STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) HIMATIF 2016-2017

Pendahuluan

HIMATIF adalah HIMPUNAN yang di bentuk sejak 2 Juni 2000, dimana anggotanya
terdiri dari mahasiswa jurusan Teknik Informatika Fakultas Sains dan Teknologi UIN
Sunan Gunung Djati Bandung.
Demi membantu tercapainya tujuan organisasi tersebut, maka dibutuhkannya sebuah
perangkat yang dijadikan standar pedoman kerja selama periode kepengurusan karena
manajemen yang baik sangat diperlukan untuk menghasilkan hasil yang baik. Oleh karena
itu, dibuatlah sebuah “Standar Operasional Prosedur” yang selanjutnya disebut SOP. SOP
perlu dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh mereka yang akan melaksanakan
kegiatan yang membawa nama HIMATIF ke depan, sehingga menjadi komunitas yang
tumbuh dan berkembang.

Pengertian

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan serangkaian standar instruksi tertulis

yang ditetapkan dan diberlakukan oleh HIMATIF untuk jangka waktu satu periode
kepengurusan, yang ditujukan agar terciptanya suatu tertib berorganisasi yang efektif,
efisien, akuntabel, transparan, dan terpercaya dalam menjalankan amanah kepengurusan.

Tujuan

Adapun tujuan ditetapkannya Standar Operasional Prosedur adalah sebagai berikut :

1. Mempermudah pelaksanaan tugas
2. Mengawasi kinerja bidang dan kepanitiaan agar tidak terjadi tumpang tindih
pekerjaan.
3. Memberi gambaran tugas dan petunjuk spesifik sesuai manajemen kepengurusan
HIMATIF

Fungsi

Adapun fungsi dari SOP adalah sebagai berikut :

1. Sebagai cara untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada
pelaksanaan tugas/pekerjaan pada organisasi.
2. Sebagai wahana mekanisme untuk mengkomunikasikan peraturan dan persyaratan
administratif, kebijakan organisatoris, dan perencanaan strategis organisasi.
3. Sebagai katalisator yang efektif bagi pengendalian tingkat kinerja dan hasil organisasi.
 BAB I
PENJAGAAN

Maintenance Pengurus

1. Setiap bidang wajib mengadakan teambuilding bidang di awal kepengurusan dan

melaporkannya kepada Sekretaris Umum HIMATIF
2. Setiap bidang harus memiliki anggota
3. Ketua bidang harus membangun budaya positif ke setiap pengurus di bidangnya
(budaya salam, doa sebelum, dan sesudah rapat, budaya saling menasehati, tepat
waktu dalam memulai rapat, dan budaya berpendapat) dalam satu tahun
kepengurusan.

Loyalitas terhadap Organisasi

1. Pengurus HIMATIF yang ingin mengikuti organisasi/kepanitiaan di luar bidangnya

baik internal maupun eksternal HIMATIF wajib meminta izin dan pertimbangan
Ketua Bidangnya.
2. Ketua Bidang yang ingin mengikuti organisasi/kepanitiaan di luar bidangnya baik
internal maupun eksternal HIMATIF wajib meminta izin dan pertimbangan Sekretaris
Umum dengan sepengetahuan Ketua Umum

Mekanisme Treatment, Surat Peringatan, dan Pemberhentian Masa Jabatan

1. Ketua bidang atau Ex Officio berhak memberikan treatment kepada pengurus yang
bermasalah atau melanggar SOP
2. Jika treatment yang diberikan tidak dilaksanakan, Sekretaris Umum berhak
memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada pengurus yang bersangkutan
dengan persetujuan Ketua Umum
3. Jika pengurus yang telah dikenakan SP1 tidak menunjukkan perbaikan sikap,
Sekretaris Umum berhak memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) kepada pengurus
yang bersangkutan dengan persetujuan Ketua Umum.
4. Jika pemberian SP2 tidak membuat keadaan membaik, Ketua Umum memberlakukan
mekanisme pemberhentian masa jabatan

Pengunduran Diri Pengurus

1. Pengurus HIMATIF yang ingin mengundurkan diri harus :

 a. Mempunyai alasan yang jelas dan sangat memberatkannya dalam menjalankan
tugas-tugas sebagai pengurus HIMATIF.
b. Membuat surat pernyataan pengunduran diri beserta alasannya.
c. Mendapat persetujuan dari Sekretaris Umum, dibuktikan dengan tanda tangan
seluruh Ketua Umum.
d. Pengurus HIMATIF yang akan mengundurkan diri wajib memberikan
rekomendasi pengganti.
e. Pengurus HIMATIF yang mengundurkan diri sebelum Pleno Tengah maka
rekomendasi pengganti disahkan pada Pleno Tengah sebagai pengurus dengan
pertimbangan dan kesepakatan ketua umum
f. Pengurus HIMATIF yang mengundurkan diri setelah Pleno Tengah maka
rekomendasi pengganti harus menyetujui surat ketersediaan.
2. Keputusan pengabulan pengunduran diri pengurus HIMATIF diputuskan oleh Ketua
Umum HIMATIF dengan persetujuan Ex-officio dan seluruh kabid.
3. Pengurus HIMATIF secara otomatis mengundurkan diri jika cuti atau tidak memiliki
status akademik aktif.

Monitoring Evaluasi

I. Pelaksanaan Kegiatan Internal Bidang

1. Seluruh pengurus HIMATIF wajib menghadiri 80% kegiatan internal dalam
bidangnya.
2. Setiap bidang di HIMATIF wajib melaksanakan rapat Bidang minimal 2 kali
dalam 1 bulan kecuali dalam keadaan yang tidak memungkinkan (misalnya
liburan atau pekan ujian).
3. Setiap pelaksanaan Rapat Bidang harus disertai dengan presensi pengurus yang
disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro Kesekretariatan.

4. Setiap pelaksanaan Rapat Bidang harus disertai dengan hasil rapat secara tertulis
yang formatnya telah ditentukan oleh Sekretaris Umum.

II. Kehadiran dalam Kegiatan Bidang Lain

1. Seluruh pengurus HIMATIF wajib menghadiri 80% program kerja HIMATIF di
luar bidangnya yang melibatkan kehadiran bidang lain.
2. Sekretaris Bidang memonitoring kehadiran pengurus HIMATIF dalam program
kerja HIMATIF yang melibatkan seluruh bidang di HIMATIF dengan presensi
 pengurus di setiap kegiatan yang disediakan dan ditentukan formatnya oleh Biro
Kesekretariatan.
3. Presensi pengurus HIMATIF dalam program kerja bidang yang melibatkan
kehadiran bidang lain akan diaudit di pertengahan dan di akhir kepengurusan oleh
Ex Officio HIMATIF.
III. Membangun Budaya Disiplin dan Menghargai Sesama.
1. Seluruh pengurus HIMATIF harus mendukung terbangunnya budaya disiplin
dalam organisasi.
a. respect to time
i. Setiap pertemuan/rapat yang dilakukan oleh Ex Officio HIMATIF 2016
- 2017 baik internal HIMATIF maupun melibatkan pihak luar harus
dilaksanakan tepat waktu sesuai dengan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
ii. Setiap bidang berhak membuat mekanisme tambahan tertulis tentang
reward dan punishment bagi anggotanya terkait ketepatan waktu.
iii. Perizinan bagi peserta pertemuan/rapat harus disampaikan kepada
pemimpin pertemuan/rapat sebelum pertemuan/rapat dimulai.
b. respect to system
i. HIMATIF memiliki peraturan-peraturan yang bersifat mengikat kepada
seluruh pengurusnya.
ii. Seluruh pengurus HIMATIF wajib mengerjakan pekerjaan sesuai dengan
deskripsi pekerjaan
2. Seluruh pengurus HIMATIF harus mendukung terbangunnya budaya menghargai
sesama (respect to people) dengan memberikan pendapat, kritik, dan saran
dengan cara yang baik dan menghargai pendapat orang lain serta melaksanakan
setiap hasil dari suatu keputusan secara sungguh-sungguh dan lapang dada.

Apresiasi

I. Apresiasi Personal
1. Penilaian yang dilakukan oleh Ketua Bidang HIMATIF kepada seluruh pengurus
HIMATIF akan dilaporkan dalam bentuk rapor pengurus.
2. Pengurus HIMATIF yang menampilkan kinerja paling baik berdasarkan rapor
akan mendapatkan apresiasi penghargaan (award) dari HIMATIF.
 3. Apresiasi bagi Project Officer kepanitiaan merupakan tanggung jawab ExOfficio
HIMATIF.
4. Apresiasi bagi anggota kepanitiaan merupakan tanggung jawab Project Officer
yang bersangkutan.
5. Apresiasi bagi Ketua Bidang merupakan tanggung jawab dari Ketua Umum
HIMATIF dibantu oleh Sekertaris Umum dan Bendahara Umum.
6. Penilaian kinerja pengurus akan dilakukan melalui monitoring evaluasi oleh Ex
Officio HIMATIF.

Upgrading

I. Peningkatan Kualitas Pengurus

1. Setiap bidang wajib mengikuti pelatihan dasar kepemimpinan (PDKM) yang
diselenggarakan oleh PAO
2. Setiap anggota bidang wajib mengikuti pelatihan keahlian khusus bidang yang
diselenggarakan oleh bidang bersangkutan

Kaderisasi

I. Kaderisasi Bidang
1. Setiap bidang wajib membuat dan memberikan usulan atau rekomendasi nama
secara tertulis bagi bidang tersebut untuk kepengurusan selanjutnya, yang
diberikan kepada ketua bidang dan diserahkan kepada ExOfficio HIMATIF.
2. Rekomendasi nama yang dimaksud pada poin 1, wajib mengikuti pembekalan
untuk menjadi pengurus HIMATIF selanjutnya yang dilaksanakan oleh PAO
HIMATIF.
 BAB II
TUGAS POKOK DAN FUNGSI

Ketua Umum

1. Bertanggung jawab sebagai pemegang kebijakan dalam pelaksanaan tugas

kepengurusan intern dan ektern organisasi
2. Sebagai motivator, supervisor dan evaluator penuh kepada kegiatan dan kepengurusan
HIMATIF
3. Melakukan kontroling kepada seluruh pengurus HIMATIF
4. Membuat kebijakan-kebijakan penuh pada kepengurusan HIMATIF
5. Menyusun restrukturisasi kepengurusan HIMATIF
6. Bertanggung jawab kepada amanah MUSKOM HIMATIF dan Pimpinan Fakultas
7. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada MUSKOM HIMATIF Pimpinan
Fakultas
8. Menyusun program kerja dengan sekretaris umum dan bidang-bidang

Sekretaris Umum

1. Membantu ketua dalam melaksanakan tugas baik intern maupun ekstern

2. Menggantikan ketua apabila berhalangan
3. Sebagai supervisor dan evaluator kepada seluruh kegiatan HIMATIF
4. Surat menyurat untuk kepentingan orgranisasi
5. Bertanggungjawab pada ketua HIMATIF

Bendahara Umum

1. Penanggungjawab dan koordinator dalam bidang keuangan

2. Penanggungjawab dalam sirkulasi keuangan
3. Membuat laporan keuangan kepada MUSKOM
4. Membentuk jalur kordinasi dengan bendahara bidang untuk mengatur keuangan antar
kegiatan seluruh bidang

Ketua Bidang

1. Bertanggung jawab kepada Ketua HIMATIF dan sekretaris umum dalam

merealisasikan program kerja.
2. Bertanggung jawab atas jalannya bidang yang dipimpinnya.
3. Memperhatikan dan menjaga keharmonisan antar bidang
 4. Menyusun program kerja masing-masing bidang

Sekretaris Bidang

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang dan Sekretaris Umum

2. Bertugas membantu Ketua Bidang
3. Berkedudukan sebagai pembantu Ketua Bidang
4. Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi Bidang
5. Bertanggung jawab atas LPJ Bidang

Bendahara Bidang

1. Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang dan Bendahara Umum

2. Melukukan koordinasi keuangan dengan Bendahara Umum
3. Bertanggung jawab atas keungan bidang

Bidang Biro Kesekretariatan

1. Membuat LPJ Umum HIMATIF pada MUSKOM dan Pimpinan Fakultas didampingi
Sekretaris Umum
2. Menyusun administrasi dan surat menyurat secara berkala
3. Melakukan pendataan inventaris sekretariat

Bidang Pengembangan Aparatur Organisasi

1. Departemen Stabilisasi
a. Mengadakan kegiatan yang bertujuan memajukan dan mengembangkan
himpunan
b. Menjaga stabilitas kepengurusan HIMATIF
2. Departemen Kaderisasi
a. Membangun komunikasi dengan organisasi lain diluar HIMATIF
b. Membentuk kader-kader baru sebagai penerus roda organisasi
c. Menyiapkan penerus kepengurusan kedepan

Bidang Nalar Intelektual

1. Departemen Litbang
a. Mengadakan kegiatan keilmuan yang berhubungan dengan jurusan
b. Berpartisipasi dalam kegiatan bidang keilmuan
c. Menghasilkan kekaryaan dari kajian akademik
 d. Mengadakan kegiatan untuk mengembangkan keahlian demi terciptanya hasil
karya mahasiswa
2. Departemen Perlombaan
a. Mengikutsertakan SDM Teknik Informatika dalam perlombaan bidang keilmuan di
internal maupun eksternal kampus
b. Bertanggung jawab atas administrasi keikutsertaan dalam perlombaan
c. Mengadakan perlombaan bidang keilmuan
3. Departemen BSO
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan BSO secara struktural dan fungsional
b. Bertanggung jawab atas fasilitas yang dibutuhkan oleh BSO

Bidang Advokasi, Informasi, dan Komunikasi (ADFOKOM)

1. Departemen Advokasi dan Humas

a. Memberikan advokasi dan pendampingan kepada seluruh anggota himpunan
b. Sebagai wadah/ tampat menyampaikan aspirasi anggota himpunan
2. Departemen Komunikasi
a. Memberikan informasi dan berkomunikasi kepada seluruh anggota himpunan
maupun masyarakat umum lewat media.
3. Departemen Desain
a. Bertanggung jawab atas kebutuhan desain HIMATIF

Bidang Minat dan Bakat (MIKAT)

1. Departemen Kesenian
a. Menyelenggarakan kegiatan kesenian tingkat jurusan
b. Berpartisipasi dalam kegiatan kesenian
2. Departemen Olah Raga
a. Menyelenggarakan kegiatan olahraga tingkat jurusan
b. Berpartisipasi dalam kegiatan olah raga
3. Departemen Komunitas
a. Menyelenggarakan kegiatan komunitas tingkat jurusan
b. Berpartisipasi dalam kegiatan komunitas
Bidang Kewirausahaan

1. Departemen Produksi
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan produksi produk HIMATIF
2. Departemen Pemasaran
a. Mengenalkan produk keinformatikaan ke mahasiswa maupun masyarakat umum
b. Bertanggung jawab atas produk yang telah diproduksi
c. Melakukan kegiatan yang bertujuan manambah pemasukan kas HIMATIF
3. Departemen Kerjasama
a. Membangun kerja sama dengan perusahaan maupun lembaga sejenis
b. Mewadahi anggota HIMATIF untuk berwirausaha

Bidang Sosial dan Rohani

1. Departemen Sosial
Mengadakan kegiatan yang bertujuan untuk meningkatkan jiwa sosial mahasiswa
Teknik Informatika
2. Departemen Rohani
Mengadakan kegiatan yang bertujuan meningkatkan keimanan dan ketaqwaan
anggota himpunan

BSO (Badan Semi Otonom)

Membantu HIMATIF dalam pembinaan profesi mahasiswa jurusan

1. Dimensi Web
Fokus pada pembinaan dalam bidang web development
2. Ruang Grafis
Fokus pada pembinaan dalam bidang desain grafis
3. Bajax
Fokus pada pembinaan dalam bidang Jaringan Komputer
4. Android
Fokus pada pembinaan dalam bidang Android development
5. Gemo Game
Fokus pada pembinaan dalam bidang Game

Komunitas

Membantu HIMATIF dalam pembinaan minat dan bakat mahasiswa jurusan

1. Futsal
 Fokus pada pembinaan dalam komunitas futsal
2. Basket
Fokus pada pembinaan dalam komunitas basket
3. Voli
Fokus pada pembinaan dalam komunitas voli
4. Bulutangkis
Fokus pada pembinaan dalam komunitas bulutangkis
5. Symponica Chair
Fokus pada pembinaan dalam komunitas paduan suara
6. Fotografi
Fokus pada pembinaan dalam komunitas fotografi
7. Hikers
Fokus pada pembinaan dalam komunitas pendaki gunung
8. Tari
Fokus pada pembinaan dalam komunitas tari
 BAB III
SISTEM KOORDINASI DAN MEKANISME KERJA ORGANISASI

Kepengurusan HIMATIF tidak akan berjalan lancar tanpa adanya koordinasi, integrasi, dan
evaluasi yang sangat kuat. Untuk melaksanakan hal tersebut, maka diturunkan dalam bentuk
rapat, baik dilakukan dalam lingkup pengurus inti (ketua umum, sekretaris umum, bendahara
umum, ketua Bidang), rapat bidang, rapat koordinasi, rapat kerja, dan sebagainya. Selain itu,
diturunkan pula dengan membentuk jaringan komunikasi (jarkom) yang berantai.

Garis koordinasi

KETUA UMUM

BIRO KESTARI SEKRETARIS UMUM BENDAHARA UMUM

PAO Nalar dan MIKAT ADFOKOM WIRUS Sosial dan

Intelektual Rohani

Sistem informasi dan komunikasi

Dalam sebuah organisasi, nilai sebuah informasi begitu penting dan mempengaruhi kinerja
organisasi. Demi keefektifan penyampaian informasi tersebut, maka dibutuhkan sebuah
sistem yang mengaturnya dimana dalam hal ini disebut sistem komunikasi. Secara garis
besar, system komunikasi ini dapat dibagi menjadi intern dan ekstern.
1. Intern
Bidang penyelenggara kegiatan dengan persetujuan Ketua Umum

ADFOKOM

Seluruh Bidang
 2. Ekstern
Panitia penyelenggara kegiatan (SC)
dengan persetujuan Ketua Umum HIMATIF

Ketua OC

ADFOKOM /Publikasi kegiatan/Hub. Eksternal

Peserta/Umum

Macam rapat

1. Rapat Kerja I
Agenda dari rapat ini antara lain:
1) Sosialisasi Visi, Misi dan Tujuan Organisasi oleh Ketua Umum HIMATIF
2) Penjelasan POKI, AD/ART, GBHO, dan SOP.
3) Pembuatan, pembahasan dan Penetapan Program Kerja.
2. Rapat Kerja II (Pleno Tengah)
Agenda dari rapat ini antara lain:
1) Laporan pengurus selama satu semester (sesuai periode).
2) Evaluasi Program dan Kinerja Pengurus.
3) Reshuffle Pengurus (jika diperlukan).
Pengurus dapat diresuffle karena beberapa hal :
a. Memberhentikan diri
b. Meninggal dunia
c. Tidak Aktif dalam kepengurusan.
d. Mencemarkan nama baik HIMATIF
e. Kebijakan Organisasi
Resuffle kepengurusan hanya dilakukan maksimal 1 kali dalam kepengurusan.
Resuffle dapat dilakukan apabila memang dianggap penting dan atas kebijakan
pimpinan organisasi.
4) Pembuatan, pembahasan, dan Penetapan Program Kerja setengah periode
berikutnya.
 3. Rapat Koordinasi
Rapat koordinasi diselenggarakan oleh seluruh pengurus HIMATIF secara rutin,
namun dengan waktu yang fleksibel, agendanya dapat berupa:
1) Evaluasi program kerja yang sudah, sedang, dan akan dilaksanakan
(kendala/hambatan).
2) Sosialisasi program kerja terdekat dari setiap Bidang.
3) Persiapan kegiatan setiap Bidang.
4) Diikuti oleh seluruh pengurus HIMATIF
4. Rapat Kepanitiaan
Merupakan rapat persiapan suatu kegiatan yang dihadiri oleh panitia kegiatan dengan
agenda yang disesuaikan dengan kebutuhan rapat kegiatan tersebut. Rapat kepanitiaan
terakhir diadakan setelah keberlangsungan acara dan berfungsi sebagai evaluasi acara
dan evaluasi kerja.
5. Rapat Bendahara
Merupakan rapat yang dipimpin oleh Bendahara Umum dan diikuti oleh Bendahara
Bidang yang membahas kondisi dan alur keuangan dengan waktu dan tempat yang
disesuaikan.
6. Rapat Terbatas
Rapat yang diagendakan karena kebutuhan yang mendesak dengan waktu dan tempat
disesuaikan.

Mekanisme rapat

1. Fungsi
Fungsi utama dari rapat adalah agar setiap individu panitia mengetahui dan
memahami perkembangan persiapan kegiatan, selain dari kontrol kerja panitia.
2. Mekanisme
Setiap rapat apapun macamnya, dipimpin oleh sekretaris dan dengan didampingi oleh
notulen. Notulen dapat ditunjuk dari anggota Bidang, atau Biro Kestari. Hasil rapat
secara terlulis dilaporkan kepada Sekretaris Umum.
 BAB IV
KEUANGAN

Sistem Keuangan HIMATIF

1. Sistem keuangan HIMATIF mengadopsi sistem keuangan dua pintu yang

memisahkan fungsi kendali dan otorisasi keuangan (Controller) dengan fungsi
pemegangan kas organisasi (Treasurer).
2. Fungsi kendali dan otorisasi keuangan dilakukan oleh Bendahara Umum I
(Controller).
3. Fungsi pemegangan kas organisasi dilakukan oleh Bendahara Umum II (Treasurer).

Tugas dan wewenang Bendahara Umum

1. Tugas dan tanggung jawab Bendahara Umum I (Controller) adalah :

a. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
b. Bertanggung jawab tehadap pengelolaan keuangan HIMATIF
c. Bertanggung jawab terhadap penembusan keuangan dari dana kemahasiswaan
d. Bertanggung jawab terhadap pembuatan LPJ keuangan bidang dan kepanitiaan
e. Mengontrol keuangan Bendahara Bidang & Bendahara Kepanitiaan
f. Bertanggung Jawab terhadap kinerja Bendahara Bidang & Bendahara
Kepanitiaan
g. Mengawasi penggunaan anggaran HIMATIF oleh bidang dan kepanitiaan
h. Melakukan pengesahan terhadap proposal bidang-bidang
i. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang
j. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas HIMATIF untuk berbagai
keperluan organisasi yang bersifat penting dan mendesak
k. Melakukan otorisasi terhadap proses keluar-masuknya uang untuk seluruh
kegiatan HIMATIF.
l. Membuat laporan keuangan
m. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum
Treasurer
n. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu control
keuangan berkaitan dengan acara-acara HIMATIF serta kepanitiaan di bawahnya
2. Tugas dan tanggung jawab Bendahara Umum II (Treasurer).adalah :
a. Bertanggung jawab kepada Ketua Umum
 b. Bertanggung jawab terhadap pengumpulan keuangan HIMATIF
c. Bertanggung jawab terhadap peningkatan kompetensi bidang
d. Melakukan supervisi terhadap WIRUS
e. Bertanggung jawab terhadap kinerja WIRUS
f. Sebagai pemegang kas HIMATIF, baik kas sosial, kas operasional dan dana abadi
g. Mengawasi penggunaan anggaran HIMATIF oleh bidang dan kepanitiaan
h. Melakukan assessment terhadap proposal bidang-bidang
i. Menentukan besaran dana yang didapat tiap bidang dan kepanitiaan bidang
j. Memiliki wewenang untuk mengucurkan dana kas HIMATIF untuk berbagai
keperluan organisasi yang bersifat penting dan mendesak
k. Mengelola proses keluar masuknya uang yang telah di otorisasi oleh Bendahara
Umum I (Controller)
l. Melakukan pencatatan kas masuk dan kas keluar bersama Bendahara Umum I
(Controller)
m. Turut serta secara aktif dalam memberikan pertimbangan dan membantu control
keuangan berkaitan dengan acara-acara bidang serta kepanitiaan-kepanitiaan di
bawahnya

Sumber Dana HIMATIF

1. Dana Kemahasiswaan, yaitu dana yang disediakan oleh Bagian Keunangan Univeritas
untuk kegiatan program kerja HIMATIF
2. Dana yang diwariskan dari kepengurusan sebelumnya.
3. Dana yang dihasilkan Bidang WIRUS HIMATIF
4. Dana yang dihasilkan oleh acara yang diselenggrakn oleh HIMATIF
5. Dana yang dikumpulkan dari iuran pengurus per bulan
6. Profit sharing dari kepanitiaan (ketentuan mengenai profit sharing dijabarkan dalam
point tersendiri dalam SOP ini)

Definisi Kas Sosial, Kas Danus, Kas Operasional/ Umum, Dan Kas Kemahasiswaan

1. Kas Sosial adalah bagian dari kas milik HIMATIF yang penggunaannya terbatas
(restricted) untuk kegiatan sosial kemanusiaan, seperti bencana alam dan kegiatan
sosial lainnya.
2. Kas Danus adalah bagian dari kas milik HIMATIF yang penggunaannya terbatas
(restricted) untuk menghasilkan keuntungan bagi HIMATIF.
 3. Kas Operasional/umum adalah kas milik HIMATIF yang penggunaannya adalah
untuk menunjang aktivitas HIMATIF.
4. Kas Kemahasiswaan adalah kas milik HIMATIF yang penggunaannya adalah untuk
melaksanakan aktivitas HIMATIF termasuk untuk melaksanakan seluruh program
kerja HIMATIF. Kas kemahasiswaan mencakup dana kemahasiswaan dan dana
turunan. Dana turunan bersifat sebagai dana abadi HIMATIF.
5. Penggunaan kas kemahasiswaan, kas sosial, dan kas operasional adalah atas
persetujuan (otorisasi) dari Bendahara Umum Controller.
6. Jika dana kemahasiswaan yang ditentukan dalam Rencana Operasional berlebih, maka
sisa dana tersebut akan dimasukkan ke dalam kas kemahasiswaan.
7. Pemakaian kas sosial non-budgeter berdasarkan pertimbangan Controller, dengan
keputusan diambil melalui Rapat Pimpinan (Ex Officio) seperti dana untuk bencana
alam.
8. Kas Sosial hanya dipakai dalam keadaan mendesak, dengan status sebagai pinjaman
yang harus dikembalikan dan disetujui oleh Bendahara Controller dan Ketua
HIMATIF. Maksimal kas Sosial yang dipakai adalah 50% dari kas sosial yang ada.

Prosedur Permintaan dan Penggunaan Dana

1. Syarat Pengajuan Permintaan Dana

a. Maksimal sebesar yang dianggarkan dalam program kerja yang disahkan dalam
proposal.
b. Pembayaran anggaran Bidang/Kepanitiaan diserahkan setelah proposal disetujui
oleh Bendahara Umum HIMATIF
2. Prosedur Permintaan Dana
a. Masing-masing Bidang/Kepanitiaan yang memerlukan dana untuk melaksanakan
program kerja yang telah ditetapkan Mengajukan proposal kepada Bendahara
Umum HIMATIF.
b. Apabila disetujui, Bendahara Umum akan mengeluarkan dana yang diminta
disertai bukti pengeluaran dana (kwitansi) tiga rangkap. Satu rangkap sebagai
dokumentasi bendahara umum controller, satu rangkap yang lain diberikan
kepada pemohon dana untuk disimpan sebagai bukti dan satu rangkap lainnya
diserahkan kepada bendahara umum treasurer.
c. Pemintaan dana untuk kegiatan dibatasi maksimal 20 % dari total kas HIMATIF.
d. Kebijakan dana yang dikeluarkan oleh HIMATIF untuk setiap kegiatan yang
diminta sebesar 75% di berikam sebelum kegiatan berlangsung dan 25% setelah
laporan pertanggung jawaban kegiatan.
 BAB V
PROSEDUR KEGIATAN

Macam Program Kerja

Kegiatan HIMATIF sendiri secara garis besar dibagi menjadi Program Kerja Bidang dan
Program Kerja Umum.
1. Program Kerja Bidang (PKB)
Adalah program kerja yang dikelola dan diorganisir oleh satu Bidang. Konsep dari
kegiatan dipegang penuh oleh bidangnya dan biasanya kegiatan yang dilakukan tidak
terlalu kompleks sehingga pengurus dari bidang lain hanya membantu bahkan bisa
jadi tidak dilibatkan dalam kepanitiaan.
2. Program Kerja Umum (PKU)
Adalah program kerja kondisional yang dikelola dan diorganisir oleh seluruh
pengurus HIMATIF.

Kepanitiaan Kegiatan

1. Kepanitiaan Kecil
a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran ≤ Rp.
3.000.000
b. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan intern beserta bukti
pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 1 minggu 1 x kepada Bendahara
Umum.
c. Kepanitiaan kecil wajib memberikan laporan keuangan kepada Bendahara Umum
selambat-lambatnya 7 hari kerja setelah kegiatan berakhir.
d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan
dikenakan denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana
sisa)
e. Panitia (pihak HIMATIF) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll) wajib
membuat MoU/ perjanjian bermaterai :
• Untuk penerimaan dan pengeluaran antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang
harus dilengkapi materai Rp 3.000,00
• Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥ Rp. 750.000/barang harus dilengkapi
materai Rp. 6.000,00.
 f. Setiap kepanitiaan kecil wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan
Bendahara Umum.
2. Kepanitiaan Besar
a. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran > Rp.
3000.000
b. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan intern beserta bukti
pemasukan dan pengeluaran yang valid setiap 1 minggu 1 x kepada Bendahara
Umum HIMATIF
c. Kepanitiaan besar wajib memberikan laporan keuangan akhir kepada Bendahara
Umum HIMATIF selambat-lambatnya 20 hari kerja setelah kegiatan berakhir.
d. Setiap keterlambatan dalam penyerahan laporan keuangan tersebut akan
dikenakan denda Rp 3000,00/hari, dikeluarkan dari dana pribadi (di luar dana
sisa).
e. Laporan Keuangan terdiri dari cash flow dan laporan rekonsiliasi bank.
f. Panitia (pihak HIMATIF) dan pihak ketiga (cth:vendor, sponsorship, dll) wajib
membuat MoU/ perjanjian bermaterai :
• Untuk penerimaan dan pengeluaran antara Rp 250.000 - Rp 749.000/barang
harus dilengkapi materai Rp 3.000,00
• Untuk penerimaan dan pengeluaran ≥ Rp. 750..000/barang harus dilengkapi
materai Rp. 6.000,00.
g. Setiap kepanitiaan besar wajib menandatangani MoU/perjanjian dengan
Bendahara Umum.

Pembentukan Kepanitiaan Kegiatan

1. Pembentukan panitia kegiatan disesuaikan dengan kebutuhan kerja panitia kegiatan.

Untuk kegiatan Bidang yang tidak terlalu kompleks, panitia dapat dibentuk dari intern
Bidang sendiri dan pembagian tugas dapat disesuaikan dengan jabatannya dalam
Bidang. Sedangkan untuk kegiatan yang lebih kompleks, kepanitiaan dapat dipecah
menjadi SC dan OC, tentunya dengan susunan kepanitiaan yang disesuaikan dengan
kebutuhan. Karenanya, deskripsi kerja setiap kegiatan dapat disesuaikan dengan
kegiatan tersebut namun tanpa merubah fungsi.
2. Kepanitiaan SC ditentukan oleh Ketua Umum HIMATIF
3. Bendahara SC setiap kegiatan merupakan Bandahara Umum HIMATIF
 4. Untuk kepanitiaan kecil wajib mempresentasikan konsep umum jalannya Kegiatan
Maximal 1 Bulan sebelum pelaksanaan.
5. Untuk kepanitiaan besar wajib mempresentasikan konsep umum jalannya Kegiatan
Maximal 3 Bulan sebelum pelaksanaan.
6. Kepanitiaan Wajib Mempresentasikan Hasil Kegiatan bersamaan dengan LPJ
Keuangan

Profit dan Loss Sharing

1. Profit Sharing
Hal yang dimaksud dengan profit adalah net profit, yaitu keuntungan bersih setelah
dikurangi dana-dana operasional kegiatan yang dibebankan kepada HIMATIF
Profit Sharing dapat dilakukan apabila program kerja dan kepanitiaan HIMATIF
mendapatkan pendapatan yang lebih besar dari pengeluaran. Berdasarkan skalanya,
kepanitiaan dikategorikan menjadi:
a. Kepanitiaan kecil adalah kepanitaan yang memiliki rencana anggaran ≤ Rp. 3 juta
Sosial:
Kas HIMATIF = 80%
Panitia Pelaksana = 20%
Non-sosial:
Kas HIMATIF = 70%
Bidang Pelaksana = 10%
Panitia Pelaksana = 20%
b. Kepanitiaan besar adalah kepanitiaan yang memiliki rencana anggaran > Rp. 3
juta
Sosial:
Kas Himatif = 70%
Bidang Pelaksana = 10%
Panitia Pelaksana = 20%
Non-sosial:
Kas Himatif = 60%
Bidang Pelaksana = 10%
Panitia Pelaksana = 30%
c. Program Kerja Non-Kepanitiaan adalah seluruh program kerja yang dilaksanakan
oleh Bidang HIMATIF yang tidak berbentuk kepanitiaan.
 Sosial:
Kas HIMATIF = 80%
Bidang Pelaksana = 20%
Non-sosial:
Kas HIMATIF = 80%
Bidang Pelaksana = 20%
2. Loss Sharing
Loss sharing dilakukan apabila pendapatan yang diterima kepanitiaan lebih kecil
daripada pengeluarannya.
Persyaratan Loss sharing adalah sebagai berikut:
a. Setiap kepanitiaan wajib memberitahukan keadaan keuangan yang sebenarnya
secara berkala kepada Bendahara Umum
b. Apabila pihak panitia melihat adanya indikasi loss, panitia wajib melaporkan
indikasi adanya loss tersebut paling lambat H-15 hari kerja sebelum acara
berlangsung.
c. Apabila pihak HIMATIF melihat adanya indikasi loss, maka Ex-Officio
HIMATIF berhak melakukan intervensi hingga ke konsep acara terhadap
kepanitiaan terkait untuk menghindari loss, dan jika memungkinkan HIMATIF
berhak menghentikan jalannya kepanitiaan.
• Jika pihak HIMATIF menghentikan jalannya kepanitiaan, maka panitia dan
HIMATIF masing-masing menanggung 50% dari total indikasi loss.
• Jika pihak panitia meneruskan jalannya kepanitiaan, dan kerugian yang
sebenarnya melebihi indikasi loss, maka HIMATIF hanya menanggung 50%
dari total indikasi loss, dan sisa kerugian yang sebenarnya ditanggung panitia.
d. Apabila loss tidak dapat dihindari lagi dan tidak diperkirakan sebelumnya, maka
pembagian loss antara HIMATIF dan panitia adalah sebagai berikut:
Kepanitiaan non-sosial (besar maupun kecil)
• Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan
dalam membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan
bagi kepanitiaan mencapai BEP (Break Event Point / impas).
• Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Ketua
Bidang terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usaha-usaha untuk
membayar kerugian kepanitiaan.
 • Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang
ditentukan maka ketentuannya sebagai berikut :
HIMATIF = 50 %
Panitia = 50 %
• Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada
di dalam kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia
sepenuhnya jika mereka tidak mau mematuhi persyaratan di atas dibuktikan
dengan surat resmi yang dikeluarkan oleh Sekretaris Umum dan disahkan oleh
Ketua Umum.
Kepanitiaan sosial (besar maupun kecil)
• Apabila terjadi loss, maka akan diberi perpanjangan waktu untuk kepanitiaan
dalam membuat LPJ kegiatan. Kebijakan ini dibuat guna memberi kesempatan
bagi kepanitiaan mencapai BEP (Break Event Point / impas).
• Selama masa perpanjangan waktu, kepanitiaan akan terus dipantau oleh Ketua
Bidang terkait serta Bendahara Umum dalam melakukan usaha-usaha untuk
membayar kerugian kepanitiaan.
• Apabila panitia tidak mampu mencapai BEP dalam batas waktu yang
ditentukan maka sisa kerugian sepenuhnya akan ditanggung oleh HIMATIF
• Jika tidak terlihat usaha dalam membayar kembali kerugian-kerugian yang ada
di dalam kepanitiaan, maka total Loss menjadi tanggung jawab panitia 50%
dan HIMATIF 50% jika mereka tidak mau mematuhi persyaratan diatas.

Term of Reference (TOR)

Setiap penyelenggara kegiatan diwajibkan membuat Term of Reference (TOR) sebelum

melakukan kegiatan tersebut. TOR berfungsi sebagai pengajuan rancangan kegiatan
kepada Ketua HIMATIF, selain itu juga sebagai landasan pemahaman bagi panitia dan
non-panitia yang bersangkutan dengan kegiatan.
TOR dibuat dengan konten sebagai berikut:
1. Nama
2. Latar belakang
3. Landasan
4. Tema
5. Tujuan
6. Waktu dan Tempat
7. Indikator Keberhasilan
8. Sasaran
9. Manfaat
10. Deskripsi Kegiatan
11. Tindak lanjut (jika tidak ada, poin ini dapat dikosongkan)
12. Susunan panitia dan garis koordinasi
13. Deskripsi kerja (jobdesc)
14. Rundown acara
15. Rencana Anggaran Biaya
16. TOR materi (jika tidak ada, poin ini dapat dikosongkan)
 BAB VI
ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Pengarsipan

Setiap Bidang mempunyai pengarsipan masing-masing, arsip yang diinventariskan oleh

Bidang, diturunkan kepada Bidang kepengurusan berikutnya sebagai acuan dan bahan
pembelajaran, pengarsipan tersebut terdiri dari:
1. Tabel surat keluar dan masuk serta soft file suratnya.
2. Notulensi setiap rapat, baik rapat Bidang maupun rapat kegiatan.
3. Proposal Kegiatan
4. TOR kegiatan.
5. LPJ Kegiatan dan LPJ Bidang.

Persuratan

Surat secara sederhana dapat diartikan sebagai komunikasi secara tertulis.

1. Format Penulisan Surat
Kriteria surat resmi / bisnis
1) Ukuran kertas : A4
2) Margin : atas (tanpa kop surat min 1 inch, max 1,5 inch / dengan kop surat 0,25
inch = 6 mm). kiri = kanan 0,75 – 1,25 inch (standart 1 inch) bawah 1 – 1,5 inch.
3) Tipe huruf : Times New Roman (12)
4) Spasi : 1 s/d 1,5 (disesuaikan)
5) Paragraph : 1,5
6) Alignment : justify (penjajaran/baris tulisan rata kanan dan kiri)
7) setiap surat diwajibkan memakai watermark dengan design atas persetujuan
sekretaris umum dan sepengetahuan ketua umum
2. Surat Dapat Berbentuk:
1) Pernyataan;
2) Pemberitahuan;
3) Permintaan, dll.
3. Bagian-Bagian Surat
1) Lihat Contoh File “Surat”
2) Tanggal surat
Adalah tanggal surat beredar atau titimangsa
3) Jenis surat meliputi :
1. SPm : untuk surat yang sifatnya Permohonan
2. SPb : untuk surat yang sifatnya Pemberitahuan
3. SKj : untuk surat yang sifatnya Kerjasama
4. SUd : untuk surat yang sifatnya Undangan
5. SUc: untuk surat yang sifatnya Ucapan
6. SPt : untuk surat yang sifatnya Pernyataan
7. SM : untuk surat pemberian Mandat
8. SKt : Surat Keterangan
9. ST : Surat Tugas
10. SPh : untuk surat pemberian penghargaan
4) Yang dapat mengeluarkan surat :
- Sekertaris SC /Sekertaris OC/ Sekretaris Bidang dengan sepengetahuan
Sekertaris Umum dan di sah kan oleh Ketua Umum.
- Sekertaris Umum dan di sah kan oleh Ketua Umum.
5) Sebelum surat permohonan izin dibuat, panitia kegiatan mengkoordinasikan
rencana pemakaian fasilitas, seperti penggunaan ruangan oleh unit kerja
akademik, sarana diluar kelas dengan Biro Kesekretariatan.
6) Nomor surat
Kodefikasi (indeks surat):
Nomor: 1/2/3/4/5/6/7
1: merupakan nomor urut surat yang dikeluarkan
2: kode surat intern atau ekstern HIMATIF
Ada dua tipe kode, yaitu A dan B, A untuk intern HIMATIF sedangkan B untuk
ekstern HIMATIF atau surta untuk instansi lain.
3: kode jenis surat
4: Untuk Program Kerja Umum mencantumkan nama kegiatan/acara, contoh “IT
FAIR VIII” dan untuk non acara mencantumkan bidang atau jabatan.
5: nama organisasi (HIMATIF)
6: bulan keluarnya surat menggunakan angka romawi
 7: tahun keluarnya surat menggunakan angka latin
Contoh nomor surat:
Nomor: 01/A/SPh/IT FAIR/ HIMATIF /IX/2015
7) Lampiran surat
8) Hal surat
9) Alamat yang dituju
10) Paragraf pembuka
11) Paragraf isi
12) Paragraf penutup
13) Penutup surat

Ketentuan Surat

1. Surat yang diedarkan kepada pengurus HIMATIF, untuk surat intern mencantumkan
paraf sekretaris Bidang, tanda tangan ketua Bidang, paraf sekretaris Umum dan tanda
tangan ketua umum. Diberi cap logo kegiatan (jika ada) atau logo bidang dan logo
HIMATIF
2. Surat yang diedarkan kepada warga Informatika ditandatangani oleh sekretaris
Bidang/OC, ketua Bidang/OC, paraf sekretaris Umum, dan tanda tangan Ketua
HIMATIF, dan Ketua Jurusan. Diberi cap logo kegiatan (jika ada) dan logo
HIMATIF,
3. Surat yang diedarkan keluar jurusan dalam satu universitas ditandatangani oleh
sekretaris Bidang/OC, ketua Bidang/OC, paraf sekretaris Umum, tanda tangan oleh
ketua umum dan ketua jurusan. Diberi cap logo kegiatan (jika ada) dan logo
HIMATIF.
4. Surat yang diedarkan keluar universitas ditandatangani oleh sekretaris bidang/OC,
ketua bidang/OC, paraf sekretaris Umum, tanda tangan ketua umum HIMATIF, Ketua
Jurusan, dan dekan atau wakil dekan III. Diberi cap logo kegiatan (jika ada) dan logo
HIMATIF.
5. Surat yang diedarkan kepada himpunan dalam satu universitas ditandatangani oleh
sekretaris Bidang/OC, ketua Bidang/OC, ketua umum. Diberi cap logo kegiatan (jika
ada) dan logo HIMATIF.
SOP Kunci Ruang Kesekretariatan

*Melengkapi Peraturan dari Biro Kesekretariatan

1. Kunci Ruang Kesekretariatan berada di bawah pengawasan Ex Offiso HIMATIF

2. Kunci Ruang Kesekretariatan dapat diduplikasi dan diberikan kepada setiap bidang
dengan tanggung jawab terhadap ex officio

SOP Penggunaan Ruang Kesekretariatan

*Melengkapi Peraturan dari Biro Kesekretariatan

1. Ruang Kesekretariatan merupakan pusat kegiatan mahasiswa yang dirancang baik

sebagai sekretariat organisasi mahasiswa maupun tempat pelaksanaan kegiatan
2. Mendahulukan kegiatan seperti diskusi, rapat, kajian, dsb dibandingkan dengan
kegiatan pribadi
3. Senantiasa menjaga kebersihan, kerapian, dan membuang sampah pada tempatnya.
4. Seluruh pengurus HIMATIF wajib menjaga Ruang Sekretariat HIMATIF dan isinya
dari kerusakan
5. Setiap penggurus HIMATIF wajib menjaga kenyamanan Ruang Sekretariat HIMATIF
dengan mekanisme piket sesuai jadwal yang telah ditetapkan oleh Biro Kestari
6. Barang-barang di Ruang Kesekretariatan yang terkait dengan Program Kerja (Proker)
HIMATIF wajib dirapikan atau dikeluarkan kembali paling lambat 2 minggu (14 hari)
setelah kegiatan berakhir oleh panitia Proker yang bersangkutan
7. Kehilangan barang yang telah dititipkan terkait dengan Proker Lembaga
Kemahasiswaan pada hari ke lima belas dan seterusnya dari awal masa penitipan tidak
menjadi tanggung jawab Biro Kestari
8. Barang milik kepanitiaan Proker Lembaga Kemahasiswaan yang pelaksanaannya
telah berakhir dan tidak dapat digunakan kembali wajib dikeluarkan dan sudah
melalui proses sortir
9. Barang-barang yang tidak terkait Proker Lembaga Kemahasiswaan yang berada di
Ruang Kesekretariatan lebih dari 1 minggu menjadi hak HIMATIF
10. Mahasiswa tidak diperkenankan menginap dalam Ruang Kesekretariatan kecuali
dengan perizinan dari pihak pengawas
11. Pemakaian di hari libur harus sepengetahuan pihak pengawas atau pihak keamanan
Ruang Kesekretariatan
 BAB VII
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Mekanisme

LPJ Kegiatan Bidang

Dihimpun/dibuat oleh Koordinator Bidang suatu kegiatan.

LPJ Kegiatan
Dihimpun dan diedit dari LPJ Kegiatan oleh Ketua OC acara.

LPJ Bidang
Himpunan LPJ kegiatan yang telah diedit oleh Ketua Bidang & Sekertaris Bidang yang
kemudian diajukan kepada Ex Officio HIMATIF

LPJ HIMATIF
Merupakan himpunan LPJ Bidang, Biro, dan Ex officio HIMATIF yang disesuaikan dengan
format yang diajukan oleh fakultas oleh Ex officio HIMATIF

Konten

*Ikutin Format LPJ IT FAIR 8

1. LPJ Bidang Kegiatan

LPJ kegiatan dibuat oleh masing-masing bidang, diawali dengan kepala surat dan
dengan konten yang dapat berbeda-beda pada setiap bidang, namun secara garis besar
hal-hal yang harus ada dalam LPJ antara lain:
2. Tabel surat keluar
Tabel surat keluar hanya dibuat oleh sekretaris kegiatan/sekretaris OC dengan kolom:
nomor, nomor surat, tanggal, hal, sasaran/penerima surat, keterangan).
No No. surat Tanggal Hal Sasaran Keterangan

1 01/A/SPh/IT 17 September Peminjaman Pengelola kebun

FAIR/HIMATIF/ saintek UIN
 III/2013 2013 tempat Bandung

3. Inventaris
Inventaris merupakan daftar barang yang masuk dan digunakan. Tabel yang dibuat
sesuai dengan bidangnya, contoh bidang fasilitas:
no Nama fasilitas Jumlah Penerima keterangan

1 Kaos peserta 80 potong Peserta Monitor Habis/sisa (…)

Contoh untuk bidang konsumsi

No Jenis makanan Jumlah Penerima Keterangan

1 Beras 50 kg Peserta Monitor Habis/sisa (…)

4. Cash flow
Tabel cash flow dibuat oleh setiap bidang dengan format:
No Bidang Dana yang diterima Keterangan

1 Konsumsi Rp 5.000.000,- Habis/sisa (…)

5. Konten lainnya
Selain dari yang telah disebutkan di atas, ada beberapa hal yang hanya dilaporkan oleh
bidang tertentu jika memang mengharuskan untuk dibuat laporannya, contohnya
seperti:
1) Rundown acara dimasukkan ke dalam LPJ bidang acara.
2) Pembagian kelompok dan pembimbing (jika ada) dimasukkan ke dalam LPJ
bidang acara.
3) Peraturan panitia/peserta (jika ada) dimasukkan ke dalam LPJ bidang yang
membuatnya.
4) Foto Dokumentasi
5) Deskripsi Kegiatan
6) CV Pemateri (Jika Ada)
7) Soft File dan Hard File Pemateri (Jika Ada)
 8) Hasil Perlombaan (Jika Ada)
9) Notulensi
10) Dan lain-lain (jika ada).

Jenis LPJ

1. LPJ Kegiatan
LPJ kegiatan berisikan:
1) Cover
2) Kata Pengantar
3) Daftar isi
4) BAB I PENDAHULUAN
• Latar Belakang
• Landasan
• Maksud dan Tujuan
5) BAB II PELAKSANAAN KEGIATAN
• Panitia dan peserta
• Narasumber dan Moderator
• Waktu dan tempat pelaksanaan
• Materi
• Biaya
• Hasil kegiatan
6) BAB III PENUTUP
• Kesimpulan
• Hambatan dan saran
7) Lampiran
• SK Kepanitiaan
• TOR
• Materi / Bahan
• Daftar hadir peserta dan panitia
• Notulen
• Narasi
• Administrasi dan dokumentasi
2. LPJ Bidang
 LPJ Bidang berisikan:
1) Muqaddimah
2) Profil personil bidang
3) Deskripsi dan fungsi Bidang
4) LPJ Kegiatan
3. LPJ HIMATIF
LPJ kegiatan berisikan himpunan LPJ Bidang dan Ex officio HIMATIF yang akan
diajukan ke fakultas.

Format LPJ

i. Kata Pengantar
Berisi tentang pengantar pembuatan LPJ, seperti ucapan terima kasih dan tujuan
pembuatan LPJ tersebut
ii. Daftar Isi
Pastikan kesesuaian antara nomor dalam daftar isi dengan halaman
BAB I . PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Berisi tentang berbagai hal yang mendasari harus dilaksanakannya program kerja
tersebut.
1.2 Landasan
Dalam bagian ini berisi tentang nomor keputusan sebagai dasar hukum, mulai dari
undang-undang perguruan tinggi hingga surat keputusan kepanitian program kerja
tersebut. Susunan dasar hokum adalah sebagai berikut :
1. UU No 12 tahun 2012 tentang pendidikan tinggi.

2. PP No 66 tahun 2010 tentang pengolahan dan penyelenggaraan pendidikan.

3. Keputusan Rektor UIN SGD Bandung Nomor Un. 05/1.1/PP.00.9/071.A/2011

tentang kurikulum UIN SGD Bandung.

4. Keputusan Dekan Nomor: Un.05/III.7/PP.00.09/0115/2014 tentang Susunan

Personalia Pengurus HIMATIF Periode 2013-2014.

5. Keputusan Ketua Himpunan Mahasiswa No : Tentang Penetapan Panitia (Nama

Program Kerja)

1.3 Maksud dan Tujuan

 Menernagkan maksud dan tujuan dari dilaksanakannya program kerja tersebut, boleh
dalam bentuk narasi ataupun penyajian per point.
BAB II. PELAKSANAAN KEGIATAN
2.1 Panitia dan Peserta
Penyajian untuk daftar panitia atau peserta disarankan menggunakan tabel dengan
field no, nama, jabatan (untuk panitia). Untuk pelaksanaan tanpa kepanitian,
cantumkan saja secara deskripsi kepanitiaan didukung secara penuh dari bidang asal
proker dan keseluruhan pengurus HIMATIF. Begitu juga untuk peserta yang tidak
terdata, dapat dideskripsikan dalam target secara umum, contoh: peserta adalah
mahasiswa aktif Teknik Informatika UIN Sunan Gunung Djati Bandung
2.2 Narasumber dan Moderator
Isi dari sub bab ini adalah list narasumber dan moderator yang ada di dalam
pelaksanaan program kerja tersebut. Bila dalam program kerja tersebut tidak terdapat
narasumber dan moderator ataupun dalam hal pemateri di dalam proker tersebut,
dianjurkan untuk mengosongkan sub bab tersebut.
2.3 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Bila waktu dan tempat pelaksanaan lebih dari satu, dianjurkan untuk memakai tabel,
atau penyajian secara rapih dan menarik
2.4 Materi
Untuk sub bab ini berisi tentang list judul materi yang dibawakan berbagai
narasumber dalam program kerja tersebut. Bila dalam program kerja tidak terdapat
materi yang disampaikan maka disarankan untuk mengosongkan sub bab tersebut.
2.5 Biaya
Pemaparan biaya disini merupakan penjelasa biaya yang terpakai dalam program
kerja tersebut. Penyajian dalam bentuk tabel dengan field
- No : terurut
- Tanggal : tanggal transaksi biaya tersebut
- Keterangan : asal uang atau tujuan penggunaan transaksi tersebut
- Debit : uang masuk dalam bentuk nominal
- Kredit : uang keluar dalam bentuk nominal
- Total : sisa uang yang tersisa setelah dikurang atau ditambah
nominal transaksi
2.6 Hasil Kegiatan
 Merupakan penilaian kegiatan dengan menjawab indikator keberhasilan yang terdapat
di dalam Term Of References Program Kegiatan tersebut.
BAB III. PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Merupakan pemaparan dari pengukuran maksud dan tujuan program kerja tersebut,
apakah terpenuhi atau tidak. Bila memang maksud dan tujuan tidak terpenuhi secara
keseluruhan diharapkan menjelaskan penyebabnya.
3.2 Hambatan dan saran
Isi dari sub bab ini lebih kepada evaluasi kegiatan hingga menghasilkan rekomendasi
yang harus dilakukan oleh kepanitian selanjutnya di dalam program kerja serupa
LAMPIRAN
SK KEPENITIAAN
Melampirkan SK Kepanitian yang telah diturunkan oleh HIMATIF mengenai
kepanitiaan program kerja tersebut
TERM OF REFERENCES
Term Of References yang dilampirkan adalah TOR yang telah disetujui oleh Ketua
Umu HIMATIF 2013/2014 (ditandatangani).
MATERI / BAHAN
Bila di dalam BAB II sub bab materi terdapat judul-judul materi yang di cantumkan,
maka dalam lampiran ini berfungsi untuk melampirkan isi materi dalam bentuk slide
power point ataupun dalam bentuk document
DAFTAR HADIR PANITIA DAN PESERTA
Daftar hadir yang dilampirkan harus tercantum tanggal pelaksanaan, dan untuk
jumlah harus sesuai dengan jumlah yang terdapat di bab II sub bab panitia dan peserta
NOTULEN
Notulen yang dilampirkan harus sebanyak pelaksanaan rapat yang meliputi pra
pelaksanaan, pengarahan pelaksanaan, hingga rapat pasca pelaksanaan. Format
notulen adalah sebagai berikut
1. Nama / Jenis Rapat
2. Waktu dan Tempat
3. Pimpinan Rapat
4. Notulen
5. Jumlah Peserta Rapat
6. Agenda Rapat
 7. Hasil / Rekomendasi Rapat
*Lampirkan Absensi Peserta Rapat
NARASI
Narasi disini merupakan deskripsi kegiatan proker tersebut yang disajikan dalam
bentuk narasi. Hal-hal yang disampaikan adalah keseluruhan proses proker tersebut
dimulai dari persiapan pelaksanaan kegiatan, pelaksanaan, hingga pasca pelaksanaan.
Untuk pelaksanaan menjadi prioritas utama didalam narasi tersebut.
SUSUNAN ACARA
Lampirkan rundown acara yang telah direvisi sesuai dengan kondisi di pelaksanaan
dan perubahan-perubahan waktu yang terjadi pula. Sehingga yang dilampirkan adalah
susunan acara secara real.
ANALISIS SWOT
Analisis SWOT disini mencakup keseluruhan bidang dan seluruh pelaksana kegiatan.
Penyajiannya diharapkan dengan menggunakan point- point penjelasan.
DOKUMENTASI
Dokumentasi dalam bentuk foto- foto pelaksanaan kegiatan, yang diharapkan
menunjukan rangkaian acara tersebut. Dianjurkan foto-foto tersebut bukan merupakan
foto dengan peserta yang sedang focus terhadap pelaksanaan kegiatan. Minimal
mencantumkan 6 foto, dan maksimal 12 foto. Ukuran foto yang dicantumkan dalam
lampiran adalah width = 14 cm dan height = 6 cm, dan memberikan judul
(keterangan) dibawah foto tersebut
FOTOKOPI KWITANSI/FAKTUR
Banyaknya kwitansi / faktur harus sesuai dengan banyaknya transaksi yang
dicantumkan di bab II sub bab biaya. Kwitansi dan faktur yang sah adalah kwitansi
atau faktur yang dilengkapi cap asal faktur tersebut. Untuk susunan diwajibkan sesuai
dengan urutan transaksi dalam sub bab biaya
PETUNJUK PENULISAN
1. Ukuran kertas adalah A4
2. Jenis huruf yang dipakai adalah Times New Roman, Normal ukuran 12 berwarna
hitam
3. Untuk judul bab memakai ukuran 14 bold UPPERCASE, dan sub bab memakai
ukuran 13 bold Capitalize Each Word
4. Untuk spasi keseluruhan adalah after = 0 pt, before = 0 pt, Line spacing = 1,5 lines
5. Untuk penomoran halaman menggunakan page number center.
6. Batas teks adalah 3 cm dari tepi atas, tepi kiri, dan tepi bawah kertas, dan 2,5 cm dari
tepi kanan kertas.
7. Contoh cover yang dipakai

8. Cover yang telah dibuat dlam bentuk non resmi dapat dijadikan cover kedua yang
ditempatkan setelah cover resmi.
 PENUTUP

Hal-hal yang belum diatur dalam Standar Operasional Prosedur HIMATIF ini akan diatur dan
ditetapkan oleh Ex-Officio HIMATIF. Demikian Standar Operasional Prosedur (SOP) ini
dibuat untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Hal-hal yang belum diatur
dan dicantumkan akan diatur kemudian sebagaimana mestinya.

Ketua Umum
Himpunan Mahasiswa Teknik
Informatika Periode 2016-2017

Disetujui.

ALFIAN HADI PRATAMA

NIM. 1147050019