Nomor : 018/P/SM/I/2017

Lampiran : Terlampir

Kepada Yth,
Bapak / Ibu Pimpinan
Dinas Budaya dan Pariwisata Masamba

Di tempat

Perihal : Penawaran Pengembangan Sistem Pengelolaan Arsip Surat (SIPAS)

Dengan Hormat,
Bersama dengan surat penawaran ini kami bermaksud memperkenalkan perusahaan kami
PT. Sekawan Media Informatika yang berlokasi di Kota Malang. Kami adalah perusahaan yang bergerak
dibidang Pengelolaan Perangkat Lunak dan Konsultan IT.
Sehubungan dengan ini kami bermaksud mengajukan penawaran untuk pengembangan
aplikasi SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat) di kantor/instansi yang Bapak/Ibu pimpin.
Dengan pengalaman dan keahlian kami pada bidang ini, kami berharap bisa memberikan
layanan terbaik untuk anda. Demikian penawaran ini kami sampaikan, atas segala perhatian dengan
memberikan skala prioritas pada penawaran ini kami ucapkan terima kasih. Dan semoga terjalin
kerjasama yang baik di kemudian hari.

Malang, 18 Januari 2017

 RINGKASAN EKSEKUTIF

SIPAS (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Surat) sebuah aplikasi yang digunakan untuk
membantu pengelolaan surat manual menjadi digital yang meliputi

 Buku Agenda Surat

 Disposisi Digital
 Manajemen Surat

Beberapa manfaat SIPAS diantaranya:

 Membantu memudahkan mengelola surat

 Proses distribusi surat semakin mudah
 Pencarian surat semakin mudah dan cepat

Keunggulan SIPAS antar lain:

 Pengarsipan lebih terstruktur

 Proses distribusi surat semakin mudah
 Persetujuan surat lebih mudah dan cepat
 Semakin mudah dan cepat dalam pencarian surat
 Lama respon pegawai terpantau
 Pengelolaan surat dari non elektronik ke elektronik
 Meningkatkan kebersihan tempat kerja dari kertas berserakan (paperless)
 Aplikasi sudah berbasis WEB
 Satu instalasi untuk semua pengguna
 Hemat biaya untuk duplikat arsip

Selain fitur utama SIPAS juga dilengkapi fitur tambahan (ADD ON) yang bisa digunakan untuk
mengoptimalkan kinerja aplikasi SIPAS.

 Notifikasi Email  Aplikasi Android  Direct Scanner

 Notifikasi SMS  Lacak Surat
 SIPAS sangat sesuai diterapkan disemua lingkungan kerja yang sering melakukan surat –
menyurat, baik di Kantor Swasta, Instansi Pemerintahan, dan Institusi Pendidikan. Berikut beberapa
paket SIPAS yang dapat anda pilih sesuai kebutuhan persuratan

 Paket SIPAS PROFESIONAL

kebutuhan persuratan dalam skala sedang dalam lingkup pencatatan dan disposisi surat.
 Paket SIPAS ENTERPRISE
kebutuhan persuratan dalam skala besar dalam lingkup pencatatan, disposisi,
manajemen atau pengarsipan surat.

Gambaran Singkat Penanganan Surat Masuk Aplikasi SIPAS

Surat Masuk

RESEPSIONIS SEKRETARIS
Catat Identitas Memantau
Surat Pimpinan
SEKRETARIAT
Catat / Lengkapi
Scan
Upload K.A BAGIAN PIMPINAN
Kirim ke KA.BAG Tindak lanjut /
Disposisi
Disposisi

SURAT ASLI PEGAWAI

Final / Tujuan
Arsipkan Surat
 PAKET PENAWARAN SIPAS

FITUR PAKET PROFESSIONAL ENTERPRISE

Platform Aplikasi Web Web

Dukungan Jaringan  
Manajemen Surat Masuk
 Pencatatan Agenda Surat Masuk
 Penomoran Otomatis Agenda Surat Masuk
 Upload Berkas
 Pencarian Surat  
 Cetak Resi
 Surat Aktif dan Non Aktif
 Pelaporan Surat Masuk
 Registrasi Surat Masuk
× 
Manajemen Surat Keluar
 Pencatatan Agenda Surat Keluar
 Penomoran Otomatis Surat keluar
 Upload Berkas  
 Surat Aktif dan Non Aktif
 Pencarian Surat
 Pelaporan Surat Keluar

 Konsep Surat
 Korespondensi Surat Masuk dan Surat Keluar × 
Disribusi Surat
 Disposisi Surat
 Ekspedisi Disposisi  
 Riwayat dan Pencabutan Disposisi
 Asistensi Monitoring
× 
Surat Internal
 Surat Edaran
 Surat Telaah × 
 Pengajuan Surat
 Memorandum
Lain – Lain
 Pengaturan Aplikasi
 Pengaturan Data Umum  
 Pengaturan Akun dan Hak Akses
 Pengaturan Unit Kerja dan Pegawai
CLIENT SUPPORT
Garansi 3 Bulan 6 Bulan
Instalasi, Pelatihan dan Pendampingan 2-3 Hari 3-5 Hari

HARGA Rp. 40.000.000 Rp. 70.000.000

 PAKET PENAWARAN ADD ON SIPAS

ADD ON SIPAS

Fitur Tambahan Tersedia Dalam Paket HARGA

Notifikasi Email Profesional, Enterprise Rp. 2.000.000

Notifikasi SMS Profesional, Enterprise Rp. 3.000.000

Aplikasi Android Profesional, Enterprise Rp. 7.000.000

Lacak Surat Profesional, Enterprise Rp. 1.000.000

Direct Scanner Profesional, Enterprise Rp. 1.000.000

Demo aplikasi SIPAS dapat diakses di https://demo.sipas.id

Username: demo
Password : password
 JADWAL WAKTU PELAKSANAAN

Pengembangan aplikasi SIPAS membutuhkan waktu 4 minggu dengan rincian pada tabel di
bawah ini:

MINGGU
NO URAIAN KEGIATAN KETERANGAN
I II III IV

1 Analisa dan perencanaan

Pengembangan dan penyesuaian Waktu penyelesaian

2
aplikasi pekerjaan
4 (empat)
3 Implementasi
Minggu
4 Training dan serah terima

SYARAT DAN KETENTUAN

Adapun syarat dan ketententuan pengembangan aplikasi SIPAS yaitu:

o Bisa diagendakan presentasi / demo aplikasi di tempat.

o Harga belum termasuk biaya kustomisasi (Jika ada penambahan / perubahan fitur)*
o Harga belum termasuk biaya akomodasi implementasi dan pelatihan
o Waktu dapat berubah jika ada kustomisasi fitur.
o Harga hanya aplikasi saja, belum termasuk perangkat pendukung.
o Perangkat pendukung meliputi (Komputer Server, Scanner, Komputer Operator)
disediakan pihak client.
o Jika membutuhkan pengadaan barang, pihak Sekawan Media bisa membantu
rekomendasikan barang yang sesuai.
o Harga berlaku 30 hari setelah penawaran diterbitkan dan harga dapat berubah sewaktu -
waktu.
o Harga belum termasuk PPN.