ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM E-

SUPLY CHAIN MANAGEMENT PADA

PT SUMBER LARIS JAYA

Luthfy Mahardika Azhar

UNIVERSITAS BINA NUSANTARA luthfymahardika@yahoo.com

Robertus Tang Herman, SE., MM

Tri Pudjadi, S.Sos., MM

Abstrak

Tujuan Penelitian ini menganalisis dan merancang sistem e-supply chain management
untuk memberikan proses bisnis yang lebih efektif dan efisien dengan menggunakan
metode analisis preliminary step dan OOAD, dimana langsung diadakan observasi
langsung ke lapangan, serta menggunakan metode perancangan, yang mencakup
perancangan model bisnis, rancangan user-interface dan basis data. Hasil yang ingin
dicapai adalah aplikasi e-supply chain management berbasis website dan metode
pengelolaan persediaan EOQ, dimana aplikasi ini mempermudah mendapatkan
informasi yang diinginkan secara lengkap dan up-to-date, penyimpanan data yang
lebih aman dan terintegrasi ke seluruh divisi. Dari hasil penelitian tersebut dapat
diambil kesimpulan bahwa PT Sumber Laris Jaya dapat menerapkan aplikasi e-supply
chain management untuk memberikan proses bisnis yang efektif dan efisien, agar
cepat tercapainya visi dan misi perusahaan (LMA).

Kata Kunci : e-supply chain management, proses bisnis, EOQ, sistem informasi
 Abstract

This study analyzes the purpose and design of e-supply chain management to provide
business processes more effectively and efficiently by using the method of analysis,
where direct observation is held directly to the field, as well as using the design
method, which includes the design of business models, user-interface design and base
data. Results to be achieved is the application of e-supply chain management based
website and EOQ inventory management method, where the application is easier to
get the desired information is complete and up-to-date, more secure data storage and
integrated into the whole division. From these results it can be concluded that PT
Sumber Laris Jaya to implement e-supply chain management business processes to
provide effective and efficient, in order to quickly achieve the vision and mission of
the company.

Keywords: e-supply chain management, business processes, EOQ, information

Systems

PENDAHULUAN

Saat ini teknologi informasi dan komunikasi semakin maju dan berkembang sehingga

menjadi suatu kebutuhan penting bagi masyarakat dalam menjalankan kehidupannya

serta memberikan banyak pilihan dan kemudahan bagi dunia bisnis dalam

meningkatkan performa mereka.

Menurut Mary Meeker & Liang Wu (jurnal KPCB Internet Trends 2013), laporan

penggunaan internet terbaru dari international telecommunications union dan internet

world stats, menemukan pertumbuhan pengguna internet secara online yang sangat

kuat. Sekarang ada 2,4 miliar pengguna internet di seluruh dunia, dan jumlah ini akan

terus bertumbuh dengan pesat.

Dengan perkembangan internet yang semakin pesat saat ini berarti persaingan bisnis

akan semakin runcing dan memaksa perusahaan untuk dapat bekerja keras dalam
meningkatkan efektifitas dan efisiensi bisnis mereka agar dapat bertahan dalam

persaingan yang terjadi. internet dalam bidang telekomunikasi merupakan salah satu

teknologi yang dapat mewujudkan competitive advantage bagi sebuah proses bisnis

dan dapat memberikan kemudahan dan kecepatan sehingga dapat memberikan proses

bisnis yang berjalan secara real time. dengan penggunaan internet, komunikasi dapat

dilakukan dimana saja yang memiliki jaringan internet dan dapat dilakukan dalam

waktu 24 jam.

PT Sumber Laris Jaya adalah suatu industri karoseri truck yang mengerjakan

perakitan dan memodifikasi rangka dan mesin dari produsen pembuat mobil menjadi

truk-truk angkutan berdasarkan permintaan pelanggan (made to order). Dengan bahan

baku utama dalam perakitannya menggunakan besi dan bahan pelengkapnya

alumunium. PT Sumber Laris Jaya yang disebut juga SLJ, saat ini mengerjakan dan

memodifikasi berbagai jenis kendaraan-kendaraan besar (truck) dengan 18 model.

SLJ dalam perakitan dan pembuatan trukserta proses bisnisnya mengalami beberapa

permasalahan. Permasalahan-permasalahan tersebut diantaranya :

1. Dari sisi hubungan perusahaan dengan

supplier (upstream), PT Sumber Laris Jaya saat ini telah bekerja sama dengan

produsen besi yang menjadi bahan baku utama dalam memproduksi truk dan

pemesanan bahan baku saat ini masih menggunakan telepon dan faks, sehingga

sering terjadi permasalahan komunikasi dalam melakukan pemesanan.

2. Dari sisi internal perusahaan yaitu

masalah persediaan, PT Sumber Laris Jaya belum menerapkan safety stock

sehingga terkadang perusahaan apabila terjadi kehabisan bahan baku maka

perusahaan akan membeli ke supplier lain dengan harga yang lebih mahal.
 Kemudian pencatatan yang masih manual sehingga sering terjadi data hilang dan

aliran informasi tidak real time.

3. Terakhir permasalahan yang terjadi dari

sisi hubungan perusahaan dengan pelanggan (downstream), PT Sumber Laris Jaya

sering mendapatkan keluhan dari konsumennya dalam hal waktu produksi yang

tidak sesuai jadwal selesai karena konsumen tidak mengetahui sudah sampai

dimana proses produksi pesanannya. Kemudian perusahaan memberitahukan

apabila pesanan konsumen melalu telepon sehingga penyampaian informasi

kadang membutuhkan waktu lebih karena perusahaan harus mengubungi

konsumennya satu persatu.

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Preliminary Step
Tahapan persiapan dibagi dalam 5 tahap, yaitu:
1. Energize The Organization
Divisi-divisi pada PT Sumber Laris Jaya yang memiliki peran penting dalam

sistem e-supply chain management :

Manajer Keuangan

Manajer keuangan akan mengatur dan membuat perencanaan keuangan,

menganalisa investasi yang dibutuhkan perusahaan, serta mengawasi masuk dan

keluarnya keuangan perusahaan.

Manajer Operasional

Manajer operasional akan mengelola seluruh kebutuhan-kebutuhan dalam

produksi, serta mengawasi persediaan bahan baku dan mengatur pembelian

dengan supplier. Selain itu manajer operasional akan mengecek kualitas

produksi.

Manajer Produksi

Manajer produksi akan mengawasi seluruh proses produksi, serta memberikan

instruksi jenis yang akan diproduksi. Dan memastikan produksi berjalan sesuai

dengan waktunya.

2. Enterprise Vision

PT Sumber Laris Jaya memiliki Visi untuk menjadi market leader dalam industri

karoseri yang menggunakan bahan baku besiserta memberikan hasil produksi yang

terbaik untuk konsumen dan terus berinovasi dalam mengambangkan produk truk-

truk angkutan. Agar tercapainya visi perusahaan maka diperlukan analisa

lingkungan bisnis untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi dalam

mencapai visi perusahaan.

Lima kekuatan porter digunakan untuk menganalisis lingkungan bisnis perusahaan,

yang teridiri dari :

1. Persaingan antara perusahaan sejenis.

2. Persaingan antara perusahaan sejenis.

3. Potensi produk-produk pengganti.

4. Daya tawar pemasok.

5. Daya tawar konsumen.

 Ancaman Pengembangan
Produk
Produk Pengganti:
Pengganti:Kuat
Kecenderungan Lemah

Tersedia (kayu)

Daya Tawar Pemasok :

Persaingan Antara Daya Tawar
Kecenderungan Lemah Perusahan Sejenis : Konsumen :

PT Pandawa Jaya Kecenderungan Kuat Kecenderungan : kuat

Steel
PT Baja Putra PT Muncul PT YKK Zipper
PT Novalux Surya Prima Indonesia
PT Thermindo PT Remaja Srikandi
PT Pascakarya Diamond Astra Isuzu
pawitra

Ancaman Masuknnya
Pesaing Baru:

Kecenderungan
Lemah
PT Anugrah
Pratama Putra
CV Nusantara
Jaya Perkasa

3. Supply Chain Value Assessment

mengidentifikasi proses bisnis perusahaan, menganalisis proses bisnis pada

perusahaan manufaktur menggunakan metode value chain analysis, dengan

menggunakan metode ini nantinya dapat menentukan strategi dan memberi

prioritas inisiatif e-business yang dipilih agar dapat memberi keuntungan besar

bagi bagi PT Sumber Laris Jaya. Berikut adalah gambar value chain pada PT

Sumber Laris Jaya.

Infrastructure
Human Resource Management
Product and technology development
Procurement
Inbound Operations Outbond Sales& Servicing
Logistic Logistic Marketin
g
- Menyediak Memprod Memberika - Mempert Memberika
an bahan uksi n informasi ahankan n produk
baku yang sesuai kepada konsume yang sesuai
dibutuhkan dengan nkonsu dengan
konsumen
perusahaan pesanan menyan keinginan
sesuai dan apabila g telah konsumen
standart. menjaga produksi melakuk serta
kualitas telah anpesan memberika
- Memastikan produksi selesai an. n kualitas
bahan baku serta - Memperl yang
terus tepat uas terbaik.
tersedia. waktu. pemasar
an

Primary activities

1. Inbound logistic

Prosedur permintaan pembelian bahan

baku.

Prosedur pembelian bahan baku

Prosedur penerimaan dan pembayaran bahan baku

Prosedur retur bahan baku

2. Operations

Prosedur penerimaan rangka truk

Prosedur Produksi dan permintaan bahan baku

3. Outbond Logistic

Prosedur menginformasikan pesanan yang telah selesai diproduksi.

 Prosedur pembayaran pesanan

4. Sales and Marketing

Prosedur penerimaan pesanan konsumen

Prosedur pembayaran DP

5. Servicing

Prosedur quality control

Support Activities

Support activities atau aktivitas pendukung bertujuan untuk mendukung aktivitas

utama agar proses bisnis yang terjadi didalam perusahaan dapat berjalan secara

optimal. Aktivitas-aktivitas pendukung pada PT Sumber Laris Jaya, yaitu :

1. Infrastructure

2. Human resource management

3. Technology development

4. Procurement

4. Opportunity Identification

Dua tahap analisis yang telah dilakukan yaitu pada faktor internal dan eksternal PT

Sumber Laris Jaya serta analisis pada proses bisnis PT Sumber Laris Jaya, maka

didapat beberapa kesimpulan diantaranya, yaitu :

1. Dari ekternal dan internal perusahaan melihat dari sisi daya tawar konsumen,

persaingan antar perusahaan sejenis, dan produk pengganti dengan

kecenderungan yang kuat.

2. Dari proses bisnis perusahaan, PT

Sumber Laris Jaya saat ini masih dilakukan secara manual mulai dari

pencatatan, komunikasi antar suplier atau konsumen, dan proses pengadaan

bahan baku. Sehingga sering terjadinya data atau form yang hilang,
 terlambatnya proses produksi karena habisnya persediaan bahan baku, dan

kesalahan komunikasi dalam menghubungi supplier atau konsumen.

3. Permasalahan dari sisi internal

perusahaan khusus nya dalam persedian bahan baku (besi), PT Sumber Laris

Jaya biasanya akan melakukan pesanan bahan baku (besi) ke supplier apabila

persediaan telah habis.

Pengendalian bahan baku dengan metode EOQ (economic order quantity)

Tahun TC Sebelum EOQ TC Sesudah EOQ Penghematan

2010 Rp 1.502.686.724 Rp 1.087.476.163 Rp 415.210.561

2011 Rp 2.520.512.500 Rp 2.321.298.999 Rp 199.213.501

2012 Rp 3.295.386.550 Rp 3.079.610.768 Rp 215.775.782

Kesimpulan

Dari data yang diperoleh dari PT Sumber Laris Jaya, dan diolah dengan

menggunakan penghitungan EOQ, Safety stock, ROP, dan Maximum inventory

periode 2010-2012. Maka dapat disimpulkan, yaitu :

1. Tahun 2010, perusahaan akan melakukan pembelian plat besi pada saat bahan

baku sebanyak 24 lembar plat besi, dengan persediaan yang tersedia sebagai

safety stock sebanyak 19. Untuk menghindari agar tidak terjadi kelebihan

persediaan (maximum inventory) sebesar 1785 lembar, maka perusahaan

melakukan pembelian persediaan dengan jumlah sebanyak 1766 lembar besi.

2. Tahun 2011, perusahaan akan melakukan pembelian plat besi pada saat bahan

baku sebanyak 33 lembar plat besi, dengan persediaan yang tersedia sebagai

safety stock sebanyak 27. Untuk menghindari agar tidak terjadi kelebihan
 persediaan (maximum inventory) sebesar 1870, maka perusahaan melakukan

pembelian persediaan dengan jumlah sebanyak 1843 lembar besi.

3. Tahun 2012, perusahaan akan

melakukan pembelian plat besi pada saat bahan baku sebanyak 40 lembar plat

besi, dengan persediaan yang tersedia sebagai safety stock sebanyak 33. Untuk

menghindari agar tidak terjadi kelebihan persediaan (maximum inventory)

sebesar 1724, maka perusahaan melakukan pembelian persediaan dengan

jumlah sebanyak 1691 lembar besi.

5. Strategy decision

Mengacu pada konsep e-supply chain management dengan tujuan meningkatkan

pengendalian dan nilai-nilai proses bisnis dalam supply chain, sehingga solusi

yang ditawarkan untuk PT Sumber Laris Jaya adalah penerapan e-supply chain

management dengan berbasis website, sehingga dapat mengintegrasikan

perusahaan dengan pelanggan dan supplier untuk meningkatkan nilai dan

mencapai visi misi perusahaan. Selain itu perusahaan dapat menyediakan dan

mendistribusikan aliran informasi secara realtime.

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

FACTOR

F Mengintegrasikan seluruh proses

(Functionality) bisnis mulai dari upstream hingga

downstream secara terkomputerisasi.

A (Application Pelanggan
Sales
Domain)
Bagian gudang
Bagian pembelian
Bagian produksi
109
 Supplier
C (Conditions) Sistem akan berjalan dengan
menggunakan koneksi internet, dan
berjalan dengan proses bisnis
perusahaan
T (Technology) Website e-scm dengan jaringan
internet, dengan menggunakan
hardware seperti personal computer,
server, modem, dan printer.
O (Object) Form request order, form detail
order, form order, invoice, surat
perintah kerja, surat penerimaan
barang, form permintaan bahan baku,
form permintaan pembelian, form
pembelian, form penerimaan bahan
baku, form quality control, dan form
penyelesaian barang.
R Mengintegrasikan seluruh proses
bisnis perusahaan mulai dari supplier
(Responsibility)
hingga ke pelaanggan, dan
memperlancar aliran informasi.

RICH PICTURE

1. Proses bisnis yang diusulkan dalam proses penerimaan pesanan konsumen.

2. Proses bisnis yang diusulkan dalam pengadaan bahan baku.

3. Proses bisnis yang diusulkan dalam produksi.

USECASE
STRUCTURE DATABASE
RANCANGAN HALAMAN WEBSITE

HALAMAN WEBSITE BAGIAN SALES

HALAMAN WEBSITE BAGIAN WAREHOUSE

HALAMAN WEBSITE BAGIAN PRODUCTION

HALAMAN WEBSITE BAGIAN ACCOUNTING

HALAMAN WEBSITE BAGIAN PURCHASING
SIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan dari hasil analisis dan perancangan sistem e-supply chain management

yang dilakukan pada PT Sumber Laris Jaya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai

berikut :

1. Secara umum proses bisnis di PT Sumber Laris Jaya yaitu pembelian persediaan

ke supplier, produksi, dan penjualan ke pelanggan. Didalam proses pembelian

persediaan ke supplier terdapat proses pembelian, proses penerimaan barang,

proses retur apabila terjadi kesalahan pengiriman barang oleh supplier. Kemudian

di dalam proses produksi terdapat proses penerimaan rangka truk, proses

permintaan bahan baku, proses quality control. Dan di proses penjualan terdapat

proses penagihan dan proses pembayaran.

2. Dari sisi analisa lingkungan perusahaan PT Sumber Laris Jaya memilik kekuatan

dalam daya tawar konsumen, persaingan antar perusahaan sejenis, dan ancaman

produk pengganti sehingga dapat mempengaruhi pencapaian visi dan misi

perusahaan. Permasalahan lain yang ditemukan dalam PT Sumber Laris Jaya

adalah belum adanya penerapa teknologi informasi yang membuat perusahaan

mengeluarkan biaya lebih dalam menjalankan proses bisnisnya seperti dalam

menghubungi para supplier atau konsumennya yang masih menggunakan telepon.

Selain itu dengan belumnya menerapkan teknologi informasi dalam proses bisnis

di PT Sumber Laris Jaya, sehingga keterlambatan aliran informasi sering terjadi

dan penyimpanan data atau form sering terselip dan hilang yang membuat

perusahaan kesulitan dalam membuat laporan tahunan.

3. Industri karoseri merupakan made to order sehingga persediaan sangat penting

bagi industri ini agar siap apabila terjadi permintaan. PT Sumber Laris Jaya saat

ini dalam mengelola persediaan masih berdasarkan stok barang digudang, apabila
 barang sudah habis maka perusahaan akan memesan kembali ke supplier.

Sehingga apabila terjadi kenaikan permintaan dari konsumen perusahaan sering

mengalami kehabisan stok dan proses produksi menjadi terhambat. Dengan

demikian penerapan metode eoq merupakan solusi agar pengelolaan persediaan

bisa lebih baik dan teratur, serta dapat mengantisipasi kenaikan permintaan atau

pesanan yang tidak tentu dari konsumen karen adanya safety stock. Dan dengan

metode eoq perusahaan dapat mengethaui kapan pemesanan ulang ke supplier di

lakukan. Perancangan sistem e-supply chain management yang dilakukan untuk

PT Sumber Laris Jaya adalah dengan menggunakan website e-scm application

secara online. Sehingga dengan perancangan sistem e-scm berbasis website

diharpkan dapat memberikan kelancaran informasi dengan supplier dan

konsumen, mengintegrasikan seluruh divisi perusahaan, dan dapat meberikan

proses bisnis yang lebih efektif dan efisien.

Dalam penulisan skripsi ini, penulis menyadari masih banyak kekurangan di dalam

skripsi ini. Adapun saran-saran yang diharapkan dapat berguna untuk

pengembangan di masa yang akan datang, yaitu :

1. Perlu adanya evaluasi secara berkala dalam proses bisnis supply chain

management agar rantai pasok berjalan lebih optimal.

2. Perlu adanya manajemen persediaan bahan baku yang lebih terorganisir agar

tidak terjadi pencatatan,kelebihan, dan kekurangan bahan baku.

3. Dapat lebih mengembangkan sistem e- scm yang terintegrasi dengan proses

bisnis perusahaan secara keseluruhan, dimana dalam upaya meningkatkan

performa dari kinerja perusahaan.

REFERENSI

Bennet Simon, Mcrobb Steve, Farmer Ray. (2006). Object-oriented Systems

Analysis and DesignUsing UML. 3rd Edition. McGraw-Hill Education.

London.

Chaffey, Dave. 2007, E-Business and E-Commerce Management, ed., Prentice Hall,

Inc.,England.

Chopra Sunil, Meindl Peter. (2007). Supply Chain Management:Strategy, Planning,

and Operations. 2nd Edition.Prentice Hall. New Jersey .

David Frederick Ross 2010Introduction to Supply Chain Management Technologies,

Second Edition .

David, Fred R. (2009). Manajemen Strategis Konsep. Edisi 12. Salemba Empat,

Jakarta.

Efraim Turban, King David, Lee Jae, Liang Ting-Peng, Turban Deborrah. (2010).

Electronic Commerce 2010 : A Managerial Perspective. 6th Edition. Pearson

Global Edition. USA.

Efraim Turban, Volonino Linda. (2010). Information Technology for Management:

Transforming Organization in The Digital Economy. 7th Edition. Wiley. New

Jersey.

George Marakas (Author), James O'Brien (Author)Introduction to Information

Systems 16 editions 2012.

Heizer Jay, Render Barry. (2011). Operation Management.10th Edition. Pearson.

New Jersey.

Indrajit, Eko dan Richardus Djokopranoto. (2006). Konsep Manajemen Supply Chain.

186
 PT Grasindo. Jakarta.

Jogiyanto. 2008. Metodologi Penelitian Sistem Informasi. CV Andi Offset.

Yogyakarta.

John Pearce (Author), Richard Robinson (Author) 13 edition 2012

Strategic Management [Hardcover].

Kah Sing Chan.(2004). Electronic Commerce and Supply Chain Management. 2nd

Edition.Thomson.

Mary Meeker & Liang Wu (jurnal Kleiner Perkins Caufield & Byers Internet Trends

2013)

Mathiassen Lars, Madsen, Andreas Munk, Nielsen, Peter Axel, Stage Jan. (2000).

Object Oriented Analysis & Design. Marko. Denmark.

Nasution Arman Hakim.(2003). Perencanaan & Pengendalian Produksi.Edisi Pertama

cetakan kedua. Guna Widya, Surabaya.

Pat Horan, 2010 International Journal Using Rich Picture in Information System

Teaching. Division of Information Technology, Australia

Philip Kotler, 2011Framework for Marketing Management (5th Edition)

Pujawan I Nyoman (2005).Supply Chain Management. Edisi pertama. Guna Widya,

Surabaya.

Rangkuti, Freddy. (2006). Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis. PT.

Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. (p48).

Ross David F. (2003). Introduction to e-Supply Chain Management: Engaging

Technology to Build Market-Winning Business Partnership. St. Lucie Press.

 Florida.

Stair R, Reynolds G. 2010.Principles of Information System. Cengage

Learning.Boston. USA.

Wahyu Tri Pamungkas, Aftoni Sutanto (2009). Jurnal analisis pengendalian bahan

baku menggunakan metode economic order quantity.

Ward, John. Peppard, Joe. (2002). Strategic Planning for Information System, 3rd

Edition. John Wiley and Sons, Inc, New York.

Yu, H, Zeng, A.Z. and Zhao, L. (2009), Single or dual sourcing : decision making in

the presence of supply chain disruption risk, The international Journal of

Management Science, Vol. 37, pp 788-800.

RIWAYAT PENULIS
Luthfy Mahardika Azhar Jakarta 22 Oktober 1990, S1 Manajemen - Sistem Informasi Universitas Bina
Nusantara 2013.