PEDOMAN

PENGORGANISASIAAN UNIT
REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MUARA BELITI

KABUPATEN MUSI RAWAS
 BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti

kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran,
maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia
kedokteran termasuk berkas rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat
agar institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan
rekam medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya
Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang merupakan
landasan hukum bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik
maka harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan
rekam medis tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus
dilaksanakan dan dipatuhi oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis
maupun non medis yang bertugas di Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti.
 BAB II

GAMBARAN UMUM RSUD MUARA BELITI

Kabupaten Musi Rawas setelah diberlakukannya Otonomi Daerah Tahun

2001, wilayah Administrasi dimekarkan menjadi 2 (dua) wilayah terdiri dari
Kabupaten Musi Rawas dan Kota LubukLinggau yang sebelumnya beribukota di
Kota Lubuk Linggau menjadi dipindakan ke Kota Muara Beliti sesuai dengan
Peraturan Pemerintah Nomor 46 tahun 2005 tentang pemindahan ibu Kota
Kabupaten Musi Rawas. Pada Tahun 2013 Kabupaten Musi Rawas terpecah
kembali denan terbentuknya Kabupaten Musi Rawas Utara ( Muratara ) sebagai
Daerah Otonom Baru (DOB).
Pemekaran wilayah menyebabkan pengembangan insfrastruktur kesehatan
yang kurang memadai, Kabupaten Musi Rawas menjadi Daerah Terpencil, rawan
kecelakaan karena merupakan daerah perbatasan dengan kabupaten/Kota dan
Propinsi lain, dan juga belum memiliki rumah sakit yang berada di ibukota kabupaten
yang baru.
Berlandaskan hal tersebut, pada tahun 2007 Rumah Sakit Umum Daerah
Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas di bangun, dengan perletakan batu pertama
dilakukan oleh Bupati Musi Rawas H. Ridwan Mukti pada tanggal 6 Juni 2007.
Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti ini dibanguan melalui sharring dana APBD
Kabupaten Musi rawas yang berdasarkan SPMK :
No.19/KPTS/KetapkerRS.Beliti/2007, dimana dana APBD Kabupaten digunakan
untuk menyediakan lahan seluas 8 hektar dan juga dana APBD berdasarkan DIPA
No.2466.0/02404/2007 dari Anggaran Kementerian Kesehatan RSD di gunakan
untuk pembangunan fisik dan pengadaan alat-alat kesehatan, maka pada tahun
2010 sudah tersedia pelayanan kesehatan pada RSUD Muara Beliti Kabupaten Musi
Rawas.
Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas sampai
saat ini secara organisasi masih merupakan Unit Pelaksana Tehnis yang
bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas Kesehatan Musi Rawas,dan
secara taktis operasional bertanggung jawab langsung kepada Bupati Musi Rawas.
Pemberi pelayanan kesehatan bagi masyarakat sekitar dilakukan berdasarkan Surat
Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Musi Rawas Nomor 633/KPTS/DINKES/2016
Tentang Ijin Operasional Tetap RSUD Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas.
Secara Geografis Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti Kabupaten Musi
Rawas berada pada pusat ibukota Kabupaten yang berlokasi di Kelurahan Muara
Beliti Baru Kecamatan Muara Beliti, dan tepatnya di Jalan Pangeran Moehamad
Amin Komplek Perkantoran Pemerintahan Kabupaten Musi Rawas Propinsi
Sumatera Selatan dengan NO Telpn (0733) 4540193,RSUD Muara Beliti Kabupaten
Musi rawas menempati lahan seluas 72.695 m² yang berstatus Hak Guna
Pemerintah (HGP) berdasarkan surat Keputusan Menteri Pertanahan Agraria
Negara No.63/KEP/M.PAN/7/2003, denah batas-batas sebagai berikut :
1. Utara : Tanah Pemerintah
2. Selatan : Tanah Pemerintah
3. Timur : Tanah Pemerintah
4. Barat : Jalan Poros Agropolitan Central
 BAB III
VISI, MISI, MOTO, NILAI DASAR & TUJUAN RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
MUARA BELITI

3.1 VISI
Visi merupakan suatu komitmen untuk mencapai keadaan ideal dimasa
depan dalam suatu organisasi. Perumusan visi RSUD Muara Beliti 2019-2023
dilakukan melalui telaah hasil analisa khususnya terkait permasalahan pelayanan
dan isu strategi yang relevan. Rumusan visi RSUD Muara Beliti tahun 2019-2023
sebagai berikut :
“ Rumah Sakit denan pelayanan sesuai standar menuju
Musi Rawas Sempurna Sehat “
3.2 MISI
Misi RSUD Muara Beliti merupakan rumusan umum mengenai upaya-upaya
yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi RSUD Muara Beliti. Rumusan Misi
RSUD Muara Beliti tahun 2019-2023 sebagai berikut :
1 Meningkatnya kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia;
2 Terpenuhinya standar sarana dan prasarana rumah sakit;
3 Terlaksananya pengelolaan rumah sakit secara profesional;
4 Terakreditasinya rumah sakit;
5 Terjadinya kerjasama lintas sektor.
3.3 MOTTO
• “ PELAYANAN PRIMA,CEPAT DAN RAMAH ”
3.4 FALSAFAH
• Setiap manusia sejak saat pembuahan sampai kematian, mempunyai citra
dan martabat yang mulia sebagai ciptaan Tuhan Yang Maha Kuasa. Setiap
orang berhak memperoleh derajat kesehatan yang optimal dan wajib ikut
serta dalam usaha memelihara dan meningkatkan derajat kesehatannya.
Dengan dasar dan semangat kasih sayang, pelayanan kesehatan rumah
sakit terpanggil untuk berperan serta dalam upaya memberdayakan sesama
melalui pendekatan pemeliharaan, peningkatan kesehatan, pencegahan
penyakit, penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan serta pendidikan
bidang kesehatan secara menyeluruh
3.5 NILAI-NILAI DASAR
a. Pegawai Rumah Sakit menyadari bahwa bekerja adalah ibadah;
b. Pegawai Rumah Sakit menjunjung tinggi etika, moral, kedisiplinan,
tanggung jawab, kepedulian, kejujuran, integritas, keadilan dan tulus
ikhlas;
 c. Pegawai Rumah Sakit memberikan pelayanan dengan profesionalisme,
kemandirian, inovatif dan saling mendukung secara proporsional;
d. Pegawai Rumah Sakit menyadari bahwa pelayanan yang diberikan adalah
hasil kerjasama tim dengan mengutamakan kepentingan pelanggan;
3.6 TUJUAN Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti
TUJUAN UMUM :
Mewujudkan penyelengaraan pelayanan kesehatan perorangan secara
paripurna dan pelayanan kesehatan khusus,pelayanan tambahan yan didasarkan
kepada nilai-nilai kemanusiaan, etika dan profesionalisme,manfaat,
keadilan,pemerataan, perlindungan dan keselamatan pasien serta mempunyai
fungsi social yang aman, rasional, efisien dan nyaman (Comfortable) bagi para
pelanggannya.
TUJUAN KHUSUS :
1. Tercapainya professionalisme SDM sesuai dengan standar
kebutuhan tenaga dan kompetensinya.
2. Terlaksananya upaya manajemen yang baik sesuai dengan aturan
aturan yang berlaku.
3. Terselenggaranya Rumah Sakit yang bersih, nyaman, indah serta
diminati oleh Pasien.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan sehingga mengurangi complain
pasien (Zero Complain)
5. Meningkatnya Kinerja Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI REKAM MEDIS

Ka. Instalasi Rekam Medis

Retna Ayuni, SST

Koordinator Pendaftaran Koordinator Pelaporan

Suharsih,Amd.Ft Meirama Hidayanti,SKM

Staf Pelaksana Pendaftaran Staf Pelaksana Koding,Assembling,Filling

Desi Afriani,AMK dr. Tri Maulina
Sally Mutiara, SKM Nirwana
Feri Juliansyah Tenti Yosepa,AMK
Rani Marissa,Amd.Keb
 BAB VI

URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu

kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia
yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
6.1 KEPALA UNIT REKAM MEDIS
1. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis
2. Unit Kerja : Rekam Medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin staff rekam medis dalam rangka melaksanakan rekam medis
melalui kegiatan menghimpun, mengolah, menganalisa dan mensinkronisasi
data medis serta mengolah berkas rekam medis, menyediakan data rekam
medis, dan mengevaluasi pelaksanaannya agar tersedia informasi medis
yang akurat dan tepat.
4. Uraian Tugas :

 Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan di

seksi rekam medis, agar dapat terselenggara dengan baik.
 Mengawasi dan bertanggung jawab terhadap tata tertib, disiplin,
kebersihan, keamanan dan kelancaran tugas di seksi rekam medis.
 Melaksanakan pembinaan petugas di seksi rekam medis sehingga
terjalin kerja sama yang baik, semangat kerja yang tinggi,
ketrampilan petugas yang memadai dan loyal terhadap rumah sakit.
 Menyusun dan melaksanakan program pendidikan / pelatihan bagi
petugas seksi rekam medis sehingga lebih trampil dan menguasai
bidang tugasnya.
 Mengadakan koordinasi dengan seksi lain yang terkait untuk
kelancaran tugas di seksi rekam medis dan seksi yang lain.
  Mengatur, mengawasi dan bertanggung jawab terhadap semua
peralatan dan sarana yang ada di seksi rekam medis agar selalu
dalam keadaan terawat dan siap pakai.
 Mengadakan / mempimpin rapat di seksi rekam medis.
 Membuat Uraian Tugas bagi masing-masing petugas di seksi rekam
medis.
 Menyusun program kerja seksi rekam medis dalam rangka
melengkapi penyusunan renstra rumah sakit.
 Mengevaluasi kebutuhan tenaga, peralatan dan sarana untuk
menunjang kelancaran tugas di seksi rekam medis.
 Bersama - sama dengan koordinator pendaftaran & gudang RM.
membuat jadwal dinas.
 Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan di seksi
rekam medis.
 Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan /
rumah sakit.
 Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi
rekam medis.
 Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja
seksi rekam medis dan gudang rekam medis.
5. Hasil Kerja :
 Rencana kebutuhan dan kegiatan
 Program kerja
 Berkas rekam medis
 Berkas layanan informasi di front office
 Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
6. Tanggung Jawab :
 Memimpin kegiatan pelayanan rekam medis yang meliputi : rekam
medis rawat jalan, rawat inap, data dan pelaporan.
 Merencanakan dan mengembangkan sistem penyelenggaraan
rekam medis dan informasi kesehatan, agar tercapai tujuan yang
diinginkan.
 Menyusun dan menyajikan data dan informasi yang bermutu bagi
pimpinan/ manajemen rumah sakit.
 Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan.
7. Kewenangan :
 Mengkoordinir pelayanan rekam medis di rumah sakit.
  Mengatur seluruh sumber daya yang ada : staf, peralatan, ruangan
dan fasilitas lain yang diperlukan.
8. Jabatan Bawahan Langsung :
 Koordinator Pendaftaran
 Staff Rekam Medis
9. Korelasi Jabatan :
 Dengan Komite Medis dalam hal konsultasi, menerima tugas dan
pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
 Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal
koordinasi tugas.
 Dengan koordinator pendaftaran dan staff rekam medis dalam hal
bimbingan, pembinaan, dan pemberian perintah tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
b. Pendidikan Non Formal : Sertifat Uji Kompetensi Rekam Medis
c. Pengalaman Kerja : Telah memiliki pengalaman kerja minimal 1
tahun sebagai rekam medis
6.2 KOORDINATOR PENDAFTARAN
1. Nama Jabatan : Koordinator Pendaftaran
2. Unit Kerja : Seksi Pendaftaran / Front Office
3. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin unit kerja seksi pendaftaran dalam rangka melaksanakan layanan
informasi kepada pelanggan jasa rumah sakit dan layanan rekam medis
melalui kegiatan menghimpun data awal rekam medis agar tersedia
informasi medis yang akurat.
4. Tugas Pokok :
a. Menyusun rencana kebutuhan dan kegiatan seksi pendaftaran pasien
agar kegiatan operasional dapat terlaksana secara efektif dan efisien.
b. Membagi tugas dan memantau proses kegiatan pengelolaan seksi
pendaftaran agar dapat berjalan dengan lancar dan sesuai ketentuan
yang berlaku.
c. Membina bawahan dalam menjalankan tugas melalui pemberian arahan
dan motivasi untuk meningkatkan etos kerja dan disiplin yang tinggi
sehingga tercapai kinerja yang optimal.
d. Mengevaluasi seluruh kegiatan seksi pendaftaran pasien dan membuat
laporan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas kepada pimpinan
sebagai bahan pertimbangan dalam rangka perbaikan dan peningkatan
kinerja selanjutnya.
5. Uraian Tugas :
a. Mengawasi semua kegiatan pelayanan di pendaftaran, meliputi
pendaftaran pasien rawat jalan dan pasien rawat inap.
b. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan
pelayanan di pendaftaran.
c. Bertanggung jawab dan memberikan sosialisasi terhadap kegiatan yang
menjadi tugas dan tanggung jawab di pendaftaran.
d. Menjaga kerahasiaan, kerapihan dan keamanan berkas rekam medis di
gudang RM. maupun di pendaftaran.
e. Menyusun program pemindahan berkas rekam medis dan mengajukan
program tersebut ke kepala seksi rekam medis.
f. Mengevaluasi semua kegiatan yang menjadi tugas tanggung jawabnya.
g. Bersama - sama dengan kepala seksi rekam medis membuat dan
mengatur jadwal shift karyawan rekam medis dan pendaftaran.
h. Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan maupun rawat inap.
i. Mengadakan koordinasi dengan gugus tugas yang lain untuk kelancaran
tugas pekerjaan di pendaftaran.
j. Mencatat keluhan / masalah yang terjadi di pendaftaran baik masalah
extern maupun intern dan mencarikan jalan keluarnya.
k. Bertanggung jawab atas keamanan dan keutuhan peralatan yang ada di
pendaftaran.
l. Melaksanakan tugas - tugas lain yang diperintahkan oleh atasan / rumah
sakit.
m. Mengikuti kegiatan yang diadakan oleh rumah sakit atau seksi rekam
medis.
n. Menjaga ketertiban, keamanan dan kebersihan dilingkungan kerja seksi
rekam medis dan gudang rekam medis.
6. Hasil Kerja :
a. Rencana kebutuhan dan kegiatan
b. Kelancaran pendaftaran pasien, kejelasan informasi di front office
c. Kelancaran permintaan sambungan telepon
d. Catatan permintaan sambungan telepon
e. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas.
7. Tanggung Jawab :
a. Terselenggaranya layanan informasi jasa pelayanan rumah sakit di front
office.
b. Terjaminnya kelancaran layanan permintaan sambungan telepon rumah
sakit.
 c. Bertanggung jawab terhadap administrasi dan semua kegiatan
pelayanan di pendaftaran.
8. Wewenang :
a. Meminta data informasi layanan rumah sakit kepada unit kerja terkait.
b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka
penyelenggaraan layanan informasi dan operator telepon.
c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan kepala unit rekam medis dalam hal konsultasi, menerima tugas
dan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.
b. Dengan bagian administrasi dan kesekretariatan dalam hal pertanggung
jawaban administrasi.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : SLTA
b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan :-
c. Pengalaman Kerja : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 2 Tahun
6.3 STAF PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN
1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Pendaftaran Pasien
2. Unit kerja : Rekam Medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Seorang karyawan yang diberi tugas, wewenang dan tanggung jawab untuk
melaksanakan kegitan pendaftaran pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat
darurat.
4. Tugas Pokok :
Melaksanakan program kerja pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap,
rawat darurat yang telah diputuskan oleh direktur.
5. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pendaftaran pasien gawat darurat, rawat jalan dan rawat
inap, yaitu : mencatat data identitas pasien yang dibutuhkan sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan, memberikan nomor regiter baru
bagi pasien baru, mencarikan nomor register lama bagi pasien
kunjungan ulang (pasien lama)
b. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai
dengan batas kewenangannnya.
c. Mengirim berkas rekam medis rawat jalan dari unit rekam medis ke
bagian rawat jalan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
 d. Mengecek dan mengontrol kelengkapan data rekam medis rawat jalan
dan mengkoordinasikannya dengan bagian yang bersangkutan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepada atasan.
6. Hasil Kerja :
a. Berkas rekam medis
b. Pendaftaran pasien berjalan lancar
c. Dokumen pasien rawat jalan dan rawat inap
d. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
7. Tanggung Jawab :
a. Keakuratan data identitas pasien
b. Kelancaran, kebenaran dan ketepatan pendaftaran pasien
c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
e. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis
8. Wewenang :
a. Mengkoordinasikan dengan koordinator pendaftaran atau kepala unit
rekam medis yang terkait dalam rangka penyelenggaraan pendaftaran
pasien.
b. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis.
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal
konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi
tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : SLTA
b. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 2 Tahun
6.4 STAF PELAKSANA ASSEMBLING, KODING DAN FILLING
1. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Assembling,Koding dan Filling
2. Unit kerja : Rekam Medis
3. Ikhtisar Jabatan :
Melaksanakan proses pengolahan data dan pengarsipan melalui kegiatan
menghimpun, menyimpan, mengevaluasi dan menganalisis data rekam
medis agar tersedia informasi medis yang tepat dan akurat.
4. Tugas Pokok :
a. Melaksanakan administrasi rekam medis
 b. Melakukan proses koding berkas rekam medis
c. Melaksanakan pengarsipan berkas rekam medis
d. Melaksanakan layanan peminjaman dan pengambilan berkas rekam
medis
5. Uraian Tugas :
a. Melakukan pengecekan dan monitoring kelengkapan berkas rekam
medis pasien pulang
b. Mengkoordinasikan upaya pemenuhan kelengkapan data berkas rekam
medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan
c. Melakukan proses pengkodingan diagnosa berkas rekam medis rawat
jalan dan rawat inap.
d. Mengarsipkan berkas rekam medis yang telah lengkap sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
e. Melayani peminjaman berkas rekam medis sesuai dengan ketentuan
dan prosedur yang berlaku
f. Memberikan informasi kepada pengguna jasa rumah sakit sesuai
dengan batas kewenangannya
g. Melaksanakan pengumpulan, penyimpanan dan pengarsipan surat –
surat dinas dan berkas sub bagian rekam medis
h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
6. Hasil Kerja :
a. Berkas dan catatan rekam medis
b. Check list kelengkapan berkas rekam medis
c. Berkas rekam medis lengkap dan akurat serta terjaga kerahasiaannya
d. Inputan hasil pengkodingan diagnosa
e. Laporan pengkodean diagnosa dalam sebulan
f. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
7. Tanggung Jawab :
a. Tersedianya data medis yang cepat, tepat, akurat dan mutakhir
b. Ketertiban dan kerapian penyimpanan berkas rekam medis sesuai
ketentuan
c. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
d. Tercipta suasana linkungan kerja yang kondusif dan harmonis
8. Wewenang :
a. Mengelola data medis dan berkas rekam medis
b. Meminta data medis dan berkas rekam medis kepada unit kerja terkait
c. Meniliti dan mengoreksi kelengkapan data dan berkas rekam medis
d. Memasukkan data diagnosa ke dalam komputer
 e. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka
penyelenggaraan pengarsipan dan kelengkapan berkas rekam medis
f. Memberikan masukan, saran, dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
9. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal
konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi
tugas.
10. Syarat Jabatan :
a. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
b. Pendidikan Non Formal/Pelatihan : telah memiliki pengalaman kerja
minimal 1 Tahun
6.5 STAF PELAKSANA PELAPORAN
a. Nama Jabatan : Staff Pelaksana Pelaporan
b. Unit kerja : Rekam Medis
c. Ikhtisar Jabatan :
Seorang karyawan yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan
pengolahan dan pelaporan rekam medis sehingga tersedia informasi medis
yang akurat dan tepat.
d. Tugas Pokok :
a. Melaksanakan pengolahan dan analisis data rekam medis
b. Menyusun pelaporan daa rekam medis sesuai dengan ketentuan yang
telah ditetapkan
e. Uraian Tugas :
a. Melaksanakan pengolahan dan analisa data rekam medis sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
b. Melakukan analisa data rekam medis sesuai dengan jenis-jenis analisi
yang telah ditetapkan
c. Melaksanakan bentuk-bentuk laporan rutin, baik ditingkat unit, bagian
maupun laporan-laporan yang ditentukan dan atau diminta oleh
Departemen Kesehatan.
d. Melaksanakan permintaan layanan rekam medis lainnya, antara lain :
resume dan visum
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan
f. Hasil Kerja :
a. Dokumen analisis data rekam medis
b. Laporan rekam medis
 c. Hasil evaluasi dan laporan pertanggung jawaban tugas
g. Tanggung Jawab :
a. Kesesuaian dan terlaksananya program kerja
b. Tersedianya analisis data medis yang akurat dan mutakhir
c. Kelancaran, kebenaran dan ketetapan analisis dan pelaporan data
rekam medis
d. Kerahasiaan dan keamanan data dan berkas rekam medis
e. Kebenaran hasil evaluasi dan laporan kegiatan
f. Terciptanya suasana lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis
h. Wewenang :
a. Mengelola dan menganalisis data medis dan berkas rekam medis
b. Mengkoordinasikan dengan pejabat terkait dalam rangka analisis dan
penyusunan laporan rekam medis
c. Memberikan masukan, saran dan pertimbangan kepada atasan yang
berkaitan dengan tugas pengelolaan rekam medis
i. Korelasi Jabatan :
a. Dengan koordinator pendaftaran dan kepala unit rekam medis dalam hal
konsultasi, menerima tugas dan pertanggung jawaban pelaksanaan
tugas.
b. Dengan kepala unit kerja di lingkungan rumah sakit dalam hal koordinasi
tugas.
j. Syarat Jabatan :
c. Pendidikan Formal : Diploma III Rekam Medis
d. Pendidikan Non Formal / Pelatihan : telah memiliki pengalaman
kerja minimal 1 tahun
 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

SKEMA HUBUNGAN KERJA

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN Unit DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis

komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan
kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

HUBUNGAN INTERNAL.

 Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan

komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ,
IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil
keputusan.
Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan
Dokumen Rekam Medis dalam pelayanan yang berkaitan
 dengan IRJ, IRNA maupun IRD

 Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai

mediator dalam penyediaan rekam medis
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap
pasien pengguna asuransi

HUBUNGAN EKSTERNAL.

 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada

pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi
seoptimal mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam
sebuah SPO
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan
laporan kepada Departemen kesehatan Pemerintah.
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun
Propinsi dan memberikan laporan RL kepada kementrian
kesehatan dengan menggunakan program SIRS 6
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang
tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

Tenaga
Yang
Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informal
Dibutuh
kan
Ka. Unit Rekam Medis Sarjana Sains Terapan Manajemen 1
Informasi Kesehatan, (Pelatihan ICD 10 +
Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 5 tahun )
Urusan Pelaporan 1
DIII Rekam Medis, (Pelatihan Pelaporan RS
+ pengalaman kerja minimal 2 tahun

Urusan Pengolahan Data 2

DIII Rekam Medis(Pelatihan ICD 10 +
pengalaman kerja 2 tahun)

Urusan Filling DIII Rekam Medis (Pelatihan Rekam Medis 4

+ pengalaman kerja 2 tahun)

Jumlah 8
 BAB IX

KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah saha membantu para pekerja agar mengenali

secara baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan /
iklim bisnis suatu organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan
bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui
dan memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu
melaksanakan tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

PENANGGUNG
HARI MATERI METODE
JAWAB
Orientasi hari pertama : Kepala Rekam Medis
I (Hari I) Penjelasan
1) Penjelasan status pegawai
singkat
dan tata tertib di bagian
Rekam Medis
2) Penjelasan tentang
Pelaporan Pelaporan yang
ada di bagian Rekam
Medis
3) Penjelasan Tentang SPO
bagian Rekam Medis.
II Orientasi hari II s.d. III
Meliputi : - Kepala Unit Kerja
Hari ke-2
1) Penjelasan tentang sistim
Sampai Teori dan - Penanggung Jawab
Penyimpan
Hari Ke-3 Praktek Ruang Filling
2) Penjelasan Tentang Sistim
Penjajaran
3) Penjelasan Tentang
 Rekam Medis Aktif dan
Inaktif.
4) Penjelasan Tentang
Penggunaan Out
Guide,Tracer,dan
Perbedaan Warna
5) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam Medis di
Ruang Penyimpanan.

Penjelasan Tentang - Kepala Rekam

Hari Ke-4 Sensus Harian Medis
Sampai IRNA - Penanggung Jawab
Ke- 5 I) Penjelasan Tentang sensus harian
Hari Perawatan dan
Lama dirawat
II) Penjelasan Tentang
Bed Occupation Ratio
III) Praktek Mengambil
Sensus di Ruangan
IV) Praktek Pengurutan
Sensus Per Jenis
Pelayanan
V) Praktek Menginput
Data Sensus ke
Komputer Dengan
Menggunakan
Program
Mic Exell
Hari Ke-6 Orientasi Hari Ke-6 Sampai Teori dan Kepala Rekam Medis
Sampai Hari Ke-7 Meliputi Praktek Petugas Assembling dan
Hari ke-7 1) Pengenalan Tentang Evaluasi
Buku Exspedisi
Pengambilan
Dokumen Rekam
Medis Dari Rawat
Inap.
2) Penjelasan Tentang
Pengurutan
Dokumen Rekam
Medis/Assembling
3) Penjelasan
Tentang Evaluasi
KLPCM
4) Penjelasan
Tentang Informed
Concent
5) Penjelasan Tentang
Laporan KLPCM yang
dilaporkan ke komite
medik.
6) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam
Medik di Ruangan
7) Praktek Assembling

8) Praktek Menginput
Data KLPCM ke
Computer Melalui
Program Micr Excel
Hari Ke-8 Teori dan
Sampai 1) Penjelasan Tentang Praktek
Hari Ke-9 Lembar Lembar Yang
Proses Digunakan Dalam
Admission Proses
Admission.Sebelum
Berkas Didistribusikan
Ke Poliklinik
2) Praktek Admission

3) Penjelasan dan Praktek

Tentang
Penggunaan
komputer Barcode.
Hari Ke- 1) Penjelasan Teori dan Kepala Rekam Medik
10 Tentang Proses Praktek Koordinator Pendaftaran
Sampai Pendaftaran
Ke-11 Pasien Umum dan
IGD.
2) Penjelasan Tentang
Proses Pendaftaran
Pasien Yang
Menggunakan
Jaminan ASKES SOS
dan MASKIN.
3) Praktek Menaftar
Pasien Umum
4) Praktek Mendaftar
Pasien ASKES
5) Pengenalan
Penggunaan
Mesin EDC
ADMEDICA
6) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat
Jalan
Hari Ke- 1) Penjelasan Praktek Kepala Rekam Medis
12 Tentang dan Teori Koordinator Pendaftaran
Sampai Pendaftaran
Ke-13 Pasien Rawat Inap
dan
Persyaratannya
jika pasien ASKES
2) Penjelasan Tentang
Buku Register Rawat
Inap
3) Praktek Mendaftar
Pasien Rawat
Inap
4) Praktek menginput
data Paien Rawat
Inap Melalui
Komputer
5) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat
Inap
Hari Ke- Umpan Balik dan Evaluasi Post Test Kepala Rekam Medik
14 dan
Interview
 BAB X

PERTEMUAN/RAPAT

RAPAT RUTIN INTERNAL.

Rapat Rutin di Unit Rekam Medis diselenggarakan pada:

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : 09.00 – 09.30

Tempat : Ruang Rekam Medis

Peserta : Seluruh petugas rekam medis

Materi :

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.

3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Unit Rekam

Medis.
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

RAPAT KERJA ANTAR UNIT.

Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.

Jam : Sesuai undangan

Tempat : Ruang Aula RSUD Muara Beliti.

Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Kepala Ruangan dan

Direktur.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

 RAPAT INSIDENTIL.

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : Seluruh petugas rekam medis.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

 BAB XI
PELAPORAN

Pelaporan Rumah Sakit

Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk
dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat yang secara garis
besar jenis pelaporan di RSUD Muara Beliti dapat dibedakan mejadi 2 kelompok,
yaitu: laporan Intern dan laporan Extern. Permintaan data atau distribusi
pelaporan ekstern dan Intern rumah sakit, harus melalui birokrasi yang
ditentukan oleh Pimpinan RSUD Muara Beliti.
a) Laporan Internal
Laporan intern yang dibuat adalah :
1) Laporan pasien masuk rumah sakit
2) Laporan pasien keluar rumah sakit
3) Laporan pasien meninggal rumah sakit
4) Lama pasien di rawat
5) Hari perawatan pasien
6) Persentasi pemakaian tempat tidur ( BOR ), LOS, TOI, BTO, GDR,
NDR.
7) Kegiatan rawat jalan dan unit penunjang
8) Kegiatan pembedahan dan tindakan medik lain
9) Kegiatan Instalasi Gawat Darurat (IGD)
Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan
rumah sakit yang kegiatannya di hitung mulai jam 00.00 s/d 24.00 setiap
harinya.
b) Laporan Extern
Laporan Extern adalah laporan yang dibuat untuk memenuhi ketentuan
yang berlaku di Depkes RI bahwa setiap Rumah Sakit Negeri maupun
Swasta diwajibkan membuat laporan kegiatannya sesuai dengan format
yang telah ditentukan.
Laporan Extern Rumah Sakit, yaitu:
1) Data Dasar RS (RL.1)
2) Ketenagaan (RL.2)
3) Pelayanan (RL.3)
4) Morbilitas dan Mortalitas (RL.4)
5) Pengunjung RS (RL.5)
 SISTEM PELAPORAN EKSTERN RUMAH SAKIT
Nama Formulir Periode
Laporan
Formulir RL1 Tahunan
1. Formulir RL1.1 Data Dasar Rumah Sakit
2. Formulir RL1.2 Indikator Pelayanan Rumah Sakit
3. Formulir RL1.3 Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
Formulir RL 2 Ketenagaan Tahunan
Formulir RL 3 Data Kegiatan Pelayanan Rumah Sakit Tahunan
1. Formulir RL 3.1 Kegiatan Pelayanan Rawat Inap
2. Formulir RL 3.2 Kegiatan Pelayanan Rawat Darurat
3. Formulir RL 3.3 Kegiatan Kesehatan Gigi dan Mulut
4. Formulir RL 3.4 Kegiatan Kebidanan
5. Formulir RL 3.5 Kegiatan Perinatologi
6. Formulir RL 3.6 Kegiatan Pembedahan
7. Formulir RL 3.7 Kegiatan Radiologi
8. Formulir RL 3.8 Kegiatan Laboratorium
9. Formulir RL 3.9 Kegiatan Pelayanan Rehab Medik
10. Formulir RL 3.10 Kegiatan Pelayanan Khusus
11. Formulir RL 3.11 Kegiatan Kesehatan Jiwa
12. Formulir RL 3.12 Kegiatan Keluarga Berencana
13. Formulir RL 3.13 Pengadaan Obat, Penulisan & Pelayanan
Resep
14. Formulir RL 3.14 Kegiatan Rujukan
15. Formulir RL 3.15 Cara Bayar
Formulir RL4 Tahunan
1. Formulir RL4a Penyakit Rawat Inap
2. Formulir RL4b Penyakit Rawat Jalan
Formulir RL 5 Data Bulanan Bulanan
1. Formulir RL 5.1 Pengunjung Rumah Sakit
2. Formulir RL 5.2 Kunjungan Rawat Jalan
3. Formulir RL 5.3 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Inap
4. Formulir RL 5.4 Daftar 10 Besar Penyakit Rawat Jalan
 BAB X II

PENUTUP

Pedoman pengorganisasian unit Rekam Medis RSUD Muara Beliti

diharapkan dapat memberikan kejelasan peran, fungsi dan kewenangan unit
Rekam Medis sehingga dapat meningkatkan kinerja dari unit ini.
Pedoman ini bukanlah sesuatu yang permanen, akan tetapi akan berubah
mengikuti perubahan peraturan yang berlaku, struktur organisasi, tugas pokok dan
fungsi, kebijakan pimpinan serta kondisi dan situasi lingkungan . Untuk itu
pedoman ini harus dievaluasi secara berkala.
Diharapkan pedoman ini dapat dijadikan sebagai acuan bagi unit terkait
dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi khususnya dalam penyusunan
rencana kebijakan dan program di lingkungan RSUD Muara Beliti.

Ditetapkan di : Muara Beliti

Pada tanggal :
DIREKTUR RSUD MUARA BELITI
KAB. MUSI RAWAS

dr. RENY SYARTIKA, M.Ec, Dev

NIP. 19720117 200212 2 006

d
r
.
R
e
n
y

S
y
a
r
t
i
k
a
,

M
.
e
c