DOKUMENTASI DAN PELAPORAN

Pencatatan adalah kegiatan atau proses

pendokumentasian suatu aktifitas dalam bentuk tulisan.
Pencatatan dilakukan di atas kertas, disket, pita nama,
pita film. Bentuk catatan dapat berupa tulisan, grafik,
gambar dan suara. Selanjutnya untuk melengkapi
pencatatan setiap kegiatan yang dilakukan diakhiri
dengan pembuatan laporan.
 Teknik pencatatan dalam proses penerimaan
sangat diperlukan untuk ketertiban pengelolaan dan
memudahkan pengontrolan pemasukan dan
pengeluaran bahan dan alat. Banyak kegiatan
administrasi dan kegiatan mencatat yang perlu
dilakukan. Misalnya, laporan penerimaan barang,
keadaan bahan, pendistribusian, dan lain-lain.
Pelaporan adalah catatan yang memberikan
informasi tentang kegiatan tertentu dan hasilnya
disampaikan ke pihak yang berwenang atau berkaitan
dengan kegiatan tertentu Pencatatan (recording) dan
pelaporan (reporting) berpedoman kepada sistem
pencatatan dan pelaporan terpadu yang disepakati
(SP2T)
 Beberapa pengertian dasar dari SP2T menurut
DepKes. Ri (1992) adalah sebagai berikut:
● Sistem pencatatan dan pelaporan terpadu adalah kegiatan
pencatatan dan pelaporan data umum, sarana, tenaga dan
upaya pelayanan kesehatn.
● Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri atas beberapa
komponen yang saling berkaitan, berintegrasi dan
mempunyai tujuan tertentu
● Terpadu merupakan gabungan dari berbagai macam
kegiatan pelayanan kegiatan, untuk menghindari adanya
pencatatan dan pelaporan lain yang dapat memperberat
beban kerja petugas.
● Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap
kegiatan bagi tenaga kesehatan adalah melakukan
pencatatan data penyelenggaraan tiap kegiatan bagi
tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada
instansi yang berwenang berupa laporan lengkap
pelaksanaan kegiatan dengan menggunakan format
yang di tetapkan.
● Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan tiap
triwulan adalah melakukan pencatatan data pada
semua kegiatan dalam satu triwulan berjalan dan
melaporkan data tersebut dalam bentuk rekapitulasi
kegiatan triwulanan kepada instansi yang berwenang
dengan menggunakan format yang di tetapkan.
Sistem pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dan pelaporan kegiatan penyelenggaraan
makanan merupakan bagian yang tidak terpisah dari
sistem penyelenggaraan makanan. Pencatatan dan
pelaporan meliputi:
a. Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian.
b. Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian
peralatan dapur.
c. Pencatatan kegiatan macam dan jumlah klien setiap
hari.
d.Perhitungan harga makanan perorang sehari, rata-rata
dalam
tiap bulan dan setiap tiga bulan.
e. Laporan tribulan untuk pimpinan
Perhitungan kebutuhan bahan makanan
Perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah
kegiatan penyusunan kebutuhan bahan makanan yang
diperlukan untuk pengadaan bahan makanan.
Tujuannya adalah supaya tercapainya usulan
anggaran dan kebutuhan bahan makanan untuk pasien
dalam satu tahun anggaran
Langkah perencanaan kebutuhan bahan makanan
adalah:
● Menentukan jumlah pasien
● Menentukan standar porsi tiap bahan makanan dan
membuat dalam berat kotor
● Menghitung berapa kali pemakaian bahan makanan
serta siklus menu
Menghitung dengan cara:
● Pemesanan dan pembelian bahan makanan
Pemesanan dan pembelian bahan makanan adalah
penyusunan permintaan bahan makanan berdasarkan menu
atau pedoman menu dan rata-rata jumlah konsumen atau
pasien yang dilayani. Tujuannya adalah untuk menyediakan
daftar pesanan bahan makanan sesuai standar atau spesifikasi
yang ditetapkan.
Langkah pemesanan bahan makanan:
● Ahli gizi membuat rekapitulasi kebutuhan bahan makanan
untuk esok hari dengan cara: standar porsi x jumlah pasien
● Hasil perhitunga diserahkan ke bagian gudang
logistik/suplier
● Bagian gudang menyiapkan bahan makanan sesuai
dengan permintaan
● Bagian pengolahan mengambil bahan makanan yang dipesan
Dokumentasi
adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat
memberikan keterangan atau bukti yang berkaitan
dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen
secara sistematis serta menyebar luaskan kepada
pemakai informasi tersebut.
● Dokumen Primer adalah dokumen berisi informasi tentang
hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Misal :
laporan
● Dokumen Sekunder adalah dokumen berisi informasi
tentang literatur primer.
● Dokumen Tersier adalah dokumen berisi informasi tentang
literatur sekunder. Misal : buku
 KEGIATAN ATAU TUGAS DOKUMENTASI
a) Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan.
b) Mencatat dokumen.
c) Mengolah dokumen.
d) Memproduksi dokumen.
e) Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen.
f) Menyimpan dan memelihara dokumen.