PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN

KEBIJAKAN
No. Kode :
Terbitan :
SPO No. Revisi :
Tgl. Mulai Berlaku :
Halaman :

UPTD Puskesmas Cilawu dr. Hj. Nia Soniawaty

NIP. 197204172003122005

1. Pengertian Suatu panduan pengendalian dokumen kebijakan sistem manajemen

mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan yang diatur dalam prosedur ini.
2. Tujuan Terkendalinya kerahasiaan,proses perubahan, penerbitan, distribusi
dan sirkulasi dokumen kebijakan.

3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Cilawu Nomor tahun

Tentang Panduan Pengendalian dokumen
4. Referensi Pedoman penyusunan dokumen akreditasi fasilitas kesehatan tingkat
pertama, direktorat jenderal bina upaya kesehatan tahun 2015.
5. Prosedur/ 1. Identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen kebijakan.
Langkah- 2. Penyusunan dokumen kebijakan
langkah Kepala UPTD Puskesmas Cilawu bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan identifikasi atau perubahan serta
penyusunan dokumen kebijakan.
3. Pengesahan dokumen kebijakan
Kepala UPTD Puskesmas Cilawu mengesahkan dokumen
kebijakan.
4. Sosialisasi dokumen kebijakan
Kepala UP[TD Puskesmas Cilawu melakukan sosialisasi
dokumen kebijakan kepada seluruh pelaksana supaya dapat
diketahui dan dijalankan.
5. Pencatatn, distribusi dan penarikan dokumen kebijakan sekretaris
tim akreditasi bertugas dalam pengendalian dokumen kebijakan
meliputi:
a) Penomoran dokumen kebijakan
b) Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal
c) Menyerahkan dokumen kebijakan kepada pelaksana untuk
menggandakan
d) Mendistribusikan dokumen kebijakan yang sudah diberi
stempel terkendali
e) Menarik dokumen kebijakan lama apabila dokumen ini
adalah dokumen kebijakan pengganti serta mengisi format
usulan penambahanatau penarikan dokumen kebijakan
f) Mengarsifkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku
dengan membutuhkan stempel “kadaluwarsa” dan
menyimpan dokumen kebijakan tersebut selama 2 tahun
 g) Memusnahkan dokumen kebijakan sesuai dengan waktu
yang telah ditetapkan
6. Penyimpanan dokumen kebiajakan
a) Dokumen kebijakan asli (master dokumen kebijakan yang
sudah dinomori dan sudah ditandatangani) disimpan
disekretariat tim akreditasi
b) Dokumen kebijkan fotocopy disimpan di amsing-masing
unit Puskesmas
c) Dokumen kebijakan harus diletakkan ditempat yang mudah
dilihat, diambil dan mudah dibaca oleh pelaksana
7. Penataan dokumen kebijakan
Penataan dokumen kebijakan dikelompokkan menurut
kelompok pelayanan
8. Revisi atau perubahan dokumen kebijakan
a) Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat
pengesahan sesuai pejabat yang berwenang
b) Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami
perubahan
c) Isi revisi atau perubahan harus dicatat pada riwayat
perubahan dokumen
d) Tanggal terbit dokumen kebijakan ditulis diatas yang
menandatangani
6. Bagan Alur
Identifikasi penyusunan Penyusunan
atau perubahan dokumen dokumen kebijakan
kebijakan

Pengesahan dokumen
kebijakan

Sosialisasi dokumen
kebijakan

Pencatatan, distribusi
dan penarikan
dokumen kebijakan

Penyimpanan
dokumen kebijakan

Penataan dokumen
kebijakan

Revisi atau perubahan

dokumen kebijakan
 7. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan
8. Unit terkait Semua Unit
9. Dokumen
Terkait
10 Rekaman Historis Perubahan

No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai berlaku