BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Laporan Kegiatan CPS

Kegiatan CPS atau Corporate Project Study di RSAU dr. M. Munir Lanud

Abdulrachman Saleh dilakukan pada tanggal 1 Juli 2019 hingga 31 Agustus 2019.

Kegiatan CPS dimulai jam 07.00 hingga jam 15.00 pada hari aktif kerja yaitu hari

Senin hingga Jum’at. Sedangkan pada hari sabtu, tanggal merah atau hari besar

lainnya kegiatan CPS diliburkan

Aturan pemakaian seragam sesuai dengan yang telah ditentukan oleh

pihak rumah sakit, yaitu pada hari Senin dan Selasa menggunakan seragam

PDH putih, Rabu dan kamis menggunakan Almamater kampus dengan bawahan

rok/celana hitam, dan pada hari Jum’at menggunakan pakaian batik. Untuk

perizinan tidak mengikuti kegiatan CPS yaitu apabila tidak masuk karena sakit

maka harus menyerahkan surat sakit dari dokter, sedangkan apabila tidak masuk

karena izin maka harus memberikan surat izin dari orang tua

Kegiatan CPS dibagi menjadi 4 bagian, yaitu 1 bagian pendaftaran pasien,

1 bagian SEP, 1 bagian tracher, dan 2 lainnya bagian retensi. Akan tetapi

terkadang salah satu membantu untuk kegiatan di klinik. Bagian pendaftaran

pasien yaitu bagian awal dari pasien itu masuk ke rumah sakit, baik untuk

berobat, IGD, maupun rawat inap. Sehingga hal yang dilakukan dalam

pendaftaran yaitu pertama mengucapkan salam (selamat pagi atau selamat

siang) dan menanyakan maksud dan tujuan pasien datang ke rumah sakit,

kemudian menanyakan pasien tersebut menggunakan BPJS atau SWASTA.

Apabila menggunakan swasta atau umum, maka pasien tersebut akan dikenakan

biaya sesuai tarif yang telah ditentukan oleh rumah sakit. Akan tetapi, apabila

pasien tersebut menggunakan BPJS, maka pasien tersebut harus sudah

29
 30

melengkapi syarat dan ketentuan yang harus dibawa untuk berobat sesuai

prosedur yang telah ditentukan oleh BPJS yaitu berupa 1 fc surat rujukan yang

telah didapat dari faskes pertama, 1 fc KTP, 2 fc kartu BPJS, dan 1 fc KK.

Apabila pasien tersebut memiliki surat kontrol, maka surat kontrol itu juga

dilampirkan bersama persyaratan yang lainnya. Setelah semua persyaratan

tersebut telah lengkap, maka data pasien tersebut didaftarkan kedalam SIMRS,

lalu dituliskan nama, nomor RM, dan poli yang dituju kedalam tracher untuk dicari

berkasnya

Bagian SEP yaitu mencetak Surat Elegibiltas Pasien dengan

memasukkan nomor rujukan yang sudah tertera dalam surat rujukan. Setelah

SEP tercetak, maka mengarahkan pasien untuk ke poli sesuai yang dituju.

Kemudian bagian bagian tracher yaitu bagian mencari berkas pasien yang telah

didaftarkan, kemudian mengantarkan ke poli sesuai dengan tracher yang

didapatkan dari pendaftaran. Sedangkan bagian retensi yaitu pemindahan berkas

dari rak aktif ke rak in-aktif dengan melihat tahun terakhir kali pasien tersebut

berkunjung. Apabila suatu sudah 5 tahun sejak terakhir pasien berkunjung, maka

berkas tersebut akan dipindahkan ke rak in-aktif

Kegiatan assembling, yaitu mengurutkan form rekam medis mulai dari

general consent hingga ringkasan pasien pulang, dan pada bagian kanan bawah

form terdapat nomor untuk memudahkan mengurutkan form rekam medis.

Kegiatan KLPCM merupakan kegiatan untuk memeriksa berkas rekam medis

apakah pengisian catatan medis dalam berkas rekam medis tersebut sudah

lengkap atau belum. Apabila terdapat ketidaklengkapan dalam pengisian catatan

medis ini, maka diberikan tanda terlebih dahulu pada bagian yang tidak lengkap

dan berkas rekam medis tersebut dikembalikan kepada petugas kesehatan yang

belum melengkapi catatan medis tersebut untuk melengkapi kembali. Selain itu,

data KLPCM tersebut akan dimasukkan ke dalam format excel untuk mengetahui
 31

seberapa lengkap berkas rekam medis tersebut dan memonitor keberadaan

berkas rekam medis.

4.2 Hasil dan Pembahasan

4.2.1 Hasil

4.2.1.1 Data Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap ke Instalasi

Rekam Medis RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman Saleh Periode 1 Juli

– 31 Juli 2019

Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di RSAU dr. M. Munir

Lanud Abdulrachman Saleh pada bulan Mei dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Tabel 4.2.1.1.1 Daftar Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap

WAKTU KIRIM 24
NO TGL MRS NO RM TGL KRS RUANG
PENGEMBALIAN JAM
1 02-07-19 024262 04-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

2 08-07-19 004004 12-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

3 01-07-19 021993 04-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

4 04-07-19 024323 07-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

5 09-07-19 024423 10-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

6 17-07-19 024499 19-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

7 02-07-19 005852 04-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

8 17-07-19 019526 20-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

9 10-07-19 024391 12-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

10 14-07-19 018779 16-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

11 05-07-19 024371 07-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

12 15-07-19 024437 17-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

13 18-07-19 024527 21-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

14 10-07-19 024432 12-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

15 11-07-19 024464 15-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

16 18-07-19 024530 20-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

17 21-07-19 018786 23-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

18 04-07-19 021041 05-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

19 16-07-19 016507 18-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

20 17-07-19 021867 19-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

21 19-07-19 024540 21-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

22 19-07-19 024539 21-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

23 05-07-19 002132 07-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

24 25-07-19 024593 29-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

25 01-07-19 024249 04-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

 32

26 06-07-19 024378 07-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

27 17-07-19 024416 19-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

28 21-07-19 024542 23-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

29 12-07-19 024450 15-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

30 22-07-19 024460 24-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

31 17-07-19 022248 18-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

32 18-07-19 022081 20-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

33 08-07-19 008867 12-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

34 21-07-19 018942 24-07-29 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

35 24-07-19 024582 26-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

36 16-07-19 001877 18-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

37 20-07-19 017590 22-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

38 29-07-19 020064 01-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

39 14-07-19 024452 16-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

40 29-07-19 024606 01-08-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

41 31-07-19 024575 02-08-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

42 22-07-19 006791 28-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

43 25-07-19 024594 28-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

44 28-07-19 001429 31-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

45 30-07-19 018614 01-08-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

46 31-07-19 015469 02-08-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

47 27-07-19 019011 01-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

48 26-07-19 024603 27-07-19 ANGGREK 1X24 JAM TDK TEPAT

Sumber Data: Petugas Rekam Medis RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman

Saleh

Tabel observasi diatas keterlambatan berkas rekam medis rawat inap

bulan Mei di RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman Saleh diketahui dari

jumlah keseluruhan berkas terdapat 100% atau semua berkas mengalami

keterlambatan pengembalian ke ruang rekam medis

Tabel 4.2.1.1.2 Daftar Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis

Rawat Inap

KETEPATAN PENGEMBALIAN BERKAS

NO NO RM
1 02.42.62
2 00.40.04
3 02.19.93
4 02.43.23
5 02.44.23
<1X24 JAM >1X24 JAM
─ √
─ √
─ √
─ √
─ √
 33

6 02.44.99 ─ √
7 00.58.52 ─ √
8 01.95.26 ─ √
9 02.43.91 ─ √
10 01.87.79 ─ √
11 02.43.71 ─ √
12 02.44.37 ─ √
13 02.45.27 ─ √
14 02.44.32 ─ √
15 02.44.64 ─ √
16 02.45.30 ─ √
17 01.87.86 ─ √
18 02.10.41 ─ √
19 01.65.07 ─ √
20 02.18.67 ─ √
21 02.45.40 ─ √
22 024539 ─ √
23 00.21.32 ─ √
24 02.45.93 ─ √
25 02.42.49 ─ √
26 02.43.78 ─ √
27 02.44.16 ─ √
28 02.45.42 ─ √
29 02.44.50 ─ √
30 02.44.60 ─ √
31 02.22.48 ─ √
32 02.20.81 ─ √
33 00.88.67 ─ √
34 01.89.42 ─ √
35 02.45.82 ─ √
36 00.18.77 ─ √
37 01.75.90 ─ √
38 02.00.64 ─ √
39 02.44.52 ─ √
40 02.46.06 ─ √
41 02.45.75 ─ √
42 00.67.91 ─ √
43 02.45.94 ─ √
44 00.14.29 ─ √
45 01.86.14 ─ √
46 01.54.69 ─ √
47 01.90.11 ─ √
48 02.46.03 ─ √
Sumber Data: Petugas Rekam Medis RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman

Saleh
 34

4.2.2 Pembahasan

4.2.2.1 Tingkat ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap di

instalasi rekam medis pada periode 1 bulan di RSAU dr. M. Munir Lanud

Abdulrachman Saleh

Berdasarkan hasil observasi di RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman

Saleh, tingkat ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap pada

bulan Juli 2019 tidak tepat. Dari keseluruhan berkas sejumlah 48 berkas rekam

medis rawat inap bulan Juli 2019, seluruhnya kembali ke ruang rekam medis

secara tidak tepat, yang mana seharusnya dalam kurun waktu 1x24 jam harus

sudah kembali. Akan tetapi, di RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman Saleh ini

sering terjadi keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, yaitu lebih dari

1x24 jam berkas rekam medis rawat inap baru dikembalikan. Angka

keterlambatan pada bulan Juli 2019 ini sebesar 100%, sedangkan waktu

ketidaktepatan waktu pengembalian paling lama mencapai 4 hari.

Berkas rekam medis yang telah selesai perawatan ataupun pasien sudah

keluar pengembalian berkas rekam medis diserahkan kepada bagian assembling

dalam waktu selambat-lambatnya 1x24 jam (Shofari, B 2002). Dalam observasi

ini, pengembalian rekam medis mengalami keterlambatan karena salah satunya

belum ada kelengkapan pengisian catatan medis sehingga harus menunggu

tenaga medis untuk melengkapi kembali catatan yang belum lengkap.

4.2.2.2 Faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis

rawat inap di instalasi rekam medis di RSAU dr. M. Munir Lanud

Abdulrachman Saleh

Terjadinya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap

di RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman Saleh disebabkan oleh :

1. Berdasarkan SDM atau Sumber Daya Manusia, di RSAU dr. M. Munir

Lanud Abdulrachman Saleh masih tergolong kurang, seperti di instalasi

 35

rekam medis yang hanya beranggotakan 4 orang sehingga untuk bagian

assembling, KLPCM, pendaftaran, dan pembuatan SEP masih serabutan

yang mengakibatkan ketidakefisienan waktu. Selain di instalasi rekam

medis, pada tenaga medis lainnya yang bersangkutan mengisi catatan

medis masih kurang, sehingga pengembalian berkas rekam medis rawat

inap yang mengalami ketidaklengkapan pengisian catatan medis

membutuhkan waktu lebih lama yaitu lebih dari 1x24 jam.

2. Faktor lainnya adalah kesibukan dokter, hal ini menyebabkan berkas

rekam medis belum bisa segera kembali ke ruang rekam medis karena

terbatasnya waktu yang dimiliki dokter karena dokter lebih

mengutamakan pelayanan yang diberikan kepada pasien, sedangkan

berkas rekam medis yang belum lengkap pengisian catatan medis harus

dilengkapi terlebih dahulu terutama pada bagian tanda tangan dokter

sebagai keabsahan rekaman. Dalam keterlambatan pengisian catatan

medis maupun tanda tangan tersebut menyebabakan keterlambatan

pengembalian berkas rekam medis rawat inap.

3. Dalam peminjaman berkas rekam medis rawat inap maupun rawat jalan

seharusnya dicatat terlebih dahulu di dalam buku ekspedisi untuk

mengetahui keberadaan berkas rekam medis yang dipinjam. Sehingga

apabila terjadi kehilangan berkas rekam medis, dapat diketahui posisi

terakhir berkas rekam medis. Dalam RSAU dr. M. Munir Lanud

Abdulrachman Saleh terkadang dalam peminjaman berkas rekam medis

tidak dicatat terlebih dahulu, sehingga apabila pasien berobat atau kontrol

dan berkas rekam medis pasien tersebut tidak ada di ruangan, maka

petugas rekam medis akan kebingungan untuk mencari berkas tersebut.

Karena di dalam buku ekspedisi tidak ada catatan peminjaman berkas

tersebut. Selain itu, pengembalian berkas rekam medis menjadi sangat

 36

terlambat karena petugas rekam medis tidak mengetahui siapa yang

meminjam berkas rekam medis tersebut, sehingga petugas rekam medis

tidak bisa memperingatkan kepada petugas medis yang meminjam untuk

segera mengembalikan berkas rekam medis tersebut ke ruangan.

4.2.2.3 Dampak keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di

instalasi rekam medis di RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman Saleh

Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke ruangan

mengakibatkan beberapa dampak bagi rumah sakit maupun penerima pelayanan

kesehatan, meliputi :

1. Mutu pelayanan kesehatan di RSAU dr. M. Munir Lanud

Abdulrachman Saleh menjadi berkurang. Hal ini disebabkan karena

pasien post rawat inap yang seharusnya mendapatkan pelayanan

kesehatan sesegera mungkin menjadi terhambat atau membutuhkan

waktu yang lebih lama dikarenakan berkas rekam medis rawat inap

belum kembali ke ruangan sehingga membutuhkan waktu yang lebih

lama untuk mengambil berkas rekam medis dan mengirimnya ke poli

yang dituju oleh pasien tersebut.

2. Keterlambatan pemanggilan pasien post rawat inap untuk melakukan

pemeriksaan medis merupakan salah satu dampak dari

keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Karena

berkas rekam medis yang seharusnya sudah di ruangan dan dapat

langsung diantarkan ke poli yang dituju menjadi terlambat dan

membutuhkan waktu yang lebih lama sehingga pasien pun juga

menunggu lebih lama untuk dapat dilakukan pemeriksaan medis.

3. Ada sebagian pasien yang harus diperiksa sesegera mungkin, namun

dikarenakan berkas rekam medis tersebut mengalami keterlambatan

pengembalian sehingga dokter maupun perawat harus menanyakan

 37

kembali riwayat penyakit yang diderita oleh pasien tersebut. Hal ini

memakan waktu yang lebih lama dan data yang didapat kurang

signifikan karena informasi data penyakit pasien hanya didapatkan

dari hasil anamnesa terbaru bukan dari data berkas rekam medis

yang lama. Sehingga apabila berkas rekam medis yang mengalami

keterlambatan sudah kembali, maka dapat menyebabkan terjadinya

anamnesa ganda atau diagnosa yang berbeda.

4.2.2.4 Upaya untuk mengatasi keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis rawat inap di RSAU dr. M. Munir Lanud Abdulrachman Saleh

Dalam upaya peningkatan mutu pelayanan pada RSAU dr. M. Munir

Lanud Abdulrachman Saleh, tingkat keterlambatan pengembalian berkas rekam

medis ke instalasi rekam medis harus dikurangi. Maka untuk bisa menerapkan

tingkat ketepatan pengembalian berkas rekam medis menjadi tepat waktu,

diperlukan beberapa upaya yang dapat dilakukan oleh petugas rekam medis.

Upaya yang dapat dilakukan yaitu dengan melakukan adanya kerjasama antara

petugas rekam medis dengan tenaga kesehatan yang lainnya seperti dokter,

perawat, farmasi, dan sebagainya untuk segera melengkapi berkas rekam medis

pasien, diantaranya adalah dengan membuat form ketepatan pengembalian

berkas rekam medis menggunakan Ms. Access 2007.

 38

Gambar 4.2.2.4.1 Form Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis

Sumber Data: Data Pribadi

Langkah awal dari pembuatan form yaitu petugas rekam medis

menginput data rekam medis yang telah diterima dari ruang rawat inap dengan

memasukkan data sesuai tabel yang telah dibuat seperti pada gambar dibawah

ini :

Gambar 4.2.2.4.2 Label Pengembalian dan Ketepatan Waktu Pengembalian

Sumber Data: Data Pribadi

Dengan mengisi tabel sesuai dengan petunjuk, maka data tiap pasien

akan menjadi bentuk form dan terdapat label kosong yang berisi pengembalian

dan juga ketepatan waktu pengembalian berkas. Hal itu bertujuan untuk
 39

mempermudah petugas rekam medis dalam mengidentifikasi tingkat ketepatan

pengembalian berkas rekam medis di rumah sakit tersebut

Gambar 4.2.2.4.3 Isian Form Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis

Sumber Data: Data Pribadi

Selain itu, dengan membuat form seperti diatas maka petugas rekam

medis juga bisa mengontrol keberadaan berkas rekam medis rawat inap tersebut.

Sehingga ketika berkas tersebut sudah akan melebihi batas waktu pengembalian,

petugas rekam medis akan bisa langsung mendatangi instalasi yang

bersangkutan dan mengingatkan kembali agar berkas tersebut bisa segera

kembali ke unit rekam medis dan tidak terjadi keterlambatan pengembalian

berkas rekam medis tersebut. Dan dengan menggunakan form diatas, maka

instalasi yang bersangkutan juga bisa menyelesaikan kelengkapan berkas lebih

cepat karena terdapat catatan dalam form itu mengenai batas pengembalian

berkas rekam medis tersebut. Dan apabila terjadi keterlambatan pengembalian,

maka petugas rekam medis mengisi form yang telah tersedia dan klik tombol
 40

“Save”. Maka secara otomatis data tersebut sudah masuk kedalam tabel

ketepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap.