PENGAWASAN

A. Pengertian dan Pentingnya Pengawasan

 Pengertian Pengawasan
Berikut beberapa pendapat ahli tentang pengertian pengawasan
1. Kamus Bahasa Indonesia
Istilah “Pengawasan berasal dari kata awas yang artinya memperhatikan
baik-baik, dalam arti melihat sesuatu dengan cermat dan seksama, tidak
ada lagi kegiatan kecuali memberi laporan berdasarkan kenyataan yang
sebenarnya dari apa yang diawasi.”

2. HaroldKoonz yang dikutip oleh JohnSalinderho

Pengawasan adalah pengukuran dan pembetulan terhadap kegiatan para
bawahan untuk menjamin bahwa apa yang terlaksana itu cocok dengan
rencana. Jadi pengawasan itu mengukur pelaksanaan dibandingkan dengan
cita-cita dan rencana, memperlihatkan dimana ada penyimpangan yang
negative dan dengan menggerakkan tindakan-tindakan untuk memperbaiki
penyimpangan-penyimpangan, membantu menjamin tercapainya rencana-
rencana.

3. Prayudi
Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang
dijalankan, dilaksanakan, atau diselenggarakan itu dengan apa yang
dikehendaki, direncanakan atau diperhatikan.

4. Robert JMockler
Pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan
dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan
mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang
menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan
dengan efektif dan efisien.

 Pentingnya Pengawasan
Beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
1. Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus – menerus dan
tidak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk. Melalui fungsi
pengawasan manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada
barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau
memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
 2. Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, semakin memerlukan pengawasan yang lebih
formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin
kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksaan
fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3. Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara
sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota
organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan
manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4. Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung

jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat
menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan
mengimplementasikan sistem pengawasan.

5. Komunikasi

6. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

7. Langkah terakhir ada;ah Perbandingan petunjuk dengan standar,

penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian
pengambilan tindakan.

B. Tipe-tipe Pengawasan

Ada tiga tipe pengawasan (controlling), yaitu :

1. Pengawasan pendahuluan (feed forward control)
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.

2. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent

control)
Merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu
atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bias
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peraltan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3. Pengawasan umpan balik (feedback control)

Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.
C. Tahap-tahap Dalam Proses Pengawasan

Tahap proses pengawasan :

1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang
digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang
umum yaitu :
 Standar phisik
 Standar moneter
 Standar waktu

2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Beberapa proses yang berulang-ulang dan continue, yang berupa atas,
pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standard dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan
menganalisanya mengapa bias terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat
pengambilan keputusan bagi manajer.

5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelasanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.

 Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan

yaitu :
1) Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang
pengawasan, maka secara logis hal ini berarti bahwa langkah
pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana.
Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

2) Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau
mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah
ditentukan.

3) Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan
terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukarno (1992, hal. 116) proses

pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu :
a. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
b. Mengukur pelaksanaan.
c. Membandingkan pelaksanaan dengan standard an
temukanlah perbedaan jika ada.
d. Memperbaiki penyimpangan dengaan cara-cara tindakan
yang tepat.