Hivos Southeast Asia adalah organisasi non-pemerinta
h Internasional yang dipandu oleh nilai-nilai humanis.
Ini bertujuan pengentasan kemiskinan struktural denga
n fokus yang kuat pada pembangunan masyarakat si
pil dan pembangunan ekonomi berkelanjutan. Hivos S
outheast Asia memberikan dukungan keuangan untuk
LSM lokal, aktif dalam jaringan, melobi dan bertukar
pengetahuan dan keahlian. Untuk Hivos Southeast Asi
a (Hivos SEA), mencari kandidat Indonesia yang mem
enuhi syarat untuk posisi:
Judul: Manajer Proyek - VOICE
Stasiun Duty: Jakarta, Indonesia
Laporkan ke: Program Development Manager (PDM)
OPEN WE
Durasi: 1 (Satu) tahun
Hivos% 2BSoutheast% 2BAsia% 2BJob% 2BVacancy
Voice adalah konsorsium antara Oxfam Novib (Beland
a) dan Hivos, di mana pendanaan disediakan oleh Ke
menterian Luar Negeri Belanda. Suara menargetkan k
elompok yang paling terpinggirkan dan terdiskriminasi
di sepuluh negara berpenghasilan rendah dan mene
ngah di Afrika dan Asia. Hal ini bertujuan untuk mem
perkuat kapasitas Organisasi Masyarakat Sipil dan per
wakilan dari kelompok-kelompok ini untuk meningkatk
an partisipasi (politik) mereka dalam proses pembang
unan arus utama. Voice mempromosikan penggunaan
ide dan strategi inovatif, untuk memberdayakan kelo
mpok-kelompok ini dan agar suara mereka didengar
dan dihormati. Program ini memiliki dua komponen u
tama: fasilitas hibah untuk memberikan dukungan keu
angan kepada kelompok dan organisasi serta progra
m penautan dan pembelajaran yang akan memupuk
pembelajaran dan inovasi lintas negara dan kelompok
. Dalam koordinasi yang erat dengan Direktur Negara
Karena Hivos menjadi penyedia layanan, program Voi
ce memiliki pengaturan yang berbeda dari sebagian
besar proyek dan program yang dilaksanakan oleh O
xfam Novib dan Hivos. Ada dana besar untuk hibah
yang perlu kita kelola dengan tekun, transparan, berd
asarkan prestasi serta dengan perhatian terhadap det
ail. Yang penting dana tersebut perlu mencapai kelo
mpok sasaran yang biasanya tertinggal: yang paling t
erpinggirkan dan terdiskriminasi. Untuk melaksanakan
program Voice dengan sukses, adalah sangat penting
bahwa kita setuju secara eksplisit dan dengan cara ya
ng jelas apa yang ingin kita lakukan, kapan, bagaima
na dan oleh / dengan siapa. Ini perlu dicatat secara
struktural dan terbuka untuk pengawasan publik. Ada
kebutuhan untuk mengembangkan portofolio optimal
dari mitra baru dan yang sudah ada untuk memberd
ayakan dan memperkuat pekerjaan (yang ada) dari or
ang-orang yang paling terpinggirkan dan terdiskrimin
asi untuk membantu mereka menggunakan pengaruh
Konteks fungsional
Manajer Proyek akan memberikan kepemimpinan seni
or dan bertanggung jawab atas manajemen sehari-ha
ri termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pemantaua
n proyek.
Posisi ini berbasis di Jakarta dengan beberapa perjala
nan untuk rapat koordinasi dan pemantauan.
Peran dan tanggung jawab
Komunikasi dan Representasi:
Koordinasikan pelaksanaan program Voice di negara
yang berhubungan dengan tim manajemen di negara
dan Tim Koordinasi Suara di Den Haag.
dan Tim Manajemen Negara mewakili program Voice
di negara yang berhubungan dengan pemangku kepe
ntingan negara.
Meluncurkan dan menilai panggilan proposal negara t
erbuka dan menilai proposal dengan dukungan dari ti
m koordinasi global Voice dan lainnya, menjamin pen
erapan kriteria , prinsip, dan proses pembuatan hibah
Voice .
Berkoordinasi dan memimpin penjangkauan proaktif d
an inovatif kepada kelompok sasaran untuk program
Voice dan koordinasikan penyebaran informasi tentan
g panggilan kepada mereka.
Pastikan proses dan kegiatan penautan dan pembelaj
aran berlangsung di negara di bawah koordinasi men
ghubungkan dan belajar focal point di negara / tim r
egional.
Komunikasi rutin dengan Tim Koordinasi Suara khusus
nya Koordinator Hibah
Pengelolaan Hibah dan Dukungan Mitra
Mendukung organisasi acara dan aktivitas program
Voice
Memberikan dukungan teknis yang diperlukan kepada
calon penerima hibah dalam perumusan aplikasi hiba
h.
Mentor dan memberikan bantuan teknis kepada pene
rima hibah dalam pelaksanaan proyek berdasarkan ke
butuhan.
Mendukung pengembangan kapasitas dan pendekatan
pemberdayaan.
Mengkoordinasi dan mendukung tim hibah dalam ne
geri dalam melaksanakan penilaian program dan akun
tabilitas.
Memastikan manajemen hibah kontrak pasca efektif t
ermasuk pengumpulan dan penilaian laporan, tindak l
anjut, komunikasi dengan dan pemantauan penerima
hibah di lapangan; memastikan pembayaran terjadwal
kepada penerima hibah, dan bekerja sama dengan pe
tugas keuangan untuk memastikan pengelolaan dan k
omunikasi penerima hibah tanpa batas.
Mengelola, meninjau, dan membuat rekomendasi untu
k diubah sesuai kebutuhan untuk memastikan bahwa
proses hibah sejalan dengan kebutuhan Voice dan
mempromosikan pembuatan hibah yang efektif.
Kepatuhan dan Pelaporan
Memproses dan memantau informasi tentang alokasi
hibah dalam sistem administrasi.
Bertanggung jawab untuk pelaporan tingkat negara p
ada program Voice (pelaporan portofolio hibah, p
engumpulan data dan pembelajaran, penulisan waktu).
Kembangkan dan siapkan laporan operasional untuk
manajemen hibah di tingkat nasional dan global.
Berikan kebijakan dan prosedur Voice sesuai denga
n pedoman negara dan organisasi.
Lacak pemenuhan hibah Voice dan bawalah contoh
ketidakpatuhan terhadap perhatian dari Country Dire
ctor dan Tim Koordinasi Suara .
Dukung hibah dan rekonsiliasi data keuangan dan pe
rsiapan untuk laporan, audit dan pelaporan Suara lai
nnya sesuai kebutuhan.
Pantau peraturan dan pengaruhnya terhadap pembua
tan hibah .
Pengetahuan, pengalaman, dan kompetensi
5 tahun pengalaman dengan manajemen hibah skala
besar.
Pengetahuan tentang kebijakan dan prosedur pendan
aan hibah dan peraturan negara / nasional yang berl
aku.
Pengetahuan dan afinitas dengan inklusi sosial, margi
nalisasi, lobi & advokasi .
Latar belakang Akademik yang relevan (tingkat MA) a
tau serupa.
Bahasa Inggris tertulis dan lisan yang sangat baik.
Keterampilan manajemen proyek administratif.
Keahlian TIK yang sangat baik (Microsoft Office dan d
atabase).
Keahlian organisasi dan koordinasi yang baik.
Kemampuan untuk melakukan tugas-tugas kompleks
dan memprioritaskan beberapa proyek,
Keterampilan interpersonal dan komunikasi yang kuat
dan kemampuan untuk bekerja secara efektif dengan
berbagai konstituen dalam lingkungan multikultural.
Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif, baik
secara lisan maupun tertulis.
Kemampuan untuk membuat keputusan / keputusan
administratif / prosedural.
Kemampuan untuk menganalisis item baris anggaran
untuk mematuhi pedoman anggaran.
Apa yang kami tawarkan?
Lingkungan kerja yang inspiratif dan dinamis, rekan y
ang berdedikasi dan kemungkinan untuk bekerja untu
k inisiatif internasional baru yang ambisius .
Project Manager - VOICE dinilai dalam Kelas: 9-10 (d
ari 1-12 tingkat gaji SEA Hivos)
Bagaimana cara mendaftar ?
Untuk mengajukan permohonan untuk posisi ini, hara
p kirimkan CV Anda dan surat lamaran ke hr.sea@hiv
os.org selambat-lambatnya 5 Juni 2018.
Silakan tentukan nama posisi yang Anda lamar untuk
( 'PM Voice' ) di baris 'subject' dari email Anda. Han
ya kandidat terpilih akan diberitahukan.
Posisi terbuka untuk nasional / kebangsaan Indonesia.
Hivos Southeast Asia is an International non-governm
ental organization guided by humanist values. It aims
at structural poverty alleviation with a strong focus o
n civil society building and sustainable economic dev
elopment. Hivos Southeast Asia provides financial sup
port for local NGOs, is active in networking, lobbying
and exchanging knowledge and expertise. For its Hiv
os Southeast Asia (Hivos SEA) seeks qualified Indonesi
an candidates for the position of:
Title: Project Manager - VOICE
Duty Station: Jakarta, Indonesia
Report to: Program Development Manager (PDM) OP
EN WE
Duration: 1 (One ) year
Hivos%2BSoutheast%2BAsia%2BJob%2BVacancy
Voice is consortium between Oxfam Novib (Netherlan
ds) and Hivos, whereby the funding is made available
by the Dutch Ministry of Foreign Affairs. Voice targe
ts the most marginalised and discriminated groups in
ten low- and lower-middle income countries in Africa
and Asia. It aims to strengthen the capacity of Civil S
ociety Organisations and representatives of these gro
ups to increase their (political) participation in mainstr
eam development processes. Voice promotes the use
of innovative ideas and strategies, in order to empow
er these groups and to have their voices heard and
respected. The programme has two main components
: a grant facility to provide financial support to grou
ps and organisations and a linking and learning prog
ramme that will nurture learning and innovation acros
s countries and groups.
Due Hivos being a service provider, the Voice progra
mme has a different setup from the vast majority of
the projects and programmes implemented by Oxfam
 Novib and Hivos. There is a large fund for grants th
at we need to manage diligently, transparently, merit-
based as well as with an eye for detail. Crucially the
fund needs to reach a target group that normally is l
eft behind: the most marginalised and discriminated. I
n order to implement the Voice programme successf
ully, it is of utmost importance that we agree explicitl
y and in a clear way what we want to do, when, ho
w and by/with whom. This needs to be structurally re
corded and is open for public scrutiny. There is a ne
ed to develop the optimal portfolio of new and existi
ng partners in order to empower and amplify the (ex
isting) work of the most marginalised and discriminat
ed people to help them exert influence.
Functional context
The Project Manager will provide senior leadership an
d be responsible for the day-to-day management incl
uding planning, implementing and monitoring of the
project.
The position is Jakarta-based with some travel for co
ordination meeting and monitoring.
Roles and responsibilities
Communication and Representation:
Coordinate the implementation of the Voice program
me in the country in liaison with management team i
n country andVoice Coordination Team in the Hague.
In close coordination with Country Director and Coun
try Management Team represent the Voice programm
e in the country vis à vis country stakeholders.
Launch and assess open country proposal calls and a
ssess proposals with support from Voice global coord
ination team and others, guaranteeing application of
Voice grant making criteria, principles and processes.
Coordinate and lead on pro-active and innovative out
reach to the target groups for the Voice programme
and coordinates the dissemination of information abo
ut the calls to them.
Ensure the linking and learning process and activities
take place in the country under the coordination of li
nking and learning focal point in the country/ region
al team.
Regular communication with the Voice Coordination T
eam in particular the Grants Coordinator
Grant Management and Partner Support
Support organisation of Voice programme events and
activities
Provide technical support as needed to potential gran
tees in the formulation of grant applications.
Mentor and provide technical assistance to grantees i
n the implementation of projects on an as needed b
asis.
Support capacity development and empowerment app
roaches.
Coordinate and support in-country grants team in car
rying out programme and accountability assessments.
Ensure effective post contract grant management incl
uding collection and assessment of reports, follow up,
communication with and monitoring grantees on the
ground; ensure scheduled payments to grantees, an
d liaise with finance officer to ensure seamless grante
e management and communication.
Manage, review and make recommendations to chan
ge as needed to ensure that grant processes are in li
ne withVoice needs and promote effective grant maki
ng.
Compliance and Reporting
Process and monitor information on grant allocation i
n the administrative system.
Responsible for country level reporting on the Voice
programme (grant portfolio reporting, data collection
and learning, timewriting).
Develop and prepare operational reports for grant m
anagement at national and global level.
Ability to make administrative/procedural decisions an
d judgments.
Ability to analyses budgetary line items for complianc
e with budget guidelines.

Administer Voice policies and procedures in accordan

What do we offer?
ce with country and organisational guidelines.
An inspiring and dynamic working environment, dedic
Track Voice grant compliance and bring instances of
ated colleagues and the possibility to work for an am
non-compliance to the attention of the Country Direc
bitious new international initiative.
tor andVoice Coordination Team.
Project Manager - VOICE graded in Grade: 9-10 (fro
Support grants and financial data reconciliation and p
m 1-12 Hivos’s SEA salary grade)
reparation for reports, audits and other Voice reporti
ng as needed. How to apply?

Monitor regulations and their effect on grant making.
Knowledge, experiences and competencies
5 years experience with large scale grant managemen
t.
Knowledge of grant funding policies and procedures
and applicable country/ national regulations.
Knowledge of and affinity with social inclusion, marg
inalization, lobby & advocacy.
To apply for this position please submit your CV and
a cover letter to hr.sea@hivos.org no later than 5 Ju
ne 2018.
Please specify the position name you are applying for
(‘PM Voice’) in the ‘subject’ line of your email. Only
shortlisted candidates will be notified.
Opened position for national level / Indonesian natio
nality.

Relevant Academic background (MA level) or similar.

Excellent written and verbal English.

Administrative project management skills.

Excellent ICT skills ( Microsoft Office and database).

Excellent organizational and coordination skills.

Ability to perform complex tasks and to priorities mul

tiple projects,

Strong interpersonal and communication skills and th

e ability to work effectively with a wide range of con
stituencies in a multicultural environment.

Ability to communicate effectively, both orally and in

writing.