UNIVERSITAS MALIKUSSALEH
LHOKSEUMAWE
2015
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) UPT. Pusat Komputer telah selesai disusun. Standar
Operasional Prosedur (SOP) ini adalah merupakan petunjuk teknis yang bertujuan untuk
mempermudah dalam pelaksanaan setiap kegiatan di UPT. Pusat Komputer Universitas
Malikussaleh. Selain itu, dengan adanya petunjuk teknis ini, transparansi, ketertiban
administrasi dan pelaksanaan tugas pada berbagai kegiatan/program di Pusat Komputer
diharapkan dapat tercapai.
Harapan kami agar Standar Operasional Prosedur (SOP) ini sesuai dengan mekanisme
perencanaan dan pelaksanaan tugas di Pusat Komputer Universitas Malikussaleh. Namun
jika masih terdapat kekurangan-kekurangan dalam penyusunannya, maka kritik dan saran
dari berbagai pihak sangat kami harapkan untuk kesempurnaan buku Standar Operasional
Prosedur (SOP) ini ke depan.
Akhirnya kami tidak lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan buku Standar Operasional Prosedur (SOP) ini. Semoga
buku ini dapat mencapai sasarannya dan bermanfaat dalam melaksanakan kegiatan di
lingkungan UPT. Pusat Komputer Universitas Malikussaleh.
Halaman
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Penguna mengajukan surat permohonan perbaikan peralatan Pengguna
komputer ke Ka. UPT. Puskom yang di tanda tangani oleh
ka.Biro/dekan/kepala lembaga
4.2 Pengguna Mengirimkan komputer/ printer yang akan di periksa Pengguna
ke ruangan workshop/teknisi UPT Puskom
4.3 Teknisi memberitahukan kepada Ka. UPT mengenai peralatan Teknisi
yang rusak beserta asal peralatan.
4.4 Ka. UPT. Puskom mendisposisikan surat perbaikan dari Ka.UPT
pengguna ke staf di UPT.PUSKOM untuk memeriksa peralatan Puskom
tersebut.
4.5 Untuk komputer jika terjadi kerusakan pada hardware/ Ka.UPT
software, maka staf UPT. Puskom akan membuatkan surat Puskom
berita acara kerusakan yang di tanda tangani oleh Ka. UPT.
Puskom
4.6 Selanjutnya Ka.UPT Puskom mengajukan permohonan biaya Ka.UPT
5. FLOWCHART
Mulai
Tidak dapat
diperbaiki
Ka. UPT Puskom
Memeriksa
Rusak hardware/
software
Selesai
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Setiap Instalasi Software diharuskan software yang berlisensi Pengguna
kecuali software yang sifatnya Free (open source).
4.2 Setiap Instalasi Software baru harus atas izin dari UPT PUSKOM Ka.UPT
dengan mengirim surat Kepada Ka. UPT. Puskom yang di Puskom
tandatangani oleh Ka.Biro / Dekan / Ka.Lembaga / Penggelola
LabKOM / Dosen.
4.3 Setiap software yang diinstal di semua komputer yang ada di Ka.UPT
Unimal adalah tanggung jawab UPT PUSKOM yang dibantu oleh Puskom
Staf UPT.PUSKOM serta pihak lain yang telah diberi izin.
4.4 User/Dosen/Pengelola LABKOM yang meminta untuk instalasi Pengguna
software baru, setelah masa instalasi bisa menghubungi
langsung atau melalui surat untuk kemudian disampaikan
kepada Ka. UPT. Puskom.
4.5 User/dosen/pengelola LABKOM tidak diperkenankan untuk Pengguna
melakukan instalasi software kecuali atas izin Ka. UPT Puskom
4.6 UPT.PUSKOM berhak menghapus/uninstal setiap software yang Ka.UPT
tidak digunakan untuk praktikum/pelatihan atau software ilegal Puskom
tanpa konfirmasi kepada siapapun selain kepada Pengelola
LABKOM / Dekan / Ka.prodi / Ka.Biro / Kepala Lembaga.
4.7 Jika setelah dianalisa telah terjadi kerusakan pada software Ka.UPT
tersebut yang disebabkan ada faktor kesengajaan dari user Puskom
maka UPT.PUSKOM tidak melayani perbaikan kecuali ada
5. FLOWCHART
Mulai
Tidak
Instal
Tidak
Permintaan
Ka. UPT Puskom Perawatan perbaikan oleh
pengelola
Selesai
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Staf UPT. Puskom yang bertugas untuk melakukan monitoring Ka. Puskom
jaringan menemukan adanya gangguan pada node di jaringan
lokal Unimal atau menerima laporan dari pengguna jasa di
lingkungan Kampus Unimal.
4.2 Staf UPT. Puskom segera melakukan pengecekan perangkat Ka. Puskom
dengan menggunakan perintah ping dan tracer.
4.3 Apabila ping tidak berhasil, maka staf UPT. Puskom segera Staf UPT
menghubungi pengelola IT/staf tempat terjadi gangguan dan Puskom
mengkonfirmasi yang terjad
4.4 Staf UPT. Puskom segera melaporkan tentang permasalahan Ka. Puskom
yang terjadi dan perkiraan waktu pemulihan kembali ke
Ka.UPT.PUSKOM dan user/pemohon yang terkena dampak dari
gangguan.
4.5 Apabila gangguan terjadi pada infrastruktur IT, staf Ka. Puskom
UPT.PUSKOM segera melaporkan permasalahan yang terjadi
kepada Ka.UPT.PUSKOM dan User/pemohon yang terkena
dampak dari gangguan.
4.6 UPT. Puskom segera menindaklanjuti laporan dengan Ka. Puskom
mengirimkan staf UPT.PUSKOM ke lokasi tempat gangguan.
4.7 Staf UPT. Puskom segera melakukan inventarisasi Ka. Puskom
permasalahan dan berdasarkan hal tersebut ditentukan
estimasi waktu pemulihan.
4.8 Staf UPT. Puskom melaporkan kondisi di lapangan beserta Staf UPT
estimasi waktu pemulihan kepada Ka.UPT.PUSKOM. Puskom
Mulai
Tidak
Staf UPT Puskom
Rusak
Ya
Laporan ke Ka.
Staf UPT Puskom UPT Puskom
Selesai
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Staf UPT. Puskom yang bertugas untuk memonitor server, Staf UPT
melihat pesan gangguan dari layanan suatu server atau Puskom
menerima laporan dari pengguna jasa.
4.2 Staf UPT. Puskom mengakses layanan server tersebut untuk Staf UPT
memastikan bahwa pesan gangguan memang benar. Puskom
4.3 Staf UPT. Puskom akan melaporkan ke Ka. UPT. Puskom Staf UPT
kejadian gangguan server. Puskom
4.4 Apabila server yang mengalami gangguan dan pengelolaan Ka. UPT
servernya di bawah UPT. Puskom, maka Ka. UPT. Puskom akan Puskom
memerintahkan staf UPT. Puskom melakukan pengecekan pada
server web.
4.5 Staf bidang jaringan yang ditugaskan untuk melakukan Ka. UPT
pengecekan terhadap layanan web mencari sumber Puskom
permasalahan pada server dan menyelesaikan permasalahan
tersebut.
4.6 Staf yang ditugaskan akan melaporkan penyebab dan solusi Ka. UPT
penyelesaian dari permasalahan ke Ka. UPT. Puskom. Puskom
4.7 Apabila server yang mengalami gangguan, pengelolaan Ka. UPT
servernya tidak dilakukan oleh UPT. Puskom, maka Ka. UPT. Puskom
Puskom akan menghubungi pengelola server tersebut agar
menyelesaikan permasalahan yang terjadi.
Mulai
Tidak
Ka. UPT Puskom
Gangguan
Ya
Lokal
Kerusakan
Ka. UPT Puskom
lokal/server
Server
Tindak lanjut
permasalah
Laporan ke Ka.
UPT Puskom
Selesai
2. DEFINISI : Jaringan komputer yang ada saat ini sudah mencakup 85%
area kampus. Pada perkembangannya dengan adanya
perluasan kampus maupun pemindahan unit kerja
menyebabkan adanya permintaan pemasanagan jaringan
komputer baru. Pemasangan jaringan komputer di Unimal
dilakukan dengan dua jenis yaitu secara kabel (wired)
maupun secara nirkabel (wireless).
Pada saat pembangunan gedung baru, jaringan baru mutlak
di berikan kepada gedung baru tersebut, demikian juga jika
terjadi pemindahan unit kerja maupun penambahan
ruang/unit pada setiap unit kerja.
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Unit Kerja mengirimkan surat permohonan ke Ka. UPT Puskom Unit kerja
yang diketahui/ditandatangani Oleh Ka.Biro/Dekan/Kepala
Lembaga.
4.2 Ka.UPT akan mendisposisikan permohon pemasangan jaringan Ka. UPT
baru ke staf UPT Puskom Puskom
4.3 Ka. UPT Puskom menugaskan Staf untuk melakukan Ka. UPT
pengecekan/survey ke lokasi untuk mengetahui masih ada atau Puskom
tidaknya kemungkinan untuk melakukan penambahan jaringan
baru dan melakukan analisis konfigurasi jaringan yang telah
ada.
4.4 Dari hasil survey ke lapangan tersebut, selanjutnya staf UPT Staf UPT
Puskom memberikan rekomendasi kepada Ka. UPT Puskom Puskom
tentang ketersediaan sarana dan prasarana untuk melakukan
pemasangan jaringan baru untuk selanjutnya dikeluarkan
dokumen RAB serta estimasi lama pengerjaan yang
ditandatangani Ka. UPT Puskom
4.5 RAB yang telah ditandatangani oleh Ka. UPT Puskom tersebut Ka. UPT
akan dimintakan persetujuan Rektor untuk selanjutnya Puskom
didisposisikan ke PPK, Apabila disetujui, selanjutnya
pemasangan sambungan jaringan baru dapat dilaksanakan.
4.6 Setelah penyambungan selesai dilaksanakan, maka akan Staf UPT
dilakukan uji kualitas penyambungan sesuai dengan Puskom
Permintaan.
Mulai
Permohonan
User pemasangan jaringan
baru
Ka.UPT Puskom
Disposisi ke staf
Tidak
Ka. UPT Puskom Persetujuan
Rektor
Ya
Buruk
Baik
Selesai
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Unit Kerja mengirimkan surat permohonan ke Ka. UPT.Puskom Pengguna
yang diketahui / ditandatangani oleh Ka.Biro/Dekan/Kepala
Lembaga.
4.2 Ka. UPT. Puskom akan mendisposisikan permohon pemakaian Kepala UPT.
Lab Komputer ke staf UPT.Puskom Puskom
4.3 Kepala UPT. Puskom menugaskan Staf untuk melakukan Staf UPT
pengecekan jadwal penggunaan Lab komputer Puskom Puskom
untuk mengetahui masih ada atau tidaknya waktu kosong
dalam penggunaan Lab Komputer.
4.4 Dari hasil pengecekan, jika ada jadwal yg masih kosong, maka Kepala UPT.
Ka. UPT Puskom akan membalas surat permintaan kepada unit Puskom
kerja beserta dengan jadwal penggunaan yang bisa
dialokasikan kepada unit kerja yang meminta dan pemintaan
persetujuan dari unit kerja dengan jadwal yang dialokasikan
oleh UPT Puskom. Jika tidak ada jadwal penggunaan yang
kosong, maka surat berisi jadwal pemakaian Lab Komputer
Puskom saat ini.
4.5 Jika dalam 3 hari kerja, surat pemberitahuan jadwal kosong Kepala UPT.
tidak mendapat balasan dari unit kerja, maka Puskom akan Puskom
menganggap permintaan dari unit kerja akan gugur, sehingga
jadwal yang sudah dialokasikan tersebut akan diberikan kepada
unit kerja/permintaan yang lain.
4.6 Jika ada balasan persetujuan dari Unit kerja yang meminta, Kepala UPT.
maka Ka.UPT Puskom akan mendisposisikan kepada Laboran Puskom
5. FLOWCHART
Mulai
Permohonan
Pengguna penggunaan Lab.
Komputer
Ka.UPT Puskom
Disposisi ke staf
Tidak
Ya
Selesai
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Pengajuan Surat Permohonan Pengajuan Account Staff yang Unit kerja
ingin membuat email dapat mengajukan permohonan
pembuatan email yang ditujukan kepada Kepala UPT Pusat
computer Unimal. Surat Permohonan berisi :
Nama Lengkap
Bagian/Lembaga/Fakultas
Jabatan
Nomor Pegawai
Alamat Kampus
Status staf
Account email yang diinginkan (Username dan Password)
4.2 Tahapan berikutnya adalah pengisian surat permohonan oleh Unit kerja
staff yang bersangkutan berupa Form isian. Form isian
tersebut diserahkan oleh pemohon ke bagian UPT pusat
komputer Unimal.
4.3 Pengesahan Permohonan oleh Kepala Biro Administrasi Umum, Ka. Biro Adm
beliau akan memeriksa kebenaran surat permohonan tersebut. Umum
Jika Form belum diisi dengan sempurna, pemohon diminta
untuk melengkapi kembali data tersebut.
5. FLOWCHART
Mulai
Pengguna Permohonan
pembukaan account
Selesai
4. PROSEDUR
Untuk mengamankan koneksi internet dari user diluar civitas Universitas Malikussaleh,
maka dilakukan beberapa pengamanan, diantaranya:
No Kegiatan Pihak Terkait
4.1 Lokasi Ruang server: Kepala UPT.
Pemilihan lokasi bagunan menjadi hal yang harus Puskom
diperhatikan. Hal-hal berikut dapat dijadikan bahan
pertimbangan dari segi aspek keamanan dalam pemilihan
lokasi. Lokasi yang dipilih sebaiknya yang memiliki sedikit
resiko baik dari ancaman bencana alam (jalur gempa, daerah
rawan banjir atau daerah rawan tornado) maupun dari
ancaman teroris dan vandalisme. Ruang server sebaiknya
dibangun terpisah dari kantor pusat. Cukup jauh dari jalan
raya utama. Tidak bertetangga dengan bandar udara, pabrik
kimia, jalur pipa gas, pusat keramaian (pasar, stadium
olahraga) dan pusat pembangkit listrik. Dan juga lokasi
memiliki fasilitas yang memadai, seperti kecukupan tenaga
listrik.
4.2 Kontruksi Bangunan Ruang server: Kepala UPT.
Setelah memilih lokasi yang baik selanjutnya kita harus Puskom
memperhatikan bagunan yang akan didirikan untuk ruang
server. Bangunan harus memperhatikan masalah sirkulasi
udara karena hal ini terkait dengan suhu, ventilasi udara yang
cukup, penggunaan AC yang direncanakan.
4.3 Pengamanan di sekililing bangunan: Kepala UPT.
Disekeliling bangunan ruang server seharusnya adalah bidang Puskom
kosong, bangunan ruang server sebaiknya memiliki jarak ±
10 meter dengan bangunan lain atau tanaman dan pohon, hal
ini dimaksudkan untuk memudahkan pengawasan. Dinding
dan tembok yang ada disekitar ruang server harus dapat
dimonitor dengan baik. Penggunaan kamera CCTV sebagai
pengawas adalah hal minimal yang harus dilakukan. Selain itu
juga kamera yang digunakan sebaiknya memiliki kemampuan
terhadap cahaya rendah, tahan terhadap suhu dan cuaca.
Selain itu juga penggunaan landscape setelah bidang kosong
pada ruang server baik dilakukan, adanya pepohonan dan
taman akan membuat ruang server tersembunyi dari orang
yang lewat disekitar ruang server serta pengintai.
Pengawasan juga tidak terlepas dari areal parkir yang ada
didekat ruang server. Pengawasan orang yang masuk dan
keluar di kawasan ruang server harus dimonitor dengan baik.
Penggunaan detektor bom perlu dilakukan untuk memeriksa
setiap mobil yang masuk ke kawasan ruang server.
Penggunaan penjaga atau petugas keamanan yang
profesional merupakan sebuah hal yang harus dilakukan.
Intinya, jadikanlah bangunan ruang server sebagai sebuah
benteng yang harus memiliki pengamanan baik diluarnya,
agar orang yang tidak berkepentingan tidak mudah untuk
masuk kedalam bangunan.
4.4 Pengamanan didalam bangunan: Kepala UPT.
Pengamanan didalam bangunan juga terkait dengan hal-hal Puskom
Suhu
Ruang server sangat rentan terhadap temperatur yang tinggi.
Oleh sebab itu penggunaan sensor suhu yang diletakkan di
rack server menjadi sebuah solusi untuk mengendalikan suhu.
Selain memperhatikan panas pada server, yang perlu
diperhatikan adalah suhu ruangan. Untuk itu diperlukan
sistem pendingin yang baik. Sejak mulai awal pembangunan
ruang server hendaknya sudah diperhitungkan berapa
Listrik/Tenaga
Kebutuhan listrik merupakan hal yang penting pada sebuah
ruang server. Karena semua peralatan komputer, peralatan
komunikasi dan jaringan serta pendingin membutuhkan
energi. Selain itu juga penggunaan listrik cadangan seperti
Genset dan UPS harus dilakukan. UPS yang digunakan harus
memenuhi kebutuhan listrik dari semua peralatan yang ada.
Batere UPS diharapkan dapat bertahan cukup lama sebelum
digantikan dengan listrik cadangan dari Genset.
Bencana Alam
Bencana alam memang tak dapat dihindari, namun kita dapat
mengantisipasi untuk mengurangi resiko yang disebabkan
oleh bencana alam. Pada awal telah disebutkan bangunan
ruang server harus jauh dari daerah yang sering dilanda
bencana alam seperti gempa bumi, gunung meletus, banjir,
tornado dan sebagainya. Kontruksi bangunan yang memiliki
ketahanan terhadap gempa adalah suatu cara yang dapat
diterapkan.
Selain itu juga rak server ditempatkan pada platform isolasi
seismic sehingga resiko kerusakan jika terjadi gempa berskala
kecil dapat dikurangi.
Namun demikian bencana alam bukan itu saja, untuk itu
pentingnya penerapan backup yang kontinu pada sebuah
ruang server dan tempat penyimpanan data hasil backup
harus terpisah dari ruang server dan disimpan pada tempat
yang aman pula.
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
Untuk mengamankan koneksi internet dari user diluar civitas
Universitas Malikussaleh, maka dilakukan beberapa pengamanan,
diantaranya:
4.1 Pengamanan Koneksi ke AP menggunakan WAP 64 bit dengan Staff UPT.
4. PROSEDUR
Pihak
No Kegiatan
Terkait
4.1 Menghubungi koordinator pengembang materi ajar Staff UPT.
(koordinator) atau panitia hibah pengembangan materi ajar Puskom
(teaching grand)
4.2 Mengumpulkan materi ajar Dosen
4.3 Apabila materi ajar yang terkumpul belum berbentuk softcopy Staff UPT.
maka lakukan digitalisasi materi ajar dengan scanning. Puskom
4.4 Back-up materi ajar sesuai dengan mata kuliah yang ada pada Staff UPT.
Program Studi dan siap digunakan. Puskom
Mulai
Selesai