LAPORAN WAJIB HR

Sebagai departemen yang mengemban fungsi pengelolaan sumber daya manusia (human
resources management), HR wajib membuat laporan-laporan tertentu secara periodik. Selain
berguna dalam menata administrasi HR; laporan-laporan tersebut juga penting dibuat untuk
mengevaluasi kinerja departemen HR secara khusus, dan perusahaan secara umum. Tanpa
pencatatan data yang tertib dan laporan yang baik, alur kerja HR bisa terganggu. Data dan laporan
HR yang valid akan membantu manajemen merumuskan kebijakan yang tepat untuk mencapai
tujuan jangka pendek maupun jangka panjang perusahaan.
Berikut ini 4 laporan wajib yang diterbitkan oleh HR setiap bulannya:
1. Laporan Presensi (Kehadiran)
(Presence), atau untuk mengetahui berapa kali karyawan tidak hadir (absence).
Laporan ini penting, terlebih jika perusahaan menyediakan tunjangan harian. Jumlah
kehadiran menjadi faktor yang menentukan jumlah tunjangan yang berhak diterima
karyawan.
Selain itu, laporan ini bisa punya peran lebih besar jika dimanfaatkan untuk mengukur
produktivitas, atau perhitungan beban kerja, yang bisa berpengaruh pada strategi perusahaan
kedepannya.
2. Laporan Gaji
Laporan bulanan lainnya yang juga penting dibuat oleh HR adalah laporan gaji.
Laporan ini menghasilkan slip gaji yang berhak diterima oleh masing-masing karyawan setiap
bulannya. Dalam bentuk final yang mencakup gaji seluruh karyawan, laporan ini diperlukan
oleh departemen keuangan sebagai dasar perhitungan beban pajak penghasilan PPh 21.
Karenanya, laporan gaji menjadi salah satu bahan untuk memprediksi kondisi keuangan
perusahaan dalam suatu masa.
3. Laporan Cuti
Cuti memang menjadi hak karyawan. Tugas HR adalah mengelolanya, seperti meng-
update jumlah cuti yang sudah digunakan, memastikan izin cuti dikantongi karyawan sebelum
pelaksanaan cuti, hingga melakukan evaluasi SOP cuti agar menjadi lebih mudah dan efisien.
Data cuti yang rapi dan lengkap dapat menunjukkan kecenderungan waktu-waktu
karyawan memilih cuti, yang bisa dipakai perusahaan menentukan kebijakan terkait shift
kerja, reward cuti, dll. Data tersebut juga akan penting saat karyawan resign atau di-PHK
perusahaan, karena jatah cuti yang masih bisa dipakai akan diperhitungkan sebagai uang
penggantian hak (UPH).
4. Laporan Izin/Sakit
Ketidakhadiran karyawan karena izin atau sakit juga perlu dirangkum dalam sebuah
laporan bulanan. Laporan izin dan sakit karyawan dapat menunjukkan bagaimana pola
ketidakhadiran karyawan, kecenderungan kebutuhan personal karyawan, bahkan kapan HR
perlu mulai merekrut magang atau karyawan baru.
Laporan-laporan HR itu umumnya dibuat secara periodik agar memudahkan
pencatatan, dan tidak menumpuk di satu waktu. Ada yang membuat pencatatan secara
harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya. Namun, biasanya perusahaan secara resmi
memerlukan laporannya dalam periode bulanan, seperti halnya periode penggajian.