Cara Menyusun SOP Yang Efektif

SOP merupakan sebuah set instruksi atau perintah kerja yang dijelaskan dan ditulis
secara terperinci dan harus diikuti oleh semua elemen pelaksana produksi (karyawan)
dengan tujuan tercapainya keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan atau
proses produksi tertentu dengan berpedoman kepada tujuan utama yang harus dicapai.

Dengan adanya SOP, maka seluruh karyawan akan memiliki pedoman khusus dan
hasil produksi pun bisa diperkirakan, baik itu kemampuan produksi, potensi
keuntungan, magrin error dan hal lainnya yang berhubungan proses produksi itu
sendiri.

SOP itu sendiri akan menjadi pedoman utama bagi para pelaksana pekerjaan atau
karyawan. Misalnya saja, seorang karyawan produksi harus berperan sebagai
karyawan produksi yang harus memperhatikan standar kualitas dan SOP yang sudah
diberlakukan untuk para karyawan produksi.

Seorang resepsionis juga harus menjalankan standar operasional sebagai layaknya

seorang resepsionis, dari mulai tugas utama, area kerja, garis kordinasi dan lainnya.
Dengan adanya SOP, maka lingkungan kerja akan tertata dengan rapi sesuai dengan
wewenang dan tugas masing-masing.

Kapan SOP Harus Ada?

Tentu saja, karena ini menyangkut perintah kerja dan kelangsungan sebuah usaha,
maka SOP ini wajib dan harus sudah tersedia sebelum suatu pekerjaan atau proses
produksi berlangsung. Hal tersebut akan berkaitan dengan standar pekerjaan dan hasil
sebuah produk atau barang atau kualitas dari sebuah pekerjaan.

Selain itu, SOP juga akan digunakan untuk menilai apakah pekerjaan yang dilakukan
oleh sebuah atau Tim karyawan sudah dilakukan dengan baik atau belum. Hal ini akan
menentukan kualitas dari sebuah sistem produksi yang akan berakhir pada hasil dari
sebuah pekerjaan. Misalnya saja, dengan menggunakan SOP yang tepat, maka
karyawan akan mengetahui bagaimana sebuah kue harus dibuat, kapan lama
memanggangnya, dan bagaimana rasa standar kualitas dari kue yang harus hasilkan.

Untuk menyusun SOP atau Standard Operating Procedure ini sendiri sebaiknya Anda
lakukan sendiri dengan bantuan riset, baik itu riset melalui pengalaman Anda sendiri,
belajar dari orang yang sudah lebih dahulu terjun dalam bisnis yang akan Anda geluti
atau meminta bantuan profesional untuk menentukan SOP yang tepat demi
menghasilkan produk atau jasa yang berkualitas.

Pada dasarnya, ketika Anda menentukan atau menyusun sebuah SOP, pada dasarnya
ada 3 tahapan utama yang harus Anda lewati. Berikut merupakan 3 tahapan utama
Anda ketika akan menyusun sebuah SOP.
Tentukan Jenis Pekerjaan dan Alur Kerjanya
Yang pertama harus Anda lakukan adalah menentukan jenis pekerjaan dan alur
kerjanya.

Misalnya saja, untuk seorang karyawan produksi toko kue yang betugas untuk
membuat adonan. Karyawan ini wajib memiliki kemampuan atau bisa juga Anda berikan
panduan kepadanya bagaimana cara meracik adonan yang baik supaya menghasilkan
kue yang berkualitas, sampai membuat cetakan kue yang baik sesuai dengan standar
yang ditetapkan oleh perusahaan.

Dalam prosessnya, dia akan banyak bekerjasama dengan karyawan bagian

pemanggangan yang bertugas untuk meneruskan pekerjaan karyawan bagian pembuat
adonan. Hal yang sama juga berlaku untuk bagian pemanggangan, dimana mereka
juga harus dibekali SOP yang akan menjadi panduan utama mereka dalam
memanggang dan menghasilkan kue yang memiliki kualitas terbaik.

Menggambarkan Dalam Bentuk Bagan.

Setelah menentukan jenis pekerjaan dan alur kerja para karyawan, perusahaan juga
harus menggambarkan SOP ini dalam bentuk bagan, hal ini bertujuan untuk
memperjelas dan memastikan kalau seluruh karyawan mengerti dengan semua
rancangan SOP yang perusahaan buat. Dengan begini, maka kualitas, kuantitas dan
tujuan proses produksi akan terlaksana dengan baik dan berjalan sesuai dengan alur
yang diinginkan pihak perusahaan.

Dengan menggambarkan rancangan SOP dalam bentuk bagan juga akan lebih
mempermudah pihak perusahaan memperkirakan berapa yang akan dihasilkan dari
proses produksi tersebut.

Misalnya, sebuah perusahaan kue, dengan penggambaran bagan yang ada, maka alur
produksi kue ini akan bermula dari si peracik adonan yang akan meminta bahan-bahan
pembuatan kue kepada bagian penyedia barang, setelah itu dia akan membuat adonan
dan membentuknya sesuai dengan bentuk yang diinginkan pihak karyawan. Setelah ini,
maka karyawan bagian pembuatan adonan akan memberikan adonan mentah ini ke
bagian pemanggang dan nantinya akan berkahir di bagian QC (sortir) dan bagian
pengemasan.

Menuliskan Dalam Bentuk Tulisan

Walaupun SOP dalam bentuk bagan idrasa sudah cukup, tapi ada beberapa hal yang
memang tidak bisa dituliskan dalam bentuk bagan. Inilah pentingnya membuat
rancangan SOP dalam bentuk tulisan supaya menjadi SOP yang benar-benar lengkap.

Dengan menggambarkan SOP dalam bentuk tulisan, maka semua proses produksi
akan berjalan sesuai dengan kebutuhan strategi yang dibuat oleh perusahaan. Hal ini
juga berguna untuk memastikan kalau seluruh proses produksi akan menghasilkan
produk atau jasa yang sesuai dengan standar kualitas yang telah ditentukan oleh
perusahaan.