Makalah Komunikasi Bisnis

PENULISAN PESAN BISNIS PERSUASIF DAN NEGATIF

Disusun Oleh:

1. ITSNEY NUR HIKMAH 2018SA077

2. APRILIA SITI RAHAYU 2018SA116

Disusun dalam rangka memenuhi tugas Mata Kuliah Komunikasi Bisnis

Program Studi S1-Akuntansi

Fakultas Ekonomi
STIE AAS SURAKARTA
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat
rahmat dan petunjuk-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah dengan judul
“Penulisan Pesan Bisnis Persuasif dan Negatif” yang mana makalah ini disusun
bertujuan untuk memenuhi tugas kelompok mata kuliah Komunikasi Bisnis di
Semester Ganjil ini.

Walaupun makalah ini mungkin kurang sempurna tapi juga memiliki detail
yang cukup jelas bagi pembaca. Ada pepatah yang mengatakan “Tak ada gading
yang tak retak”, kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam
penyajian makalah ini. Oleh karena itu, kami mengharapkan kritik dan saran yang
membangun dari semua pembaca demi kesempurnaan makalah ini. Semoga
makalah ini berguna dan dapat menambah pengetahuan pembaca.

Demikian makalah ini kami buat, apabila ada kata-kata yang kurang
berkenan dan banyak terdapat kekurangan, kami mohon maaf yang sebesar-
besarnya. Selanjutnya, besar harapan dari tim penyusun semoga makalah ini dapat
bermanfaat sebagai referensi pemikiran bagi pihak-pihak yang membutuhkan,
terutama para teman mahasiswa dan terlebih lagi bagi penyusun sehingga apa yang
diharapkan dapat tercapai. Akhir kata, kami engucapkan terima kasih yang
sebesar-besarnya.

Surakarta, 6 Desember 2019

Tim Penyusun
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Komunikasi dalam bentuk tertulis baik dalam bentuk surat, memo,

ataupun bentuk yang lainya untuk kalangan intern atau ekstern organisasi
perusahaan merupakan hal yang biasa dilakukan dalam sebuah organisasi serta
memainkan peran yang cukup penting dalam manajemen. Selain sebagai sarana
komunikasi, penulisan pesan-pesan bisnis tertulis juga dapat memberikan suatu
kesan postif atau citra yang baik bagi sebuah organisasi. Meskipun teknologi
informasi telah menyediakan alternative media komunikasi yang tersedia saat
ini, eksistensi komunikasi tertulis dalam bentuk surat tidak dapat dihilangkan.
Surat bisnis yang diperlukan bagi organisasi yang memerlukan catatan
permanen (permanent record), kerahasiaan, formalitas, sensitivitas dan
penyajian yang baik.

Salah satu pesan bisnis yang biasa dilakukan oleh organisasi adalah
penulisan pesan-pesan rutin dan penulisan pesan positif. Terdapat berbagai jenis
pesan rutin dan positif yang ada dalam organisasi dan tentunya jenis-jenis pesan
tersebut akan berbeda antar organisasi satu dengan organisasi lain. Banyaknya
variasi pesan tersebut disebabkan oleh karakterisik dari aktivitas operasi
organisasi yang berbeda-beda.

Meskipun terlihat sederhana, namun penulisan pesan-pesan rutin dan

positif tidaklah mudah. Guna mewujudkan hal tersebut, salah satu hal yang
perlu mendapat perhatian khusus bagi organisasi adalah mengetahui
sepenuhnya bagaimana menyusun penulisan pesan-pesan bisnis tersebut dengan
benar dan baik. Dengan penulisan pesan-pesan yang baik dan benar tentunya
 akan mendukung terwujudnya komunikasi yang efektif dalam sebuah organisasi
yang merupakan kunci keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai
tujuannya.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang di atas, tim penyusun menguraikan

beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-pesan

rutin?
2. Bagaimana strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif?
3. Apa saja contoh pesan-pesan rutin dan pesan-pesan positif baik di
lingkungan bisnis dan pemerintahan?

C. Tujuan Penulisan Makalah

Berdasarkan rumusan masalah diatas, tujuan penulisan makalah ini adalah

sebagai berikut:

1. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan dan menjawab pesan-

pesan rutin.
2. Menguraikan strategi dalam menyusun permintaan pesan-pesan positif.
3. Menjelaskan dan menguraikan beberapa contoh pesan-pesan rutin dan
positif dalam lingkungan bisnis dan pemerintahan.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pendekatan Penulisan Pesan Rutin dan Positif

Untuk menulis pesan rutin dan positif, seseorang perlu memperhatikan pola
penulisan yang digunakan. Terdapat dua pola penulisan pesan yakni pendekaran
langsung (direct approach) dan pendekatan tidak langsung (indirect approach).
Pendekatan langsung merupakan pennulisan pesan yang ditulis secara deduktif
dimana penulisan pesan diawali dengan ide pokok dan selanjutnya diikuti oleh
bukti-bukti pendukungnya. Sebaliknya, pendekatan tidak langsung adalah
penulisan pesan yang diawali dengan bukti-bukti dan kasus pendukung baru
kemudian diakhiri dengan ide pokoknya (Boove dan Till, 2008). Perbedaan dari
kedua pola pendekatan tersebut digambarkan melalui tabel 2.1 di bawah ini:
Direct Approach Indirect Approach
Reaksi
Gembira/Tertarik/Puas/Netral Tidak Senang Tidak Tertarik
Penerima
Mulai dengan
pernyataan atau
Mulai dengan
pertanyaan
Pembuka Mulai dengan ide pokok, pernyataan
yang
netral
menangkap
perhatian.
 Berikan alasan
untuk
membenarkan
jawaban
Bangun
negatif.
penjelasan yang
Isi Penjelasan Secara Detail Menyatakan
meningkatkan
atau
minat pembaca
menyiratkan
kabar buruk,
dan membuat
sugesti positif
Tutup dengan komentar yang
menyenangkan, referensi Tutup dengan Permintaan
Penutup
berita baik, dan tindakan hormat. Tindakan.
yang diinginkan.

Tabel 2.1 Pendekatan Penulisan Pesan-Pesan Bisnis (Boove dan Till, 2008)
Berdasarkan gambaran mengenai dua pola penulisan di atas, maka sesuai
dengan maksud dan tujuannya, menurut (Boove dan Till, 2008) penulisan pesan
rutin dan positif lebih tepat apabila dilakukan dengan menggunakan pendekatan
langsung.

B. Tiga Tahap Penulisan Pesan Rutin dan Positif

Terdapat tiga tahap penulisan pesan rutin dan positif yang biasa dilakukan
untuk mencapai tujuan komunikasi yang efektif yakni sebagai berikut :

1. Perencanaan Pesan
 Meskipun perencanaan pesan rutin dan positif hanya menghabiskan
beberapa menit saja, empat aktivitas dalam tahap perencanaan masih perlu
dilakukan. Pertama, menganalisis situasi untuk memastikan kejelasan tujuan
pesan yang akan dibuat serta memastikan penerima pesan memahami pesan
tersebut. Kedua, mengumpulkan informasi yang dinginkan oleh para
penerima pesan. Termasuk semua informasi yang diperlukan oleh penerima
pesan untuk menghemat waktu dalam memahami informasi yang
disampaikan. Ketiga, pilih media yang tepat untuk menyampaikan pesan
tersebut apakah melalui media digital atau melalui surat, Keempat, mengatur
informasi Anda secara efektif yang meliputi mendefinisikan Ide pokok,
membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau tidak langsung,
dan menyusun outline.

2. Penulisan Pesan
Dalam menulis pesan perlu sekali lagi diperhatikan cara penyampaian
pesan dengan bahasa yang santun dan positif. Gunakan bahasa yang lebih
formal apabila memang hal tersebut diperlukan. Selain itu, untuk memperkuat
hubungan dengan penerima pesan dapat pula disampaikan bagaimana
kredibilitas yang dimiliki oleh organisasi.

3. Penyelesaian Pesan
Langkah terakhir dalam proses penulisan pesan agar membuatnya efektif,
sediakanlah waktu yang cukup untuk merevisi, mengoreksi sebelum
menyampaikannya. Pertama, merevisi pesan Anda dengan mengevaluasi isi
beserta sistematikanya dan pastikan bahwa pesan tersebut berisi apa yang
ingin disampaikan dan mudah dipahami pembaca. Bahkan, bila perlu, sunting
atau menulis ulang untuk membuatnya lebih ringkas dan jelas. Kedua, periksa
kembali presentasi dari pesan yang disusun, seperti memilih jenis dan ukuran
huruf yang sesuai dan menyusunnya dalam format yang baku serta mudah
 dimengerti. Selain itu, pastikan pula pesan tersebut bebas dari kesalahan ketik
(typo error), kesalahan tata bahasa dan kesalahan ejaan. Ketiga, pilih metode
distribusi yang efisien, menghemat biaya, kenyamanan, waktu, keamanan, dan
privasi.

C. Penulisan Pesan Permintaan Rutin

1. Strategi Penulisan Pesan Permintaan Rutin

Seperti semua pesan bisnis, permintaan rutin memiliki tiga bagian:
pembukaan, tubuh, dan menutup dan penulisannya menggunakan pendekatan
langsung. Namun hal yang perlu diingat, sebelum menulis surat apapun,
pertimbangkan biaya dan beban kerja yang ada. Bila tidak memungkinkan
untuk menulis pesan, cobalah mencari informasi melalui pesan telepon, e-
mail, pesan instan, atau kunjungan singkat ke rekan kerja untuk memecahkan
masalah dengan cepat. Berikut ini adalah beberapa strategi yang dapat
digunakan dalam menulis pesan permintaan rutin :

a. Sampaikan Permintaan di Awal (State Your Request Up Front)

Untuk menulis pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan
awal lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Namun
demikian terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan yakni sebagai
berikut:
1) Gunakan bahasa yang sopan dan halus;
2) Asumsikan bahwa penerima pesan akan melaksanakan atau menuruti
permintaan yang disampaikan; dan
3) Sampaikan permintaan secara spesifik dan jelas.

b. Jelaskan Permintaan (Explain and Justify Your Request)

 Pada bagian batang tubuh pesan sampikan secara rinci permintaan yang
ingin disampaikan. Apabila memungkinkan, yakinkan bahwa permintaan
yang disampaikan juga akan memberikan keuntungan kepada penerima
pesan. Selain itu, pada bagian ini permintaan detail khususnya dalam
penyampaian permintaan informasi dapat pula dilakukan dalam
pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti menanyakan
tentang spesifikasi produk dan harga produk. Namun demikian dalam
menyampaikan beberapa pertanyaan tersebut perlu diperhatikan hal-hal
berikut :
1) Sampaikan pertanyaan yang lebih penting di awal,
2) Sampaikan hanya pertanyaan-pertanyaan yang relevan, dan
3) Jika memiliki permintaan yang tidak biasa atau kompleks, bagi menjadi
beberapa pertanyaan sehingga mudah dipahami.

c. Permintaan Tindakan (Request Specific Action in a Courteous Close)

Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan

pernyataan keramahan, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang
dinginkan. Selain itu juga diperlukan informasi penting yang dapat
dihubungi segera seperti alamat kantor, nomot telepon, email, dan
informasi lainnya.

2. Contoh Pesan Permintaan Rutin

Terdapat berbagai jenis permintaan rutin, mulai dari permintaan kredit
sampai dengan permintaan penawaran barang. Namun demkian, menurut
(Boove dan Till, 2008) beberapa permintaan rutin tersebut memiliki
karakteristik yang hamper sama seperti permintaan informasi atau tindakan;
Permintaan rekomendasi; dan permintaan koreksi (claim) dan penyesuaian;
a. Permintaan Informasi dan Tindakan
 Pesan ini disampaikan apabila diperlukan informasi tentang sesuatu,
mendapatkan pendapat dari seseorang, atau meminta tindakan, Pada
dasarnya, permintaan sederhana dismpaikan dengan mengutarakan
beberapa hal yakni:

 Apa informasi yang diinginkan atau tindakan apa yang diperlukan dari
penerima pesan?
 Alasan perlunya dibuatnya permintaan, dan
 Mengapa penerima informasi dianggap tepat untuk memenuhi
permintaan tersebut.

Jika penerima pesan dapat melakukan apa yang diinginkan. Ikuti

pendekatan langsung dengan membuka dengan pernyataan yang jelas
tentang permintaan. Dalam situasi yang lebih kompleks, penerima pesan
mungkin tidak bersedia membantu kecuali mereka memahami bagaimana
permintaan menguntungkan mereka, sehingga pastikan untuk menyertakan
informasi dalam bagian penjelasan. Berbeda dengan permintaan yang
dikirim di internal organisasi, pesan permintaan yang dikirim kepada
pihak-pihak di luar organisasi biasanya mengadopsi nada tulisan yang
lebih formal. Selain itu, perlu diingat bahwa bahwa kata-kata tertulis tidak
dapat diperlunak dengan sebuah senyuman. Terakhir, dalam bagian
penutup beritahu penerima pesan dengan sopan tindakan apa yang harus
dilakukan. Jika tanggal adalah penting, tentukan sebuah tanggal akhir
untuk mengambil tindakan dan jelaskan alasannya dan hindari penutupan
lain yang terlalu berlebihan.

b. Permintaan Rekomendasi
Kebutuhan untuk menanyakan tentang seseorang sering terjadi dalam
bisnis. Misalnya, sebelum pemberian kredit, kontrak, pekerjaan, promosi,
 beasiswa, dan sebagainya, perusahaan sering meminta seseorang untuk
menyertakan referensi dari pihak ketiga. Untuk itu, biasanya seseorang
akan meminta rekan pribadi atau pihak lain untuk dengan menulis surat
rekomendasi untuknya. Sebelum meminta pihak lain untuk memberikan
rekomendasi, secara informal cobalah meminta izin terlebih dahulu dan
meminta kesediaan mereka.

c. Permintaan Koreksi (Claim) dan penyesuaian

Dalam bisnis banyak hal yang bisa berlangsung tidak sesuai harapan
pengiriman yang dijanjikan terlambat, barang garansi mengalami
kerusakan, atau pelayanan yang mengecewakan. Untuk menjelaskan atau
membetulkan sebuah kesalahan dibuat surat klaim. Surat klaim dibuka
dengan sebuah pernyataan masalah yang jelas, didukung kliam yang
spesifik, dan ditutup dengan pernyataan niat baik. Ketika solusinya sudah
jelas, nyatakan dengan segera. Ketika solusi kurang jelas, hal yang biasa
dilakukan adalah dengan meminta informasi perubahan kebijakan atau
prosedur atau cukup meminta penjelasan.
Dalam isi surat klaim, jelaskan masalah dan berikan alasan
permintaan anda. Berikan rincian yang diperlukan sehingga persoalan
dapat dikoreksi tanpa korespondensi lebih lanjut. Memberi rincian tanpa
menjadi marah akan meningkatkan efektivitas surat klaim. Sertakan
salinan semua dokumen yang berhubungan seperti faktur, slip penjualan,
deskripsi katalog, dan catatan perbaikan. Ketika ada alternatif solusi,
uraikan secara jelas.
Simpulkan surat klaim dengan pertanyaan sopan yang menunjukkan
niat baik dan mengekspresikan keinginan untuk terus menjaga hubungan
baik. Jika perlu sertakan tanggal akhir. Menunda klaim membuatnya
tampak kurang penting. Klaim yang tertunda juga lebih sulit diverivikasi.
 Kliam tertulis yang diserahkan pada waktunya akan diperlakukan lebih
serius daripada yang ditunda penyerahannya.

D. Penulisan Pesan Positif

1. Strategi Penulisan Pesan Positif

Penulisan pesan positif dilakukan menggunakan pendekatan langsung
(direct approach) dikarenakan pada umumnya penerima pesan cenderung
tertarik atas apa yang ingin disampaikan. Tujuan penulisan pesan positif
antara lain untuk mengomunikasikan good news, menjawab semua
pertanyaan, menyiapkan secara rinci apa yang diminta, dan memberikan suatu
bentuk penghargaan yang baik terhadap pihak lain, apapun bentuk permintaan
yang diinginkan, usahakan selalu sopan, ramah, dan tidak emosional. Berikut
ini adalah beberapa strategi yang dapat digunakan dalam menulis pesan
positif:

a. Mulai dengan ide Pokok (Start with the main idea).

Penulisan pesan positif diawali dengan ide pokok yang disampaikan secara
jelas, ringkas dan menarik perhatian penerima pesan. Penulisan ide pokok
tersebut tidak perlu disampaikan secara bertele-tele dan melalui basa-basi
yang tidak perlu melainkan langsung kepada inti pesan (to the point). Cara
terbaik untuk menulis pembukaan yang jelas adalah dengan memikirkan
gagasan yang jelas tentang apa yang ingin disampaikan. Untuk
mempermudah, gunakan pertanyaan berikut, "Apa pesan yang paling
penting untuk penerima pesan?"

b. Sampaikan rincian penjelasan (Provide necessary details and explanation).

 Dalam bagian ini jelaskanlah maksud yang ingin disampaikan sejelas-
jelasnya agar tidak membuat penerima pesan ragu dan bingung.
Sampaikanlah informasi-informasi detail yang mendukung ide pokok dan
buatlah informasi tersebut selalu positif. Namun, apabila terdapat sebuah
informasi negatif yang memang harus disampaikan, usahakan informasi
tersebut dinyatakanlah melalui konteks lebih positif. Selain itu, dalam
lingkungan bisnis, jika pesan positif disampaikan dengan pelanggan, dalam
bagian ini dapat pula disampaikan pesan untuk semakin meyakinkan
pelanggan bahwa pilihan/tindakan yang dibuat oleh pelanggan adalah
tepat. Hal tersebut, diperlukan untuk memperkuat hubungan bisnis.

c. Akhiri dengan Sopan (End with a courteous close).

Pesan yang disampaikan kemungkinan besar akan berhasil jika pembaca

anda benar-benar tertarik dan memahami maksud yang disampaikan.
Lengkapi pesan dengan mengatakan bahwa penerima pesan akan
memperoleh manfaat. Apabila diperlukan sebuah tindak lanjut,
nyatakanlah kepada penerima pesan secara jelas tindakan apa yang perlu
dilakukan. Selanjutnya, satu hal yang tidak boleh dilupakan dalam bagian
ini adalah mengakhiri bagian penutup dengan suatu pernyataan sikap
keramahan atau kesopanan sebagai bentuk apresiasi (penghargaan,
penghormaatan).

2. Contoh Pesan Positif

Pesan-pesan positif sangat banyak dan beragam jenis dan bentuknya.
Namun demikian berikut ini beberapa contoh pesan bisnis positif yang umum:

1) Pesan-Pesan Good News dan Goodwill

Pesan-pesan Good News dan Good Will adalah pesan-pesan bisnis
yang memberikan kesan positif dan menyenangkan kepada pihak lain.
Melalui pesan-pesan good news dan good will, para pelaku bisnis dapat
melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan menjaga hubungan
yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat publik
pada umumnya. Good News dapat dibagi menjadi beberapa jenis, yakni:
a) Good News tentang Pekerjaan
Merupakan pesan bisnis positif berkaitan dalam lingkungan pekerjaan.
Penulisan good news tentang pekerjaan pada umumnya dilakukan
dengan penekatan langsung (direct approach). Dalam dunia bisnis
terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan tentang pekerjaan,
baik yang bersifat finansial maupun non-finansial
Finansial Non-Finansial
Kenaikan gaji Promosi Jabatan
Bonus lembur kerja dan Insentif Tanda penghargaan
Tunjangan hari raya Fasilitas kendaraan dan
perumahan
Kredit bunga sangat ringan Proposal suatu proyek
diterima

b) Good News tentang Produk

Berkaitan dengan berita mengenai produk dengan tujuan untuk
mengembangkan bisnis dengan menggunakan strategi yang berkaitan
dengan produk yang dihasilkan seperti penetapan harga produk yang
kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang
tepat, pemilihan strategi distribusi yang tepat. Contoh Good News
tentang produk seperti :
 Pemberian diskon harga produk hingga 30%
 Sistem beli 3 produk dapat tambahan gratis 1
 Jaminan layanan garansi, dan sebagainya.
 c) Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong
orang untuk menjaga hubungan bisnis/hubungan baik dengan berbagai
pihak seperti pelanggan, pemasok, kien dan sebagainya. Pesan-pesan
goodwil dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada
karyawan/pegawai atau pihak lain, ucapan ulang tahun, selamat atas
study, ucapan motivasi dan sebagainya.

2) Surat Konfirmasi Pesanan

Diperlukan apabila terdapat pesanan produk dengan jumlah dan
nilai yang cukup besar. Sebaliknya, apabila suatu pesanan sedang dikirim
atau jumlah dan nilai pesanannya relatif kecil, pada umumnya tidak
diperlukan surat konfirmasi. Penulisan Surat Konfirmasi Pesan dilakukan
melalui dengan pendekatan langsung yakni:
 Paragraf pertama dari surat berisi pernyataan tentang kabar gembira.
Pelanggan ditempatkan dalam suatu urutan penting dan sangat
diharapkan untuk menerima produk.
 Pada bagian tengah dinyatakan secara jelas rangkuman semua transaksi
secara akurat dan jelas, jumlah produk yang dipesan, harga produk,
kapan pengiriman, cara pengiriman biaya pajak, dan keterangan lain
yang diperlukan terkait produk.
 Pada bagian akhir ucapkan terima kasih atas kerja sama yang baik yang
ditunjukan dengan adanya pesanan tersebut.

3) Menjawab Permintaan Informasi

Permintaan informasi merupakan hal yang penting untuk dijawab
dan harus direspon dengan cepat. Karena hal ini berkaitan dengan
hubungan baik kegiatan bisnis dengan relasi maupun customer. Tanggapan
 yang lakukan sebagai bentuk jawaban permintaan informasi bisa
dikelompokkan sebagai berikut:
a) Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan yang prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog,
atau brosur untuk membantu mereka dalam memilih produk. Jawaban
yang respondif, sopan, dan bersedia membantu akan menggugah
mereka untuk membeli. Dalam memberikan jawaban atas permintaan
potensial pembeli, terdapat tiga tujuan utama yang dicapai yaitu: (1)
Memberikan tanggapan terhadap semua pertanyaan atau menjawab
semua pertanyaan; (2) mendorong penjualan yang akan datang, dan (3)
memberikan kesan yang baik teradap pelanggan dengan memberikan
tanggapan yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.

b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan

Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap, dan
memberikan kesan yang baik dan menyenangkan terhadap pelanggan.
Dalam hal ini jawaban atas permintaan informasi tidak dilengkapi
dengan informasi terbaru, seperti produk baru atau bentuk-bentuk
layanan yang baru. Jadi surat tanggapan yang dibuat semata mata
untuk menanggapi permintaan informasi yang diminta oleh pelanggan.

4) Menangani Permintaan Kredit Rutin

Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan yang diberikan
oleh suatu lembaga keuangan bank maupun non bank kepada nasabah
untuk berbagai kepentingan. kebanyakan permintaan kredit bersifat rutin,
seperti surat persetujuan kredit (credit approval letter) dan referensi kredit
(credit reference).
1. Persetujuan Kredit :
 Merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak lain.
Bagian-bagiannya dapat diuraikan sebagai berikut:
a) Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang
berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah
tersebut
b) Bagian pertengahan mencakup beberapa hal antara lain, batas
maksimal jumlah kredit yang diberikan. Lama dan jumlah
angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim,beban administrasi
dan bunga, tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang
berkaitan dengan kredit tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit :

Pada umumnya kredit tidak memerlukan referensi maupun rekomendasi
dari suatu pihak, akan tetapi untuk jenis jenis kredit tertentu yang
memiliki nilai kredit tinggi, umumnya pemberi kredit memerlukan surat
rekomendasi dari pihak lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan
dalam surat rekomendasi yaitu:
a) Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan dan
b) Ungkapkan sesuai dengan fakta yang ada, jangan dibuat-buat.
Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar
permohonan kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya
menggunakan program komputer secara online. Terminal komputer
dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor cabang yang mereka
miliki.

5) Surat Rekomendasi
 Surat rekomendasi (Recommendation Letter) merupakan surat yang
diberikan dari seseorang yang memiliki suatu posisi penting dalam suatu
perusahaan kepada seseorang pegawainya. Dalam surat rekomendasi
biasanya dijelaskan mengenai hal yang berkaitan dengan kemampuan,
kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat digunakan
sebagai dukungan untuk melanjutkan karir.
Surat rekomendasi biasanya rahasia sehingga pemohon tidak
diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut, surat rekomendasi
langsung dikirimkan kepada pihak yang dituju. Surat rekomendasi
merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan
orang. Karakteristik dari surat rekomendasi adalah sebagai berikut:
 Nama lengkap pemohon
 Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
 Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya
sendiri
 Hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon
 Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat

komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis
dibandingkan dengan komunikasi lisan. Direct request dapat diartikan sebagai
Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain
untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media
elektronik. Oganisasi direct request mencakup: pembukaan, penjelasan rinci
dan penutup. Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati
oleh pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan
untukmelakukan kegiatan bisnis setiap hari. Ketika memberikan tanggapan atas
keluhan pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau
memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi
citra organisasi bisnissecara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu; (1)
Penyampaian bad-news, (2)Penerimaan pesan tersebut, (3) Menjaga good will
sebaik mungkin dengan audiens.
B. Saran

Dengan mempelajari makalah tentang komunikasi bisnis diharapakan para

pembaca dapat mengambil aspek-aspek penting seperti cara menulis pesan rutin
dan pesan positif sehingga saat pembaca terjun kedunia bisnis sang pembaca
tidak kewalahan saat menghadapi masalah yang dijelaskan dalam makalah ini.
 DAFTAR PUSTAKA

Guffey, Marry Ellen, dan Dana Loewy. (2010). Essentials of Business

Communcation. South-Western Cengage Learning, Mason OH.

Booove, Courlan L, dan John V. Till. (2008). Business Communcation Today.

Pearson-Prentince Hall, New Jersey.

Purwanto, Djoko. (2006). Komunikasi Bisnis. Erlangga. Jakarta.

http://adieahmeth.blogspot.com/2010/09/surat-rutin-dan-pesan-berisi-niat-
baik.html