Hubungan antara Owner, Kontraktor, dan Konsultan- Maka kegiatan pemilik

konsultan, dan kontraktor dikelompokan menjadi empat tahap, yaitu tahap spiritual,

PP/Definisi, implementasi, dan terminasi. Pada tahap spiritual, pemilik adalah

pemeran utama dalam mencari peluang usaha, mencetus gagasan, kemudian

melihat kedalam organisasi, mengenai teredianya prengkat dan keahlian untuk

melakukan berbagai studi dan pengkajian, dalam rangka melihat kelayakan gagasan

tersebut menjadi proyek.

Kegiatan tersebut dapat membuhkan keputusan untuk menyiapkan kerangka acuan

(Term of reference-TOR), dan diserahkan kepada konsultan sebagai dasar

menyusun analisis pendahuluan dan studi kelayakan. Setelah laporan studi

kelayakan selesai dan diserahkan kepada pemilik, kemudian dikaji hasil hasilnya

dengan melihat perkiraan kasar biaya, jadwal, dan aspek ekonomi serta teknis

lainnya, kegiatan kegiatan diatas menentukan keputusan di lanjutkan atau tidaknya

usaha usaha meneliti kemungkinan melakukan instasi.

Pendekatan seperti ini, yaitu dalam bentuk yang bertingkat tingkat dan dengan

penyaringan yang berlapis lapis, yaitu meneliti, mengkaji, dan mengembangkan

suatau gagasan sebelum sampai kepada keputusan akhir untuk merealisasikan

investasi, mencerminkan kewaspadaan pehak pemilik.

• Sebagai pemrakarsa dan / atau menampung suatu prakarsa.

• Mengkaji kelayakan dari segala aspek meliputi aspek teknis, finansial, ekonomi,

dampak lingkungan, dan lain lain

• Menentuak batas lingkup proyek.

• Menentukan filosofi desain.

• Menetukan alokasi bagian lingkup kerja.

• Menyusun strategi penyelenggaraan.

• Menentukan bobot sasaran pokok.

• Menggunakan jasa konsultan dan kontraktor.

Salah satu tugas yang penting dari peranan peranan tersebut di atas adalah dalam

membuat dokumen tender, terutama pada kontrak lump-sum. Dalam pembuatan

dokumen tender, pemilik harus membuat sedemikian rupa sehingga batas batas

lingkup kerja/ Devinisi kerja dapat dimengerti dan tidak menimbulkan salah

interpretasi bagi pihak yang membuat proposal harga, yaitu peserta lelang.

Sebagai contoh, untuk proyek proyek besar dan kompleks dengan bentuk kontrak

lump-sum, maka pemilik menyiapkan hal hal sebagai berikut dalam segi teknis dan

engineerimg.

1. Tahap Konseptual

Pada tahap ini kagiatan perkiraan biaya dan jadwal dilakukan di kantor pusat

pemilik yang kemungkinan di bantu oleh konsultan. Kegiatan perkiaraan biaya

dipusatkan pada pembuatan biaya pendahuluan setelah mempertimbangkan

masalah masalah kelayakan finansial, ekonomi maupun produksi. Pada masalah

jadwal terdiri dari jadwal pendahuluan yang menunjukan semua hubungandasar

antara kegiatan kegiatan yang kritis, yang umumnya pecahkan menjadi 15-30

kegiatan yang terbentuk milestone,seperti:

a. Mulainya proyek, urutan kegiatan kegiatan yang besar dan kejadian kejadian

yang besar dan kejadian kejadian penting (key events).

b. Project mid-poinst untuk engineering. Pengadaan dan kontruksi untuk

mendukung dan memberikan referensi estimasi biaya pendahuluan.

c. Identifikasi dari material dan peralatan yang harus diadakan pembelian

segerah (pembelian dini)

d. Jalur kritis proyek. Jadwal induk sementara disusun berdasarkan milestone

tersebut di atas.

2. Tahap PP/devinisi

a. Definisi Lingkup Kerja

Merupakan deskripsi lingkup proyek secara keseluruhan yang terdiri dari P & ID

dan data data lain agar nantinya dapat membuat detail desain dan pengadaan.

b. Membuat Anggaran Biaya Proyek (ABP)

Sering di sebut sebagai Harga Perhitungan Sendiri (HPS).

c. Jadwal proyek
Merupakan singkatan rincian lebih lanjut dari jadwalinduk pendahuluan yang

dipersiapkan pada tahap konseptual.

d. Mempersiapkan mekanisme dan prosedur pengendalian biaya dan jadwal

proyek

Seperti penjabaran prosedur perhitungan persen penyelesaian dan lain lainnya yang

nantiny akan dirundingkan dengan pihak pelaksana (kontraktro).

Peranan Pemilik Pada Tahap Implemtasi

Jangkauan dan kedalaman peranan serta tugas pemilik pada tahap implementasi

fisik tergantung pada banyak faktor, antara lain kebijakan (policy) perusahaan

pemilik, keterbatasan tenaga ahli, jenis kontrak, ukuran, dan komplesitas proyek.

Dengan menggunakan model seperti diperlihtkan pada gambar 19-1a, maka

peranan dan tugas pemilik tahap implementasi fisik adalah sebagai berikut.

1. Pengelolaan Implementasi Fisik

a. Terhadap Pekerjaan Kontraktor

Lingkup pengelolaan implementasi yang dilakukan oleh pemilik adalah memantau,

mengawasi, dan sampai taraf tertentu, mengendaliakan pekerjaan kontraktor.

b. Terhadap Paket Kerja yang Ditangdatangani Sendiri

Di sini pemilik melaksanakan sendiri baik pengelolaan maupun eksekusi kegiatan

yang tercantum dalam paket kerja, yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,

pengendalian, dan kepenyeliaan pelaksanaan lingkup kerja paket yang

bersangkutan. Jadi, tugasnya sampai skala tertentu identik dengan kontraktor dalam

mengelolah lingkup kerjanya.

2. Mengelolah Keuangan Proyek

Pengelolahan keuangan proyek secarah menyeluruh meliputi memobilitas

penggunaan, dan pengendalian dana untuk proyek. Sebagaian dana tersebut

umumnya berupa pinjaman (loan). Bila demikian halnya, maka tugas pemilik

adalah mulai mencari sumber dana, mengadminitrasikan pinjaman (loan

administration), sampai kepada membuat catatan asset sebagai berikut.

• Menyiapkan anggaran.

• Mencari sumber pendanaan.

• Meletakan dasar system akuntansi proyek.

• Menyusun jadwal penarikan dana pinjaman (loan disbursement).

• Sertifikat pengajuan pembayaran.

• Laporan berkala keuangan proyek.

• Menyiapkan audit yang akan dilakukan oleh pihak berwenang.

• Laporan hasil keuangan proyek.

• Menyusun catatan asset (asset record)

Mencari dan mengelolah pinjaman merupakan tugas tersendiri dari perusahaan

proyek. Prosedur yang spesifik untuk macam macam pendanaan dan sumber daya

harus diikuti dan dipatuhi dengan seksama untuk menjalin kerja sama jangka
pendek maupu jangka panjang. Beberapa kegiatan di atas telah mulai dirintis pada

tahap PP/Definisi.

3. Administrasi Kontrak

Kegiatan administrasi kontrak meliputi penanganan aspek komersial, mulai dari

saat kontrak diberlakukan sampai masa kontrak selesai. Kegiatan ini terdiri dari

bermacam macam pekerjaan rutin, seperti meniliti surat surat pengajuan,

melakukan pencatatan, progress payment, change order, claim, dan lain lain.

Administrasi kontrak yang dilaksanakan dengan baik akan sangan membantu

mengendalikan pelaksanaan atau implementasi segala sesuatu yang tercantum

didalamnya.

Berlainan dengan membeli barang cash and carry, proyek bersifat member

pelayanan dalam waktu yang (relatif) panjang dengan membayar sesuai kemajuan

(progress payment). Dengan demikian , memerlukan pekerjaan pekerjaan

administrasi, perhitungan, evaluasi, laporan, pengecekan di lapangan, untuk

mengumpulkan bukti bahwa syarat syarat pembayaran sudah dipenuhi, sehingga

pembayaran dapat dilakukan.