PENGAWASAN

1. PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan
organisasi dan manajemen tercapai. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat
erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti terlihat dalam kenyataan, langkah awal
proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran
pelaksanaan suatu kegiatan. Fungsi pengawasan manajemen juga berhubungan erat dengan
fungsi-fungsi manajerial lainnya, yaitu diantaranya fungsi perencanaan,
pengorganisasian,penyusunan personalia,pengarahan, dan fungsi pengawasan itu sendiri.

Definisi yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas unsur-
unsur esensial proses pengawasan:

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan

standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi,umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

2. TIPE-TIPE PENGAWASAN
Tiga tipe dasar pengawasan:
a. Pengawasan Pendahuluan
Pengawasan pendahuluan sering disebut feedforward control atau steering
controls.Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau
penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

b. Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent yaitu pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-
Tidak”, screening control atau “berhenti- terus”, dilakukan selama kegiatan berlangsung.

c. Pengawasan Umpan Balik

Pengawasan umpan balik (feedback control) mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan

SULIS
201841027 Page 1
 PENGAWASAN

penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang.

Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kejadian terjadi.

3. TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

Lima tahap pengawasan :
Tahap 1 : Penetapan Standar Pelaksanaan (Perencanaan)

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.

Tiga bentuk standar yang umum adalah :

1. Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau
kualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja,
biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.
Setiap tipe standar dapat dinyatakan dalam bentuk hasil yang dapat dihitung dan tidk
dapat dihitung.

Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata.

Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Nyata

Pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus

menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:

 Pengamatan (observasi)
 Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis
 Metoda-metoda otomatis
 Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sempel.
Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

SULIS
201841027 Page 2
 PENGAWASAN

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Kompleksitas dari tahap ini
yaitu saat menginterpretasikan penyimpangan (deviasi).

Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah,
pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

4. PENTINGNYA PENGAWASAN
Faktor pentingnya dilakukan pengawasan dalam sebuah organisasi:

1. Perubahan Lingkungan Organisasi

Perubahan lingkungan organisasi yang terjadi seperti munculnya inovasi produk dan
pesaing baru, ditemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan
sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi dalam perubahan-perubahan itu
bisa dijadikan tantangan industri atau sebaliknya dijadikan peluang yang menguntungkan.

2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi

Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
kompleks. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas
tetap terjaga. Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak
agen penjualan dan kantor pemasarsn, pabrik yang terpisah secara geografis, atau fasilitas yang
tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan yang lebih efisien dan
efektif.

3. Kesalahan-Kesalahan
Kadang kala manusia tak luput dari kesalahan. Maka dari itu manajer dalam
meminimalisir kesalahan dengan cara selalu melakukan pengawasan terhadap para
bawahannya.

4. Kebutuhan Manajer untuk Mendelegasikan Wewenang

Cara manajer untuk mengetahui seberapa bawahannya dalam menyelesaikan tugas
yaitu dengan cara mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa cara ini, manajer tidak
dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.

Pengawasan dalam sebuah organisasi sangatlah penting, sehingga tugas manajer adalah
menemukan keseimbangan antara pengawasan organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat

SULIS
201841027 Page 3
 PENGAWASAN

pengawasan yang tepat. Namun jika pengawasan dilakukan secara berlebihan, akan menimbulkan
birokrasi, mematikan kreatifitas, dan sebagainya yang akan merugikan organisasi itu sendiri.

5. PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

Menurut Willian H Newman pendekatan terdiri atas lima langkah dasar yang dapat di terapkan
untuk semua tipe pengawasan yaitu :

a. Merumuskan hasil yang diinginkan.

b. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil.
c. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Tanpa penetapan standar manajer mungkin
memberikan perhatian yang lebih terhadap pen. Tanpa penetapan standar manajer mungkin
memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak bereaksi terhadap
penyimpangan besar.
d. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Jaringan informasi dianggap baik bila aliran
tidak hanya keatas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang mengambil tindakan koreksi.
e. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langakh terakhir adalah penentuan
apakah tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.

6.BIDANG – BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

Bidang – bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan utama organisasi seperti
transasksi keuangan, hubungan manajer bawahan atau operasi –operasi produksi. Penetapan
pengawsan strategik dapat membantu sistem pengawasan dan standar yanglebih terperici bagi manajer –
manajer tingkat bawah.

7. ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

a. Management By Exception (MBE). Disebut juga prinsip pengecualian yaitu

memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang pengawasan
yang paling kritis.
b. Management Information system (MIS). Yaitu suatu metoda formal pengadaan dan
penyedian bagi manajemen informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu
untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi- fungsi
pengawasan dan perencanaan serta perasional organisasi dilaksanakan secara efektif.
Ada 5 pedoman agar MIS dapat berjalan secara efektif :
 Mengikutsertakan pemakai (unsur) kedala tim perancang

SULIS
201841027 Page 4
 PENGAWASAN

 Memperhatikan secara hati-hati biaya sistem

 Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada
pertimbangan kuantitas belaka
 Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan
 Menyediakan latihan dan dokumentasi tetulis yang mencukupi bagi para
operator dan pemakai sistem
8. KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Kriteria – kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) Mengawasi kegiatan yang benar 2)
tepat waktu 3) dengan biaya yang efektif 4) tepat-akurat 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . karakteristik yang lebih terperinci adalah :

a. Akurat. Data yang tidak akurat dapat menyebabkan tindakan koreksi salah .
b. Tepat-waktu. Informasi yang dikumpulkan disampaikan dan dievaluasi harus dilakukan
dengan secepatnya.
c. Obyektif dan Menyeluruh. Mudah dipahami, obyektif dan lengkap.
d. Terpusat Pada Titik-titik Pengawsan Strategik. Harus memusatkan perhatian terhadap
bidang-bidang dimana penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan
mengakibatkan kerusakan paling fatal.
e. Realistik Secara Ekonomis. Biaya penlaksanaan pengawsan harus lebih rendah dengan
kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
f. Realistik Secara Organisasional. Harus cocok dan harmonis dengan kenyataan
organisasi.
g. Terkoordinasi Dengan aliran Kerja Organisasi. Karena setiap tahap dari proses kerja
mempengaruhi suskses gagal nya keseluruhan operasi dan informasi pengawasan
harus sampai kepada seluruh personalia yang melakukannya.
h. Fleksibel. Untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun
kesempatan dari lingkungan
i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Harus menunjukan baik deteksi atau deviasi
dari standar tindakan koreksi apa yang harus diambil
j. Diterima para anggota orgasiasi. Haru mampu mengarahkan pelaksanaan kerja
anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi tanggung jawab dan prestasi.

SULIS
201841027 Page 5