Human Resource Information System (HRIS) terdiri atas tiga bagian utama, masing-masing
adalah subsistem input, subsistem database dan subsistem output.
HRIS sangat penting bagi pengelolaan karyawan di suatu perusahaan. Dengan data yang
lengkap, akurat dan mudah diakses pembuat kebijakan, maka keputusan dapat menjadi lebih
tepat. Maka perusahaan akan mendapat manfaatnya dari sistem ini, begitu pula karyawan.
Saat ini saya ingin mengajak Anda semua untuk berdiskusi tentang penerapan HRIS dalam
suatu perusahaan yang karyawannya sebagian besar merupakan karyawan outsourcing.
Anda dapat menguraikan struktur HRIS dalam perusahaan itu. Dapat pula dijelaskan perbedaan
data yang diperlukan, dibanding perusahaan yang tidak melakukan outsourcing.
Selamat mengerjakan tugas diskusi pada forum diskusi ini dan TETAP SEMANGAT!
Salam tutor EKMO5102.04 2019.2
Assalamualaikaum Wr. Wb
Yth Tutor dan Rekan-rekan berikut tanggapan saya:
• Model HRIS disini dimodifikasi dari model HRIS dari Mcleod & Schell thun 2002
dimana pada model ini akan dikenali adanya subsistem input, database dan subsistem
output.
• Subsistem input diambil dari sistem informasi enterprise yang didalamnya terdapat
sistem informasi akuntansi yang menyajikan data personalia dari sisi finansial.
• Output dari HRIS terdiri dari subsistem perencanaan SDM, subsistem perekrutan,
subsistem manajemen tenaga kerja, subsistem kompensasi, subsistem benefit dan
subsistem pelaporan lingkungan.
1. Subsistem Input HRIS
a. Sistem informasi enterprise yaitu suatu sistem informasi yang memuat semua
data transaksi perusahaan secara terinci, sistem informasi enterprise merupakan
induk dari sistem informasi akuntansi. Sistem ini mengambil unsur data
personalia dari sistem informasi akuntansi dan mengembangkannya sehingga
mencakup semua data identitas karyawan, data pelatihan dan pengembangan
karyawan, serta input lain yang menunjukan peningkatan kompetensinya
selama bekerja diperusahaan.
Unsur data akuntansi pada intinya merupakan data keuangan dan bersifat
lebih dinamis dibandingkan dengan data personalia. Dalam data ini dimasukan
tarip perjam, gaji perbulan, penerimaan brutosaat ini, pajak penghasilan sampai
dengan hari ini.
b. Subsistem penelitian sumber daya manusia adalah subsistem yang
mengumpulkan data dengan maksud untuk proyek-proyek khusus SDM,
misalnya studi mengenai suksesi, analisis dan evaluasi pekerjaan dan studi atas
keluhan karyawan. Studi sukses, bertujuan untuk mengidentifikasi nama
didalam perusahaan untuk dijadikan kandidat pada posisi yang bakal tersedia.
Analisis dan Evaluasi Pekerjaan adalah kegiatan untuk mempelajari setiap
pekerjaan yang ada didalam perusahaan dengan tujuan untuk mendefenisikan
ruang lingkupnya dan mengindentifikasi pengetahuan dan keterampilan yang
dibutuhkan.
Studi atas keluhan karyawan merupkan tindak lanjut dari keluhan-keluhan
yang diajukan oleh karyawan untuk berbagai alasan.
c. Subsistem intelijen sumber daya manusia adalah subsistem yang
mengumpulkan data yang berkaitan dengan SDM yang berasal dari lingkungan
luar perusahaan meliputi pemerintah, pemasok, serikat buruh, komunitas global,
komunitas keuangan, dan para pesaing.
Intelijen pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu
perusahaan untuk menaati berbagai peraturan kepegawaian.
Intelijen pemasok dalam hal ini pemasok yang dimaksud adalah yang
berkaitan dengan fungsi SDM seperti asuransi yang memberikan manfaat bagi
karyawan, para pemasok ini menyediakan data dan informasi sehingga
perusahaan dapat melakukan fungsi SDM-nya untuk rekrutmen dan penerimaan
karyawan baru.
Intelijen serikat buruh menyediakan data dan informasi dari serikat buruh
yang dipergunakan untuk menyusun perjanjian kerja antara perusahaan dengan
serikat buruh.
Intelijen komunitas global informasi yang disediakan menggambarkan
sumber-sumber lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini
dimanfaatkan untuk perekrutan karyawan untuk suatu daerah dan juga untuk
memadukan karyawan-karyawan dalam penyesuaiannya dengan komunitas
setempatnya.
Intelijen komunitas keuangan menyajikan data dan informasi ekonomi yang
diperlukan untuk penyusunan perencanaan personalia.
Intelijen pesaing menyediakan data dan informasi mengenai SDM yang
dimiliki oleh para pesaing.
2. Database HRIS
Database SDM berbasis komputer berhubungan dengan kandungan, lokasi,
manajemen dan entry data. Kandungan database sistem informasi SDM berisi data
yang menggambarkan karyawan dan juga organisasi serta individu-individu yang
berada dalam lingkungan perusahaan. Unsur-unsur lingkungan adalah semua yang
mempengaruhi SDM. Lokasi database sistem informasi SDM didalam perusahaan
selalu ditempatkan didalam komputer induk perusahaan, tetapi database yang lain
ditempatkan di SDM, atau pada divisi operasional lain atau di luar pusat pelayanan.
Entry data adalah memasukan data kedalam database dari berbagai sumber.
Sumber data yang paling populer berasal dari nonmanajer di dalam SDM, non
manajer di luar SDM, manajer didalam SDM dan terendah adalah manajer di luar
SDM, sedangkan data entry berasal dari lingkungan relatif sedikit.
3. Subsistem output HRIS
Para pengguna sistem informasi SDM pada umumnya menerima output mereka
dalam bentuk laporan periodik, tanggapan hingga ke database queries (pencarian
ke dalam database berdasarkan suatu permintaan/kriteria tertentu)
a. Subsistem perencanaan tenaga kerja dalam kegiatan perencanaan tenaga
kerja adalah melakukan semua aktivitas untuk membuat manajemen perusahaan
mampu mengindentifikasi kebutuhan tenaga kerja dimasa mendatang. Daftar
aplikasi yang dipergunakan dalam subsistem ini dapat disusun sebagai berikut :
Aplikasi-aplikasi penyusunan-penyusunan organisasi, perkiraan gaji, analisis
pekerjaan, perencanaan, dan model tenaga kerja.
b. Subsistem perekrutan adalah kegiatan penerimaan karyawan baru kedalam
organisasi. Dua aplikasi yang digunakan dalam subsistem ini yaitu penelusuran
data pelamar dan pencarian internal. Penelusuran data peramal adalah usaha
untuk mengetahui latar belakang seorang pelamar dengan lebih terinci.
Rekruitmen secara internal dilakukan oleh perusahaan dengan terlebih dahulu
mempersiapkan seluruh data karyawan dalam sistem informasi enterprise
sehingga manajemen dapat dengan mudah melacak kembali karyawan yang
berpotensi untuk menduduki jabatan baru yang tersedia.
c. Subsistem manajemen tenaga kerja memiliki tujuh aplikasi yang
dipergunakan untuk menjalankan kegiatan manajemen tenaga kerja yang terdiri
dari aplikasi-aplikasi penilaian prestasi, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi
keterampilan suksesi dan disiplin.
d. Subsistem kompensasi adalah subsistem HRIS yang paling banyak
dipergunakan dalam banyak perusahaan. Aplikasi-aplikasi yang sering
digunakan dalam subsistem ini adalah kenaikan berkala, penggajian,
kompensasi eksekutif, insentif bonus dan kehadiran.
e. Subsistem benefit memiliki enam aplikasi yang sering dipergunakan oleh
perusahaan dengan tingkat penggunaan yang berbeda. Aplikasi dalam subsistem
ini terdiri dari konstribusi terbatas, benefit terbatas, pernyataan benefit, benefit
fleksibel, pembelian saham dan pemrosesan klaim.
C. Outsourcing
1. Definisi
Outsourcing merupakan sebuah proses mengalihdayakan atau memindahkan
kegiatan usaha ke pihak ketiga untuk menghemat biaya produksi melalui
efisiensi tenaga kerja. Bila merujuk pada Undang Undang No. 13 Tahun 2003
tentang ketenagakerjaan, Outsourcing (Alih Daya) dikenal sebagai penyediaan
jasa tenaga kerja seperti yang diatur pada pasal 64, 65 dan 66. Dalam dunia
Psikologi Industri, karyawan outsourcing adalah karyawan kontrak yang
dipasok dari sebuah perusahaan penyedia jasa tenaga alih daya.
Pada dasarnya, outsourcing adalah tindakan yang dilakukan oleh perusahaan
ketika mereka menyerahkan beberapa aktivitas mereka kepada pihak luar
(outside provider). Pengalihan ini, beserta hak-hak dan kewajiban yang dimiliki
oleh masing-masing pihak, biasanya terekam dalam sebuah kontrak kerjasama.
Baik untuk menyelesaikan masalah yang ada di perusahaan, maupun
mendukung tujuan dan sasaran kegiatan bisnis, perusahaan kerap beralih
ke outsourcing. Dalam artian ini, pihak outside provider maupun perusahaan
memiliki kedudukan yang setara—bukan sebagai atasan dan bawahan.
2) Membutuhkan sistem keamanan yang ketat jika ingin data terjaga dengan
baik.
3) Ketergantungan terhadap sistem outsourcing, namun kembali lagi
tergantung kesepakatan antar perusahaan terhadap penyedia jasa alih daya.
4) Rahasia perusahaan rentan bocor apabila menempatkan
tenaga outsourcing di bagian pekerjaan yang bersifat rahasia.
5) Kurang efektif jika hanya merekrut outsorcing dalam jangka pendek,
karena perlu masa transisi untuk penyesuaian kembali dan peralihan tugas.
Sumber:
Ratna, Debby,Dr,SE,Ak; Supratiwi, Wiwik, MBA, Ak (2005). Sistem Informasi
Manajemen : Universitas Terbuka. Jakarta.
Dikumen 9. HRIS UT.pptx Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, Pre-MSc, MM, CMA
https://yudiagusta.files.wordpress.com/2010/09/106-111-knsi2010-018-sistem-
informasi-sumber-daya-manusia-pada-perusahaan-outsourcing-studi-kasus-
unit-sdm-pt-ciptamaya.padaf
https://sleekr.co/blog/menerapkan-hris-secara-optimal-dan-dapatkan-berbagai-
manfaatnya-bagi-perusahaan/
http://library.binus.ac.id/eColls/eThesisdoc/Bab1/2014-2-01207-
AKSI%20Bab1001.padaf
https://media.neliti.com/media/publications/270202-manajemen-sumber-daya-
manusia-outsourcin-9657596c.padaf
https://gajimu.com/tips-karir/untung-rugi-sistem-201coutsourcing201d
https://jojonomic.com/blog/outsourcing-dan-kontrak/