. Pelaporan
8
4.2 Rincian Kegiatan
4.2.1 Pemilihan
Merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang terjadi di rumah
sakit, identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan
memprioritaskan obat esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat.
4.2.2 Perencanaan
Merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi
yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang
telah ditentukan antara lain Konsumsi, Epidemiologi, Kombinasi metode konsumsi dan
epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.
Pedoman Perencanaan:
Formularium Rumah Sakit
Standar Terapi Rumah Sakit
Ketentuan Rumah Sakit yang berlaku.
Data catatan medik
Anggaran yang tersedia
Penetapan prioritas
Jenis penyakit
Sisa persediaan
Data pemakaian periode yang lalu

4.2.3 Pengadaan
Merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan
disetujui, melalui :
a. Pembelian : secara langsung dari pabrik / distributor / pedagang besar farmasi / rekanan.
b. Produksi / pembuatan sediaan farmasi: Produksi Non Steril
c. Sumbangan seperti beberapa produk imunologis sepertivaksin BCG, DPT, TT dan polio.
Dan obat-obat yang masuk ke dalam program kesehatan DinasKesehatan.

9
4.2.4 Penerimaan
Merupakan kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai
dengan aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, konsinyasi atau sumbangan.
Pedoman dalam penerimaan perbekalan farmasi:
Pabrik harus mempunyai Sertifikat Analisa
Barang harus bersumber dari distributor utama
Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS)
Khusus untuk alat kesehatan / kedokteran harus mempunyai certificate of origin
Expire date minimal 2 tahun.
4.2.5 Penyimpanan
Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi menurut persyaratan yang
ditetapkan:
Dibedakan menurut bentuk suhunya
Dibedakan menurut suhunya, kestabilannya
Mudah tidaknya meledak/terbakar disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin
ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan
4.2.6 Pendistribusian
Merupakan kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumah sakit untuk
pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk
menunjang pelayanan medis.

10
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
1. Data/pricelist dan penawaran kerjasama disimpan.
2. Menambah asisten apoteker dalam jumlah yang memenuhi standar.
3. Menambah jumlah apoteker sesuai dengan jumlah yang sesuai standar.
4. Menambah tenaga administrasi faktur.
5. Mengawasi pengelolaan perbekalan rumah sakit.
6. Perencanaan pemesanan direncanakan, dibuat dan diteruskan kepada Direktur untuk
pengesahan.
7. Penerimaan obat-obatan dan alat kesehatan kemudian diinput ke dalam sistem KTHIS dan
di-filekan.
8. Purchase Request, Purchase Order dan Good Receiving Good diserahkan ke Accounting.
9. Obat dan alat kesehatan disusun pada rak masing-masing. Pengeluaran barang sesuai dengan
FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out).
Untuk obat-obatan high alert dan vaksin yang disimpan di lemari pendingin harus disimpan
pada lemari pendingin yang berbeda dari obat-obatan yang lain
10. Dilakukan pembenahan pada instalasi farmasi
11. Pendistribusian ke ruangan sesuai dengan parlevel masing-masing.
12. Dibuat sistem depo farmasi pada tiap lantai perawatan.
13. Menyiapkan tenaga kerja yang sudah terlatih untuk ditempatkan di depo-depo farmasi.
14. Diberikan pelatihan-pelatihan yang diperlukan kepada tenaga kerja farmasi.
15. Menghilangkan stok-stok obat yang tidak pernah terpakai selama 1 tahun terakhir.
16. Mengadakan alat pencampuran obat yang memadai.
17. Dilakukan revisi formularium rumah sakit.
18. Melaksanakan farmasi klinis bila jumlah apoteker sudah memadai.

5.1.1 Tujuan Umum

Memberikan pelayanan yang efisien, cepat, dan tepat terhadap kebutuhan pasien di rumah
sakit.
5.1.2 Tujuan Khusus
a. Menghilangkan kinerja pelayanan yang substandard

11
b. Terciptanya pelayanan farmasi yang menjamin efektivitas obat dan keamanan pasien
c. Meningkatkan efisiensi pelayanan
d. Meningkatkan mutu obat yang diproduksi di rumah sakit sesuai CPOB (Cara Pembuatan
Obat yang Baik)
e. Meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap pelayanan.
f. Menurunkan keluhan pelanggan atau unit kerja terkait.

VI. SASARAN
1. Laporan stock sesuai antara fisik dan system KTHIS.
2. Obat-obat kadaluarsa yang tidak dapatdikembalikan ke distributor dapat mencapai 0%.
3. Pelayanan kefarmasian yang tepat, efisiensi dan aman kepada pasien mencapai 100%.
4. Obat-obatan di farmasi haruslah obat-obatan yang masuk ke dalam formularium.
5. Laporan internal dan eksternal dapat terlaksanakan secara lengkap, relevan dan up to date.

VII. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

TAHUN 2014
No.
Kegiatan Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nov Des

1. Pengumpulan data x x x x x x x x x x x x
2. Pengolahan data x x x x x x x x x x x x
3. Pelaporan data x x x x x x x x x x x x
4. Rapat evaluasi x x x x
5. Stock opname x x

VIII. EVALUASI
8.1 JENIS EVALUASI
Berdasarkan waktu pelaksanaan evaluasi, dibagi tiga jenis program evaluasi:
a. Prospektif : program dijalankan sebelum pelayanan dilaksanakan
Contoh : pembuatan standar, perizinan.
b. Konkuren : program dijalankan bersamaan dengan pelayanan dilaksanakan
Contoh : memantau kegiatan konseling apoteker, peracikan obat oleh Asisten Apoteker
12
 c. Retrospektif : program pengendalian yang dijalankan setelah pelayanan dilaksanakan.
Contoh : survey konsumen.

8.2 METODA EVALUASI

8.2.1 Audit (Pengawasan)
Dilakukan terhadap proses hasil kegiatan apakah sudah sesuai standar.
8.2.2 Review (Penilaian)
Terhadap pelayanan yang telah diberikan, penggunaan sumber daya, penulisan resep
8.2.3 Survei
Untuk mengukur kepuasan pasien, dilakukan dengan angket atau wawancara langsung.
8.2.4 Observasi
Terhadap kecepatan pelayanan antrian, ketepatan penyerahan obat.

8.3 PENGENDALIAN MUTU

Merupakan kegiatan pengawasan, pemeliharaan dan audit terhadap perbekalan farmasi
untuk menjamin mutu, mencegah kehilangan, kadaluarsa, rusak dan mencegah ditarik dari
peredaran serta keamanannya sesuai dengan Kesehatan, Keselamatan Kerja RumahSakit (K3RS)
yang meliputi :
a. Melaksanakan prosedur yang menjamin keselamatan kerja dan lingkungan.
b. Melaksanakan prosedur yang mendukung kerja tim Pengendalian Infeksi Rumah Sakit.

8.4 UNSUR-UNSUR YANG MEMPENGARUHI MUTU PELAYANAN

a. Unsur masukan (input) : tenaga/sumber daya manusia, sarana dan prasarana, ketersediaan
dana
b. Unsur proses : tindakan yang dilakukan oleh seluruh staf farmasi
c. Unsur lingkungan : Kebijakan-kebijakan, organisasi dan manajemen

IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN

1. Laporan stock dibuat setiap akhir bulan kepada Direktur
2. Laporan narkotika dan psikotropika dilaporkan kepada Dinas Kesehatan

13
3. Evaluasi tentang kegiatan farmasi dilakukan tiap akhir tahun untuk melihat pencapaian
sasaran.

14