4 Laporan HR yang Wajib Dibuat Setiap Bulan

gadjian.com/blog/2018/03/02/4-laporan-hr-yang-wajib-dibuat-setiap-bulan

Sebagai departemen yang mengemban fungsi pengelolaan sumber daya manusia

(human resources management), HR wajib membuat laporan-laporan tertentu secara
periodik. Selain berguna dalam menata administrasi HR; laporan-laporan tersebut juga
penting dibuat untuk mengevaluasi kinerja departemen HR secara khusus, dan
perusahaan secara umum. Tanpa pencatatan data yang tertib dan laporan yang baik,
alur kerja HR bisa terganggu. Data dan laporan HR yang valid akan membantu
manajemen merumuskan kebijakan yang tepat untuk mencapai tujuan jangka pendek
maupun jangka panjang perusahaan.

Berikut ini 4 laporan wajib yang diterbitkan oleh HR setiap bulannya:

1. Laporan Presensi (Kehadiran)

(presence), atau untuk mengetahui berapa kali karyawan tidak hadir (absence). Laporan
ini penting, terlebih jika perusahaan menyediakan tunjangan harian. Jumlah kehadiran
menjadi faktor yang menentukan jumlah tunjangan yang berhak diterima karyawan.
Selain itu, laporan ini bisa punya peran lebih besar jika dimanfaatkan untuk mengukur
produktivitas, atau perhitungan beban kerja, yang bisa berpengaruh pada strategi
perusahaan kedepannya.

2. Laporan Gaji

Laporan bulanan lainnya yang juga penting dibuat oleh HR adalah laporan gaji. Laporan
ini menghasilkan slip gaji yang berhak diterima oleh masing-masing karyawan setiap
bulannya. Dalam bentuk final yang mencakup gaji seluruh karyawan, laporan ini
diperlukan oleh departemen keuangan sebagai dasar perhitungan beban pajak
penghasilan PPh 21. Karenanya, laporan gaji menjadi salah satu bahan untuk
memprediksi kondisi keuangan perusahaan dalam suatu masa.

3. Laporan Cuti

Cuti memang menjadi hak karyawan. Tugas HR adalah mengelolanya, seperti

meng-update jumlah cuti yang sudah digunakan, memastikan izin cuti dikantongi
karyawan sebelum pelaksanaan cuti, hingga melakukan evaluasi SOP cuti agar menjadi
lebih mudah dan efisien. Data cuti yang rapi dan lengkap dapat menunjukkan
kecenderungan waktu-waktu karyawan memilih cuti, yang bisa dipakai perusahaan
menentukan kebijakan terkait shift kerja, reward cuti, dll. Data tersebut juga akan penting
saat karyawan resign atau di-PHK perusahaan, karena jatah cuti yang masih bisa dipakai
akan diperhitungkan sebagai uang penggantian hak (UPH).

4. Laporan Izin/Sakit

1/2
Ketidakhadiran karyawan karena izin atau sakit juga perlu dirangkum dalam sebuah
laporan bulanan. Laporan izin dan sakit karyawan dapat menunjukkan bagaimana pola
ketidakhadiran karyawan, kecenderungan kebutuhan personal karyawan, bahkan kapan
HR perlu mulai merekrut magang atau karyawan baru.

Laporan-laporan HR itu umumnya dibuat secara periodik agar memudahkan pencatatan,

dan tidak menumpuk di satu waktu. Ada yang membuat pencatatan secara harian,
mingguan, bulanan, dan seterusnya. Namun, biasanya perusahaan secara resmi
memerlukan laporannya dalam periode bulanan, seperti halnya periode penggajian.
Tidak dimungkiri, semua laporan ini menimbulkan kerepotan tersendiri. Terkait
pekerjaan administrasi HR ini, akhir 2017 lalu Gadjian merilis hasil surveinya atas 161
perusahaan di Indonesia. Hasilnya, sebanyak 73% perusahaan departemen HR-nya
belum mendapatkan dukungan teknologi yang memadai. Tentu hal ini sangat
disayangkan. Apalagi, 86% perusahaan yang disurvei sudah mulai memperhitungkan
Pajak PPh 21 dan BPJS karyawan.

Bisa dibayangkan kerepotan HR perusahaan yang melakukan administrasi manual dan

memiliki data yang terpisah-pisah. Inefisiensi seperti inilah yang kerap menjebak para
praktisi HR hingga tak maksimal melakukan tugas utama HR, yaitu mendesain strategi
pengelolaan SDM untuk menyesuaikan zaman dan kebutuhan organisasi.

2/2