TUGAS PERENCANAAN PROYEK:

(PERENCANAAN PROYEK SEMINAR PEMANFAATAN

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENCIPTAKAN
MASYARAKAT YANG PRODUKTIF DAN INOVATIF)

Dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah evaluasi proyek dalam materi perencanaan
proyek

Dosen pengampu : Maidalena, S.T., M.M.

Disusun Oleh :
Amalia Nasution (0501212140)

Luthfiyah Rahadatul Aisy (0501212183)

Miftahul Jannah Tanjung (0501213079)

PROGRAM STUDI EKONOMI ISLAM

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUMATERA UTARA

2024
A. Pendahuluan

Proyek yang akan dibuat yaitu sebuah seminar tentang peran teknologi
informasi dalam menciptakan masyarakat yang produktif dan inovatif. Melihat dizaman
sekarang ini, aktivitas orang-orang seakan tidak terlepas dari teknologi. Perkembangan
teknologi yang semakin canggih mengubah cara-cara orang untuk melakukan sesuatu
dan bisa didapatkan secara mudah dan fleksibel. Dengan kecanggihan teknologi saat ini
diharapkan masyarakat untuk lebih inovatif. Mampu memanfaatkan teknologi dengan
bijak. Diharapkan pula peserta akan mendapat gambaran tentang penerapan teknologi
dan manfaat-manfaat yang bisa diperoleh jika mampu mengembangkannya. Selain itu
dalam seminar ini memberikan kesempatan kepada praktisi, akademisi untuk berbagi
ilmu dan gagasan mereka.

1) Tujuan Proyek
Tujuan dari proyek ini adalah sebagai berikut :
a) Untuk memberikan pemahaman kepada masyarakat umum, mahasiswa dan
kalangan lainnya untuk lebih produktif dan inovatis dengan memanfaaatkan
teknologi.
b) Sebagai pertemuan antara pelaku bisnis, praktisi, akademisi dan masyarakat
umum untuk mengenal manfaat teknologi.

2) Sasaran
Proyek ini ditujukan untuk beberapa kalangan, antara lain :
a) kalangan mahasiswa
b) teknisi
c) pemerintah daerah
d) kalangan bisnis
e) masyarakat umum

3) Pelaksana
Pelaksana kegiatan ini adalah himpunan mahasiswa ekonomi islam
medan yang terdiri dari mahasiswa pilihan dari universitas sekota Medan.
B. Perencanaan
a) Bentuk Acara
Seminar ini dilaksanakan dengan menghadirkan pembicara yang
memandang aplikasi Sistem Informasi dari segi ekonomi, teknologi,
sosial dan budaya.

b) Susunan Kepanitiaan
Penasehat : Gubernur Sumatera-Utara
Penanggung Jawab : Kominfo
Pengarah : Ikatan Mahasiswa Medan
Panitia Pelaksana
Ketua Pelaksana : Amalia Nasution
Sekretaris : Luthfiyah Rahadatul Aisy
Berdahara : Miftahul Jannah
Seksi Acara
Koordinator : Imelda Saputri
Anggota : Aulia Ramadhani
Seksi Humas
Koordinator : Siti Aisyah
Anggota : Tria Tanti
Seksi Konsumsi
Koordinator : Anisah Putri
Anggota : Ilma Tasya
Seksi Perlengkapan
Koordinator : Farhan Arafat
Anggota : Fuad Hasan
Seksi Keamanan
Koordinator : Kamal Alrasyid
Anggota : Suheri
Seksi Dokumentasi
Koordinator : Nanda Alhazmi
Anggota : Miftahul Khairiah
c) Estimasi Proyek

Pelaksanaan proyek seminar ini diperkirakan memakan waktu selama 45

hari dari proses persiapan sampai pelaksaanan. Proyek ini direncanakan dimulai
pada awal februari 2024 dan pelaksaanaan yaitu pada petengahan maret 2024,
tepatnya pada 14 maret 2024. Kemungkinan perubahan waktu pelaksaan akan
dipertimbangkan saat evaluasi persiapan.

d) Estimasi Sumber Daya

Sumber daya yang terlibat didalam proyek ini yaitu panitia penyelenggara,
bagian penyedia penyewaan perlengkapan, bagian penyedia konsumsi, pembicara
seminar, peserta seminar dan tamu undangan.

e) Estimasi Durasi Aktivitas

Daftar Kegiatan yang dilakukan Durasi ( hari )

Melakukan rapat dengan tim penyelenggara & penetapan tema 1

Menghubungi narasumber 3
Membentuk panitia pelaksana 1
Mengajukan proposal 6
Menghubungi narasumber kembali 1
Membuat surat untuk sponsor 1
Mencari sponsor 7
Rapat tim untuk evaluasi kegiatan sebelumnya 1
Pembuatan brosur, banner, tiket 3
Pembuatan sertifikat 2
Pembuatan surat undangan pejabat, daftar hadir peserta 1
Persiapan konsumsi 2
Persiapan perlengkapan (sewa gedung, kursi, meja, dll) 6
Pembuatan susunan acara 1
Menghungi pengisi acara (penyanyi&penari) 1
Rapat evaluasi persiapan acara 1
Pemasangan atribut acara 1
Gladiresik 1
Pelaksaan seminar 1
Pembagian sertifikat 1
Bersih-bersih 2
Rapat evaluasi 1

f) Estimasi Biaya
Sumber dana yang dianggarkan diperoleh dari sumbangan pemerintah kota,
kemkominfo, sponsor dan hasil penjualan tiket. Berikut ini rancangan biaya
seminar

No
Uraian Jumlah Harga Satuan Total
.

1. Sekretaris

Kertas Hvs 1 Rim - Rp. 40.000

Fotocopy 20 Lembar Rp. 200/Lbr Rp. 4.000

Map 10 Buah Rp. 2000/Satuan Rp. 20.000

Stempel 2 Buah Rp. 40.000/Satuan Rp. 80.000

Kertas Sertifikat 200 Lembar Rp. 500/Lbr Rp. 100.000

Print Hitam Putih 30 Lembar Rp. 1000/Lbr Rp. 30.000

Print Warna 50 Lembar Rp. 3000/Lbr Rp. 150.000

2. Perlengkapan

Sewa Gedung 1 Buah - Rp. 30.000.000

Banner Panggung 1 Buah Rp. 250.000/Buah Rp. 250.000

Banner Promosi 3 Buah Rp. 25.000/Buah Rp. 75.000

Brosur Promosi 100 Buah Rp. 1500/Buah Rp. 150.000

3. Konsumsi

Buah – Buahan 6 Keranjang Rp. 50.000 Rp. 300.000

Air Mineral Botol 1 Dus Rp. 50.000 Rp. 50.000

Snack 300 Kotak Rp. 5000 Rp. 1.500.000

Konsumsi Panitia 30 Bungkus Rp. 15.000 Rp. 450.000

Air Mineral Gelas 5 Dus Rp. 15.000 Rp. 60.000

4. Transport

Akomondasi dan 1 Orang - Rp.5.000.000

transport Pembicara

Uang Transport - - Rp. 500.000

Panitia

Biaya tak terduga Rp.1.000.000

Total Biaya : 39.759.000

g) Rencana management resiko

Teknik Mengurangi
Resiko Kejadian
Resiko

Narasumber membatalkan Waktu pelaksanaan Menyiapkan

mengisi acara terjadi bersamaan narasumber cadangan
dengan acara yang lain
yang lebih penting
Kejadian yang tidak
terduga (sakit)
Gedung Biaya lebih besar dari Menyiapkan beberapa
estimasi yang telah pilihan gedung untuk
ditentukan dijadikan cadangan
Gedung telah disewa
oleh orang lain pada
tanggal yang sama
Sponsor Tidak mencapai target Menambah uang
registrasi peserta
C. Pelaksanaan ( Executing )
Jadwal pelaksanaan acara

09:00-09:30 WIB : Pembukaan

09:30-09:40 WIB : Pembacaan Ayat Suci Al – Qur’an

09:40-09:50 WIB : Menyanyikan Lagu Indonesia Raya

09:50-10:00 WIB : Laporan Ketua Pelaksana

10:00-10:10 WIB : Sambutan Ketua Himpunan Mahasiswa Ekonomi Islam

Medan

10:10-10:20 WIB : Kata sambutan Perwakilan Kemkominfo

10:20-12:00 WIB : Pembicara seminar

12:00-12:10 WIB : Do’a & Penutup

12:10-12.20 WIB : Selesai

Setelah acara selesai dilakukan makan bersama untuk pengisi acara, tamu
undangan dan panitia acara. Sebagia panitia yang telah di tentukan melakukan
pembagian sertifikat kepada peserta.

D. Monitoring dan Controling Proyek

1) Rencana Managemen Kebutuhan
Dalam perencananaan ini proyek membutuhkan berbagai macam
dokumen dokumen pendukung, sumber daya yang handal dan juga berbagai
kelengkapan lainnya untuk kebutuhan seminar
2) Rencana Control Schedule
Perencanaan bagian ini yaitu setiap melakukan progres atau pengerjaan
proyek melaporkan kegiatan tersebut kepada ketua pelaksana dan setelah
selesai progres tersebut di ceklist untuk menandai bahwa progres tersebut
telah selesai dan diterima
 3) Rencana Control Budget
Perencanaan ini ditunjukkan dengan laporan-laporan tentang bagaimana
penggunaan dana oleh setiap bagian tim yang dibuat dalam anggaran uraian
seminar
4) Rencana Control Kualitas
Kualitas dari seminar yang diadakan diperlihatkan dari laporan-laporan
yang disusun secara terintegritas dan juga review atau penilaian dari peserta
dan sponsor dari seminar tersebut
5) Rencana Laporan
Ada beberapa laporan yang dibuat dalam terlaksananya seminar tersebut
salah satunya pembuatan proposal yang berisikan rincian atau detal dari
segala kegiatan yang ada diseminar nantinya baik itu sebelum mapun
sesudah, proposal ini nantinya akan di tinjak lanjuti oleh pihak sponsor
sekaligus penyelenggara agar kegiatan ini dapat berjalan sebagai mana
mestinya.

E. Penutup (Closing)
Penutupan dilakukan apabila semua tahap sudah selesai dilakukan termasuk
pembayaran telah diselesaikan. Penutupan dilakukan dengan melakukan rapat evaluasi
pelaksanaan.
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT
a. Develop project charter
1. Identitas projek
Nama Seminar pemenpaatan teknologi informasi dalam
menciptakan masyarakat yang produktif dan
inovatif
Deskripsi Proyek yang akan dibuat yaitu sebuah seminar
tentang peran teknologi informasi dalam
menciptakan masyarakat yang produktif dan
inovatif.
Sponsor Kominfo
Project leader Nama : AMALIA NASUTION
Jabatan : Ketua pelaksana
Sumber daya tim Sumber dukungan dan legitimasi bagi tim untuk
menjalankan projek seminar
Sumber daya manusia : dukungan sumber daya
manusia dalam projek seminar berasal dari panitia
penyelenggaraan, bagian penyediaan penyewaan
perlengkapan, bagian penyedian konsumsi.
Program : Kominfo
Dana : Dana yang digunakan dalam projek seminar
ini adalah berasal dari sponsor ship dan registrasi
peserta