PENGEMBANGAN MODUL/SOP SISTEM TATA KELOLA OBAT DI INSTALASI FARMASI KESEHATAN

PROVINSI SUMATERA UTARA

1. Perencanaan
Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan proses kegiatan seleksi sediaan
Farmasi dan bahan medis habis pakai untuk menentukan jenis dan jumlah sediaan farmasi
dalam rangka kebutuhan instalasi farmasi termasuk obat program yang telah dibutuhkan.

A. Tim perencanaan
Susunan tim teknis perencanaan obat dan perbekalan kesehatan terpadu di
kabupaten/kota dibentuk melalui surat keputusan bupati/walikota.
Ketua : Kepala bidang yang membawahi program kefarmasian di Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota.
Sekretaris : Kepala unit pengelola obat kabupaten atau kepla seksi Farmasi
yang menangani kefarmasian Dinas Kesehatan.
Anggota : Terdir dari unsur-unsur terkait:
- Unsur Sekretaris Daerah Kabupaten Kota atau Badan perencanaan dan
pembangunan daerah
- Unsur program yang terkait di Dinas kabupaten kota seperti : Subagg
program, Program ATM (AIDS,TB,MALARIA), Kepala Puskesmas, Bidang
pencegahan dan pengendalian penyakit menular (P2M), bidang pelayanan
kesehatan, Instalasi Farmasi Kesehatan

B. Tugas dan Fungsi teknis tim perencanaan obat terpadu (TPOT):

a. Ketua mengkordinasikan kegiatan tim teknis perencanaan obat dan perbekalan

kesehatan terpadu
b. Sekretaris mempersiapkan daftar perencanaan dan pengadaan kebutuhan obat dan
perbekalan kesehatan
c. Unsur sekretariat daerah kabupaten/kota menyediakan informasi ketersediaan dana
APBD yang dialokasikan untuk obat dan perbekalan kesehatan
d. Unsur pelaksana program kesehatan di Dinas Kesehatan kabupaten kota
memberikan kebutuhan obat dan target sasaran program kesehatan.

C. Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat

Pengadaan obat diawali dengan perencanaan kebutuhan dimana kegiatan yang
dilakukan adalah dengan mengisi format perencanaan pada Instalasi Farmasi Kesehatan,
ada beberapa Format perencanaan yang harus diisi seperti :

a. Format Perencanaan Instalasi Farmasi Kesehatan Bulanan

Ada beberapa komponen yang harus diisi pada format perencanaan IFK bulanan
yaitu :
 1. Nomer
2. Nama Obat
3. Satuan Terkecil
4. Nama Puskesmas
5. Total Kebutuhan Obat
: Nomor urut nama-nama obat
: Nama obat disertai kekuatan dan bentuk sediaan.
Contoh : Amoksisilin 500 mg
: Satuan terkecil dari setiap obat
: Nama unit pelayanan kesehatan yang dilayani oleh
unit pengelola obat/ Instalasi Farmasi Kabupaten.
: Total jumlah pemakaian obat di unit pelayanan
kesehatan, termasuk perhitungan untuk
menghindari kekosongan obat.

b. Format Perencanaan Instalasi Farmasi Kesehatan Tahunan

Ada beberapa komponen yang harus diisi pada format perencanaan IFK tahunan
yaitu :
1. Nomer : Nomor urut nama-nama obat
2. Nama Obat : Nama obat disertai kekuatan dan bentuk sediaan.
Contoh : Amoksisilin 500 mg
3. Satuan Terkecil : Satuan terkecil dari setiap obat
4. Bulan : Data pemakaian rata-rata obat/bulanan
5. Total Kebutuhan Obat : Jumlah pemakaian obat selama 12 bulan
6. Rata-rata/ Bulan : Total kebutuhan obat di bagi 12 Bulan

c. Format perencanaan pada Rencana Kebutuhan Obat (RKO)

Ada beberapa komponen yang harus diisi pada format perencanaan pada Rencana
Kebutuhan Obat (RKO) yaitu :
1. Nomer : Nomor urut nama-nama obat
2. Nama Obat : Nama obat disertai kekuatan dan bentuk
sediaan.
Contoh : Amoksisilin 500 mg
3. Harga (Rp) : Harga persatuan obat
4. Satuan Terkecil : Satuan terkecil dari setiap obat
5. Rata-rata/ Bulan : Total kebutuhan obat di bagi 12 Bulan
6. Sisa Stok : Sisa obat yang ada sampai perencanaan
berikutnya
7. Total Kebutuhan Obat : Jumlah pemakaian obat selama 12 bulan
8. Rencana Pengadaan : Jumlah obat yang akan diadakan ( Jumlah
total kebutuhan obat – Sisa stok)
9. Total Harga : Total harga perencanaan ( Jumlah
perencanaan x harga )

D. Beberapa metoda untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi anggaran pengadaan

obat:
1) Analisa ABC
Berdasarkan berbagai observasi dalam inventori manajemen, yang paling
banyak ditemukan adalah tingkat konsumsi pertahun hanya diwakili oleh relatif
sejumlah kecil item. Sebagai contoh, dari pengamatan terhadap pengadaan obat
dijumpai bahwa sebagian besar dana obat (70%) digunakan untuk pengadaan 10%
dari jenis/ item obat yang paling banyak digunakan, sedangkan sisanya sekitar 90%
 jenis/ item obat menggunakan dana sebesar 30%. Oleh karena itu analisa ABC
mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya, yaitu:
Kelompok A:
Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.

Kelompok B:
Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 20%.

Kelompok C:
Adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya
menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana obat keseluruhan.

Langkah-langkah menentukan Kelompok A, B dan C:

a) Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
mengalikan kuantum obat dengan harga obat.
b) Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.
c) Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
d) Hitung akumulasi persennya.
e) Obat kelompok A termasuk dalam akumulasi 70%
f) Obat kelompok B termasuk dalam akumulasi >70% s/d 90% (menyerap dana ±
20%)
g) Obat kelompok C termasuk dalam akumulasi > 90% s/d 100% (menyerap dana ±
10%)

2) Analisa VEN
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang
terbatas dengan mengelompokkan obat berdasarkan manfaat tiap jenis obat
terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat
dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut:

Kelompok V:
Adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial (vital), yang termasuk
dalam kelompok ini antara lain:
a) Obat penyelamat (life saving drugs)
b) Obat untuk pelayanan kesehatan pokok (obat anti diabet, vaksin dan lain-lain)
c) Obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar.

Kelompok E:
Adalah kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada
sumber penyebab penyakit.

Kelompok N:
 Merupakan obat penunjang yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa
dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan
ringan.

Penggolongan obat sistem VEN dapat digunakan untuk:

a) Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengan alokasi dana yang tersedia. Obat
yang perlu ditambah atau dikurangi dapat didasarkan atas pengelompokan obat
menurut VEN.
b) Penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok V agar diusahakan
tidak terjadi kekosongan obat.

Untuk menyusun daftar VEN perlu ditentukan lebih dahulu kriteria penentuan
VEN yang sebaiknya disusun oleh suatu tim.

Dalam menentukan kriteria perlu dipertimbangkan kondisi dan kebutuhan

masing-masing wilayah. Kriteria yang disusun dapat mencakup berbagai aspek antara
lain:
a) klinis
b) konsumsi
c) target kondisi
d) biaya

Langkah-langkah menentukan VEN

a) Menyusun analisa VEN
b) Menyediakan data pola penyakit
c) Merujuk pada pedoman pengobatan

a) Format analisa ABC VEN

Format yang diperlukan dalam analisa ABC Ven yaitu:
1. Nomer : Nomor urut nama-nama obat
2. Nama Obat : Nama obat disertai kekuatan dan bentuk sediaan.
Contoh : Amoksisilin 500 mg
3. Satuan Terkecil : Satuan terkecil dari setiap obat
4. Rencana Pengadaan : Jumlah obat yang akan diadakan ( Jumlah total
kebutuhan obat – Sisa stok)
5. Total Harga : Total harga perencanaan ( Jumlah perencanaan x
harga )
6. Presentase : Jumlah total harga x 100%
7. % Kumulatif Obat : Urutan obat berdasarkan presentase harga
terbesar ke terkecil
8. % Kumulatif Presentase : Penjumlahan % harga dengan % kumulatif
9. Golongan ABC : Pemisahan Golongan ABC

2. Pengadaan
Pengadaan obat dan perbekalan dimaksudkan untuk menjamin ketersediaan dan
pemerataan obat yg aman, bermutu dan berkhasiat untuk memenuhi kebutuhan pelayanan
 kesehatan, perlu dilaksanakan pengadaan obat secara transparan, efektif, efisien serta
hasilnya dapat dipertanggung jawabkan.
Dalam hal obat yg dibutuhkan, proses pengadaan mengacu pada Perpres No. 54 Thn
2010 ttg Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah diubah terakhir dengan
Perpres No. 70 Tahun 2012 atau pengadaan secara manual.

3. Penyimpanan
Penyimpanan sediaan farmasi dan bahan medis habis pakai merupakan suatu kegiatan
pengaturan terhadap sediaan Farmasi yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari
kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan.
Tujuan penyimpanan obat dan perbekalan kesehatan adalah untuk :
1. Memelihara mutu obat
2. Menhindari penyalahgunaan dan penggunaan yang salah
3. Menjaga kelangsungan persediaan
4. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan Penyimpanan
a. Penyusunan Stok Obat
Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis untuk memudahkan
pengendalian stok maka dilakukan prinsip penyimpanan yaitu;
1. Gunakan Prinsi First Expired date dan First Out (FIFO) dan First In First Out (FIFO)
dalam penyusunan untuk prinsip First Expired date dan First Out (FIFO) yaitu
obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus
digunakan lebih awal. Untuk First In First Out (FIFO) yaitu Expired date sama
tetapi jadwal masuk berbeda.
2. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan psikotropik
3. Simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur,udara, cahaya
dan kontaminasi bateri pada tempat yang sesuai.
4. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi
5. Pabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box
masing-masing.
b. Kondisi penyimpanan Khusus
1. Penyimpanan Vaksin
a. Penyimpanan lemari es
- Jarak minimal antara lemari es dengan dinding belakang adalah ± 10-15
cm atau sampai pintu lemari es dapat dibuka.
- Jarak minimal anatar lemari es dengan lemari es lainnya adalah ±15 cm.
- Lemari es tidak terkena sinar matahari langsung
- Ruangan mempunyai sirkulasi udara yang cukup (dapat menggunakan
exhaust fan).
 - Setiap 1 unit lemari es/freezer menggunkan hanya 1 stop kontak listrik.
b. Penyimpanan vaksin di lemari es ILR (Ice Lining Refrigerator)
- Suhu dalam antara + 2° s.d 8°C
- Bagian bawah lemari es tidak untuk menyimpan vaksin
- Bagian bawah lemari es diletakkan Cool pack sebagai penahan dingin
dan kestabilan suhu
- Peletakkan dus vaksin mempunyai jarak anatar minimal 1-2 cm atau satu
jari tangan
- Vaksin HS (BCG, Campak) diletakkan pada dekat atau menempel pada
dinding lemari es.
- Vaksin FS (TT,DT,Hept B, DPT-HB, DPT-HB-Hib, Td,IPV) jangan menempel
dinding lemari es.
c. Alat pemantau suhu
- Setiap lemari es dipantau dengan 1 buah alat pengukur suhu seperti
thermometer dial atau digital thermometer yang terpasang diluar lemari
es
- Sebuah Frideg Tag atau Freeze tag atau log tag
- Sebuah buku grafik pencatatan suhu
- Bila suhu sudah stabil thermostat jangan dirubah-ubah
- Beri selotip pada thermostat

2. Penyimpanan narkotika
Tempat penyimpanan narkotika, psikotropik dan prekurso farmasi di fasilitas
poduksi, fasilitas distribusi dan fasilitas pelayanan kefarmasian harus mampu
menjaga keamanan, khasit dan mutu narkotika, psikotropik dan prekursor
farmasi. Berikut tempat penyimpanan Narkotik.
- Tempat penyimpanan narkotika, psikotropik dan prekursor farmasi dapat
berupa gudang, ruangan atau lemari khusus.
- Tempat penyimpanan narkotika dilarang digunakan untuk menyimpan
barang selain narkotika
- Tempat penyimpanan psikotropik dilarang diguankan untuk menyimpan
barang selain psikotropik
- Tempat penyimpanan prekursor farmasi dalam bentuk bahan baku
dilarang digunakan untuk menyimpan barang selain prekursor farmasi
dalam bentuk bahan baku.
3. Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol, Eter dan pestisida harus disimpan
dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan dibangunan khusus terpisah dari
gudang induk
4. Tindak Lanjut terhadap obat yang terbukti rusak/kadarluarsa adalah:
- Dikumpulkan, inventarisasi dan disimpan terpisah dengan penandaan dan
label khusus
- Dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku
 - Dihapuskan sesuai aturan yang berlaku serta dibuat berita acaranya

4. Distribusi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan
pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur
untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan
agar persediaan jenis dan jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan
menumpuknya persediaan serta mempertahankan tingkat persediaan obat.
Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan sediaan farmasi sub unit
pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah
dan waktu yang tepat.

A. Kegiatan distribusi
Kegiatan Distribusi Khusus Kegiatan distribusi khusus di Instalasi Farmasi
Kabupaten/Kota dilakukan sebagai berikut:
a. Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota dan pengelola program Kabupaten/ Kota,
bekerjasama untuk mendistribusikan masing-masing obat program yang diterima
dari propinsi, kabupaten/ kota.
b. Distribusi obat program ke Puskesmas dilakukan oleh IFK atas permintaan
penanggung jawab program, misalnya pelaksanaan program penanggulangan
penyakit tertentu seperti Malaria, Frambusia dan penyakit kelamin, bilamana
obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada IFK Kabupaten/ Kota tanpa
melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat permintaan
dan laporan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota.
c. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita di
lokasi sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran.
Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus
dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program diare
diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang penyediaannya diatur
oleh Puskesmas.
d. Untuk KLB dan bencana alam, distribusi dapat dilakukan melalui permintaan
maupun tanpa permintaan oleh Puskesmas. Apabila diperlukan, Puskesmas yang
wilayah kerjanya terkena KLB/bencana dapat meminta bantuan obat kepada
Puskesmas terdekat.

B. Tata Cara Pendistribusian Obat

 1. IFK Kabupaten/ Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah
kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk puskesmas pembantu,
puskesmas Keliling dan unit-unit pelayanan kesehatan lainnya yang ada di wilayah
binaannya.
3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke puskesmas
pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Puskesmas
yang membawahinya.
4. Pembuatan surat bukti barang keluar.
Tata cara distribusi obat ke unit pelayanan kesehatan dapat dilakukan dengan cara
penyerahan oleh IFK ke unit pelayanan kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK,
atau cara lain yang ditetapkan oleh kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.

C. Pencatatan Pengeluaran Obat

Obat yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada buku harian
pengeluaran obat sesuai data obat dan dilakukan dokumentasi.

5. Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota merupakan
rangkaian kegiatan dalam rangka penata usahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan
yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di puskesmas dan unit
pelayanan kesehatan lainnya.

a. Tujuan pencatatan dan pelaporan

Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan Sediaan Farmasi sub unit pelayanan
kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu
yang tepat.
b. Pencatatan dan pelaporan terdiri dari
- Kartu stok dan kartu stok induk
- LPLPO dan SBBK
- Buku penerimaan
- Buku pengeluaran

c. Pencatatan dan Kartu Stok

1. Fungsi kartu stok :
1) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran,
hilang, rusak atau kedaluwarsa)
2) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu)
jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.
 3) Tiap baris data hanya diper untukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.
4) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan
pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat
dalam tempat penyimpanannya.

2. Kegiatan yang harus dilakukan :

1) Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan
2) Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3) Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak/kadarluwarsa) langsung dicatat didalam kartu stok
4) Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

3. Informasi yang didapat :

1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2) Jumlah obat yang diterima
3) Jumlah obat yang keluar
4) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa
5) Jangka waktu kekosongan obat

4. Manfaat informasi yang didapat :

1) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat
2) Penyusunan laporan
3) Perencanaan pengadaan dan distribusi
4) Pengendalian persediaan
5) Untuk pertanggung jawaban bagi Petugas Penyimpanan dan Penyaluran
6) Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan
Perbekalan Kesehatan/ Bendaharawan Obat.

Lampiran

A. Format Perencanaan Bulanan

B. Format perencanaan Tahunan

C. Format RKO

D. Format Analisa ABC VEN

E. Contoh Soal ABC Ven

PENGEMBANGAN MODUL/SOP SISTEM TATA KELOLA OBAT PUSKESMAS

DI PROVINSI SUMATERA UTARA
1. Perencanaan
 Perencanaan merupakan proses kegiatan seleksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis
Habis Pakai untuk menentukan jenis dan jumlah Sediaan Farmasi dalam rangka pemenuhan
kebutuhan puskesmas.
Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan:
1. perkiraan jenis dan jumlah Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang mendekati
kebutuhan;
2. meningkatkan penggunaan Obat secara rasional; dan
3. meningkatkan efisiensi penggunaan Obat.
Dalam perencanaan obat dan perbekes ada beberapa format perencanaan yang
digunakan, yaitu :
a. Format yang diisi dalam perencanaan pada puskesmas
1. Format Perencanaan Harian
Nomor : Nomor urut nama-nama obat
Nama Penyakit : Nama-nama penyakit disesuaikan dengan kebijkan
Jaminan kesehatan/JKN
Nama Obat :Nama obat diserahkan kepada dokter di puskesmas
dan mengacu pada Fornas
Aturan Pakai : diserahkan kepada dokter Puskesmas
Pemakain obat menurut BPJS : Hasil perkalian aturan pakai X 3
Jumlah Kunjungan : Diisi dengan data kunjungan pasien perhari sesuai
dengan nama penyakit
Peresepan Maksimal : dilihat dari fornas
Total Pemakaian obat : Hasil perkalian pemakaian obat menurut BPJS
dengan peresepan maksimal.
2. Format Perencanaan Bulanan
Nomer : Nomor urut nama-nama obat
Nama Penyakit : Nama-nama penyakit disesuaikan dengan
kebijkan Jaminan kesehatan/JKN
Nama Obat : Nama obat diserahkan kepada dokter di
puskesmas dan mengacu pada Fornas
Aturan Pakai : diserahkan kepada dokter Puskesmas
Pemakain obat menurut BPJS : Hasil perkalian aturan pakai X 3
Jumlah Kunjungan : Diisi dengan data kunjungan pasien perhari
sesuai dengan nama penyakit
Total Pemakaian obat : Hasil perkalian pemakaian obat menurut
BPJS dengan jumlah kunjungan.
3. Permintaan
Tujuan permintaan adalah memenuhi kebutuhan obat dan perbekes di Puskesmas, sesuai
dengan perencanaan kebutuhan yang telah dibuat. Permintaan diajukan kepada Dinas
Kesehatan Kabupaten, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan
kebijakan pemerintah daerah setempat.

4. Penerimaan
 Penerimaan obat dan perbekes adalah suatu kegiatan dalam menerima obat dan
perbekes dari Instalasi Farmasi Kabupaten atau hasil pengadaan Puskesmas secara mandiri
sesuai dengan permintaan yang telah diajukan.
Tujuannya adalah agar Sediaan Farmasi yang diterima sesuai dengan kebutuhan
berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas, dan memenuhi persyaratan
keamanan, khasiat, dan mutu.
Untuk pustu sendiri penerimaan obat dari puskesmas ke pustu diwajibkan melakukan
pemeriksaan administrasi dan mutu obat yang meliputi :
1. Nama dan jenis obat
2. Jumlah obat
3. Kemasan
4. Kondisi fisik obat
5. Kadarluarsa
6. Kesesuaian dengan dokumen
7. No bets pada kemasan
Untuk menunjang operasional pustu, maka periode penerimaan obat harus
ditetapkan. Dengan adanya periode penerimaan ini diharapkan akan dapat menjamin :
1. Ketersediaan obat
2. Kepastian pustu untuk melayani pasien
3. Perencanaan kebutuhan lebih terarah

5. Penyimpanan
Penyimpanan obat dan perbekes merupakan suatu kegiatan pengaturan terhadap obat
yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan
mutunya tetap terjamin, sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
Tujuannya adalah agar mutu obat yang tersedia di puskesmas dapat dipertahankan
sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
Penyimpanan obat dan Bahan Medis Habis Pakai dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai
berikut:
1. bentuk dan jenis sediaan;
2. kondisi yang dipersyaratkan dalam penandaan di kemasan Sediaan Farmasi, seperti suhu
penyimpanan, cahaya, dan kelembaban;
3. mudah atau tidaknya meledak/terbakar;
4. narkotika dan psikotropika disimpan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan; dan
5. tempat penyimpanan Sediaan Farmasi tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang
lainnya yang menyebabkan kontaminasi.

Pada dasarnya kebijkan penyimpanan obat dipustu sama dengan di puskesmas. Obat
harus disimpan ditempat yang aman, disusun berdasarkan jenisnya yang tersusun secara
alfabetis. Penyimpanan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO. Petugas yang mempunyai
wewenang yang boleh mengakses ruang penyimpanan obat.

Penyimpanan obat :
Faktor-faktor yang mempengaruhi penyimpanan obat, antara lain :
Kelembaban Udara lembab dapat menimbulkan kerusakan pada tablet salut gul,
kapsul, oralit
Sinar matahari Sinar matahari langsung dapat merusak injeksi, sirup
Suhu Suhu yang terlalu tinggi dapat menimbulkan kerusakan : salep,
suppositoria
Kerusakan Fisik Wadah obat yang rusak atau terbuka dapat menyebabkan kerusakan
fisik obat dan akan mudah tercemar oleh mikroba
Pengotoran Ruang yang kotor dapat menyebabkan adanya serangga dan tikus

Cara identifikasi obat rusak

Identifikasi obat rusak dapat diketahui melalui pengamatan sebagai berikut :
Tablet Perubahan warna,bau,rasa,bintik,pecah,retak,benda asing.wadah
rusak.
Tablet salut Salutnya pecah,basah,lengket satu sama lain, wadah rusak.
Kapsul Kapsul terbuka, lengket satu sama lain,wadah rusak.
Salep Warna berubah,berbintik-binti,wadah rusak, adanya perubahan bau.
Cairan Warna berubah,endapan,keruh, perubahan,kekentalan.wadah rusak.
Injeksi Warna berubah,endapan.keruh,benda asing,perubahan kekentalan,
wadah rusak.

6. Pendistribusian
Pendistribusian obat dan Bahan Medis Habis Pakai merupakan kegiatan pengeluaran dan
penyerahan obat dan Bahan Medis Habis Pakai secara merata dan teratur untuk memenuhi
kebutuhan sub unit/satelit farmasi Puskesmas dan jaringannya.
Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang
ada di wilayah kerja Puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah dan waktu yang tepat.

7. Pemusnahan dan penarikan

Pemusnahan dan penarikan obat, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat
digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Penarikan obat yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-undangan
dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory
recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan
tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM.

8. Pengendalian
Pengendalian obat dan Bahan Medis Habis Pakai adalah suatu kegiatan untuk
memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang
telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan/kekosongan Obat di unit
pelayanan kesehatan dasar
Tujuannya adalah agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan Obat di unit
pelayanan kesehatan dasar. Pengendalian obat terdiri dari:
1. Pengendalian persediaan;
2. Pengendalian penggunaan; dan
3. Penanganan Sediaan Farmasi hilang, rusak, dan kadaluwarsa

9. Administrasi
Administrasi meliputi pencatatan dan pelaporan terhadap seluruh rangkaian kegiatan
dalam pengelolaan obat dan Bahan Medis Habis Pakai, baik Sediaan Farmasi dan Bahan
Medis Habis Pakai yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas atau
unit pelayanan lainnya.
Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah:
1. Bukti bahwa pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai telah
dilakukan;
2. Sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian; dan
3. Sumber data untuk pembuatan laporan

10. Pemantauan dan evaluasi

Pemantauan dan evaluasi pengelolaan oba dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan secara
periodik dengan tujuan untuk:
1. mengendalikan dan menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan obat dan
Bahan Medis Habis Pakai sehingga dapat menjaga kualitas maupun pemerataan
pelayanan;
2. memperbaiki secara terus-menerus pengelolaan obat dan Bahan Medis Habis Pakai;
dan
3. memberikan penilaian terhadap capaian kinerja pengelolaan. Setiap kegiatan
pengelolaan obat dan Bahan Medis Habis Pakai, harus dilaksanakan sesuai standar
prosedur operasional. Standar Prosedur Operasional (SPO) ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas. SPO tersebut diletakkan di tempat yang mudah dilihat. Contoh standar
prosedur operasional sebagaimana terlampir.

Lampiran
a. Format Laporan Harian
 Lampiran
b. Format Laporan Harian