erdapat tiga tahap dalam proses penyusunan pesan bisnis, yaitu :

1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Revisi

A. Perencanaan Pesan Bisnis

1. Penentuan Tujuan

Penentuan tujuan dilakukan untuk memutuskan apakah informasi akan

disampaikan atau tidak, untuk menanggapi audience, untuk memfokuskan pada isi,
untuk menetapkan saluran dan media.
Tujuan komunikasi bisnis adalah untuk memberikan informasi, membujuk, dan
melakukan kolaborasi.

2. Menganalisis Audience

a. Mengembangkan profil audience :

 Siapa audiencenya
 Informasi apa yang telah mereka miliki
 Seberapa banyak informasi yang mereka butuhkan
 Informasi teknikal apa yang mereka pahami
 Apa/bagaimana sikap mereka terhadap pesan
 Apa hubungan komunikator dengan audience
 Tindakan apa yang diharapkan dari audience setelah menerima pesan

b. Memuaskan kebutuhan informasi audience, dengan cara sebagai berikut :

 Temukan apa yang ingin diketahui audience
 Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
 Berikan semua informasi yang dibutuhkan
 Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat
 Tekankan ide-ide yang paling menarik audience

c. Memuaskan kebutuhan emosional audience, agar informasi dapat diterima dengan

mudah, yaitu dengan cara :
 Pendekatan rasional, yaitu dengan memberikan alasan yang rasional atau masuk
akal.
 Pendekatan emosional, yaitu dimaksudkan untuk memotivasi audience agar
mengubah perilakunya.

d. Memuaskan kebutuhan praktikal audience, dengan cara :

 Pesan harus dibuat seringkas mungkin
 Jika pesan ditulis dengan panjang, dibuat poin-poin sehingga mudah dipahami oleh
audience dan alur/urutannya harus jelas.
 Jika pesan disampaikan secara lisan, struktur pesan harus disusun runtut dan ide
pokok harus dinyatakan secara jelas dan logis.
 Penggunaan alat-alat bantu komunikasi lisan harus cermat

3. Menentukan Ide Pokok

- Topik : subjek pesan yang luas

- Ide pokok : pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan
dari topik tersebut.

a. Cara penetuan ide pokok

 Brainstroming
 Petunjuk atasan
 Kebiasaan

b. Pembatasan cakupan
Menyangkut panjang maupun kedalaman isi pesannya.
Alasan dilakukannya pembatasan cakupan adalah untuk :
 Membuat pesan yang umum menjadi pesan yang spesifik.
 Keterbatasan manusia dalam penerimaan pesan.

c. Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan pesan oleh audience, diantaranya :

 Kemampuan audience untuk memahami pesan yang diinformasikan.
 Pengetahuan audience tentang topik yang diinformasikan.
 Gangguan yang terjadi pada saat pengiriman pesan kepada audience.
 Kredibilitas komunikatornya
 Waktu
Syarat penerimaan pesan, antara lain sebagai berikut :
 Menggunakan kata-kata yang singkat.
 Ide pokok dari pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia.
 Ide pokok yang disampaikan harus mudah dipahami, dimengerti dan diterima oleh
audience.
 Poin-poin yang penting jangan sampai terabaikan.

4. Memilih Saluran dan Media

Jenis-jenis saluran komunikasi, antara lain sebagai berikut :

a. Lisan
Medianya melalui : percakapan langsung, telepon, interview, pidato, presentasi,
workshop, program pelatihan, dll.
Kelebihan komunikasi lisan :
 Mampu memberikan umpan balik dengan segera dan secara langsung.
 Dapat membuat audience merasa lebih nyaman.
 Lebih sesuai untuk menyampaikan informasi yang kontroversial, karena reaksi
audience dapat dibaca dari simbol non verbal.
 Lebih bersifat ekonomis
 Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya sederhana.

b. Tertulis
Medianya melalui : surat, memo, laporan, proposal, dll.
Kelebihan komunikasi tertulis :
 Komunikator mempunyai kesempatan untuk merencanakan terlebih dahulu pesan
yang akan disampaikan serta mengendalikannya.
 Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan yang sifatnya kompleks.
 Dapat digunakan untuk menyampaikan pesan kepada audience yang jumlahnya
banyak dan menyebar.
 Catatan permanen yang digunakan untuk menyampaikan pesan sangat diberguna
sebagai referensi ataupun bukti di masa yang akan datang.

c. Elektronik
Medianya melalui : fax, e-mail, voice mail, teleconference, video conference, dll.
Saluran atau media yang digunakan didasarkan pada :
 Keterbatasan umpan balik seketika
 Penggunaan bahasa alamiah untuk menyampaikan hal-hal yang bersifat pelik.
 Kemampuan untuk menyampaikan isyarat-isyarat ganda, seperti gerakan tubuh,
raut wajah, nada suara, dll.
 Fokus pribadi yang memungkinkan.
B. Penyusunan Pesan Bisnis

1. Hal-hal yang menyebabkan pesan tidak terorganisasi dengan baik, antara lain
:
 Bertele-tele
 Informasi yang penting terlupakan
 Terdapat informasi yang tidak relevan
 Ide-ide disajikan secara tidak logis.

2. Untuk pengorganisasian pesan yang baik, adalah sebagai berikut :

 Ide-ide dikelompokkan dan disajikan secara logis (dibuat outlinenya)
 Subjek dan tujuan jelas
 Mencakup semua informasi yang penting
 Relevansi informasi dengan subjek dan tujuan

3. Organisasi pesan bisnis yang baik, yaitu :

 Urutan waktu
 Urutan ruang
 Urutan logis

4. Manfaat dari organisasi pesan yang baik, adalah :

 Membantu audience memahami pesan
 Membantu audience menerima pesan
 Menghemat waktu bagi audience
 Menyederhanakan tugas komunikator
 Mempermudah tugas komunikator

5. Tahapan untuk membuat organisasi pesan yang baik, adalah sebagai berikut
:

a. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide

 Mulailah dengan membuat ide pokok
 Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
 Ilustrasi dengan disertai bukti-bukti

b. Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional

Untuk menentukan urutan penyampaian materi ada dua pendekatan, yaitu :
 Pendekatan langsung (deduktif)
 Ide pokok muncul di awal, kemudian diikuti dengan bukti-bukti pendukungnya.
Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience positif.
 Pendekatan tidak langsung (induktif)
Bukti-bukti pendukungnya muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan ide
pokoknya.
Pendekatan ini baik digunakan jika reaksi dari audience negatif.

6. Pola pengorganisasian pesan atau rencana organisasional

a. Pesan pendek : digunakan tergantung pada reaksi audience.

 Permintaan langsung
 Pesan rutin, berita baik, dan good will
 Bad news
 Pesan persuasif (pesan yang bersifat mengajak/membujuk)

b. Pesan panjang : dapat mencerminkan tujuan pesan dan kemungkinan reaksi
audience.
 Pesan informasional : bertujuan untuk menyampaikan fakta-fakta atau
memberikan suatu informasi.
Contoh : status report, prosedur perusahaan, penjelasan system, dll.
 Pesan analitikal : pesan yang didesain untuk mendorong audience mengambil
kesimpulan tertentu.

7. Memformulasikan pesan bisnis

a. Konsep awal/draft yang dibuat

 Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran
 Perbaikan/penambahan dari ide pokok

b. Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat penyusunan pesan

 Gaya : menunjukkan apakah pesan yang dikirim Nampak menekan/pasif, bersifat
personal/umum, colorful/colorless.
 Hubungan yang ingin dinyatakan dalam pesan :
- Jangan merayu orang lain
- Gunakan humor dengan hati-hati
- Jadilah diri sendiri
- Jangan terlalu akrab/familiar
 Penggunaan sikap : komunikator bersikap seolah-olah dirinya menjadi audience,
sehingga pesan yang akan disampaikan disesuaikan dengan apa yang dibutuhkan
audience tersebut.
 Menekankan sifat positif
 Menekankan kredibilitas : menunjukkan layak atau tidaknya seseorang dipercaya.
Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara sebagai berikut
:
- Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri
- Nyatakan kredibilitas diri
- Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami audience
- Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat
- Dukung klaim dengan bukti yang jelas
 Bersikap santun
 Gunakan bahasa yang tidak bias
- Bias jenis kelamin
- Bias cacat tubuh
- Bias usia
- Bias rasial dan etnik

C. Revisi Pesan Bisnis

Tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan bisnis adalah revisi/perbaikan

pesan bisnis. Tahap revisi diperlukan untuk menjamin bahwa pesan bisnis yang
telah direncanakan dan disusun tidak terjadi kesalahan, kekurangan, kelebihan, atau
ketidaktepatan.

1. Edit Pesan

a. Mengevaluasi isi dan organisasi pesan

Evaluasi terhadap isi pesan menyangkut apakah materi yang perlu, penting, dan
relevan telah tercakup dalam pesan tersebut.
Sedangkan pengorganisasian pesan menyangkut bagaimana pesan disusun. Disini
diperhatikan dengan seksama pesan-pesan pada bagian awal dan akhir, karena
memiliki pengaruh yang paling besar.

b. Memeriksa ulang gaya dan keterbacaan

Yang perlu dilakukan dalam tahap ini adalah menenyakan pada diri sendiri
apakah tekanan/intonasi yang tepat dalam menyampaikan pesan kepada audience
 sudah tercapai. Kemudian pada saat yang sama perlu juga dilakukan pemeriksaan
lagi apakah pesan yang disampaikan sudah jelas dan dapat dipahami oleh audience.
Selain itu, perlu juga memeriksa kebenaran/ketepatan dalam prnggunaan tanda
baca, seperti, titik, koma, dan penghubung.

c. Pemilihan kata yang tepat

Pemilihan kata yang akan digunakan harus memperhatikan dua aspek sebagai
berikut :
 Ketepatan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih harus tepat/familiar.
 Keefektifan : menunjukkan bahwa kata-kata yang dipilih singkat dan tidak
bermakna ganda.

2. Menulis Ulang Pesan

a. Membuat kalimat yang efektif

Untuk menyusun kalimat yang efektif perlu memperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan hubungan logis.

b. Menyusun paragraf yang kohern

Paragraf kohern adalah paragraf dimana kalimat-kalimat penyusunnya yang
berhubungan dengan satu topik utama bertalian secara logis. Satu paragraph terdiri
dari topik, kalimat penjelas, dan kalimat antara atau peralihan.

3. Memproduksi Pesan

a. Mendesain elemen
Dalam komunikasi bisnis masalah mendesain elemen ini perlu mendapatkan
perhatian, karena desain elemen akan memberikan visualisasi (penampakan) yang
lebih menarik dan mudah dipahami. Desain elemen ini akan mencakup hal-hal
seperti white space, headings, cetak tebal, miring, garis tepi, dan font.

b. Mendesain keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
 Konsistensi : desain yang telah dipilih harus digunakan secara konsisten, termasuk
dalam penggunaan margin, jenis huruf, ukuran huruf, spasi, cetak tebal, miring, dll.
 Keseimbangan : untuk menyusun desain yang menarik, buatlah keseimbangan
dalam hal spasi antar kalimat dalam paragraf dan spasi antar paragraf,
 keseimbangan dalam memberikan sentuhan khusus, dan keseimbangan dalam white
space.
 Keterbatasan : pilihlah desain yang sederhana, dengan sedikit penekanan atau
aksen.
 Rincian : perhatikan seberapa rinci harus dibuat, desain yang terlalu rinci justru
akan membingungkan. Namun, jika terlalu umum/global, dapat membuat pesan
menjadi bersifat dasar, tanpa penekanan-penekanan tertentu.

4. Proof Pesan (tampilan pesan)

Yang dilakukan untuk melakukan revisi pesan pada bagian akhir ini, adalah :
a. Formatnya : disini mencakup margin, spasi, nomor halaman, dan hesding.
b. Pengecekan terhadap penggunaan huruf dalam kata-kata maupun keselarasan
kalimat.

REVISI PESAN BISNIS

Setelah tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis

dilakukan langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-
pesan bisnis..Revisi ( Perbaikan ) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses
penyusunan pesan bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting (editng),
menulis ulang pesan dan mencetak pesan. Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk
memastikan bahwa pesan yang direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.

Beberapa hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun pengorganisasiannya, gaya
bahasa yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk penggunaan
kata hendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan menghindari kata-kata
yang bermakna ganda.

Revisi sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat
sesuai dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi
‘menulis’, maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan
tertulis seperti presentasi.

A. Menyunting Pesan (Editing)

Setelah naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun

pesan telah selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya
tidaklah demikian. Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan
hati-hati. Draft pesan yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) da diperbaiki lagi,
baik dari sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format
penulisannya.

1. Revisi Isi, Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.

Idealnya,naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses

penyuntingan. Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan
perhatian pada isi, organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan
rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan berikut bias dijadikan pedoman dalam
melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi dan format pesan:

 Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan urutan yang logis?
 Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan yang khusus?
 Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh porsi yang cukup?
 Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemeriksaan
ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
 Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan yang berbeda?
 Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?

Bagian awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan
bahwa bagian awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi penerima.
Bagian akhir dikain ulang untuk memastikan bahwa gagasan pokok telah dirngkas
dengan baik dan memberikan kesan positifpada penerima.

Setelah kita merasa yakin dengan isi dan organisasi dari pesan bisnis kita, selanjutnya
kita perlu memperhatikan gaya penulisan. Apakah gayanya sudah menimbulkan nada
yang sesuai dangan peristiwa? Untuk memastikan kemudahan pembacaan, periksa
kembali kosa kata, panjang kalimat dan paragraph dan struktur kalimat. Perlu dicari
kemungkinan-kemungkinan pesan lebih menarik melalui penggunaan kata-kata dan
ungkapan yang lebih kuat dan bersemangat.

2. Pemilihan Kata yang Tepat

Dalam menyampaikan pesan bisnis, peranan kata menjadi sangat penting artinya.
Penggunaan kata yang sama sekali tidak diketahui atau sangat asing bagi audiens,
bukan saja pemborosan atau membuang waktu, tetapi yang lebih penting dari itu adalah
penyampaian maksud komunikasi menjadi terganggu. Ada beberapa yang perlu
dicermati sehubungan dengan pemilihan kata dalam sebuah pesan bisnis.

 Pilihlah kata yang sudah dikenal oleh audiens.

 Pilihlah kata-kata yang singkat (efisien).
 Hindari kata-kata yang bermakna ganda.

3. Penggunaan Kalimat yang Efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:

 Mampu mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.

 Mampu menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan
pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau
penulis.

Jika kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka
yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk
menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan
penalaran.

Kesatuan gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara
praktis sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek.
Kesatuan yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk
kesatuan tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan yang
mengandung pertentangan.
Contoh:

 Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan tentang sistem

penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)
 Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi ia merasa kurang cocok di
bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)
 Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal saja di sini
(Kesatuan Pilihan).

Kepaduan yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-
unsur (kata atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang
memiliki hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih
renggang kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan
disisipkan antara kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.
Contoh:

 Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin pagi, dengan sekuat
tenaganya (Kepaduan yang baik)
 Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya kemarin pagi di kebun
anjing (Kepaduan tidak baik)

B. Menulis Ulang Pesan

Ernest Hemingway pernah menyatakan bahwa “tidak ada yang disebut menulis yang ada
hanya menulis ulang” Pada kenyataannya, pelaku bisnis banyak melakukan kesalahan
berikut:
1. Hanya memindahkan kata-kata dan tidak benar-beanr memperbaikinya
2. Tidak melakukan penulisan ulang karena dianggap membuang waktu
3. Mengirim dokumen pada saat-saat terakhir dibutuhkan.
Telah disampaikan bahwa dokumen bisnis dapat meningkatkan citra perusahaan.
Dokumen yang ditulis ulang umumnya lebih mantap dan kuat. Namun perhatian dan
waktu yang digunakan untuk melakukan perbaikan kata dan kalimat hendaknya
disesuaikan dengan batasan waktu (dead line).
Ketika menulis ulang, perhatian ditunjukkan pada setiap kata yang memberikan
kontribusi pada kalimat yang efektif dan pengembangan kalimat agar menjadi paragraph
yang bertaliansecara logis. Banyak dokumen bisnis membengkak karena menggunakan
kata-kata dan ungkapan yang tidak perlu. Bagian-bagian yang mengganggu sebaiknya
dihilangkan atau dihapus, tentunya setelah terlebih dahulu menyimpan arsip versi
sebelumnya.
Setelah penulisan ulang dilakukan dengan baik dokumen bisnis kemungkinan akan
menjadi berjumlah separuh dari rencana semula. Dokumen menjadi lebih ringkas,
mantap dan kuat.

C. Memproduksi Pesan

Setelah puas memproduksi pesan, organisasi, gaya , kemudahan dibaca, pilihan kata,
pengembangan paragraf dan menulis ulang pesan, proses pembuatan pesan belum
selesai. Draft ditulis ulang dengan baik atau diketik secara manual atau elektronis.
Pada masa sekarang ini, sebagian besar dokukmen bisnis dipsroduksi menggunakan
computer. Berbagai aplikasi bias dipergunakanuntuk membuat desain agar pesan lebih
menarik. Misalnya Ms. Word, desktop publishing, photoshop, dan lain-lain.
Desain pesan yang efektif akan member pedoman kepada pembaca dalam menyimak
seluruh isi dokumen. Desain yang menarik belum tentu efektif. Oleh karena itu, desain
yang menarik dan efektif menjadi sasaran penting dalam memproduksi pesan.
Agar desain pesan bisnis efektif, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

 Konsistensi
Pemakaian desain yang konsisten dalam seluruh isi dokumen untuk elemen desain yang
muncul berulang-ulang. Misalnya, penggunaan margin, jenis huruf, besar huruf, spasi
dan garis.

 Seimbang
Supaya desain terlihat menyenangkan,perlu dijaga keseimbangan ruang antara teks,
gambar dan ruang kosong.

 Terkendali
Desain diusahakan sederhana. Terlalu banyak elemen desain atau terlalu banyak
sentuhan dekoratif akan menyebabkan dokumen terlihat kacau.

 Rincian
Desain yang baik akan memberi kemudahan bagi pembaca untuk mencari rincian pesan.
Rincian pesan ingin ditampilkan akan mempengaruhi desan.

D. Mencetak Pesan

Setelah menyusun pesan dari awal sampai akhir, langkah terakhir adalah mencetak
pesan. Tekhnologi layar computer saat ini memang sudah WYSWYG (What you see is
what you get). Namun, mencetak dokumen diatas kertas perlu dilakukan untuk
memastikan marjin, penampilan, kebenaran nomor halaman, judul, gambar, dan rincian
lainnya.

Mencetak dokumen yang belum final (Proof sheet) dengan printer dapat dilakukan
menggunakan pilihan print quality yagn lebih rendah (economode) untuk menghemat
toner atau tinta. Membaca cetakan percobaan (proof reading) dilakukan untuk memeriksa
kebenaran seluruh isipesan, organisasi, penulisan, format, dan desain. Setelah puas,
pesan dicetak kembali dengan pilihan best quality dan selanjutnya didistribusikan kepada
penerima.