2018

HEALTH FACILITIES INFORMATION

SYSTEM
USER PEGAWAI BPJS KESEHATAN
 Riwayat Perubahan Aplikasi

Tanggal UAT Perubahan

27 Februari 2018 1. Create Kode Faskes setelah Upload PKS
2. Fitur Input data tenaga medis pada profiling calon faskes
3. Hak akses Faskes Kerjasama
4. Fitur Pengajuan Perubahan data Faskes
5. Fitur Dokumen Faskes TAT < 3 bulan
6. Fitur Aproval Kabid untuk perubahan data faskes kerjasama
20 September 1. Standarisasi Keamanan Password
2017 - Password minimal 8 karakter, mengandung huruf besar,
huruf kecil, karakter khusus dan angka
- Tiga kali salah password, user tidak dapat login selama tiga
menit
- Usia password lebih dari 60 hari wajib diubah
2. Profiling Faskes
- Updating data faskes yang di entri melalui Aplikasi
Referensi Online
 Calon Faskes
1. FKTP
a. Penambahan data dokter dan jumlah tenaga medis
lain saat pendaftaran baru
b. Penambahan upload dokumen beserta nomor dan
masa berlaku
2. FKRTL
a. Penambahan data spesialis dan subspesialis
b. Penambahan data dokter per subspesialis
c. Penambahan upload dokumen beserta nomor dan
masa berlaku
 Kantor Cabang
1. Staf
a. Proses calon faskes
- Alur proses pendaftaran faskes tidak berubah,
hanya saja ada penambahan bisa create kdppk
langsung setelah calon faskes disetujui untuk
kontrak, fitur ada saat staf sudah mengupload
dokumen kontrak
b. Proses faskes kerjasama
- Penambahan fitur pengajuan perubahan data
faskes, pada fitur ini staf hanya bisa melihat. Form

i
 perubahan data sbb : Alamat, Kategori, Profil,
Penanggung jawab, Jadwal Praktek, Layanan,
Spesialis – Subspesialis, Jumlah tempat tidur,
Sarana penunjang, Tenaga Medis, Dokumen
2. Kepala Bidang/Kaseksi
a. Proses faskes kerjasama
- Approval pengajuan perubahan data faskes
meliputi 11 form diatas.

ii
 DAFTAR ISI

Riwayat Perubahan Aplikasi ............................................................................................................. i

DAFTAR ISI .......................................................................................................................................iii
PENDAHULUAN ................................................................................................................................v
PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI ............................................................................................... vi
ALUR APLIKASI................................................................................................................................. 1
1. PROSES PENDAFTARAN – SELF ASSESMENT ........................................................................ 1
2. PROSES KREDENSIALING – PKS ............................................................................................ 1
3. PROSES KONTRAK (Pembuatan PKS) – Kontrak Selesai (Pembuatan Kode Faskes) ............ 2
4. Pengajuan perubahan profil oleh faskes ............................................................................. 3
USER STAF KANTOR CABANG BPJS KESEHATAN ............................................................................. 4
1. LOGIN ................................................................................................................................... 4
2. TAMPILAN AWAL ................................................................................................................. 6
3. PENDAFTARAN FASKES ........................................................................................................ 7
5.1. FKTP .............................................................................................................................. 7
5.2. FKRTL ............................................................................................................................ 7
4. PROFIL FASKES REGISTRASI .................................................................................................. 9
5. Data Perlu Tindak Lanjut .................................................................................................... 10
5.1. Proses Pendaftaran..................................................................................................... 11
5.2. Proses Selfassesment ................................................................................................. 12
5.3. Proses Kredensialing ................................................................................................... 13
5.4. Kontrak ....................................................................................................................... 15
5.5. Kontrak Selesai ........................................................................................................... 18
6. Referensi Tenaga Medis..................................................................................................... 19
6.1. Data Tenaga Medis ..................................................................................................... 19
6.2. Data SIP Tenaga Medis ............................................................................................... 21
7. PROFIL FASKES KERJASAMA ............................................................................................... 22
7.1. FKTP ............................................................................................................................ 22
7.2. FKRTL .......................................................................................................................... 26

iii
USER KEPALA BIDANG KANTOR CABANG BPJS KESEHATAN ........................................................ 29
1. LOGIN ................................................................................................................................. 29
2. TAMPILAN AWAL ............................................................................................................... 30
3. Data Perlu Tindak Lanjut .................................................................................................... 30
Proses Data ............................................................................................................................ 31
4. PERUBAHAN DATA ............................................................................................................. 36
5. PROFIL FASKES REGISTRASI ................................................................................................ 39
USER KEPALA CABANG BPJS KESEHATAN ....................................................................................... 1
1. LOGIN ................................................................................................................................... 1
2. TAMPILAN AWAL ................................................................................................................. 1
3. Data Perlu Tindak Lanjut ...................................................................................................... 2
Proses Data .............................................................................................................................. 2
4. PROFIL FASKES REGISTRASI .................................................................................................. 5

iv
 PENDAHULUAN

Upaya untuk mempercepat dan mempermudah proses kerjasama antara BPJS Kesehatan dengan
Fasilitas Kesehatan adalah dengan disediakannya Aplikasi Health Facilities Information System
(H.F.I.S).
Aplikasi HFIS ini merupakan aplikasi yang dapat dipergunakan oleh semua calon faskes yang akan
bekerjasama dengan BPJS Kesehatan.
Detail alur sebagai berikut :
1. Faskes mendaftarkan diri ke kantor cabang BPJS Kesehatan terdekat dengan membawa
berkas lengkap.
2. Staf Kantor Cabang mendaftarkan faskes tersebut melalui aplikasi HFIS.
3. Faskes menerima email aktivasi dan username password untuk akses aplikasi HFIS dan
mengisi profil serta selfassesment.
4. Staf Kantor Cabang memverifikasi data yang sudah diinputkan oleh faskes.
5. Staf Kantor Cabang melanjutkan data faskes tersebut ke Kepala Bidang untuk proses
Approval dilakukannya Kredensialing terhadap faskes tersebut.
6. Staf Kantor Cabang melakukan visit kredensialing dan melakukan kredensialing terhadap
faskes tersebut, kemudian memasukkan data hasil kredensialing ke aplikasi HFIS sehingga
didapatkan skor kredensialing.
7. Staf Kantor Cabang melanjutkan data faskes tersebut ke Kepala Bidang untuk selanjutnya
dilakukan approval apakah faskes tersebut disetujui untuk dilakukan perjanjian kontrak
dan dibuatkan PKS.
8. Setelah tahap kontrak selesai dan telah terbentuknya kode faskes yang tersimpan pada
database referensi online, maka staff IT Helpdesk dapat menambahkan hak akses user
faskes kerjasama untuk Aplikasi HFIS. Penambahan hak akses user faskes kerjasama dapat
dilakukan dengan menggunakan Aplikasi Registrasi.
9. Faskes bisa selalu memonitor workflow data faskes melalui aplikasi HFIS.

Jakarta, Februari 2018

v
 PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI

Aplikasi HFIS ini merupakan aplikasi berbasis website yang dapat dipergunakan melalui internet
public oleh semua calon faskes yang akan bekerjasama dengan BPJS Kesehatan dan kantor
cabang BPJS Kesehatan pada website BPJS Kesehatan www.bpjs-kesehatan.go.id
Beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum mengakses aplikasi HFIS adalah :
1. Browser untuk menjalankan aplikasi seperti : Internet Explorer, Google Chrome , Mozilla
Firefox
2. Koneksi internet public

vi
 ALUR APLIKASI

1. PROSES PENDAFTARAN – SELF ASSESMENT

Pendaftaran Faskes oleh user
staff Faskes akan mendapat
email aktivasi akun

Aktivasi akun oleh faskes

melalui link pada email

Entri data faskes oleh calon

faskes

Selfassesment oleh faskes

Staff mengajukan hasil

selfassement ke Kepala
Bidang/Kaseksi

Persetujuan hasil selfassesment

oleh Kepala Bidang/Kaseksi

2. PROSES KREDENSIALING – PKS

Staff mengentri kredensialing faskes

Staff mengajukan hasil kredensialing ke user

Kepala Bidang/Kaseksi

Kepala Bidang/Kaseksi melakukan Faskes yang tidak

persetujuan terhadap hasil kredensialing
faskes untuk lanjut ke proses pembuatan PKS diterima akan
mendapat email

Data faskes akan tampil pada user staff

1
3. PROSES KONTRAK (Pembuatan PKS) – Kontrak Selesai (Pembuatan Kode Faskes)

Pembuatan PKS oleh user staff

Mengajukan Draft PKS ke Kepala

Bidang/Kaseksi

Persetujuan Draft PKS oleh Kepala

Bidang/Kaseksi

Persetujuan Draft PKS oleh Kepala

Cabang untuk melanjutkan ke
proses upload PKS

Upload PKS oleh staff

Kontrak selesai (insert kode faskes

Faskes akan menjadi
ke database referensi online)
faskes kerjasama dan
tampil pada Aplikasi
Referensi Online
dengan status aktif

2
4. Pengajuan perubahan profil oleh faskes
Pembuatan hak akses user faskes
kerjasama pada Aplikasi
Registrasi

Faskes login ke Aplikasi HFIS

sebagai Fasilitas Kesehatan
Terdaftar

Faskes melakukan entri

pengajuan perubahan data
faskes

Kepala Bidang/Kaseksi
melakukan persetujuan terhadap
perubahan profil faskes

3
 USER STAF KANTOR CABANG BPJS KESEHATAN

1. LOGIN
Lakukan login terlebih dahulu untuk mengakses aplikasi HFIS. Pengaturan hak akses untuk
user kantor cabang dan Faskes kerjasama dapat dilakukan di Aplikasi Registrasi.
Langkah kerja :
1. Menambahkan hak akses user pada Aplikasi Registrasi

Tambah pengguna baru, kemudian tambahkan hak akses pada username yang sudah
dibuat
a. Sebagai Faskes Kerjasama hak akses ini diperuntukkan bagi faskes yang sudah pada
tahap selesai kontrak pada Aplikasi HFIS dan sudah terdaftar pada Aplikasi Referensi
Online.

b. Sebagai pegawai kantor cabang terdapat hak akses staff biasa, Kepala Seksi dan
Kepala Cabang

4
 Pilih jenis pengguna sebagai user KC, kemudian klik
2. Ketik url aplikasi HFIS pada browser
3. Klik “Login”

4. Akan tampil halaman login:

a. Pilih jenis user “BPJS Kesehatan”
b. ketik username
c. ketik password

5. Klik tombol “Sign in”

5
2. TAMPILAN AWAL

Keterangan :
1. FKTP/FKRTL dalam proses menunjukan jumlah faskes yang sedang dalam tahap
pendaftaran sampai dengan kredensialing
2. FKTP/FKRTL PKS menunjukkan jumlah faskes yang telah disetujui untuk tahap Kontrak
3. FKTP/FKRTL ditolak menunjukkan jumlah faskes yang ditolak
4. Total FKTP/FKRTL mendaftar menunjukkan jumlah seluruh faskes yang mendaftar
5. FKTP/FKRTL aktif menunjukkan jumlah faskes kerjsama yang aktif
6. FKTP/FKRTL nonaktif menunjukkan jumlah faskes kerjasama yang nonaktif
7. FKTP/FKRTL akan habis pks – 3 bulan menunjukkan jumlah faskes kerjasama yang
akan habis pks dalam waktu 3 bulan
8. Total FKTP/FKRTL menunjukkan total jumlah faskes telah kerjasama baik aktif
maupun non aktif
9. Pendafataran Baru menunjukkan jumlah faskes yang dalam proses yang perlu tindak
lanjut
10. Perubahan Data menunjukkan jumlah faskes yang sedang mengajukan perubahan
data untuk persetujuan Kepala Bidang/Kaseksi

Keterangan :

6
 1. Total hari pengajuan dihitung sejak faskes melakukan selfassesmet pada aplikasi
HFIS, dan berakhir sampai dengan faskes di setujui kontrak atau tidak diterima.
3. PENDAFTARAN FASKES
5.1. FKTP

Langkah kerja:
a. Nomor 1 : Pilih menu “Pendaftaran Faskes”  “FKTP”
b. Nomor 2 :
- Isi field – field pada form register dengan benar. Pastikan data yang diinputkan
sudah benar, karena ketika data sudah disimpan tidak dapat dilakukan edit data.
- Klik tombol untuk simpan data yang sudah diinputkan.
- berfungsi untuk mengosongkan field –field pada form register
- Setelah data tersimpan, username dan password akan dikirim ke email sesuai
dengan email yang dicantumkan pada saat register
5.2. FKRTL

7
Langkah kerja:
c. Nomor 1 : Pilih menu “Pendaftaran Faskes”  “FKRTL”
d. Nomor 2 :
- Isi field – field pada form register dengan benar. Pastikan data yang diinputkan
sudah benar, karena ketika data sudah disimpan tidak dapat dilakukan edit
data.(Jenis Form isian faskes menentukan form yang akan diisi faskes)
- Klik tombol untuk simpan data yang sudah diinputkan.
- berfungsi untuk mengosongkan field –field pada form register
- Setelah data tersimpan, username dan password akan dikirim ke email sesuai
dengan email yang dicantumkan pada saat register

8
4. PROFIL FASKES REGISTRASI
Menu ini berfungsi untuk menampilkan data faskes yang telah terdaftar pada Aplikasi HFIS.
Data faskes dengan status menunjukkan bahwa faskes telah selesai proses kontrak
dan sudah terdaftar pada Aplikasi Referensi Online.

Langkah Kerja:
a. Pilih menu “Profil Faskes” FKTP atau FKRTL
b. Akan tampil data yang tampil sesuai dengan pencarian data yang dipilih
c. Pada kolom Proses berisi beberapa fitur sebagai berikut:

Tombol Fungsi Keterangan

Reset password faskes
Melakukan Proses
Menonaktifkan faskes Jika di non aktifkan maka
pada aplikasi HFIS tombol akan menjadi
berwarna merah , dan
faskes tidak akan tampil
pada Aplikasi Monitoring
Faskes
Kirim ulang email aktivasi
ke faskes
Aktivasi akun oleh staf KC

9
 Edit Data Faskes yang
dalam proses registrasi
Menandai bahwa data
faskes sudah
menyelesaikan kontrak
sampai pembuatan kode
faskes pada referensi
online

Fitur yang tampil pada kolom proses sesuai dengan workflow pada faskes tersebut.
Berikut tabel fitur yang terdapat pada setiap workflow :
Workflow Tombol Yang Tampil
Pendaftaran
Selfassesment
Kredensialing
Belum diterima
Kontrak
Kontrak selesai

5. Data Perlu Tindak Lanjut

Keterangan :
1. Pilih menu data yang akan ditindak lanjut
2. Total hari pengajuan dihitung sejak hari pendaftaran pada aplikasi HFIS, namun untuk
workflow step “Kontrak”, dihitung mulai dari pendaftaran sampai dengan Kontrak

10
5.1. Proses Pendaftaran

Keterangan:
1. Pada proses pendaftaran tampilan Map tidak dapat menampilkan lokasi faskes,
karena faskes belum mengisi longitude dan latitude pada form isian profil
Tombol Fungsi Proses
Pendaftaran
Menampilkan profil faskes. Belum terisi
lengkap
Menampilkan berkas Belum terisi
persyaratan.
Menampilkan pilihan hasil Belum terisi
assessment dan kredensialing
Mengajukan ke Kepala Belum dapat
Bidang/Kaseksi untuk di approval dilakukan

2. Pada proses pendaftaran, staf KC belum dapat melakukan proses, akan muncul
warning ketika lklik tombol :

11
5.2. Proses Selfassesment

Keterangan :
1. icon menunjukkan lokasi tersebut berada
2. Kolom workflow faskes menunjukkan proses workflow step faskes tersebut
3. Kolom Hasil Verifikasi berfungsi untuk mengiput hasil verifikasi staf. Kolom verifikasi
dapat diisi selama faskes tersebut masih dalam tahap selfassestment
4. Tombol berfungsi untuk melihat catatan oleh Kepala
Bidang/Kaseksi mengenai proses pendaftaran faskes sampai dengan selesainya tahap
kredensialing
5. Tombol berfungsi untuk melihat catatan
Keterangan :
Tombol Fungsi Proses
Selfassesment

12
 Menampilkan profil faskes. Terisi
Menampilkan berkas persyaratan. Terisi
Menampilkan pilihan hasil Menampilkan
assessment dan kredensialing. selfassesment
untuk faskes
mendownload
Selfeassesment
untuk
mendownload
Kredensialing
Mengajukan hasil verifikasi ke Kepala Dapat
Bidang/Kaseksi untuk dilakukan dilakukan
approval

5.3. Proses Kredensialing

13
Keterangan :
1. icon menunjukkan lokasi tersebut berada
2. Kolom workflow faskes menunjukkan proses workflow step faskes tersebut
3. Kolom Hasil Verifikasi berfungsi untuk mengiput hasil verifikasi staf
Keterangan :
Tombol Fungsi Proses Kredensialing
Menampilkan profil faskes. Terisi
Menampilkan berkas persyaratan. Terisi
Menampilkan pilihan hasil 1. Menampilkan
assessment dan kredensialing selfassesment
untuk faskes
mendownload 2. Menampilkan
Selfeassesment kredensialing
untuk faskes (jika
mendownload sudah
Kredensialing diinput)
Berfungsi untuk mengisi hasil visit Dapat diisi (lakukan
kredensialing ke faskes tersebut simpan setelah
mengisi
kredensialing)
Mengajukan hasil verifikasi dan Dapat dilakukan
kredensialing faskes ke Kepala

14
 Bidang/Kaseksi untuk dilakukan
approval

5.4. Kontrak
Proses kontrak dimulai dengan pembuatan draft PKS oleh staf kemudian disapproval oleh
Kepala Bidang/Kaseksi dan Kacab, selanjutnya melakukan upload PKS yang telah di
tandatangani dan disepakati.

a. Pembuatan Draft PKS

Pembuatan draft PKS dapat dilakukan jika faskes telah berada pada tahap “Kontrak”.

Langkah – langkah pembuatan draft PKS sebagai berikut:

1. Tekan tombol
2. Maka akan tampil form pembuatan draft PKS, simpan draft PKS yang telah dibuat.

Kemudian akan tampil tombol dan

15
3. Klik tombol untuk melihat draft PKS, maka akan tampil draft PKS
yang telah terisi sesuai dengan draft PKS yang telah dibuat. untuk melakuka edit

draft PKS dapat dilakukan dengan cara menekan tombol , lakukan

ubah data dan simpan data kembali
4. Untuk mendownload draft yang telah dibuat dapat dilakukan dengan menekan
tombol

16
 5. Setelah pembuatan draft selesai, proses selanjutnya adalah mengirim draft PKS

tersebut ke user Kepala Bidang/Kaseksi dengan cara menekan tombol

lalu dilanjutkan dengen menekan tombol

Catatan : Jenis Faskes Optik dan Apotek tidak terdapat draft PKS yang dapat didownload

b. Upload PKS
Upload PKS dapat dilakukan setelah draft PKS disetujui oleh Kepala Cabang.

Berikut langkah – langkah dalam melakukan upload PKS:

1. Klik tombol maka akan tampil form upload PKS

17
2. Isi no PKS dan tanggal berlaku PKS
3. Pilih file yang akan diupload
4. Kemudian klik tombol , setelah berhasil diupload tunggu sampai form upload
hilang
5. Setelah upload PKS berhasil dilakukan dan disimpan, maka PKS dapat di download dengan
cara menekan tombol

5.5. Kontrak Selesai

Fitur ini tampil setelah upload pks berhasil. Fitur ini berfungsi untuk menambah kode
faskes pada database Referensi Online dan Kepesertaan dengan status faskes aktif,
sehingga tidak perlu dilankukan entri data faskes kembali pada Aplikasi Referensi Online.

18
 Langkah Kerja:
1. Setelah Upload PKS berhasil dilakukan, maka akan tampil tombol
2. Klik , maka secara otomatis sistem akan membuat kode pks yang
tersimpan pada database Referensi Online dan kepesertaan. Selain itu, faskes yang
telah selesai kontrak dapat tampil pada menu Profil Kerjasama, sehingga user staff
dan faskes dapat melakukan perubahan data. Faskes yang telah bekerjasama (selesai
kontrak) dapat dibuatkan hak akses untuk Aplikasi HFIS melalui Aplikasi Registrasi.
Hak akses faskes kerjsama pada Aplikasi HFIS berfungsi untuk mengajukan
perubahan data dengan persetujuan Kepala Bidang/Kaseksi.
6. Referensi Tenaga Medis
6.1. Data Tenaga Medis
Menu ini berfungsi untuk tambah, ubah dan hapus data tenaga medis, dengan langkah
–langkah penggunaan sebagai berikut :
1. Pilih menu Referensi Tenaga MedisData Tenaga Medis

2. Tambah data tenaga medis dengan klik tombol

19
3. Entri data tenaga medis. Tenaga medis yang dapat di entri pada data faskes adalah
yang bersatus aktif.

4. Edit tenaga medis dengan klik , kemudian update data kembali

5. Hapus tenaga medis dengan klik

20
6.2. Data SIP Tenaga Medis
Menu ini berfungsi untuk melihat tenaga medis yang masa berlaku SIP akan segera habis.
Langkah – langkah penggunaan sebagai berikut :
1. Pilih menu Referensi Tenaga Medis Data Sip Tenaga Medis

2. Pilih jenis Faskes yang akan dilihat

3. Klik untuk update data SIP tenaga medis

21
7. PROFIL FASKES KERJASAMA
Menu ini berfungsi untuk membantu updating data faskes yang sebelumnya di entri melalui
melalui Aplikasi Referensi Online. Data faskes yang berstatus aktif/disetujui melalui Aplikasi
Referensi Online dapat di update melalui fitur ini dengan kolom isian yang lebih lengkap dan
database yang terintegrasi dengan database Aplikasi Referensi Online.
7.1. FKTP
Berikut langkah – langkah updating data FKTP :
1. Pilih menu Profil Faskes Refsol  FKTP

2. Pilih Jenis Faskes

3. Proses Faskes yang akan di update dengan klik tombol

4. Isi data faskes pada kolom isian untuk updating data. Jika dilakukan simpan data
pada salah satu dari tiga tab Alamat, Kategori dan Profil , maka data pada ketiga tab
tersebut akan divalidasi dan disimpan secara bersamaan.

22
5. Entri jadwal praktik faskes dengan klik tombol

Akan tampil form entri jadwal praktik, isi data lalu simpan

6. Entri data tab tenaga medis dengan klik tombol , klik untuk melihat daftar
tenaga medis yang sudah di entrikan

23
Akan tampil form entri data tenaga medis, kemudian cari nama tenaga medis yang sudah
di entrikan pada menu “Referensi Tenaga Medis”. Jika nama tenaga medis belum
terdaftar pada referensi maka klik

Klik untuk menambah tenaga medis, maka akan diarahkan ke halaman

menu “Data Tenaga Medis” kemudian klik

Setelah tenaga medis berhasil ditambahkan maka kembali ke tab tenaga medis pada
faskes yang akan di update. Cari nama/nik tenaga medis yang sudah ditambahkan
kemudian isi nomor SIP, TMT dan TAT tenaga medis

24
Keterangan :
1. NPWP wajib diisi, kecuali Puskesmas
2. Kolom isian pada faskes berbeda beda sesuai dengan
kebutuhan informasi
3. Data latitude dan longitude jika 0 atau kosong, maka maps
akan otomatis mengarahkan pada lokasi user entri berada

25
7.2. FKRTL
Berikut langkah-langkah updating data FKRTL :
1. Pilih menu Profil Faskes Refsol  FKRTL

2. Pilih jenis Faskes

3. Proses faskes yang akan di update dengan klik

4. Isi data faskes pada kolom isian untuk updating data. Jika dilakukan simpan data pada
salah satu dari tiga tab Alamat, Kategori dan Profil , maka data pada ketiga tab
tersebut akan divalidasi dan disimpan secara bersamaan.

26
5. Tambah pelayanan terlebih dahulu untuk faskes Rumah Sakit dan Klinik Utama pada
saat akan menambah tenaga medis. Klik untuk menambah
pelayanan

Akan tampil kolom isian pelayanan

6. Maka akan tampil Pelayanan yang sudah di entri

27
Keterangan :
berfungsi untuk edit data tenaga medis
berfungsi untuk menambah data tenaga medis pada sub spesialis yang dipilih
Tenaga Klik
medis untuk
doktermenambah
umum dan tenaga medis
dokter gigi umum dapat dientri pada jenis
pelayanan “Pelayanan Medik”. Tenaga medis yang dientri pada jenis pelayanan
selain “Pelayanan Medik” maka akan disimpan sebagai dokter spesialis.

Cari nama tenaga medis yang sudah ditambahkan pada menu “Referensi Tenaga
MedisData Tenaga medis”, isi data SIP dan jadwal praktik
7. Entri Jumlah Tempat Tidur. Jumlah data tempat tidur yang di entri pada Aplikasi HFIS
tidak mengupdate data tempat tidur yang terdapat pada Aplikasi Referensi Online,
hal ini dikarenakan perbedaan tempat penyimpanan data jumlah tempat tidur.

8. Tambah saran penunjang dengan klik pada tab Sarana Penunjang,

kemudian akan tampil kolom isian sebagai berikut:

Pilih sarana penunjang, keterangan dan jumlah (jika ada)

Keterangan : 28
1. NPWP wajib diisi
2. Kolom isian pada faskes berbeda beda sesuai dengan
kebutuhan informasi
 USER KEPALA BIDANG KANTOR CABANG BPJS
KESEHATAN

1. LOGIN
Lakukan login terlebih dahulu untuk mengakses aplikasi HFIS. Pengaturan hak akses untuk
user kantor cabang dapat dilakukan di aplikasi Registrasi.
Langkah kerja :
1. Ketik url aplikasi HFIS pada browser
2. Klik “Login”

3. Akan tampil halaman login:

d. Pilih jenis user “BPJS Kesehatan”
e. ketik username
f. ketik password
4. Klik tombol “Sign in”

29
 2. TAMPILAN AWAL

Keterangan :
1. FKTP/FKRTL dalam proses menunjukan jumlah faskes yang sedang dalam tahap
pendaftaran sampai dengan kredensialing
2. FKTP/FKRTL PKS menunjukkan jumlah faskes yang telah disetujui untuk tahap Kontrak
3. FKTP/FKRTL ditolak menunjukkan jumlah faskes yang ditolak
4. Total FKTP/FKRTL mendaftar menunjukkan jumlah seluruh faskes yang mendaftar
5. FKTP/FKRTL aktif menunjukkan jumlah faskes kerjsama yang aktif
6. FKTP/FKRTL nonaktif menunjukkan jumlah faskes kerjasama yang nonaktif
7. FKTP/FKRTL akan habis pks – 3 bulan menunjukkan jumlah faskes kerjasama yang
akan habis pks dalam waktu 3 bulan
8. Total FKTP/FKRTL menunjukkan total jumlah faskes telah kerjasama baik aktif
maupun non aktif
9. Pendafataran Baru menunjukkan jumlah faskes yang dalam proses yang perlu tindak
lanjut
10. Perubahan Data menunjukkan jumlah faskes yang sedang mengajukan perubahan
data untuk persetujuan Kepala Bidang/Kaseksi
3. Data Perlu Tindak Lanjut

Keterangan :
1. Pilih menu data yang akan ditindak lanjut
2. Total hari pengajuan dihitung sejak faskes melakukan selfassesmet pada aplikasi
HFIS, dan berakhir sampai dengan faskes di setujui kontrak atau tidak diterima.

30
Proses Data

Keterangan :
a. Profil adalah fitur untuk menampilkan profil faskes yang di entry oleh faskes

b. Berkas Persyaratan adalah fitur untuk menampilkan berkas persyaratan,

berupa Surat ijin Operasional dan Surat Ijin Praktik Dokter. Klik file untuk

31
c. Self Assesment & Kredensialing adalah fitur yang berfungsi untuk
menampilkan hasil self assessment dan visit kredensialing. Namun pada
proses self assessment pada sisi kredensialing belum terdapat data, karena
belum dilakukannya input kredensialing.

- : untuk mendownload Selfeassesment

- : untuk mendownload Kredensialing
d. Kolom Map merupakan lokasi faskes berada, sesuai dengan latitude dan
longitude pada data entry faskes
e. Kolom Hasil Verifikasi Menampilkan data yang telah diinput oleh staf
f. Tombol berfungsi untuk approval.
- Approval Selfassesment :

32
 Pilih tombol untuk melanjutkan ke proses
kredensialing, dan tombol untuk menolak faskes untuk lanjut ke
proses berikutnya. Jika terdapat kesalahan pada hasil verifikasi staf, maka
Kepala Bidang dapat mengembalikan faskes tersebut ke staf dengan cara

menekan tombol
- Approval Kredensialing

Pilih tombol untuk melanjutkan ke proses PKS, dan tombol

untuk menolak faskes untuk lanjut ke proses berikutnya. Jika terdapat
kesalahan pada hasil verifikasi staf, maka Kepala Bidang dapat mengembalikan
faskes tersebut ke staf dengan cara menekan tombol

- Approval Draft PKS

33
Klik tombol untuk mengajukan draft PKS ke Kepala

Cabang dan klik tombol untuk mengembalikan data ke

staf.
g. Fitur Catatan merupakan fitur yang dapat menyimpan catatan Kepala Bidang
dan Kepala Cabang terhadap proses pendaftaran kerjasama faskes. Terdapat
dua jenis catatan yaitu Catatan Proses Pendafataran dan Catatan Proses
Kontrak. Catatan Proses Pendaftaran merupakan fitur untuk memberikan
catatan terhadap faskes yang dalam proses selfassesment sampai dengan
kredensialing, Sedangkan Catatan Proses kontrak adalah fitur yang dapat
menyimpan catatan Kepala Bidang atau Kepala Cabang pada faskes yang
dalam proses kontrak. Fitur catatan bersifat mandatory jika proses tersebut
ditujukan ke staf atau level user yang lebih rendah. Jika proses berikutnya
ditujukan ke Kepala Cabang, maka Kepala Bidang/Kaseksi tidak mengisi
catatan. Berikut kolom catatan yang wajib diisi Kepala Bidang untuk staf :

h. fitur kirim email pemberitahuan yang dikirimkan ke faskes pada beberapa

proses yang dilakukan oleh Kepala Bidang/Kaseksi, proses tersebut yaitu:
1. Pada saat tolak faskes ke tahap keredensialing

34
2. Pada saat setujui faskes ke tahap kredensialing

3. Pada saat tolak faskes ke tahap kontrak

Fitur email pemberitahuan ini disertai dengan template, user dapat

mengganti atau menambahkan kalimat email yang akan dikirim ke faskes.
Pengirman email dilakukan ke dua alamat email, yaitu alamat email faskes
dan alamat email BPJS Kesehatan sebagai cc email. Alamat email cc bersifat
mandatory. Alamat email cc bertujuan agar staf BPJS Kesehatan dapat
memastikan email sudah terkirim. Berikut contoh pengisian alamat email cc.

35
 Klik tombol kirim untuk mengirim email. Klik Batal untuk membatalkan proses
approval. Jika email gagal kirim, maka dapat dilakukan approval kembali,
sampai email benar benar terkirim.
4. PERUBAHAN DATA
Menu ini berfungsi untuk persetujuan perubahan data yang diajukan oleh faskes.
Persetujuan perubahan data faskes ini dapat dilakukan dengan menggunakan hak akses
kepala seksi.

Langkah kerja:
1. Login sebagi kaseksi
2. Pilih menu Perubahan Data FKTP/FKRTL, akan tampil data pengajuan perubahan data
yang belum dilakukan persetujuan

36
3. Klik untuk melihat seluruh data pengajuan perubahan data pada Kepala
Bidang, baik pengajuan yang sudah di approve maupun belum/status pengajuan.

4. Klik untuk melihat data pengajuan yang belum di approve

5. Klik pada faskes yang akan ditindaklanjut, maka akan tampil daftar perubahan data
per kategori yang belum dilakukan persetujuan.

Klik untuk melihat detail perubahan

37
Klik untuk persetujuan perubahan data, atau klik jika tidak menyetujui
perubahan data. Jika pada detail perubahan tidak muncul tombol dan
maka data tersebut telah dilakukan persetujuan, contoh pada gambar berikut ini :

a. Tampilan detail perubahan yang disetujui ditunjukkan dengan tanda pada

kode perubahan. Arahkan kursor pada untuk melihat tanggal dan user yang
melakukan approval

b. Tampilan detail perubahan yang ditolak ditunjukkan dengan tanda pada kode

perubahan. Arahkan kursor pada untuk melihat tanggal dan user yang
melakukan approval

38
 Catatan :
1. FKRTL : Pada saat pengajuan perubahan data sarana penunjang
dan tenaga medis oleh FKRTL maka akan muncul warning “Mohon
melengkapi berkas ke Kantor Cabang”
2. FKTP :Perubahan data yang mengakibatkan adanya mutasi
tambah/kurang terhadap dokumen tenaga medis dan perubahan
dokumen SIO harus melaporkan pemberitahuan tertulis secara
resmi ke kantor cabang
3. Pengajuan perubahan data hanya dapat dilakukan satu kali dalam
satu hari
4. Pengajuan perubahan data yang ditolak Kepala Bidang, maka
dapat diajukan kembali oleh faskes

5. PROFIL FASKES REGISTRASI

Menu ini berfungsi untuk menampilkan data faskes yang telah terdaftar pada Aplikasi
HFIS.

Keterangan :
a. Pilih menu “Profil Faskes” FKTP atau FKRTL
b. Pencarian faskes dapat difilter berdasarkan Kabupaten/Kota, Kode Registrasi, Jenis
Faskes, Nama Faskes, dan Workflow Step

c. Klik untuk melihat detail data faskes atau tindaklanjut.

39
 USER KEPALA CABANG BPJS KESEHATAN
1. LOGIN
Lakukan login terlebih dahulu untuk mengakses aplikasi HFIS. Pengaturan hak akses untuk
user kantor cabang dapat dilakukan di aplikasi Registrasi.
Langkah kerja :
1. Ketik url aplikasi HFIS pada browser

2. Akan tampil halaman login:

g. Pilih jenis user “BPJS Kesehatan”
h. ketik username
i. ketik password
3. Klik tombol “Sign in”

2. TAMPILAN AWAL

Keterangan :
1. FKTP/FKRTL dalam proses menunjukan jumlah faskes yang sedang dalam tahap
pendaftaran sampai dengan kredensialing
2. FKTP/FKRTL PKS menunjukkan jumlah faskes yang telah disetujui untuk tahap Kontrak
3. FKTP/FKRTL ditolak menunjukkan jumlah faskes yang ditolak
4. Total FKTP/FKRTL mendaftar menunjukkan jumlah seluruh faskes yang mendaftar
5. FKTP/FKRTL aktif menunjukkan jumlah faskes kerjsama yang aktif

1
 6. FKTP/FKRTL nonaktif menunjukkan jumlah faskes kerjasama yang nonaktif
7. FKTP/FKRTL akan habis pks – 3 bulan menunjukkan jumlah faskes kerjasama yang
akan habis pks dalam waktu 3 bulan
8. Total FKTP/FKRTL menunjukkan total jumlah faskes telah kerjasama baik aktif
maupun non aktif
9. Pendafataran Baru menunjukkan jumlah faskes yang dalam proses yang perlu tindak
lanjut
10. Perubahan Data menunjukkan jumlah faskes yang sedang mengajukan perubahan
data untuk persetujuan Kepala Bidang/Kaseksi
3. Data Perlu Tindak Lanjut

Keterangan :
1. Pilih menu data yang akan ditindak lanjut
2. Total hari pengajuan dihitung sejak faskes melakukan selfassesmet pada aplikasi
HFIS, dan berakhir sampai dengan faskes di setujui kontrak atau tidak diterima.
Proses Data

Keterangan :
a. Profil adalah fitur untuk menampilkan profil faskes yang di entry oleh faskes

2
b. Berkas Persyaratan adalah fitur untuk menampilkan berkas persyaratan,
berupa Surat ijin Operasional dan Surat Ijin Praktik Dokter. Klik file untuk

c. Self Assesment & Kredensialing adalah fitur yang berfungsi untuk

menampilkan hasil self assessment dan visit kredensialing. Namun pada
proses self assessment pada sisi kredensialing belum terdapat data, karena

3
 belum dilakukannya input kredensialing.

- : untuk mendownload Selfeassesment

- : untuk mendownload Kredensialing
d. Kolom Map merupakan lokasi faskes berada, sesuai dengan latitude dan
longitude pada data entry faskes
e. Kolom Hasil Verifikasi Menampilkan data yang telah diinput oleh staf
f. Tombol berfungsi untuk approval draft PKS

Klik tombol untuk ACC PKS dan klik tombol untuk

mengembalikan data ke staf.
g. Fitur Catatan merupakan fitur yang dapat menyimpan catatan Kepala Cabang.
Semua proses yang dilakukan Kepala Cabang wajib untuk memberikan
catatan untuk Kepala Bidang maupun untuk staf. Jika PKS di setujui maka data
faskes akan dikembalikan ke staff untuk selanjutnya dilakukan upload PKS,
pada proses ACC PKS Kepala Cabang wajib memberikan catatan proses
Kontrak kepada staf.

4
4. PROFIL FASKES REGISTRASI
Menu ini berfungsi untuk menampilkan data faskes yang telah terdaftar pada Aplikasi
HFIS.

Keterangan :
a. Pilih menu “Profil Faskes” FKTP atau FKRTL
b. Pencarian faskes dapat difilter berdasarkan Kabupaten/Kota, Kode Registrasi, Jenis
Faskes, Nama Faskes, dan Workflow Step

c. Klik untuk melihat detail data faskes atau tindaklanjut