Administrasi dalam Wedding Documentation

Disini saya coba menjabarkan apa-apa saja yang harus disiapkan dalam hal administrasi pada saat pertemuan
dengan pengantin ini..

Hal yang perlu disiapkan ketika menghadapi klien (calon pengantin) :

 Porto Folio
 Penawaran Harga
 Surat Pesanan
 Wedding Contract
 Tanda Terima
 Kwitansi

Penjabarannya adalah sebagai berikut.

1. Portofolio
Portofolio adalah kumpulan dari hasil karya kita, dimana untuk bidang wedding adalah contoh jepretan
pernikahan yang telah kita kerjakan.Untuk portofolio wedding ini sebaiknya kita menyiapkan contoh berupa
foto yang telah terpasang dalam album seperti album yang akan kita serahkan pada klien kelak. Hal ini akan
memudahkan klien dalam menilai tampilan dan album seperti apa yang akan mereka dapatkan kelak. Untuk
penampilan foto sebaiknya dipisahkan antara album foto prewedding dan album foto liputan juga jika
memungkinkan contoh foto foto mini studio.

Jelaskan pada calon pengantin mengenai jenis jenis layanan yang anda tawarkan seperti foto liputan
wedding, foto candid, mini studio ataupun video documentation. Jelaskan juga jenis album yang anda
tawarkan.

(pada pembahasan ini saya umpamakan album yang ditawarkan adalah album digital cover kayu dengan 3
jenis ukuran yaitu 20x30, 25x30, 30x40. dipilihnya tiga ukuran ini adalah untuk memudahkan dalam
pembuatan paket harga dari murah, sedang hingga mahal )

Dapat juga membawa laptop untuk memamerkan karya karya kita. Tapi umumnya yang saya alami klien
akan lebih senang jika melihat portofolio berupa album foto atau produk jadi.

2. Penawaran Harga
Yang biasa ditanyakan setelah melihat porto folio kita adalah , "harganya berapa?" atau "ada paket apa?"
Pokoknya berhubungan dengan harga.
Untuk mempermudah pengantin, berikan panduan pada mereka berupa daftar harga dari layanan yang anda
tawarkan, dimana harga harga tersebut tersusun dalam beberapa kategori yang mudah dimengerti.

Contoh :

DAFTAR HARGA
Liputan Wedding 1
Deskripsi :
Pemotretan 1 hari
1 Photographer
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm -Harga = Rp.XXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 25 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 20 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX
Liputan Wedding 2
Deskripsi :
Pemotretan 1 hari
2 Photographer
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
2 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm -Harga = Rp.XXXXX
2 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 25 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX
2 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 20 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX

Candid Photography
Deskripsi
Pemotretan 1 hari
1 Photographer
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm -Harga = Rp.XXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 25 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 20 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX

Mini Studio
Deskripsi
Pemotretan 1 hari
1 Photographer
Lighting + Background
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm -Harga = Rp.XXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 25 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 20 x 30 cm -Harga = Rp.XXXXX

Prewedding
Deskripsi
Pemotretan 1 hari
Outdoor Photo Session
Make Up Artist
Unlimited Shoots + DVD Data
Digital imaging
Output :
Cetak 10 pcs 30 x 45 + Frame Kayu
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
-Harga = Rp.XXXXX

Cetak 6 pcs 30 x 45 + Frame Kayu

1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 25 x 30 cm
-Harga = Rp.XXXXX

Cetak 4 pcs 30 x 45 + Frame Kayu

1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 20 x 30 cm
-Harga = Rp.XXXXX

Video Documentation
Deskripsi
1 Camera MiniDV 3CCD
Shooting 1 Hari
Lighting
Standar Video Editing
Output :
DVD Master + Copy
-Harga = Rp.XXXXX

Contoh diatas adalah contoh dari bentuk layanan yang ditawarkan pada klien. Untuk item-item yang ingin
ditawarkan terserah dari keinginan, misalnya tidak perlu menyerahkan filenya atau sebagainya.

Untuk memudahkan klien dalam memilih, sebaiknya membuat beberapa paket khusus yaitu berupa
gabungan dari layanan-layanan tersebut yang terdiri dari beberapa harga dari murah hingga mahal, dimana
jika digabungkan, harga paket tersebut akan lebih murah dibandingkan jika mengambil layanan secara
satuan. Pintar pintarlah dalam menyusun paket paket tersebut karena hal ini akan mempengaruhi pilihan
klien.

Jika ada permintaan diluar layanan atau paket yang anda tawarkan minta waktu kepada mereka untuk
menghitung harga. Dimana perlu diperhatikan bahwa harga layanan yang anda tawarkan berhubungan
dengan perhitungan ongkos, seperti transportasi, produksi, bayar assisten, bayar digital imaging, penyusutan
alat, biaya listrik, tenaga dsb. Hal ini tidak saya bahas karena saya anggap bahwa tiap tiap orang mempunyai
perhitungan sendiri-sendiri.

Catatan : bentuk daftar harga diatas akan lebih baik jika disusun dalam tabel harga. (gak tau caranya bikin
tabel di forum nihh.. hehehehe)

3. Surat Pesanan.

Setelah klien menentukan layanan apa yang mereka pilih. Maka selanjutnya kita harus membuat surat
pesanan. Dimana surat pesanan menjelaskan item-item apa yang akan kita berikan kepada pengantin.

Surat Pesanan ini untuk mencegah kemungkinan buruk dikemudian hari. Seperti jika klien menyatakan
bahwa mereka memesan album besar padahal pesanan yang kita terima hanya album kecil. Untuk itu
penulisan item-item pada surat pesanan harus dituliskan secara teliti.

Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Surat pesanan adalah :

 Tuliskan item-item yang dipesan secara detail dan teliti

 Nama Pemesan jelas dengan alamat dan telpon (kalau bisa no.KTP)
 Keterangan Tanggal dan Tempat Pemotretan
 Term of Payment.
 Tanda Tangan dan Materai secukupnya

Contoh draft surat pesanan :

SURAT PESANAN
No: 20/VI/SP/2007

Nama Klien : Bart Simpson

Alamat Lengkap: Jln. Kemang Raya no.30 jakarta
Telpon : 0217777777 HP: 08188888888
Fax : 021.666666

Bersama ini memesan item-item sebagai berikut :

PAKET WEDDING PLATINUM

Prewedding
Deskripsi
Pemotretan 1 hari
Outdoor Photo Session
Make Up Artist
Unlimited Shoots + DVD Data
Digital imaging
Output :
Cetak 10 pcs 30 x 45 + Frame Kayu
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm

Liputan Wedding
Deskripsi :
Pemotretan 1 hari
2 Photographer
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
2 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm

Candid Photography
Deskripsi
Pemotretan 1 hari
1 Photographer
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm

Mini Studio
Deskripsi
Pemotretan 1 hari
Lighting + Background
Unlimited Shoots + DVD Data
Output :
1 pcs Album Ekslusive 20 Pages ukuran 30 x 40 cm

Video Documentation
Deskripsi
1 Camera MiniDV 3CCD
Shooting 1 Hari
Lighting
Standar Video Editing
Output :
DVD Master + Copy

TOTAL HARGA : Rp.XXXXXXXXX

Tempat Pernikahan : Hotel Stadion Utama Senayan

Tanggal : 20-08-2008
Jam : 8.00 – 22.00

Term of Payment
- Uang Muka sebesar 50%
- Sisa pembayaran setelah album/hasil kerja diterima

Penerima Pesanan Pemesan

Tanda tangan tanda tangan

FOTOGRAFER NAMA PEMESAN

Catatan : bentuk surat pesanan diatas akan lebih baik jika item-itemnya disusun dalam tabel harga. (gak tau
caranya bikin tabel di forum nihh.. hehehehe)
4.Wedding Contract

Wedding Contract sebetulnya fungsinya sebagai pelengkap dari Surat Pesanan dimana menerangkan
mengenai hal hal yang akan kita lakukan pada saat pemotretan dan beberapa keterangan yang lebih
mendetail mengenai item-item yang akan kita berikan kepada klien.

Wedding Contract ini dapat bervariasi bentuknya tergantung dari kebutuhan tiap tiap fotografer terhadap
kliennya dan sebaliknya.. Sebaiknya dalam Wedding Contract ini dimasukan klausul-klausul yang akan
memudahkan kita dalam menjalankan tugas ketika acara dan juga mengenai penggunaan hasil foto untuk
promosi kita kelak.

Dalam Wedding Contract ini kita harus memikirkan berbagai kemungkinan terburuk yang mungkin saja
terjadi dalam peliputan dan membuat klausul yang dapat meminimalisasikan. Contohnya: mantan pacar
pengantin membawa rombongan dan membuat kekacauan hingga alat kita rusak. Tuliskan dalam klausul
bahwa pemesan harus mengganti biaya perbaikan bila hal itu terjadi. Hal ini untuk menghindari kerugian
dari pihak kita.

Atau misalnya jam kerja yang molor akibat keluarga-keluarga yang narsis foto. Sehingga waktu kita
dirugikan. Tuliskan dalam klausul bahwa kita bekerja sesuai jadwal dan untuk foto keluarga harus
didaftarkan.

Pintar-pintarlah dalam membuat wedding contract ini. Tapi aturlah kata sedemikian mungkin sehingga tidak
berkesan memaksa.

Hal yang penting untuk diingat dalam membuat Wedding Contract adalah :

 Tuliskan item-item yang dipesan secara detail dan teliti

 Tuliskan Klausul yang dapat memudahkan kita dalam bertugas
 Nama Pemesan jelas dengan alamat dan telpon (kalau bisa no.KTP)
 Keterangan Tanggal dan Tempat Pemotretan
 Tanda Tangan dan Materai secukupnya

Contoh draft Wedding Contract

Photographer Wedding Documentation Rules

ALBUM PHOTO
Jumlah dan Ukuran Album yang akan diberikan adalah sesuai dengan Surat Pesanan
Album Yang Diberikan adalah Album Photo Digital dengan Cover Kulit/Kayu/Besi dengan XX halaman
Bentuk Cover Album akan diusahakan sesuai dengan permintaan jika stock tersedia
Ukuran Photo yang Dicetak adalah Ukuran Cetak Photo sesuai dengan ukuran album
Tampilan Photo yang Dicetak adalah dengan bentuk kolase (tampilan disain grafis)
Photo yang dicetak untuk album akan dilindungi dengan Laminating Doff anti gores
Seluruh hasil photo yang dihasilkan selama Pemotretan akan diserahkan dalam bentuk Data CD/DVD
Pihak Pemesan berhak untuk mencetak ulang secara pribadi seluruh foto yang ada di dalam CD yang
diberikan
Photographer tidak memberikan file Photo yang dicetak dalam album dengan bentuk kolase dengan alasan
hak cipta
Untuk Pencetakan Ulang Album dapat dipesan secara terpisah pada Photographer

VIDEO SHOOTING
Jumlah DVD yang diberikan adalah sesuai dengan Surat Pesanan.
DVD yang diberikan adalah film berisi Dokumentasi Acara yang telah melalui Proses Editing
Untuk penambahan Jumlah copy dapat dilakukan sendiri atau melalui kami dengan pemesanan sebelumnya
Untuk Shooting Indoor/dalam ruangan diharapkan untuk menyediakan Listrik yang memadai untuk lighting
(minimal 1000 w)
Photographer tidak bertanggung jawab apabila terjadi penurunan kualitas liputan apabila tidak tersedianya
listrik yang memadai

TAMBAHAN
Pemesan wajib memberikan Rundown Acara yang akan digunakan sebagai panduan waktu peliputan
Pemesan wajib untuk memberikan list foto keluarga yang akan difoto dan yang akan dimasukkan dalam
album
Pemesan wajib untuk menyediakan konsumsi yang memadai untuk Crew
Pemesan wajib menyediakan surat ijin masuk baik untuk crew atau barang
Pemesan wajib menunjuk koordinator dokumentasi sebagai media informasi
Pemesan wajib mengganti biaya perbaikan kerusakan alat yang diakibatkan hal diluar kemampuan yang
terjadi selama proses pendokumentasian acara ( contoh : keributan, bencana alam dan sebagainya. )
Waktu kerja dalam 1 hari adalah maksimal 8 jam atau sesuai dengan rundown, selebihnya dikenakan charge
Rp. xxxxxxxxx,-/jam
Untuk tambahan Liputan diluar Surat Pesanan/Rundown akan dikenakan charge tambahan sesuai dengan
jenis liputan
Photographer berhak untuk melakukan tindakan apapun untuk mendapatkan hasil dokumentasi yang
maksimal
Photographer berhak untuk menggunakan hasil foto sebagai media promosi bagi Photographer tanpa syarat
apapun

Photographer _____________________ menyetujui

NAMA & TTD _____________________ NAMA KLIEN & TTD

5. Tanda Terima

Setelah pemotretan dan pembuatan album. Saatnya menyerahkan album pada klien. Ada hal yang terkadang
dilupakan oleh fotografer, yaitu membuat Surat Tanda Terima.

Tanda Terima ini dapat berupa Surat sederhana yang menyatakan bahwa pemesan telah menerima barang2
pesannya dari kita dengan baik. Sehingga mereka tidak dapat berbohong dikemudian hari bahwa mereka
belum menerima pesanan tersebut.

Tanda Terima ini sangat penting, ada kasus dimana orang tua pihak perempuan menyatakan belum
menerima album foto pernikahan anaknya, sedangkan album foto telah diserahkan ke pengantin pria.
Ternyata ada masalah internal diantara keluarga mereka, dimana album foto tidak disampaikan ke orang tua
pihak perempuan. Sebetulnya masalah internal mereka bukan urusan fotografer dan dengan Tanda Terima
ini fotografer bisa membuktikan bahwa seluruh item telah diserahkan pada pengantin pria.

Untuk itu janganlah menyepelekan tanda terima, walaupun biasanya setelah album diserahkan dan
pembayaran telah diterima seluruhnya urusan selesai, tapi terkadang ada hal hal yang terjadi diluar
perkiraan.

Contoh Surat Tanda Terima :

TANDA TERIMA
No: 20/VI/SP/2007

Tanggal :20-20-2009

Bersama ini Telah kami Kirimkan barang sesuai pesanan sebagai berikut :

 1 pcs Album Ekslusive Prewedding 20 Pages ukuran 30 x 40 cm

 2 pcs Album Ekslusive Liputan 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
 1 pcs Album Ekslusive Candid 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
 1 pcs Album Ekslusive Studio 20 Pages ukuran 30 x 40 cm
 2 pcs DVD Data Photo
  2 pcs DVD Video
Dalam keadaan baik.

Hormat Kami

Tanda Tangan
PHOTOGRAPHER

______________________________________
Penerima :
Nama Lengkap:
Alamat :
Telpon :
Tanda Tangan :

Telah Menerima Barang sesuai dengan keterangan diatas dengan keadaan baik.

6. Kwitansi…

Kalau kwitansi kayaknya gak perlu dijelaskan lagi yaa…

Hehehehehehhe

Mohon maaf kalau kurang lengkap atau ada yang terlewat.

Mungkin rekan rekan bisa membantu menambahkan.

Semoga Tips ini bisa sedikit berguna…

Salam Jepret