Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Modul 3 : Integrasi Microsoft XP Profesional

Objektif :

Selepas mengikuti aktiviti ini, peserta akan dapat:

1. Menyatakan kelebihan proses integrasi dalam pakej Microsoft Office XP

Profesional,

2. Mengguna kaedah dan cara integrasi Microsoft Office XP Profesional dalam

penyediaan dan penggunaan pengajaran dan pembelajaran,

3. Menghayati penggunaan integrasi Microsoft Office XP Profesional dengan

sempurna,

Keperluan :

1. Pakej MS Office XP Profesional yang diinstall sepenuhnya(cara customised)

2. Sistem komputer multimedia sepenuhnya.

Kandungan :

Modul ini terdiri daripada 3 aktiviti berasingan. Setiap aktiviti adalah berkaitan dengan
aktiviti berikutnya, maka dicadangkan, peserta mengikuti aktiviti ini secara berturutan.

Aktiviti 1– Menyediakan Dokumen Word Dalam Bentuk ‘Buku Elektronik’

Prosedur 1 - Pengenalan dan Cara Penyediaan

Prosedur 2 - Mengguna Bookmark
Prosedur 3 – Masukkan Komen Pada Dokumen Anda
Prosedur 4 – Header and Footer

Aktiviti 2 - Membina Pamplet

Prosedur 1 –Page setup

Prosedur 2 –Memasukkan coloumns dan memanipulasikan grafik
Prosedur 3 –Memasukkan “word art”
Prosedur 4 - Membuat jadual (table) dan memasukkan teks.

Aktiviti 3 – Mail Merge

Sinopsis

Modul ini memperkenalkan konsep integrasi aplikasi Microsoft Office XP Profesional dan
menunjukkan beberapa kaedah dan cara integrasi tersebut boleh dilakukan.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 1

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

AKTIVITI 1

Menyediakan Dokumen Word Dalam Bentuk ‘Buku Elektronik’

Objektif :

Selepas mengikuti aktiviti ini, peserta akan dapat:

1. menyatakan keperluan dan tujuan kesan hyperlink dalam dokumen Word,

2. menyediakan dokumen yang mempunyai hyperlink dengan mudah dan cepat.

3. menyatakan tujuan kemudahan fungsi komen dalam penyediaan dokumen Word,

4. menyedia dan menggunakan komen pada dokumen Word dengan jayanya,

Prosedur:

Integrasi MS Office dilengkapkan lagi dengan penggunaan fungsi hyperlink

di antara aplikasi-aplikasi yang terdapat – peserta diperkenalkan kepada
kesan hyperlink pada dokumen Word untuk menyediakan satu ‘buku
elektronik’ yang dapat digunakan secara on-line.

Seterusnya, untuk melengkapkan konsep ‘sharing’ atau perkongsian pada

MS Office, peserta ditunjuk kaedah mudah perkongsian melalui penggunaan
‘komen’ pada dokumen Word.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 2

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Prosedur 1

Pengenalan Hyperlink dan Bookmark

1. Salah satu kemudahan dalam Word ialah kebolehan hyperlink atau kait-gabung
dengan fail dokumen office yang berlainan.

2. Melalui kaedah hyperlink, pengguna boleh klik pada suatu perkataan, teks, atau
grafiks tertentu, seterusnya Word akan memaparkan fail atau halaman yang ada
hyperlink atau kaitgabung dengan teks tersebut.

3. Hyperlink diwakili oleh paparan teks atau grafik yang akan membawa pengguna
ke lokasi tertentu jika ia diklik.
Lokasi berkenaan boleh berada di cakera keras, intranet atau internet.

4. Sisipan hyperlink boleh dihubung ke beberapa lokasi antaranya pautan kepada,

dokumen lain, fail, atau laman Web,

Sisipan hyperlink boleh pergi ke dokumen lain atau laman Web, kepersembahan
PowerPoint, atau buku kerja Excel.

* Ke alamat e-mail,
Apabila hyperlink diklik, Word akan memaparkan mesej e-mail dengan alamat e-
mail yang telah disediakan.

* Lokasi khusus pada sesuatu dokumen lain atau lamanWeb,

Sekiranya sesuatu dokumen atau laman Web mempunyai bookmark, hyperlink
boleh membuat pautan ke lokasi berkenaan.

* Lokasi dalam dokumen biasa atau laman Web,

Hyperlink membolehkan pergerakan ke mana-mana lokasi di dalam dokumen semasa
atau laman Web.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 3

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

5. Klik menu Insert , Pilih hyperlink

Klik Hyperlink

6. Kekotak dialog berikut akan dipaparkan

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 4

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Senarai bookmark mungkin terdapat di

dalam dokumen yang telah dpilih di atas
Pilih ini jika ingin menyediakan hyperlink
dengan dokumen,fail atau laman Web yang
sedia wujud

Senarai bookmark yang

mungkin terdapat di dalam
dokumen berkenaan

Pilih ini jika ingin menyediakan hyperlink

dengan bookmark yang terdapat dalam
dokumen semasa

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 5

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Pilih ini jika ingin menyediakan hyperlink

dengan dokumen baru yang belum wujud

Pilih ini jika ingin menyediakan

hyperlink dengan e-mail

7. Bookmark adalah satu item atau lokasi yang terdapat dalam suatu dokumen

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 6

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

yang telah dikenal pasti dan dinamakan untuk rujukan masa depan. Bookmark
boleh digunakan untuk pergi ke sesuatu lokasi khusus, mewujudkan cross-
reference dan lain-lain keperluan.

8. Pada dokumen hyperlink boleh disisipkan pada teks tertentu sama ada kepada:

a. perkataan
b. ayat
c. suku kata
d. judul-judul utama
e. grafik, dan
f. kekotak teks khusus.

9. Setiap fungsi hyperlink perlu dikaitkan degan teks, laman web, grafik, atau
dokumen yang terdapat pada cakera keras komputer anda.

10. Cara penyediaan buku Elektronik.

a. Buka fail M3-Glosari.doc dari folder bahan sokongan dalam folder M3_Sokongan
yang terdapat di dalam CDROM yang dibekalkan.

b. Dokumen M3-Glosari.doc ini merupakan satu contoh bagaimana hyperlink dan

bookmark diaplikasikan. Teliti dokumen berkenaan untuk mendapatkan gambaran
tentang penggunaan hyperlink dan bookmark.

c. Buka dokumen M3-Glosari_latihan.doc untuk melakukan latihan menyisipkan

hyperlink dan bookmark ke dalam dokumen berkenaan.

d. Sebelum boleh menyisipkan hyperlink, anda perlu menyediakan bookmark pada

lokasi tertentu di dokumen berkenaan.

[A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | O | P | Q | R | S| T | U | V |W | X | Y | Z ]

[A] Merujuk kepada cebisan data khusus atau maklumat

lain yang terdapat dalam komputer juga boleh
Address merujuk pada lokasi set arahan-arahan

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 7

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Lokasi yang akan digunakan untuk menyisipkan hyperlink

Lokasi yang akan digunakan untuk bookmark

e. Tandakan huruf A, kemudian klik menu Insert, pilih

Bookmark. Paparan berikut akan dipaparkan.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 8

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Taipkan A di Bookmark name ,kemudian

klik Add

f) Ulang langkah untuk membuat bookmark yang lain ( B hingga Z )

BOOKMARK YANG TELAH SIAP

g) Tandakan huruf A untuk menyisipkan hyperlink, klik menu insert, pilih hyperlink

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 9

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

[A | B | C | D | E | F |

Huruf A di hitamkan

Aktifkan di tempat ini

Klik pada A seperti di atas

dan kilik OK

Huruf A yang berwarna dan bergaris

[ A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | menandakan
L | M | N | O wujudnya
| P | Q | R hyperlink
|S|T|U|V|W|X|Y|Z]

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 10

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

.h) Ulang langkah H untuk membuat hyperlink yang lain.

Cuba hyperlink yang telah anda bina.

Prosedur 2

Menggunakan Komen Pada Dokumen

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 11

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

1. Komen atau catatan tambahan, digunakan sebagai salah satu cara perkongsian
maklumat di antara beberapa orang pengguna, khususnya di dalam sistem rangkaian
atau Intranet.

Melalui kemudahan ini, pengguna boleh menyediakan satu kertas kerja yang dapat
dibaca “proof” oleh beberapa orang rakan yang hanya dibenarkan mencatat komen-
komen mereka sahaja pada dokumen tersebut.

Pengarang asal sahaja mempunyai kebenaran untuk mengubahsuai kertas kerja

tersebut dengan berpandukan kepada komen-komen yang telah dimasukkan itu.

2. Cara Penyediaan:

a. Gunakan dokumen Hyperlink yang telah di buat

i. Hadkan dokumen itu untuk inputkan komen saja:

• Klik menu Tools, pilih Protect Documents,

• Tetingkap berikut muncul:

Klik pada butang Comments

dan klik OK

Sekarang fail dokumen ini tidak boleh diedit dan hanya boleh dimasukkan kesan-
kesan komen sahaja.

i. Klik pada suatu perkataan pada dokumen,

• Klik pada menu Insert,

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 12

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

• Pilih Comment,

• Perhatikan perkataan tersebut diblok dengan warna merah , dan kekotak dialog
Comment berikut muncul:

Tuliskan makna cebisan pada kekotak merah

SERPIHAN

b. Edit dan Hapus kandungan komen:

Letakkan kursor pada kekotak merah dan sekarang boleh dieditkan.

Prosedur 3 - Header and Footer

Objektif : Setelah mengikuti aktiviti ini, peserta akan dapat :

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 13

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

1. Memasukkan nama fail, muka surat, untuk dimasukkan dalam dokumen.

Cara Penyediaan :

1. Gunakan dokumen latihan yang telah dibuat sebelumnya .

2. Klik pada View , Header and Footer

3. Ikut contoh sebagaimana di bawah :

Pilihan untuk Header dan Footer Header

Footer

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 14

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

4. Pilih Filename dan tuliskan Hyperlink di Header dan pilih Page di Footer

Filename Page

5. Klik butang Close pada menu box Header dan Footer.

Aktiviti : Membina pamplet (brouche)

Objektif:

Setelah mengikuti aktiviti ini, perserta akan dapat

1. membuat page setup

2. memasukkan dan memanipulasi grafik,

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 15

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

3. menggunakan word art ,

4. membina jadual dan memasukkan teks
5. membina jadual freehand

Sinopsis:

Penyediaan bahan edaran menggunakan komputer merupakan satu

kemahiran. Peserta perlu memformat dokumen supaya menjadi satu lajur
atau tiga lajur dalam dua bahagian di halaman yang sama. Selain itu,
peserta memasukkan teks, jadual, simbol, dan grafik di tempat-tempat
tertentu sebagai tugasan.

Aktiviti 1

Tajuk : Membina page setup

Objektif: Setelah mengikuti aktiviti ini, perserta akan dapat

1. membuka fail baru dan memasukkan fail,

2. memformat dokumen dalam landscape dan tiga columns .

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 16

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Prosedur:
1. Membuka dokumen baru. Klik Start, Programs, ‘MS Word’ , File, New,
General, Blank document, OK.

2. Pilih file , page setup sebagaimana kekotak dibawah .

3. Kekotak di bawah akan dipaparkan

Pilih margins

Pilih Landscape

Klik OK

Aktiviti 2

Memasukkan columns dan memanipulasikan grafik

Objektif : Setelah mengikuti aktiviti ini, perserta akan dapat

1. membuat coloumns 3 lajur

2. memanipulasikan grafik

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 17

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Prosedur 1

1. Pilih menu format , columns

2. Kekotak di bawah dipaparkan .

Klik OK

Pilih 3 lajur

3. Memasukan grafik .

1. Pilih menu insert , picture , form file , modul 3 , jata negara

AKTIVITI 3 : Memasukkan word art

Objektif : Setelah mengikuti aktiviti ini, perserta akan dapa

1. menggunakan word art dengan cara yang betul

2. menggunakan word art di tempat yang sesuai

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 18

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Prosedur :

1. Pilih word art sebagaimana kekotak di bawah dan pilih bentuk tulisan yang anda
sukai

2. Pastikan bahawa muka surat depan berada disebelah kanan sebagimana contoh di
bawah

3. Membina jadual dan memasukkan teks .

1. Klik Table dan pilih insert

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 19

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

2. Paparan kekotak table seperti di bawah

Membina lajur

Membina baris

Klik pada butang ini

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 20

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Table dan teks yang

telah dibuat

Nota : Pastikan kursor berada

dimana table hendak dibuat

3. Untuk halaman di dalam , gunakan kreativiti anda sebagai seorang guru.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 21

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

MAIL MERGE (MS WORD XP)

Objektif :
Selepas mengikuti aktiviti ini , anda akan dapat
1. Mencetak sijil, pendaftaran, sampul surat dalam kuantiti yang banyak.

Prosedur :
1. Buka MS Word
2. Buka fail M3 – Dalam bahan sokongan ( Frame sijil *.doc )
3. Aktifkan toolbars MAIL MERGE
4. Letakkan kursor pada bahagian mana yang anda hendak cetak nama pada
sijil. Contohnya NAMA PELAJAR pada bahagian tengah kertas.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 22

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

5. Klik menu tools dan pilih pada letters and mailings , mailmerge wizard seperti
kekotak di bawah.

6. Klik pada next : starting document ( step 1 ) seperti pada rajah di bawah.

7. Klik pada next : select recipients seperti pada rajah di bawah.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 23

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

8. Klik pada next : write your letter (step 3).

Klik pada butang look in. Cari Modul 3. Pilih

M3-bahan sokongan. Pilih file Data Pelajar.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 24

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

9. Klik Open.

10. Klik OK pada kotak Select Table

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 25

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

11. Klik OK pada kotak Mail Merge Recipients.

12. Letakkan kursor di hadapan NAMA pada Frame Sijil dan padamkan (delete)
NAMA itu. Rujuk gambar rajah di bawah.

13. Klik pada kotak Insert Merge Field seperti rajah di bawah.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 26

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Di sini

14. Klik Insert pada kotak Insert Merge Field. (bagi memasukkan nama pelajar).

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 27

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

15. <<NAMA PELAJAR>> akan muncul pada Frame Sijil anda (lihat gambar rajah)
16. Klik butang close.

17. Klik pada VIEW MERGED DATA (lihat gambar rajah).

Klik di sini Klik di sini untuk lihat nama

Untuk mendapatkan surat beranak secara mail merge anda boleh mencuba dengan
mengikut langkah di atas dengan meletakkan kursor pada NO. S/B. Selamat mencuba.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 28

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

18. Masukan sijil pada printer anda dan klik pada MERGE TO PRINTER (lihat gambar
rajah)

Klik di sini untuk cetak nama

19. Anda boleh pilih sama ada hendak cetak semua (all) atau mengikut pilihan
anda.

All atau From … To …

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 29

Pengenalan Aplikasi ICT Dalam P&P Microsoft Office XP Professional

Anda boleh mencuba untuk “print” mengikut langkah di atas. Jika gagal cubalah
sehingga berjaya. SELAMAT MENCUBA.

Unit ICT, Jabatan Pendidikan Negeri Johor M3 - 30