Penagihan pelanggan dan pencatatan penjualan

Aspek pling penting dari penagihan adalah :

 Semua pengiriman telah ditagih (kelengkapan = completeness)

 Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari satu kali (keterjadian = occurrence)
 Setiap pengiriman ditagih dalam jumlh yang tepat (keakuratan = accuracy)

Dalam seagian besar system, penagihan pelanggan mencakup menyiapkan beberapa salinan faktur
penjualan dan memperbarui secara simultan file transaksi penjualan, file induk piutang usaha, dan file
induk buku besar umum untuk penjualan serta piutng usaha. Informasi ini akan digunakan utuk
membuat jurnal penjualan dan bersama dengan penerimaan kas serta kredit rupa-rupa, memungkinkan
dibuatnya neraca saldo piutang usaha.

Faktur penjualan

Faktur penjualan adalah dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga,
ongkos angkut, asuransi, syarat, dandata relevan yang lainnya. Faktur penjualan merupakan metode
untuk menunjukkan kepada pelanggan jumlah penjualan dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

File transaksi penjualan

Ini merupakan file yang dihasilkan komputer yang mencantumkan semua transaksi penjualan yang
diproses oleh system akuntansi selama satu periode. File tersebut mencantumkan semua informasi yang
akan dimasukkan ke dalam system dan informasi tentang setiap transaksi, seperti nama pelanggan,
tanggal, jumlah, klasifikasi akun, tingkat komisi, retur, dan pengurangan penjualan. Informasi tersebut
akan digunakan sebagai catatam tergantung kebutuhan perusahaan.

Jurnal penjualan atau Listing

Ini merupakan listing atau laporan yang dibuat dari file transaksi penjualan yang biasanya
mencantumkan nama pelanggan, tanggal, jumlah, dan klasifikasi akun. Dan mengidentifikasi apakah
penjualan itu merupakan penjualan tunai atau kredit. Listing biasanya dibuat untuk stu bulan tetapi
dapat juga mencakup setiap periode waktu. Transaksi yang sama yang dicatat dalam listing juga
diposting secara simultan ke buku besar umum dan jika dilakukan secara kredit, ke file induk piutang
usaha.

File induk piutang usaha

Ini merupakan file computer yang digunakan untuk mencatat penjualan individual, penerimaan kas,
serta retur dan pengurangan penjualan bagi setiap pelanggan dan untuk mempertahankan saldo akun
pelanggan. File induk ini diperbarui dari file transaksi computer penjalan, retur, dan pegembalian
penjualan, serta penerimaan kas. Istilah file induk (master file) untuk mengacu pada file computer atau
printout dari file tersebut atau disebut juga buku besar pembantu piutang usaha.
Neraca saldo piutang usaha

Daftar atau laporan ini menunjukkan jumlah piutang dari setiap pelanggan pada suatu titik waktu.
Laporan tersebut dibuat langsung dari file induk piutang usaha, dan biasanya merupakan saldo yang
mencantumkan total saldo yang beredar dan jumlah hari piutang yang telah beredar,menurut kategori
hari.

Laporan bulanan

Ini merupakan dokumen yang dikirimkan melalui surat atau secara elektronik kepada setiap pelanggan
yang menunjukkan saldo awal piutang usahanya, jumlah dan tanggal setiap penjualan, pembayaran kas
yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir yang jatuh tempo. Pada intinya, ini
merupakan salinan dari bagian file iduk piutang usaha pelanggan.

Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas

Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas meliputi penerimaan, penyetoran, dan pencatatan kas,
yang mencakup uang tunai, cek, dan transfer dana elektronik. Disisni hal yng paling penting adalah
kemungkinan terjadinya pencurian. Pencurian dapat terjadi sebelum penerimaan dicatat atau setelah
pencatatan dilakukan. Jadi semua penerimaan kas harus disetorkan ke bank dengan jumlah yang benar
secara tepat waktu dan dicatat dalam file transaksi penerimaan kas. File tersebut digunakan untuk
membuat jurnal penerimaan kas dan memperbarui file induk dan buku besar umum.