FORMAT PEMBUATAN PROPOSAL

Susunan Proposal
Halaman Judul
I. Latar Belakang
II. Tujuan Kegiatan
III. Nama dan Tema Kegiatan
IV. Bentuk Kegiatan
V. Peserta
VI. Penyelenggara
VII. Jadwal dan Lokasi Kegiatan
VIII. Susunan Acara
IX. Susunan Panitia
X. Rencana Anggaran
XI. Penutup
XII. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Penjelasan Susunan Proposal

Halaman Judul (Cover)

Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara
yang berinisiatif merencanakan kegiatan

I. Latar Belakang
 Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan
 Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan
bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud
khusus
 Contoh :
Himpunan Mahasiswa Geologi Unpad memiliki banyak lembaga di dalamnya,
seperti BEM, BPM, Student Chapter, UKM dan KKM. Pengelolaan kesekretariatan
yang baik tentu dibutuhkan dalam kepengurusan maupun pengadaan acara-acara tiap
lembaga tersebut. Selain itu, banyaknya acara dari tiap lembaga dalam HMG juga
menuntut kelihaian penyusun proposal khususnya proposal sponsorship agar dapat
 menarik perhatian pembaca. Karena itulah, BEM KM FTG bermaksud mengadakan
acara Secretarial Course yang akan memfasilitasi kebutuhan akan pengetahuan
kesekretariatan tiap lembaga dalam HMG, juga membantu mengembangkan pola pikir
dalam penulisan proposal dan dokumen-dokumen lainnya supaya lebih baik dan
menarik.

II. Tujuan Kegiatan

 Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan
 Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih
 Tujuan dapat mendukung dan memperjelas maksud dari suatu kegiatan
 Contoh :
Acara Secretarial Course ini bertujuan untuk:
1. Memberikan pengetahuan yang memadai seputar kesekretariatan baik dalam acara
maupun dalam organisasi
2. Memberikan pengetahuan tentang teknik penulisan proposal sponsorship yang
menarik
3. Menumbuhkan semangat dan motivasi dalam mengemban tugas di bidang
kesekretariatan

III. Nama dan Tema Kegiatan

 Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan
 Tema kegiatan bersifat tentatif, bila ada silakan dimasukkan
 Contoh :
- Nama kegiatan : Secretarial Course
- Tema kegiatan : “All About Secretarial Stuffs”

IV. Bentuk Kegiatan

 Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatan secara umum
 Dibuat dalam bentuk poin
 Contoh :
Acara Secretarial Course ini akan berisi kegiatan:
- Pemaparan tentang pengelolaan kesekretariatan dalam organisasi dan kepanitiaan
 - Penjelasan tentang teknik pembuatan proposal, surat, sertifikat, dan dokumen-
dokumen kesekretariatan lain
- Penjelasan tentang teknik pembuatan proposal sponsorship yang menarik dan layak
tembus
- Sharing mengenai dunia kerja kesekretariatan (tips dan trik)

V. Peserta
 Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan
 Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan
 Contoh:
Peserta acara Secretarial Course ini diutamakan untuk semua sekretaris lembaga
dan acara-acara besar HMG serta anggota HMG yang ingin mengikuti acara ini, dengan
total kuota peserta sebanyak 30 orang.

VI. Penyelenggara
 Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
 Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang
hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu
 Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau
sekretariat yang dapat dihubungi
 Contoh:
Acara ini diadakan oleh:
Sekretaris Kepengurusan BEM KM FTG Unpad 2019
Ghifara Herninda (Nama Ketua Pelaksana)
081387627367
ghifarahr@yahoo.com

VII. Waktu dan Tempat Kegiatan

 Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan
 Contoh :
Acara ini akan diadakan pada:
Pukul : 08.00 – 14.00
Tanggal : 16 Februari 2019
 Tempat : Ruang Auditorium, Gedung 1 Lantai 3, FTG Unpad

VIII. Susunan Acara

 Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai.
 Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No,
Waktu, Acara, Pelaksana, dll.)
 Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu
dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan
 Contoh:
No Waktu Acara Pelaksana
1 08.00 – 08.15 Registrasi Peserta Panitia dan Peserta
2 08.15 – 09.45 Materi 1: Pengelolaan Kesekretariatan Pembicara
dalam Organisasi dan Kepanitiaan
3 09.45 – 10.00 Snack dan Istirahat Panitia
4 10.00 – 11.45 Materi 2: Teknik pembuatan Pembicara
dokumen-dokumen kesekretariatan
5 11.45 – 12.15 ISHOMA Panitia dan Peserta
6 12.15 – 13.15 Materi 3: Teknik pembuatan proposal Pembicara
sponsorship yang baik
7 13.15 -13.45 Sharing Pembicara dan
Peserta
8 13.45 – 14.00 Penutup: Pemberian momento dan Semua
foto bersama

IX. Susunan Panitia

 Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
 Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang
jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama
 Contoh :
Pelindung : Dekan Fakultas Teknik Geologi UNPAD
Dr. Ir.Vijaya Isnaniawardhani, MT
Penasehat : Manager Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas
Teknik Geologi UNPAD
 Nanda Natasia S.T., M.T
Penanggung Jawab : Ketua Himpunan Mahasiswa Geologi Fakultas Teknik
Geologi Universitas Padjadjaran
Adithya Ramadhani Hasibuan
Ketua Panitia : Ghifara Herninda
Sekretaris : Mirza Muhajir
Bendahara : Bayana Eka Putri
Sie. Acara : Ahmad Lutfi
Sie. Perizinan : Hisyam Azhar Azizi
Sie. Logistik : Ahmad Tarmizi Simanullang
Sie. Konsumsi : Zainul Akhyar
Sie. Humas : Farham Deo Febriadin
Sie. Dokumentasi : Kuncaraningrat Edi Yoga

X. Rencana Anggaran
 Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan
 Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan
 Contoh :

PEMASUKAN
- Kas BEM HMG : Rp 100.000,00
- Iuran Peserta Rp15.000,00 x 30 : Rp 450.000,00

PENGELUARAN
Acara
- Pembicara : Rp 400.000,00
- Fotocopy Modul Rp3.000,00 x 30 : Rp 90.000,00
Konsumsi
- Snack
a. Peserta Rp 2000 x 30 : Rp 60.000,00
b. Pembicara Rp 5000 x 1 : Rp 5.000,00
- Makan Siang
a. Peserta Rp 8000 x 30 : Rp 240.000,00
 b. Pembicara Rp12000 x 1 : Rp 12.000,00
c. Sentinel dan Staff TU Rp 8000 x 4 : Rp 32.000,00
Humas
- Cetak Pamflet Rp 5000 x 2 : Rp 10.000,00

Biaya Tak Terduga

± 10% x Rp 749.000,00 : Rp 75.000,00

DEFISIT
Pemasukan : Rp 550.000,00
Pengeluaran : Rp 824.000,00
Defisit : Rp 274.000,00

XI. Penutup
 Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk
mendukung kegiatan.
 Dibuat secara pribadi oleh ketua pelaksana
 Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana/Ketua Panitia dan mengetahui Penanggung jawab
kegiatan
 Contoh :
Demikian kami sampaikan proposal acara Secretarial Course dengan tema “All About
Secretarial Stuffs”. Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat membantu keberlangsungan
acara ini.
Jatinangor, 1 Februari 2019
Ketua Pelaksa
(Nama Kegiatan)

Ghifara Herninda
NPM. 270110160133
(dan ttd lainnya menteri/ketua lembaga, kasu, pa boy, madam, faculty advisor)
menteri/ketua lembaga, kasu, manajer akademik dan kemahasiswaan, kaprodi S1)
POIN - POIN DI BAWAH INI UNTUK PROPOSAL SPONSORSHIP

XII. Penawaran Kerjasama (sponsorship)

 Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor

 Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :

- Kegiatan diikuti/dihadiri oleh banyak orang

- Ada kesempatan untuk display/selling product
- Kemudahan administrasi dan birokrasi
- Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan
pihak sponsor”
 Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
 kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang
dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan/dijual“ panitia kepada
pihak sponsor
 Contoh:
KRITERIA DAN KETENTUAN SPONSORSHIP

I. KRITERIA SPONSOR
Kami selaku panitia (Nama Kegiatan) memberikan penawaran kepada pihak
perusahaan untuk ikut berpartisipasi dalam kegiatan ini sebagai pihak sponsor. Adapun
bentuk penawaran yang dimaksud adalah sebagai berikut:

A. Sponsor Tunggal
Adalah pihak perusahaan yang bersedia menyediakan dana sebesar 100%
(seratus persen) dari keseluruhan total anggaran yang terdapat dalam rincian
anggaran penyelenggaraan. Adapun kontrak partisipasi yang diperoleh Sponsor
Tunggal berupa:
1. Berhak memasang spanduk di sekitar arena kegiatan maksimal 6 (enam)
buah spanduk (penempatan spanduk ditentukan oleh panitia, sesuai sudut
pandang artistik)
2. Pihak sponsor dapat turut membagikan sampel produk atau brosur pada saat
acara berlangsung
 3. Pihak sponsor dapat turut membagikan produknya kepada panitia

Catatan: kontrak partisipasi disesuaikan oleh panitia kegiatan

B. Sponsor Utama
Adalah pihak perusahaan yang bersedia menyediakan dana sebesar 80%
(delapan puluh persen) dari keseluruhan total anggaran yang terdapat dalam rincian
anggaran penyelenggaraan. Adapun kontrak partisipasi yang diperoleh Sponsor
Utama berupa:
1. Berhak memasang spanduk di sekitar arena kegiatan maksimal 4 (empat)
buah spanduk (penempatan spanduk ditentukan oleh panitia, sesuai sudut
pandang artistik)
2. Pihak sponsor dapat turut membagikan sample produk atau brosur pada saat
acara berlangsung
3. Panitia masih membuka kesempatan untuk 1 (satu) sponsor pendukung

Catatan: kontrak partisipasi disesuaikan oleh panitia kegiatan

C. Sponsor Menengah
Adalah pihak perusahaan yang bersedia menyediakan dana sebesar 50% (lima
puluh persen) dari keseluruhan total anggaran yang terdapat dalam rincian anggaran
penyelenggaraan. Adapun kontra partisipasi yang diperoleh Sponsor Menengah
berupa:
1. Berhak memasang spanduk di sekitar arena kegiatan maksimal 2 (dua) buah
spanduk (penempatan spanduk ditentukan oleh panitia, sesuai sudut
pandang artistik)
2. Pihak sponsor dapat turut membagikan sample produk atau brosur pada saat
acara berlangsung
3. Panitia masih membuka kesempatan untuk 1 (satu) sponsor menengah atau
2 (dua) sponsor pendukung

Catatan: kontrak partisipasi disesuaikan oleh panitia kegiatan

D. Sponsor Pendukung
 Adalah pihak perusahaan yang bersedia menyediakan dana sebesar kurang dari
50% (lima puluh persen) dari keseluruhan total anggaran yang terdapat dalam
rincian anggaran penyelenggaraan. Adapun kontra partisipasi yang diperoleh
Sponsor Pendukung berupa:
1. Berhak memasang spanduk di sekitar arena kegiatan maksimal 1 (satu) buah
spanduk (penempatan spanduk ditentukan oleh panitia, sesuai sudut pandang
artistik)
2. Panitia masih membuka kesempatan untuk 1 (satu) sponsor pendukung

Catatan: kontrak partisipasi disesuaikan oleh panitia kegiatan

E. Lain-lain
Bentuk sponsorship yang belum tercantum di atas akan dibicarakan lebih lanjut.

II. KETENTUAN SPONSOR

1. Setiap sponsor yang berpartisipasi dalam acara ini harus menandatangani lembar
kesediaan berpartisipasi kepada panitia selambat-lambatnya 3 (tiga) minggu
sebelum penyelenggaraan
2. Syarat-syarat pembayaran:
 Tanda jadi berupa uang muka minimal 50% (lima puluh persen) dari jumlah
yang tertulis dalam kontrak paling lambat satu minggu sebelum pelaksanaan
 Apabila sampai batas waktu yang ditentukan di atas pihak sponsor tidak
melunasi kontrak, maka perjanjian dianggap batal dan uang muka tidak dapat
ditarik kembali
3. Pembatalan partisipasi:
 Bila pihak sponsor telah membayar uang muka, maka 70% (tujuh puluh persen)
dari uang muka menjadi hak panitia penyelenggara
 Bila telah membayar lunas, maka 60% (enam puluh persen) dari uang muka
akan menjadi hak panitia
4. Materi iklan berupa logo, nama perusahaan, nama produk lain dan lain-lain harus
diterima panitia paling lambat satu minggu setelah penandatanganan kontrak
5. Ketentuan-ketentuan yang belum diatur di atas dapat dilakukan atas kesepakatan
bersama