Contoh Proposal Penawaran Tender IT

Tender Barang dan Jasa

Tender adalah istilah yang telah dikenal Iuas oleh umum, khususnya oleh para pengusaha di
bidang perdagangan umum, jasa konstruksi, jasa konsultasi, dan lain-lain usaha dan jasa. Tender
dilaksanakan melalui suatu sistim Pelelangan Umum atau Pelelangan Terbatas bagi para
pengusaha yang telah memenuhi syarat-syarat dan standar kualifikasi yang ditentukan sebagai
peserta Tender/Pelelangan.

Berikut ini diuraikan secara singkat contoh pelaksanaan suatu Tender untuk Barang dan Jasa.
Pihak-pihak yang terlibat dalam suatu Tender Barang & Jasa adalah :
1. Pihak yang membutuhkan Barang dan Jasa;
2. Pihak peserta Tender yang menawarkan Barang dan Jasa.

Contoh :

PENGUMUMAN PELELANGAN UMUM

NO : Peng-01/PP5.KPK/X/2006

Panitia pengadaan Barang/Jasa Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), mengadakan Pelelangan

Umum dengan metode Pascakualifikasi Sumber Dana Daftar Isian Pelaksanaan anggaran KPK
tahun 2006, sebagai berikut :

Nama Pekerjaan Perkiraan Nilai Pekerjaan

1.Jasa Pemindahan dan Setup Teknologi Rp. 310.000.000,
Informasi ke
kantor KPK Kuningan.
 2. Pengadaan Printer Rp. 528.000.000,-
dan Scanner.

1. Pendaftaran Lelang :
a. Tanggal : 16 sd 31 oktober 2006
b. Waktu : 10.00 sd 5.00 WIB
c. Tempat : Sekretariat Panitia PengadaanBarang/Jasa 5 KPK Gedung KPK, Lt. 3 Ruang Setinda
JI. Ir. H. Juanda No. 36 Jakarta Pusat.
d. Menunjukan Akte

Pendirian Perusahaan (asli) sesuai bidang specifikasinya dari SIUP.

e. Penyedia Barang/Jasa yang diwakilkan diwajibkan membawa Surat Kuasa yang dibubuhi
materai Rp. 6000,- dari Pimpinan Perusahaan dan melampirkan Foto Copy SIUP.
f. Menyerahkan Bukti Pelunasan Pajak tahun terakhir.

2. Dokumen Lelang
Dokumen lelang dapat di download di website KPK. http://www.kpk.co.id dari mulai tanggal 16
Oktober 2006 atau apabila kesulitan dapat datang ke Panitia.

3. Aanwijzing akan dilaksanakan pada : Tgl 20 oktober 2006.

Contoh diatas adalah Pengumuman Pelelangan Umum yang dilakukan melalui media massa.
Pengumuman Pelelangan itu dilakukan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa dari suatu
instansi Pemerintah (KPK). Dari pengumuman itu terlihat bahwa instansi pemerintah tersebut
telah membentuk suatu Panitia Pengadaan Barang dan Jasa yang khusus ditugaskan untuk
melaksanakan tender. Perusahaan-perusahaan peserta Pelelangan/Tender harus memenuhi syarat-
syarat kualifikasi sumber dana, perpajakan dan syarat-syarat administratif suatu badan usaha.

Dokumen Lelang/Tender dapat di download dari website instansi atau diambil di Panitia Tender.
Aanwijzing yaitu penjelasan dari Panitia Tender sehubungan dengan Dokumen Lelang/Tender,
Spesifikasi Barang dan Jasa yang di tenderkan, Rencana Kerja dan Syarat (RKS) Pengadaan
Barang dan Jasa, bentuk Kontrak atau Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa, serta hal-hal lain
sehubungan dengan pelaksanaan tender dimaksud. Setelah melalui tahap aanwijzing maka setiap
badan usaha peserta tender akan mempersiapkan dan mengajukan Surat Penawaran atas Barang
dan Jasa yang di tenderkan. Surat Penwaran dialamatkan langsung kepada Panitia Tender.
Dilarang mengirimkan surat penawaran kepada orang perorang anggota panitia lelang atau
pejabat Iainnya, terutama jika tender dilakukan oleh instansi pemerintah.

Surat Penawaran yang asli harus dibuat diatas Kepala Surat perusahaan, bertanggal, bermeterai
cukup, dan di cap dan tandatangani oleh pimpinan perusahaan. Surat Penawaran beserta berkas
lampirannya dimasukkan kedalam sampul tertutup. Panitia Tender pada saat menerima sampul
tertutup yang berisikan surat penawaran dan lampiran berkasnya akan memberi surat tanda
terima dimana di cantumkan nama perusahaan perserta tender, jam dan tanggal penerimaan.
Catatan yang sama dibuat pada sampul Iuar Dokumen penawaran Tender.

Semua dokumen penawaran tender akan dimasukkan kedalam kotak penyimpanan yang dikunci
dan disegel oleh panitia tender. Sesuai Dokumen Tender maka panitia Tender akan membuka
kunci dan Segel kotak penyimpanan semua surat dan dokumen penawaran pada tanggal dan jam
yang ditentukan. pembukaan kotak dokumen penawaran dilakukan dihadapan semua perusahaan
peserta tender yang hadir sebagai saksi-saksi. Setelah pembukaan kotak maka panitia tender akan
membuka semua sampul surat penwaran yang ada dalam kotak dan membacakannya satu persatu
dihadapan saksi yang hadir. Dalam pembacaan ini mula-mula akan dipilih dan ditentukan surat
penawaran yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis yang telah ditentukan dalam
dokumen tender. Yang tidak memenuhi persyaratan tersebut akan ditolak sebagai peserta tender.

Surat penawaran tender yang memenuhi persyaratan administratif dan teknis akan diterima oleh
panitia tender sebagai peserta tender, dan akan mengikuti tahap-tahap pemilihan berikut untuk
menentukan perusahaan pemenang tender. Tahap-tahap pemilihan berikut adalah penentuan dari
penawaran barang dan jasa yang terbaik. Kemudian penentuan jaminan finansial peserta tender
yang memenuhi persyaratan, pengalaman dan reputasi peserta tender dipertimbangkan untuk
menjamin kelancaran pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang diperlukan. Peserta tender
yang lolos dari tahap pemilihan tersebut diatas selanjutnya akan mengikuti pemilihan
berdasarkan harga penawaran terbaik dan termurah untuk menentukan peserta pemenang tender.
Setiap tahap pemilihan tersebut diatas masing-masing dicatat dan dibuat dalam suatu Berita
Acara

Contoh Daftar Harga dan Spesifikasi Jasa

Jasa pemindahan dan Setup Teknologi Informasi ke kantor KPK Kuningan.

Yang dimaksud dengan pemindahan adalah pemindahan dan instalasi semua peralatan teknologi
informasi (hardware) berupa unit computer, server, peralatan jaringan (network), dan lain-lain.
Setup Teknologi Informasi adalah instalasi/setup aplikasi untuk Local Area Network (LAN)
pada peralatan teknologi informasi (hardware) dikantor KpK Kuningan. Termasuk pemasangan
jaringan internet yang intergrated.

Aspek Jasa :
*Setting dan merakit Server yang akan menghubung dengan komputer dan peralatan lain.
*perakitan dan Installasi komputer Workstation.
*penempatan dan Installasi printer dan Scanner
* Setting Wireless LAN.
*Setting HUB atau Swicth yang mendukung F/0.
*penataan Kabel UTP.
*penataan Kabel Telepon
*Menghubung Conector RJ45 dan RJ11
*Setting VDSL Converter
*penempatan UpS untuk backup Server.
*penempatan Anti petir.

Perangkat Lunak (Software) :

*Installasi Windows Server 2003
*pembuatan Aplikasi khusus yang terintegrasi dengan Sistem.
*Perancangan Situs WEB khusus untuk Media perusahaan.
*Setup otomatisasi perkantoran Microsoft Office

Untuk membangun jaringan yang baik pada kantor KPK kuningan membutuhkan basis
networking yang berbasis Microsoft Windows Server 2003, Windows 2000 Server maupun
Workgroup berbasis Windows Xp atau Windows Vista ada beberapa hal penting dan merupakan
kebutuhan wajib alias harus ada. Komponen-komponen yang dimaksud adalah hardware untuk
membangun jaringan itu sendiri. Yang dimaksud hardware adalah perangkat keras yang meliputi
beberapa komponen Komputer Server, Komputer Client, NIC, HUB, Switch, Kabel, dan lain-
lain. KPK juga membutuhkan sebuah aplikasi khusus yang terintegrasi dengan jaringan dan tentu
saja Internet, dalam pembuatan software bidang tersebut akan diserahkan oleh para programmer
dari STARHOST. Software tersebut dibutuhkan untuk bisa melaksanakan sistem yang akan
dijalankan nanti serta untuk memonitoring komputer dari kantor2 cabang lain.

Berikut ini akan diuraikian secara singkat keperluan minimal untuk membangun sebuah jaringan
komputer :

Perangkat Keras
Untuk jaringan komputer atau LAN (Local Area Network) sederhana mengandung beberapa
komponen atau perangkat keras yang sangat penting dan merupakan kebutuhan utamanya.
Perangkat keras yang dimaksud antara lain adalah:

* Komputer yang akan digunakan sebagai Server

* Beberapa komputer untuk workstation
* NIC (Network Interface Card)
* Wireless LAN
* HUB atau Swicthy, yang mendukung F/O
* Swicth Wireless
* Kabel UTp
* Kabel Telepon
* Conector RJ45 dan RJ11
* VDSL Converter
* UPS jika diperlukan

Peralatan tersebut merupakan kebutuhan standar dan harus ada untuk sebuah jaringan. Kemudian
apabila jaringan komputer di kantor KpK akan ditingkatkan atau lebih besar lagi harus ditambah
beberapa hardware lain seperti :

* Repeater
* Bridge
* Router
* Gateway

Seperti telah dijelaskan di atas komponen jaringan, untuk jaringan di kantor KPK yang hanya
melibatkan beberapa gedung perkantoran yang jaraknya antara 100 — 1000 Meter serta memiliki
node sekitar 10 sampai 200 unit komputer. Dengan beberapa komponen tersebut sudah bisa
membangun jaringan yang cukup bagus untuk menjalankan sistem komputer pada gedung KPK.

Untuk pembangunan jalur kabel telepon dan jaringan pada area perkantoran. Saat ini ada
beberapa tipe dan jenis kabel yang digunakan untuk suatu jaringan. Kabel UTP (unshielded
twisted pair), coaxial, dan fiber optik adalah yang populer dan banyak digunakan. Kabel yang
paling umum dan mudah pemasangannya adalah kabel jenis Coaxial. Namun sesuai
perkembangan HUB atau Concentrator penggunaan kabel ini pun mulai berkembang dan kabel
UTp yang dipilih, karena selain harganya tidak terlalu mahal namun kemampuannya bisa
diandalkan. Kabel jenis lain yang sempat populer awal tahun 1990-an adalah kabel coaxial.
Kabel jenis ini hampir sama seperti kabel antena televisi. Kabel lain yang juga sangat populer
adalah Fiber Optik (F/O). Kabel jenis ini sangat mahal harganya, tetapi kemampuannya
mendukung kecepatan transfer data sangat tinggi. Kabel Twisted Pair Cable ini ada dua jenis
yaitu shielded dan unshielded. Shielded adalah jenis kabel yang memiliki selubung pembungkus
sedangkan unshielded tidak mempunyai selubung pembungkus. Untuk koneksinya kabel jenis ini
menggunakan konektor RJ-11 atau RJ-45. Twisted-pair (dikenal jugasebagai 10 BaseT) cocok
untuk jaringan kecil, sedang maupun besar yang membutuhkan fleksibilitas dan kapasitas untuk
berkembang sesuai dengan pertumbuhan pemakai network. Jadi pola jaringan yang digunakan
untuk membangun LAN pada kantor KPK adalah topologi STAR. Pada twisted-pair network,
komputer disusun membentuk suatu pola star. Setiap PC memiliki satu kabel twisted-pair yang
tersentral pada HUB.

Twisted-pair umumnya lebih reliable dibandingkan dengan thin coax karena HUB mempunyai
kemampuan data error correction dan meningkatkan kecepatan transmisi. Bahkan dengan HUB
ini bisa dirangkai menjadi suatu jaringan yang besar. Saat ini ada beberapa grade, atau kategori,
dari kabel twisted-pair. Category 5 adalah yang paling reliable dan memiliki kompatibilitas yang
tinggi, dan yang paling disarankan. Berjalan baik pada 10 Mbps network, dan Fast Ethernet.
Anda dapat membeli kabel Category 5 yang telah dibuat, atau membuatnya sendiri. Kabel
Category 5 dapat dibeli atau dibuat baik yang straight-through atau crossed. Suatu kabel
Category 5 memiliki 8 kabel kecil yang masing-masing memiliki kode warna di dalamnya dari
ujung ke ujung. Hanya kabel kecil 1, 2, 3, dan 6 yang digunakan oleh Ethernet network untuk
komunikasi. Walaupun hanya 4 kabel yang akan digunakan, tetapi masing-masing 8 kabel
semuanya terhubung ke jack. Kabel Straight-through digunakan untuk menghubungkan
komputer ke HUB. Kabel Crossed digunakan untuk menghubungkan HUB ke HUB (ada
beberapa pengecualian: beberapa jenis HUB memiliki up-link port yang telah dicross secara
internal, yang mana memungkinkan Anda melakukan uplink HUB dengan suatu straight cable
sebagai gantinya). Pada suatu kabel straight-through, kabel 1, 2, 3, dan 6 pada satu ujung juga
di kabel 1, 2, 3, dan 6 pada ujung lainnya. pada suatu kabel crossed, urutan dari kabel diubah dari
ujung yang satu ke ujung lainnya: kabel 1 menjadi 3, dan 2 menjadi 6. Untuk pemasangan pada
gedung kantor KpK akan dikirimkan para teknisi dari PT. STARHOST yang mengerti installasi
dan setup jaringan karena harus menyesuaikan dengan peralatan2 komputer dan sistem yang
lama yang telah dimiliki oleh KPK sebelumnya, jadi jasa para teknisi membutuhkan analisa dan
kerjasama oleh pihak KPK sebelumnya.

Contoh Penawaran Jasa Pemindahan & Setup Software

Jasa Keterangan Harga Total (Bp)

Biaya Pemindahan Dipindahkan ke kantor Lumpsum 75,000,000

Peralatan Kuningan Lumpsum 115,000,000
Instalasi Peralatan Installasi sesuai layout Lumpsum 45,000,000
Setup Paket Dokumen Tender
Software Otomatisasi Perkantoran
Pembuatan Aplikasi Perangkat lunak khusus Lumpsum 62,000,000
dan WEB untuk kantor
yang terintegrasi. kuningan.
Jumlah Biaya Jasa 297,000,000

Contoh Daftar Harga dan Spesifikasi Barang

Jenis Nama Barang Jumlah Harga Total

peralatan
Printer Laser HP Color LaserJet 10 , 42,000,000 420,000,000
4700dtn
Printer Deskjet HP Deskjet D730 30 910,000 27,300,000
Scanner CANON 20 2,250,000 45,000,000
CanoScan 8800E
Jumlah Biaya 492,300,000
Peralatan

Isi Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa

Jika peserta tender lulus dan menjadi pemenang tender berdasarkan penilaian panitia tender atas
penawaran yang diaj akan maka peserta pemenang tersebut akan diumumkan oleh panitia tender.
pada waktu yang ditentukan akan dibuat Surat Perjanjian pengadaan Barang dan Jasa yang
berisikan pasal-pasal yang menentukan Hak dan Kewajiban kedua belah pihak. Kedua belah
pihak dimaksud adalah instansi yang memerlukan pengadaan jasa dan barang yang ditawarkan
oleh pemenang tender dan pihak Iainnya adalah perusahaan pemenang tender yang akan
melaksanakan pengadaan barang dan jasa.

Pasal-pasal yang lazim ada dalam suatu Surat Perjanjian adalah :

a) Identitas pihak-pihak yang membuat dan menandatangani Surat Perjanjian;
b) Maksud dan Tujuan dari perjanjian;
c) Syarat-syarat pelaksanaan dari pekerjaan (pengadaan);
d) Jadwal pelaksanaan sampai waktu perampungan pekerjaan (pengadaan);
e) Nilai atau Harga dari pelaksanaan pekerjaan (pengadaan) sesuai penawaran yang disepakati;
f) Sistim dan tahap pembayaran harga dari barang dan jasa;
g) Jaminan timbal-balik dari pihak-pihak yang membuat perjanjian demi kelancaran pelaksanaan
pekerjaan yang disepakati;
h) Hak dan kewajiban masing-masing pihak yang membuat perjanjian;
i) Cara penyelesaian sesuatu perselisihan sehubungan dengan pelaksanaan perjanjian;
j) Ketentuan-ketentuan dalam hal terjadinya Keadaan Memaksa (Force Majeure);
k) Syarat dan ketentuan pemutusan perjanjian;
I) Tempat kedudukan (domisili) hukum akibat pelaksanaan perjanjian.