Untuk melaksanakan tugas Tim Mutu dan Tim Audit Internal harus dibuatkan Surat
Keputusan Kepala Puskesmas FKTP yang menunjuk pejabat pelaksana dan uraian
tugas masing-masing, sebagai berikut :
2. SEKRETARIS TIM
2.1. Membantu Ketua Tim Mutu untuk membuat, mengelola dan
mendistribusikan dokumen mutu
2.2. Membantu Management Representative untuk membuat perencanaan
implementasi Sistem Manajemen Mutu
2.3. Menyiapkan kebutuhan dokumen unit-unit kerja
2.4. Memastikan ketersediaan dokumen internal dan dokumen eksternal yang
dibutuhkan untuk masing-masing unit kerja
2.5. Menyiapkan rapat/pertemuan/kegiatan sehubungan dengan implementasi
meliputi ruangan, media komunikasi dan Materi
2.6. Memastikan pengukuran indikator mutu telah dilaksanakan
2.7. Bersama unit kerja merekap, menganalisa dan mendokumentasikan laporan
pencapaian indikator mutu, pengendalian ketidak sesuaian layanan dan
monitoring proses peningkatan mutu layanan
2.8. Mendokumentasikan kelengkapan hasil kegiatan penerapan sistem
manajemen mutu: notulen rapat periodik, pertemuan evaluasi / monitoring
penerapan sistem manajemen mutu dan lain-lain
2.9. Membuat back up dokumen sistem manajemen mutu secara berkala
2.10. Memastikan implementasi sistem manajemen mutu sesuai dengan rencana
2.11. Melaksanakan monitoring proses realisasi layanan seluruh unit kerja
2.12. Mengkoordinir rapat periodik dan pertemuan evaluasi / monitoring
penerapan sistem manajemen mutu
2.13. Mengendalikan, memelihara dokumen, melakukan back up dokumen mutu
2.14. Menindak lanjuti hasil temuan monitoring seluruh proses implementasi
Sistem Manajemen Mutu, internal audit dan eksternal audit yang
menyangkut dokumentasi proses kegiatan (pembuatan, revisi, pemusnahan
dan catatan mutu)
2.15. Mengendalikan dokumen: perubahan, penomoran, penerbitan, distribusi dan
pemusnahan
2.16. Memelihara dokumen: manual mutu, prosedur mutu, prosedur klinis,
instruksi kerja dan catatan mutu
2.17. Menindak lanjuti hasil temuan monitoring seluruh proses implementasi
Sistem Manajemen Mutu, internal audit dan eksternal audit yang
menyangkut dokumentasi proses kegiatan (pembuatan, revisi, pemusnahan
dan catatan mutu)
2.18. Bersama – sama Ketua Tim Mutu mengkoordinir rapat periodik dan
pertemuan evaluasi / monitoring penerapan sistem manajemen mutu