FUNGSI ATAU PROSES ADMINISTRASI PENDIDIKAN DISEKOLAH

(Tata Bahan di Sekolah)

OLEH:

NAMA : AMINAH

NIM : E1M017001

PROGRAM STUDI : PENDIDIKAN KIMIA

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS MATARAM
2018
A.PERENCANAAN (PLANNING)

Perencanaan merupakan suatu langkah persiapan ila iam pelaksanaan suatu pekerjaan
untuk mencapai tujuan tertentu. Proses penyusunan rencana yang harus diperhatikan adalah
menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam mencapai tujuan,yaitu dengan
mengumpulkan data, mencatat, dan menganalisis data serta merumuskan keputusan. Satu hal
yang penting yang menentukan perencanaan adalah pembuatan keputusan yang merupakan
proses yang mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan dalam pembuatan perencanaan.
Pola pengambilan keputusan yang dapat dilakukan adalah pengumpulan data yang diperoleh
dari pencatatan dan penelitian pengembangan data, penganalisisan data,pengambilan
Keputusan, pengoperasian data, dan penentuan data operasional.

Adapun langkah-langkah dalam perencanaan adalah:

 Menentukan/memutuskan tujuan yang hendak dicapai
 Mengidentifikasi masalah atau pekerjaan yang akan dilakukan
 Menghimpun data dan informasi yang diperluaskan
 Menentukan tahap-tahap kegiatan
 Merumuskan bagaimana masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana tahapan pekerjaan
dilakukan

Di samping langkah-langkah tersebut,dalam menyusun perencanaan ada beberapa

persyaratan yang harus diperhatikan persyarat-persyarat tersebut antara lain :
 Perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas
 Perencanaan harus bersifat sederhana,realitas dan praktis
 Perencanaan harus terperinci dan memuat segala uraian serta identifikasi tindakan
sehingga mudah dipedomani dan dijalankan
 Perencanaan harus fleksibel sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi
dan kondisi dan situasi yang sewaktu-waktu berubah
 Perencanaan hendaknya menghindari adanya duplikasi atau over lapping

Dalam menentukan penganalisisan dala perlu diperhatikan:

1. Perumusan tujuan kegiatan. Tujuan merupakan bagian dari perencanaan yang

mengendalikan kegiatan. Perumusan tujuan ini akan menjadi tepat bila diambil dari hasil
analisis yang akurat sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Hal yang perlu
diingat dalam merumuskan tujuan adalah mengutamakan sifat praktis, jelas, dan tegas.
2. Penentuan yang lengkap kegiatan untuk mencapai tujuan. Sem ua aspek yang tercakup
dalam ruang lingkup ini harus terarah dan tidak boleh terpisah antara satu aspek dengan
aspek lainnya. Masing-masing dari aspek tersebut harus saling menunjang dan saling
melengkapi untuk meningkatkan efisiensi pencapaian tujuan. Bila tidak demikian, maka
tujuan yang diharapkan tidak akan tercapai.
3. Penentuan jangka waktu yang diperlukan. Jangka waktu yang diperlukan bergantung pada
sifat dan jenis tujuan dan ruang lingkup yang ditetapkan. Penetapan jangka waktu ini
harus memperhitungkan luasnya ruang lingkup kegiatan sehingga dapat mencapai tujuan.
Bila jangka waktu yang ditentukan itu terbatas, maka ruang lingkup yang disediakan
harus sesuai dengan jangka waktu yang ada.
4. Menetapkan metode dan alat yang akan digunakan. Metode yang digunakan harus efektif,
mudah, ringan, tidak membutuhkan waktu lama, tidak memboroskan waktu dan dana,
serta berisiko ringan. Penetapam metode ini dipengaruhi pula oleh pikiran, tenaga, waktu,
ruang, dana yang tersedia, jika semua itu dalam keadaan terbatas sebaiknya menggunakan
metode yang mudah, sederhana, ringan, dan tidak mengandung risiko.Adapun yang
termasuk alat adalah tenaga dan dana yang tersedia. Dalam hal ini, alat yang digunakan
harus sesuai dengan metode yang ditentukan dan memudahkan pencapaian tujuan
sehingga mampu memberikan hasil semaksimal mungkin.
5. Merumuskan penilaian untuk mencapai tujuan (Evaluasi).

Kegiatan ini ditujukan untuk menilai proses kerja secara keseluruhan, yaitu meliputi
pengontrolan terhadap keserasian dan ketepatan alat yang dipergunakan serta kemampuan
setiap orang yang terlibat dalam mewujudkan kerja. Selain itu, kegiatan ini diperlukan untuk
menentukan apakah tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai dengan mempergunakan
metode, alat, dan cara yang telah ditetapkan.Secara jelas, langkah-langkah untuk menentukan
perencanaan adalah:

1. Menentukan tujuan yang akan dicapai.

2. Mengadakan penelitian masalah.
3. Mengumpulkan data.
4. Menentukan langkah yang akan ditempuh dalam usaha pencapaian tujuan.
5. Mencari upaya pemecahan masalah dan penyelesaian pekerjaan.

Adapun syarat-syarat dalam membuat perencanaan adalah:

 Memiliki tujuan yang jelas, namun sederhana, dan bersifat praktis.

  Menghindari sikap untung-untungan dalam menentukan perencanaan dan
menghindari adanya penduplikasian perencanaan.
 Mengoordinasikan kegiatan yang akan dilakukan sehingga dapat mencapai tujuan
yang diharapkan.
 Mengatur pelaksanaan kegiatan berdasarkan urutan kepentingan masing-masing
sehingga tidak terjadi tumpang tindih antara satu kegiatan dengan kegiatan yang
lainnya.
 Melakukan penghematan tenaga, biaya, dan waktu dan memanfaatkan sumber daya
yang tersedia dengan sebaik-baiknya dan menyesuaikan kegiatan dengan jumlah dana
yang tersedia.

B.PENGORGANISASIAN(ORGANIZING)

Pada dasarnya, pengorganisasian termasuk dalam kegiatan penyusunan rencana untuk

menciptakan hubungan kerja antar personal dalam suatu kegaiatan organisasi. Dengan
demikian, dapat dikatakan bahwa fungsi pengorganisasian merupakan fungsi perencanaan.
Dalam perencanaan dilakukan pengelompokkan bidang-bidang kerja dalam ruang lingkup
kegiatan tertentu. Pengelompokan bidang kerja ini harus dapat menciptakan hubungan kerja
yang jelas agar antara satu bidang dengan bidang lainnya serta masing-masing bidang
tersebut saling melengkapi sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan tujuan yang diharapkan
dapat tercapai.

Beberapa urainan definisi dari organisasi:

 Organisasi adalah kegiatan menyusun struktur dan membentuk hubungan-hubungan

agar diperoleh kesesuaian dalam usaha mencapai tujuan bersama
 Organisai adalah sistem kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan
bersama.
 Organisai adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan sehingga terwujudlah
kesatuan usaha dalam mencapai maksud dan tujuan pendidikan.
 Organisasi adalah setiap sistem kerja sama yang dijalankan oleh sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.

Definisi yang disebutkan di atas hanyalah sekadar contoh karena masih banyak definisi
lainnya yang tidak dapat disebutkan satu per satu. Namun, yang perlu diperhatikan bahwa
pada dasarnya semua definisi organisasi memiliki pengertian yang sama, yaitu suatu kerja
sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah disepakati
bersama. Kerja sama tersebut hanya dapat terwujud bila orang-orang yang terlibat dalam
organisasi saling berkomunikasi antara satu dengan lainnya dalam melaksanakan tugas-tugas
mereka. Selain itu, beban tugas, wewenang, dan tanggungjawab yang diberikan kepada
mereka sesuai dengan kemampuan, pengetahuan, dan pengalaman mereka. Dengan adanya
komunikasi dan keselarasan di antara mereka maka tujuan organisasi dapat tercapai. Suatu
organisasi harus memenuhi beberapa prinsip umum, di antaranya:

1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas dan kesamaan pandangan seluruh
personal yang terlibat dalam organisasi.
 2. Organisasi harus memiliki pimpinan yang mampu mengarahkan para anggotanya
serta mendelegasikan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kepada mereka sesuai
dengan bakat, pengetahuan dan kemampuan mereka.
3. Organisasi memiliki struktur organisasi yang disusun sesuai dengan kebutuhan
sehingga batasan wewenang pekerjaan antarpersonal menjadi jelas.

Organisasi memiliki berbagai fungsi di antaranya adalah:

• Menetapkan bidang-bidang kerja, metode dan alat yang dibutuhkan, serta personal yang
dibutuhkan.
• Membina hubungan antara personal yang terlibat, tanggung jawab, wewenang, hak dan
kewajiban mereka sehingga mempercepat tercapainya tujuan organisasi.

Adapun asas dalam organisasi, di antaranya adalah:

1. Organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai
dengan kebutuhan. Dengan demikian, perluasan aktivitas yang mengharuskan
penambahan jumlah satuan kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam
satuan kerja yang ada.
2. Pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja.
Pengelompokan beban tugas yang sejenis harus dihubungkan dengan volume kerja.
Beban kerja setiap satuan kerja harus memiliki batas-batas yang jelas dan sebanding
pada tiap-tiap tingkatnya.
3. Organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. Dengan
demikian, pimpinan organisasi hanya melakukan tugas yang penting saja. Setiap
anggota melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan beban tugas masing-masing.
4. Organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol. Rentangan kontrol ini dipengaruhi
oleh jenis dan sifat pekerjaan, jarak antara unit yang dikontrol, volume tugas dan
stabilisasi organisasi.
5. Organisasi harus mengandung Kesatuan perintah. Kesatuan perintah ini harus jelas
antara pimpinan organisasi dengan anggota organisasi sehingga tidak terjadi tumpang
tindih dalam pelaksanaan kerja.
6. Organisasi harus fleksibel dan seimbang. Dalam arti bila terjadi perubahan atau
penambahan volume kerja maka struktur organisasi harus disesuaikan

C.PENGARAHAN

Pengarahan adalah suatu proses pembimbingan, pemberi petunjuk, dan intruksi

kepada bawahan agar mereka bekerja sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Pengarahan (Direction) adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti keinginannya
dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan jabatan secara efektif dan pada
tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan. Termasuk didalamnya
memberitahukan orang lain apa yang harus dilakukan dengan nada yang bervariasi mulai dari
nada tegas sampai meminta atau bahkan mengancam. Tujuannya adalah agar tugas-tugas
dapat terselesaikan dengan baik.
Pengarahan (directing) merupakan pengarahan yang diberikan kepada anggota organisasi,
sehingga mereka menjadi karyawan yang berpengerahuan dan akan bekerja efektif menuju
sasaran yang telah ditetapkan organisasi. Directing juga mencakup kegiatan yang dirancang
 untuk memberikan orientasi kepada pegawai antara lain informasi tentang hubungan antar
bagian, antar pribadi, kebijaksanaan, dan tujuan organisasi.
Falsafah yang dikembangkan dalam fungsi pengarahan ini adalah suatu cara berfikir dalam
menejemen yang meliputi pengamatan, pengertian terhadap konsep dan keyakinannya untuk
mengambil tindakan. Oleh karena itu, kerja sama dalam satu tim kerja di sekolah
memerlukan proses pemantauan (monitoring) yang intesif, yaitu suatu kegiatan untuk
mengumpulkan data informasi berkaiatan dengan apa yang dilakukan dalam usaha
mengetahui seberapa jauh kegiatan pendidikan yang telah dilakukan oleh guru, konselor, dan
karyawan sekolah lainnya telah mencapai tujuannya.

1. Kepemimpinan
Para ahli banyak berpendapat kalau suatu pengarahan merupakan fugsi terpenting
dalam manajemen. Karena merupakan fungsi terpenting maka hendaknya pengarahan ini
benar-benar dilakukan dengan baik oleh seorang pemimpin. Karena pemimpin adalah
manajemen pengarahan yang berhubungan dengan usaha memberikan bimbingan dan saran
kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing, maka pengarahan ada
hubungannya dengan kepemimpinan atau seorang manager yang akan memberikan
pengarahan dalam suatu organisasi atau perusahaan.
Hal yang penting didalam fungsi pengarahan ialah bagaimana kepemimpinan berperan besar
untuk memotivasi dan tentu saja mengarahkan dan mendorong kepada setiap orang yang ia
pimpin untuk mencapai tujuan yang sesuai dengan kapasitasnya.
Pengarahan-pengarahan dapat berupa:
1. Penjelasan tentang apa, mengapa dan bagaimana tugas;
2. Urutan prioritas penyelesaian;
3. Prosedur kerja;
4. Sarana dan sumber yang dapat dirnanfaatkan;
5. Pihak-pihak yang berkait dengan urusannya, baik langsung maupun tidak langsung; dan
6. Bagaimana melakukan penilaian terhadap penyelesaian tugas tersebut.

1. Kebijakan

Kebijakan pendidikan merupakan kebijakan publik, bahkan sebagaimana menurut

Pressman dan Wildavsky yang dikutip dalam (Ezmir dan Sam 2010), bahwa saat ini
pendidikan adalah pusat wilayah kebijakan publik. Kebijakan pendidikan sebagai kebijakan
publik adalah kebijakan sebagai keputusan tetap dicirikan oleh konsistensi dan pengulangan
tingkah laku dari mereka yang membuat dan dari mereka yang mematuhi keputusan tersebut.
Konsistensi ditinjau berdasarkan hirarki kebijakan.
Analisis SWOT tentang kebijakan seputar supervisi pendidikan,yaitu bias diuraikan sebagai
berikut:
Kekuatan : supervisi bukan barang baru
a). Supervisi bagi kepala sekolah bukanlah hal aneh dan baru. Bagi kepala sekolah setelah
zaman kemerdekaan, tugas kompleks kepala sekolah telah menjadi tuntutan.
b) Para guru menyadari betul bahwa segala usaha yang dilakukan semata-mata demi
tercapainya tujuan pembelajaran yang efektif. Keefektifan ini akan berdampak pada hasil
belajar siswa.
c) Kerjasama yang baik dan harmonis antara kepala sekolah, guru, dan pegawai lainnya akan
melancarkan implementasi program pendidikan yang direncanakan bersama.
d) Adanya pengawasan atau supervisi dari dinas pendidikan kabupaten/kota akan membuat
kepala sekolah, guru, dan pegawai lainnya selalu berada pada kondisi siap mengerjakan
yang terbaik.
Hambatan : hubungan atasan-bawahan
a) Sering kali pendekatan kepala sekolah selaku supervisor didasari atas hubungan atasan-
bawahan.
b) Masih adanya sebagian supervisor (penilik/pengawas) dari dinas pendidikan
kabupaten/kota selain bersikap bagai atasan-bawahan saat menjalankan tugasnya, jika
ingin dilayani sebagai raja.
c) Sebagian dupervisor hanya menunjukkan kesalahan dan kekurangan kinrja kepala sekolah,
guru, dan staff tanpa berupaya memberikan solusi pemecahan atau memberikan
bagaimana yang seharusnya dan sebaiknya.

Peluang : kesadaran kepala sekolah dan guru

a) Fungsi kepala sekolah sebagai supervisor dalam administrasi pendidikan telah disadari
sepenuhnya oleh kepala sekolah dan telah biasa dijalankan.
b) Tugas guru yang utama, baik untuk keperluan diawasi atau tidak selalu mengacu pada
perbaikan hasil belajar siswa.

Tantangan : mental supervisor

a) Mental supervisor yang tidak jujur akan menghambat hasil kemajuan sekolah yang
diawasinya karena tidak difokuskan pada fungsi yang sesungguhnya, melainkan hanya
memikirkan amplop semata (upeti).
b) Pola hubungan atasan0bawahan yang dikondisikan sebagai sisa peninggalan orde baru
membuat kinerja kepala sekolah, guru, dan staf kurang efektif. Selalu merasa di bawah
tekanan.

Rekomendasi tentang permasalahan kebijakan seputar supervisi pendidikan:

a) Para kepala sekolah disarankan agar menguasai ilmu administrasi pendidikan atau
manajemen pendidikan
b) para kepala sekolah diharapkan dapat menjadikan guru dan pegawai lainya sebagai mitra
kerja, bukan dianggap sebagai bawahan smeta.
c) Para penilik dan pengawas diharapkan lebih memahami besar fungsi dan peran supervisi
dan dapat menjalankan peran dan fungsinya tersebut sebagaimana mestinya.

3.Koordinasi
 Salah satu fungsi pokok administrasi adalah koordinasi. Organisasi tanpa koordinasi
sulit kiranya untuk mengatur seluruh rencana dan implementasi rencana kegiatan dalam
usaha mengejar tujuan bersama. Hubungan kerja yang telah diatur dalam proses
pengorganisasian dipengaruhi agar berfungsi sebagai satu kesatuan melalui kegiatan
pengorganisasian.

1) Konsep Dasar Pengkoordinasian

coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk

melakukan berbagai kegiatan dengan menghubungkan dan menyelaraskan perkerjaan
bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah. Pengkoordinasian mengandung makna
menjaga agar tugas-tugas yang telah dibagi tidak dikerjakan menurut kehendak pribadi atau
masing-masing kelompok, tetapi harus dikerjakan menurut aturan dan dipandu oleh seorang
koordinator.Pengkoordinasian tidak selalu terjadi di dalam internal organisasi, karena pada
kenyataannya organisasi selalu berhubungan dengan masyarakat. Organisasi pendidikan
dalam hal ini sekolah negeri, pertanggungjawaban penyelenggaraan pendidikan selalu
dikaitkan dengan kegiatan pelaporan yang berkoordinasi dengan pejabat berwenang di atas
kepala sekolah. Menurut Susilo(2014), koordinasi terdiri dari beberapa tipe di antaranya
koordinasi vertikal, horizondal dan diagonal. Berikut adalah tipe-tipe koordinasi:

1. Koordinasi vertikal,adalah koordinasi antara pimpinan dengan bawahan langsung atau

pimpinan dengan atasan.
2. Koordinasi Horizontal,adalah koordinasi antara unit dengan unit selevel di bawah
pimpinan.
3. Koordinasi Diagonal,adalah koordinasi antara personil yang bekerja pada tingkatan
yang berbeda.
4. Koordinasi Eksternal,adalah koordinasi antara organisasi dengan lingkungan di luar
organisasi.

Organisasi sekolah yang di dalamnya terdapat pembagian tugas yang sangat subtansi,
maka pengkoorniasian mutlat diperlukan. Pembagian tugas mengajar dan pengaturan jadwal
pelajaran yang tidak dikoordinasikan dapat menyebabkan gagalnya seluruh program
perencanaan. Koordinasi yang baik tidak lepas dari peran kepala sekolah sebagai manajer.
Sagala (2009) menjelaskan, koordinasi yang baik dapat terwujud dengan beberapa syarat, di
antaranya pembagian kerja yang jelas, semangat kerja yang besar di antara personil,
tersedianya fasilitas kerja yang memadai, kontak hubungan yang lancar dan memulai suatu
tahapan pekerjaan dengan benar.

2) Proses Pengkoordinasian

 Menyusun hirarki organisasi yang jelas dan sederhana.

Menyusun hirarki organisasi sebetulnya sudah dilakukan pada tahap
pengorganisasian. Pada tahap ini, perlu adanya penyederhanaan dan pembagian kerja
setiap unit yang lebih spesifik agar masing-masing personil mengerti betul dengan
siapa dia harus berkoordinasi dalam pekerjaannya.
 Menentukan kebijakan dan deskripsi unit kerja yang jelas.
Beberapa kebijakan perlu disampaikan dalam deskripsi kerja untuk meminimalisair
tumpang tindih pekerjaan dan efektifitas koordinasi. Suatu contoh kebijakan yang
mengatur personil, ketika personil ingin berkoordinasi dengan lingkungan eksternal
organisasi maka perlu diketahui pimpinan terlebih dahulu.
  Memilih koordinator dari masing-masing unit.
Disetiap unit dalam organisasi besar biasanya dipilih seorang kepala unit yang
didelegasikan sebagai koordinator. Kepala-kepala unit inilah yang berperan
membantu manajer berkoordinasi ke dalam keseluruhan unit.
 Menyusun jadwal pertemuan rutin.
Pertemuan rutin perlu dilakukan untuk mengetahui secara berkala apakah seluruh
pekerjaan berjalan dengan baik. Pertemuan rutin juga bermanfaat bagi personil untuk
mengungkapkan ide-idenya yang bisa didengar langsung oleh semua unit.
 Mengadakan monitoring dan evaluasi.
Melalui kegiatan ini, seorang manajer menerima informasi dari pengamatan atau
laporan unit untuk menilai apakah kegiatan yang sedang atau sudah berjalan perlu
dikoordinasikan kembali atau tidak.

4.Komunikasi
Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam pelaksanaan suatu program
pendidikan. Aktivitas komunikasi ini mencakup penyebaran dan penyampaian gagasan dan
maksud, baik secara tertulis maupun lisan. Komunikasi memegang peranan penting dalam
suatu organisasi, khususnya, organisasi sekolah. Setiap personal yang terlibat harus saling
berkomunikasi agar permasalahan yang ada serta sejauh mana per¬kembangan organisasi
dapat diketahui. Dengan demikian, dapat dilakukan langkah lebih lanjut. Selain itu,
komunikasi mi juga sangat membantu dalam pembuatan keputusan. Hal ini dapat dilakukan
dengan mengumpulkan pendapat-pendapat dari para personal untuk menemukan
pendapatyang dapat menyumbangkan solusi yang tepat.
Komunikasi dapat dilakukan dalam dua macam hubungan, yaitu:

1. Hubungan tegak (vertikal) iaiah proses penyampaian berita dari pimpinan kepada
bawahan (vertikal ke bawah) maupun dari bawahan kepada pihak atasan (vertikal ke
atas). Komunikasi dapat berjalan dilakukan dengan cara vertikal ke bawah, yaitu
pimpinan organisasi memberikan pengarahan kepada seluruh personal di bawahnya
secara langsung mengenai soal-soal kebijaksanaan prosedur dan pemberian
pengarahan yang bersifat umum. Dengan demikian, pihak bawahan dapat
memberikan pengarahan tersebut kepada orang-orang yang berada di bawah mereka.
Demikian seterusnya hingga tingkat yang paling bawah sehingga setiap personal
mengetahui pengarahan tersebut. Komunikasi juga dilakukan dengan cara vertikal ke
atas, yaitu dari para personal yang berada pada tingkat bawah hingga pimpinan
organisasi. Komunikasi dengan cara seperti ini pun sangat bermanfaat bagi
perkembangan organisasi karena para anggota bawahan lebih mengetahui
permasalahan yang ada secara iangsung sehingga mereka dapat memberikan jaian
pemecahan yang terbaik. Namun, hal ini terkadang tidak dapat berjaian mulus karena
ada juga pimpinan yang tidak bersedia menerima masukan dari para anggotanya.
Selain penyampaian komunikasi tersebut, yang lainnya.
2. Hubungan datar (horizontal) hubungan antara para anggota yang memiliki kedudukan
sejajar,yaitu pengomunikasian yang dilakukan di antara para anggota sendiri. Dalam
organisasi sekolah, misalnya, antara guru dengan guru, kepala sekolah dengan kepala
sekolah, dan sebagainya. Hal ini biasanya sangat efektif karena tidak ada pihak yang
merasa memiliki kekuasaan lebih tinggi dibandingkan dengan

Selain itu, komunikasi juga dapat dibedakan atas:

  Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan secara menyeluruh ke semua
arah, dari pimpinan hingga kepada personal yang paling rendah kedudukannya dalam
organisasi, yang harus diketahui oleh seluruh anggota organisasi.
 Komunikasi informal, yaitu komunikasi yang hanya dilakukan berdasarkan hubungan
pribadi dan sosial para anggota. Komunikasi ini lebih diarahkan pada tuj uan-tujuan
organisasi.
 Komunikasi ekstern, yaitu penyampaian informasi ke luar organisasi. Dalam arti
komunikasi dilakukan dengan orang atau badan di luar organisasi tersebut.
 Komunikasi intern, yaitu penyampaian informasi antarsesama anggota organisasi.

Fungsi komunikasi dalam administrasi juga merupakan fungsi yang sangat

penting. Di dalam kegiatan diperlukan adanya motivasi,terutama motivasi intrinsik. Oleh
karena itu,pemberian motivasi dalam rangka komunikasi hendaknya memperhatikan
beberapa unsur sebagai berikut :
 Adanya keinginan untuk berhasil
 Adanya kejelasan tentang apa yang hendak dikomunikasikan
 Adanya keyakinan bahwa perubahan yang dianjurkan membawa hasil positif
 Adanya keinginan untuk menentukan,menolak ataupun menerima apa yang
dikomunikasikan ,yang dianjurkan,dan sebagainya.

5. Motivasi
1). Pengertian motivasi
Motivasi adalah perilaku yang ingin mencapai tujuan tertentu yang cenderung untuk
menetap. Motivasi juga merupakan kekuatan yang mendorong dan mengarahkan keberhasilan
prilaku yang tetap ke arah tujuan tertentu. Motivasi bisa berasal dari dalam diri seseorang
atau pun dari luar dirinya. Motivasi yang berasal dari dalam diri sesorang disebut motivasi
instrinsik, dan yang berasal dari luar adalah motivasi ekstrinsik.Motivasi adalah sebuah
kemampuan kita untuk memotivasi diri kita tanpa memerlukan bantuan orang lain.
Memotivasi diri adalah proses menghilangkan faktor yang melemahkan dorongan kita. Rasa
tidak berdaya dihilangkan menjadi pribadi yang lebih percaya diri. Sementara harapan
dimunculkan kembali dengan membangun keyakinan bahwa apa yang diinginkan bisa kita
capai.
2). Peran motivasi dam supervise pendidikan
Supervisi pendidikan yang baik, diharapkan mampu untuk memberikan kontribusi
bagi terwujudnya guru yang berintelektual dan berprestasi kerja tinggi. Selain itu juga dengan
supervisi memungkinkan guru untuk mendapatkan umpan balik secara cepat dalam
memperbaiki aktivitas-aktivitasnya, memotivasi guru untuk meningkatkan pekerjaannya
sehari-hari. Supervisi juga dimaksudkan untuk meningkatkan motivasi dan prestasi kerja guru
dalam memperbaiki pelaksanaan proses belajar-mengajar.
Oleh karena itu kepala sekolah sebagai supervisor diharapkan mampu untuk memberikan
supervisi agar guru menjadi lebih termotivasi dan lebih profesional dalam bekerja dan kepala
sekolah juga diharapkan agar trampil untuk menentukan dan meneliti kegiatan-kegiatan apa
saja yang diperlukan untuk kemajuan sekolahnya, sehingga tujuan pendidikan dapat tercapai.
Berikut peran kepala sekolah sebagai supervisor :
1. Menyampaikan kebijakan yang disampaikan oleh jabatan di atasnya kepada seluruh
bawahan dan groupnya
2. Mengatur kelompok kerja pada grup yang dipegangnya
3. Memberikan tugas pada subordinatenya
4. Melaksanakan tugas, proyek, dan pekerjaan secara langsung
5. Memberikan training pada subordinate
6. Memimpin dan memotivasi subordinate atau bawahannya
7. Menegakkan aturan yang telah di tentukan oleh perusahaan
8. Mendisiplinkan bawahan/subordinate
9. Memecahkan masalah sehari hari yang rutin
10. Membuat rencana jangka pendek untuk tugas yang telah ditetapkan oleh atasannya.
11. Mengontrol dan mengevaluasi kinerja bawahan
12. Memberikan info pada manajemen mengenai kondisi bawahan.

3). Bentuk Motivasi di Sekolah

Dalam kegiatan belajar - mengajar peranan motivasi interinsik dan ekstrinsik sangat
diperlukan. Dengan motivasi, pelajar dapat mengembangkan aktivitas dan inisiatif, dapat
mengarahkan dan memelihara ketekunan dalam kegiatan belajar.Dalam kaitan itu perlu
diketahui bahwa cara dan jenis menumbuhkan motivasi adalah bermacam-macam. Tetapi
untuk motivasi ekstrinsik kadang – kadang tepat, dan kadang- kadang juga bias kurang
sesuai. Hal ini guru harus hati – hati dalam menumbuhkan dan member motivasi bagi
kegiatan belajar para anak didik. Sebab mungkin maksudnya memberikan motivasi tetapi
justru tidak menguntungkan perkembangan belajar siswa. Ada beberapa cara untuk
menumbuhkan motivasi belajar siswa :
a). Memberi angka,Angka dalam hal ini adalah berupa nilai, angka menjadi motivasi yang
kuat. Banyak siswa yang belajar, yang utama justru untuk mencapai nilai yang baik. Sehingga
biasanya siswa yang dikejar adalah nilai ulangan atau nilai raport angkanya baik – baik.
b). Hadiah,Hadiah adalah salah satu bentuk meningkatkan motivasi, karena dengan adanya
hadiah maka siswa akan lebih giat dalam belajar.
c). Kompetisi,Kompetisi dapat digunakan sebagai alat motivasi untuk mendorong siswa.
Karena dengan adanya motivasi maka siswa akan semangat belajar untuk saling menunjukan
kemampuan mereka.
d). Ulangan,Dengan adanya ulangan maka siswa akan giat belajar dengan harapan
memperoleh nilai yang besar.
e). Pujian, Apabila ada siswa yang sukses menyelesaikan tugas dengan baik maka perlu
diberikan pujian. Karena dengan pujian kita mampu membangun suasana yang
menyenangkan sehingga siswa memiliki gairah belajar yang tingi.

D.PENGENDALIAN

1.Monitoring/pengawasan
Monitoring merupakan kegiatan untuk mengetahui apakah program yang dibuat itu
berjalan dengan baik sebagaiman mestinya sesuai dengan yang direncanakan, adakah
hambatan yang terjadi dan bagaiman para pelaksana program itu mengatasi hambatan
tersebut. Monitoring terhadap sebuah hasil perencanaan yang sedang berlangsung menjadi
alat pengendalian yang baik dalam seluruh proses implementasi.Monitoring adalah proses
rutin pengumpulan data dan pengukuran kemajuan atas objektif program atau memantau
perubahan yang fokus pada proses dan keluaran. Monitoring melibatkan perhitungan atas apa
yang kita lakukan dan pengamatan atas kualitas dari layanan yang kita berikan.
 Komponen Sekolah yang Harus Dimonitoring
Setiap satuan pendidikan harus memiliki pedoman yang harus selalu dimonitor yang
mengatur tentang:
– Kurikulum tingkat satuan pendidikan dan silabus,
– Kalender pendidikan/akademik, yang menunjukkan seluruh kategori aktivitas satuan
pendidikan selama satu tahun dan dirinci secara semesteran, bulanan, dan mingguan,
– Struktur organisasi satuan pendidikan,
– Pembagian tugas di antara pendidik,
– Pembagian tugas di antara tenaga kependidikan,
– Peraturan akademik,
– Tata tertib satuan pendidikan, yang minimal meliputi tata tertib pendidik, tenaga
kependidikan dan peserta didik, serta penggunaan dan pemeliharaan sarana dan
prasarana,
– Kode etik hubungan antara sesama warga di dalam lingkungan satuan pendidikan dan
hubungan antara warga satuan pendidikan dengan masyarakat,
– Serta biaya operasional satuan pendidikan.

 Monitoring Rencana Kerja Tahunan

Setiap satuan pendidikan dikelola atas dasar rencana kerja tahunan yang merupakan
penjabaran rinci dari rencana kerja jangka menengah satuan pendidikan yang meliputi masa 4
tahun, yaitu:
 - Kalender pendidikan/akademik yang meliputi jadwal pembelajaran, ulangan, ujian,
kegiatan ekstrakurikuler, dan hari libur.
- Jadwal penyusunan kurikulum tingkat satuan pendidikan untuk tahun ajaran
berikutnya.
- Mata pelajaran atau mata kuliah yang ditawarkan pada semester gasal, semester
genap, dan semester pendek bila ada.
- Penugasan pendidik pada mata pelajaran atau mata kuliah dan kegiatan lainnya.
- Buku teks pelajaran yang dipakai pada masing-masing mata pelajaran.
- Jadwal penggunaan dan pemeliharaan sarana dan prasarana pembelajaran.
- Pengadaan, penggunaan, dan persediaan minimal bahan habis pakai.
- Program peningkatan mutu pendidik dan tenaga kependidikan yang meliputi
sekurang-kurangnya jenis, durasi, peserta, dan penyelenggara program.
- Jadwal rapat Dewan Pendidik, rapat konsultasi satuan pendidikan dengan orang
tua/wali peserta didik, dan rapat satuan pendidikan dengan komite sekolah/madrasah,
untuk jenjang pendidikan dasar dan menengah.
- Jadwal rapat Dewan Dosen dan rapat Senat Akademik untuk jenjang pendidikan
tinggi.
- Rencana anggaran pendapatan dan belanja satuan pendidikan untuk masa kerja satu
tahun.
- Jadwal penyusunan laporan akuntabilitas dan kinerja satuan pendidikan untuk satu
tahun terakhir.

 Monitoring Program Sekolah

Selanjutnya adalah monitoring program yang harus dilaksanakan sekolah, antara lain:
- Menyusun pedoman sekolah,
- Menetapkan struktur oranganisasi sekolah,
- Melaksanakan kegiatan sekolah,
- Melaksanakan pembinaan kesiswaan,
- Melaksanakan kegiatan kurikulum dan pembelajaran,
- Mengeloa Pendidik dan tenaga kependidikan,
- Mengelola sarana dan prasarana,
- Mengelola keuangan dan pembiayaan
- Mengelola budaya
- Mengelola lingkungan
- Mengelola kerja sama kemitraan
- Mengelola sistem informasi manajemen sekolah
- Komponen plus
Semua pedoman dan rencana kerja tersebut menjadi tanggung jawab kepala satuan
pendidikan. Selain pengawas sekolah, kepala sekolah disini memiliki wewenang untuk
selalu mengawasi jalannya proses pengelolaan pendidikan di sekolah.

2.Penilaian/Evaluasi
 Dengan melakukan penilaian, dapat diketahui efektivitas tiap kegiatan organisasi serta
dapat diketahui kelemahan dan kelebihan lama berlangsungnya proses administrasi.
Kelemahan yang ada dapat dicarikan jalan keluarnya dan kelebihannya dapat
dipertahankan bahkan ditingkatkan. Selain itu, dapat diketahui apakah seluruh
 rangkaian kegiatan dalam organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan, apakah
seluruh proses administrasi telah berjalan dengan baik, apakah komunikasi
nntarpersonal telah menciptakan kerja sama yang baik, dan apakah tujuan yang
diharapkan telah tercapai.
 Penilaian sebaiknya dilakukan secara berkala sehingga dapat dijadikan landasan untuk
melakukan perbaikan pada semua bidang administrasi. Penilaian ini juga harus
didukung oleh fakta-fakta yang dapat membawa ke arah perubahan yang positif serta
memberikan cara terbaik untuk membuat keputusan. Unsur objektivitas penilai juga
turut berperan dalam memberikan penilaian. Selain itu, penilai harus memiliki
pengetahuan tentang teknik-teknik penilaian yang baik, bersedia menerima kritikan
konstruktif dari pihak lain.
 Beberapa tahap dalam penilaian adalah menentukan aspek-aspek yang akan dinilai,
menentukan kriteria penilaian, kemudian mengumpulkan data-data yang berhubungan
dengan kriteria tersebut. Semua data yang terkumpul diakumulasikan sehingga
diperoleh kesimpulan serta menyeluruh. Dari kesimpulan inilah dapat diketahui
bagian mana saja dari kegiatan organisasi yang perlu dihilangkan, ditambah atau
ditingkatkan dan bagian manakah yang perlu dipertahankan.
 Dalam organisasi, pendidikan di sekolah, penilaian ini dilakukan oleh kepala sekolah
dengan bantuan guru, petugas tata usaha, atau pihak lainnya yang berkompeten.
Semua bagian yang dilibatkan dalam penilaian ini harus memiliki kesamaan
pandangan dan bertanggungjawab atas terwujudnya tujuan yang diharapkan oleh
sekolah. Setelah melakukan penilaian,masing-masing bagian memberikan hasil
penilaiannya kepada kepala sekolah, kemudian secara bersama-sama membahas
penilaian tei sebui dan membuat kesimpulan.
 Dengan adanya penilaian ini, sekolah akan mampu menyediakan kebutuhan siswa,
menentukan program pendidikan yang sesuai dengan para siswanya, dan
menghasilkan lulusan-lulusan yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang
baik. Di samping itu, penilaian dalam organisasi pendidikan di sekolah dapat
mendeteksi penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan oleh personal di sekolah,
sehingga penyimpangan tersebut tidak bertambah luas. Keuntungan lainnya dalam
melakukan penilaian ini adalah dapat mengetahui apakah metode yang digunakan
sekolah telah dilaksanakan dengan baik dan berhasil guna, apakah kemajuan belajar
para siswa terus meningkat, apakah lulusannya memperoleh pengetahuan yang baik,
apakah kesukaran dan kelemahan yang ada dalam sekolah dapat teratasi, apakah perlu
mengubah metode yang telah digunakan, dan hal lainnya.

3.Pelaporan/reporting

Reporting adalah proses pencatatan atau pengumpulan data dari semua kegiatan
manajemen untuk kepentingan pemberian informasi kepada pimpinan, atasan pimpinan,
internal organisasi dan publik. Seluruh kegiatan administrasi dimulai dari perencanaan perlu
pencatatan dan pelaporan yang sangat bermanfaat sebagai penyedia data seluruh informasi
organisasi dan sebagai bentuk pertanggungjawaban. Beberapa fungsi Reporting adalah
sebagai berikut:

 Sebagai sistem informasi manajemen.

Seluruh kegiatan yang direkam dalam bentuk pencatatan adalah sebagai sistem yang
memberikan informasi tentang gambaran kinerja suatu organisasi. Sistem informasi
 manajemen menata data dengan mengklasifikasikan data berdasarkan jenis pekerjaan
dan waktu pelaksanaan sehingga lebih mudah mencari data ketika seseorang
membutuhkannya.

 Sebagai bahan membuat keputusan seorang manajer.

Data yang dihasilkan dari kegiatan Reporting dijadikan bahan pertimbangan seorang
manajer untuk membuat kebijakan dan keputusan.

 Sebagai bentuk pertanggungjawaban

Data dari kegiatan Reporting biasanya dijadikan bahan pertanggungjawaban bawahan

kepada atasan atau atasan kepada publik.

Faktor-faktor penting dalam Reporting menurut Faghira (2014) adalah sebagai berikut:

 Format-format yang digunakan.

Penyajian data yang baik adalah dengan menggunakan format yang mampu menjaring
sebanyak mungkin informasi namun tetap mudah dibaca.

 Aturan yang berlaku.

Pencatatan dan pelaporan dengan menggunakan aturan yang berlaku menjadikan data
yang disajikan berbentuk resmi.

 Keterampilan personil yang memadai.

Dengan personil yang terampil, data yang dikerjakan akan tertata dengan baik dan selesai
sebagaimana waktu yang telah ditentukan. Recording & Reporting dalam lembaga sekolah
biasanya memuat berbagai macam jenis administrasi yang secara umum terdiri dari:

1. Administrasi program pengajaran yang terdiri bermacam-macam data terkait dengan

kegiatan belajar mengajar contohnya silabus, rencana pelaksanaan pembelajaran,
pembagian tugas mengajar dan lain sebagainya.
2. Administrasi kesiswaan, misalnya penerimaan siswa baru, mutasi siswa, buku induk
siswa dan lain-lain.
3. Administrasi kepegawaian, misalnya daftar hadir kepegawaian, daftar penilaian
pelaksanaan pekerjaan, daftar riwayat hidup pegawai dan lain-lain.
4. Administrasi keuangan, misalnya laporan pertanggungjawaban Bantuan Operasional
Sekolah (BOS), rencana kegiatan anggaran sekolah.
5. Administrasi keuangan / barang, misalnya buku inventasis barang, buku pemeriksaan
perlengkapan dan sejenisnya

DAFTAR PUSTAKA
Amtu, O. (2011) Manajemen Pendidikan di Era Otonomi Daerah: Konsep, Strategi
dan Implementasi. Bandung: Alfabeta.

Arikunto, Suharsimi. 2004. Dasar-Dasar Supervisi. Jakarta: PT Rineka Cipta

Asmani, Jamal Ma’mur.2012. Tips Efektif Supervisi Pendidikan Sekolah. Yogyakarta:
Diva Press

Fattah, N. (2011) Landasan Manajemen Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Gunawan H Ary, 2013. Administrasi sekolah,Administrasi Pendidikan Mikro. Jakarta:

PT Rineka Cipta
Kisbiyanto. 2008. Supervisi Pendidikan. Kudus: STAIN Kudus.
Nadhirin. 2009. Supervisi Pendidikan Integratif Berbasis Budaya. Kudus: STAIN
Kudus
Pidarta, Made. 2009. Supervisi Pendidikan Kontekstual. Jakarta: PT Rineka Cipta
Purwanto, Ngalim. 2010. Administrasi Dan Supervisi Pendidikan. Bandung:PT
Remaja Rosdakarya.

Sagala, S. (2009) Administrasi Pendidikan Kontemporer. Bandung: Alfabeta.

Sahertian A Piet , 2000. Prinsip dan Teknik Supervisi Pendidikan. Surabaya: PT

Usaha Nasional.

Sa’ud, U.S. dan Makmun, A.S. (2007) Perencanaan Pendidikan: Suatu Pendekatan
Komprehensif. Bandung: Remaja Rosdakarya.

Susilo, B. (2014) Apa dan Mengapa Harus Koordinasi?.Bandung:Alfabeta.

Syafaruddin, 2014. Manajemen Kepengawasan Pendidikan. Bandung: Citapustaka
Media
http://ariefdotcom.blogspot.com/2012/06/kebijakan-supervisi-pendidikan.html?m=1
http://coretanskripsi.blogspot.com/2015/11/fungsi-fungsi-administrasi.html?m=1
https://munafiahqowsiy.wordpress.com/2015/09/08/tujuan-prinsip-fungsi-dan-obyek-
supervisi-pendidikan/
http://www.academia.edu/10179300/Fungsi_Tujuan_dan_Ruang_Lingkup_Administr
asi_Pendidikan

http://www.slideshare.net/irasafaghira/peran-dan-tanggungjawab-administrasi-
pendidikan.htm