SOFTWARE MANUAL

FINGERPLUS ZT 8000

1. INSTALASI SOFTWARE
1. Masukkan CD Software dari ZTECH INDONESIA yang Anda dapatkan dalam paket
pembelian Fingerplus ZT 8000.

2. Pilih 5_M TFS untuk memulai Instalasi.

3. Ikuti Petunjuk Instalasi selanjutnya hingga muncul Finish.

4. Pilih Finish untuk mengakhiri Instalasi Software.

5. Untuk Update Bahasa Indonesia, Kembali ke Folder CD Drive dan pilih
bahasa Indonesia_update 09072010.

6. Ikuti Petunjuk Instalasi Update hingga selesai.

7. Pada saat proses install telah selesai , maka di desktop akan muncul gambar
berikut ini :

8. Klik 2x pada Icon di atas untuk memulai software kehadiran 5M_TFS.

Jika ini adalah pertama kali anda menggunakan software 5M_TFS, maka anda akan di minta
konfirmasi dari Jenis Data base yang akan digunakan seperti gambar di samping. Defaultnya
adalah Acces (.mdb)

Jika Anda Menggunakan SQL, Silahkan ketik nama server anda atau alamat IP server anda,
dan verifikasi Id dan Kata kunci server anda. Setelah itu Pilih Ok.
Setelah itu, maka muncul gambar seperti di bawah ini :

Untuk tahap awal, kata kunci masih kosong, anda bisa langsung klik “MASUK” untuk masuk
ke sistem software. Dan akan muncul seperti gambar dibawah ini :
PENGATURAN SISTEM
A. SISTEM : untuk pengaturan sistem software.

Seting Database : untuk mengubah database software (acces / SQL)

Konfigurasi Sistem : Mengubah tipe mata uang yang di gunakan dalam sistem penggajian

Rubah nama perusahaan : Mengubah nama perusahaan (min. 11 karakter)

Manajemen Operator : untuk menambah / mengubah operator software ini.

Modifikasi Password Operator : mengubah password / kata kunci operator yang sedang
menggunakan software ini.

Log Data : untuk melihat operator yang terakhir menggunakan software ini.

Data Backup : untuk menyalin / menyimpan database.

Data Recover : untuk membuka database yang sudah di backup di software ini.

Data absen yang di kunci : Untuk mengunci database yang sudah tidak digunakan lagi dalam rentang
waktu.
PENGATURAN DATA KARYAWAN
DATA KARYAWAN : Menu yang berkaitan dengan pengolahan data karyawan.
Pilih “Data Karyawan” pada Tab menu paling kiri atas seperti gambar di bawah ini :

Fungsi – fungsi pada Menu Data Karyawan :

1. Pengaturan Parameter

Tahap pengaturan paling awal terdiri dari 3 sub-menu yaitu :

 Pengaturan Jabatan : Untuk mendaftarkan jenis Jabatan yang ada di perusahaan Anda.
  Pengaturan Pendidikan : Untuk mendaftarkan jenis lulusan dari karyawan di perusahaan
anda.

 Info Staff : untuk membuka Field (kolom) info tambahan yang ada di perusahaan anda.

2. Pengaturan Departemen
Atur Departemen : Mendaftarkan Departemen / Divisi / Bagian / Struktur Perusahaan anda.

Pilih nama perusahaan anda lalu klik tambah dan Ketik nama departemen yang ada di perusahaan
anda, untuk membuat sub departemen, anda pilih departemen induknya, lalu pilih tambah.
3. Pengaturan Staf
Pengaturan Staf : Untuk menambahkan informasi karyawan perusahaan anda.

Pilih Departemen, lalu Pilih Tambah, akan muncul seperti gambar dibawah ini :
Nama Staff : Nama karyawan
No. Kepegawaian : NIP / NIK (terdiri dari Angka dan huruf tanpa spasi, maks 20
karakter)
No. Staf Mesin : No. Registrasi di mesin Kehadiran
* untuk menambahkan staf, tiga info di atas wajib di isi. Jika sudah, pilih Ok.

Setelah itu akan muncul seperti gambar di bawah ini :

Tambah : untuk menambah karyawan

Ubah : untuk mengubah informasi karyawan

Atur format tampilan : untuk mengatur kolom informasi yang terlihat

Cetak : mencetak Informasi karyawan

Ekspor ke Excel : menyimpan dalam bentuk Excel

Ekspor ke XML : menyimpan dalam bentuk XML

Ekspor ke : menyimpan dalam bentuk HTML

Kembali : untuk kembali ke tampilan utama software

4. TRANSFER DEPARTEMEN STAF

Transfer Departemen Staf : untuk memindahkan departemen karyawan ke departemen yang

lainnya.

Langkahnya :
 Pilih nama perusahaan / departemen
 Pilih nama karyawan yang akan di pindah departemen

 Klik
 Lalu Pilih departemen tujuan dan klik

5. DAFTAR TUNGGU STAF

Daftar tunggu staf : untuk mendaftarkan staf yang dirumahkan / habis masa kerjanya atau
keluar (menonaktifkan karyawan di sistem, Silahkan Lihat Gambar di bawah ini :
6. MANAJEMEN DAFTAR TUNGGU STAF
Manajemen Daftar Tunggu Staf : Mengatur staf yang sudah terdaftar di daftar tunggu staf untuk
di aktifkan kembali atau dihapus dari sistem.
Lihat gambar di bawah ini :
7. IMPOR DATA STAF DARI EXCEL

Impor Data Staf Dari Excel : Memasukkan data karyawan dari Excel ke database software.
Pilih data excel, tentukan jumlah kolom dan baris yang akan di impor dari excel, lalu cocokkan
kolom dari excel dengan kolom dari sistem software ini. Setelah itu, pilih “import data informasi
ke database” maka jika pencocokan benar secara otomatis data dari excel akan di copy ke
database.

Caranya :
Siapkan file Excel Anda yang berisikan data yang harus diisi seperti :
Nama Staf
No. Staf (No registrasi di mesin Absen)
No. Job / NIK (no kepegawaian)
Departemen (bagian / Divisi)
Lihat gambar di bawah ini :

Simpan file Excel Anda dan jangan di tutup dulu.

Selanjutnya …
Buka Software 5M dan pilih Import Info staf dari Excel

Selanjutnya

Jumlah kolom = Banyak Kolom dalam file

excel anda yang akan di import

Panjang Baris = Banyak Baris / Jumlah

Staff Anda dalam file excel anda yang
akan di import
Jika sudah Akan Muncul gambar seperti di bawah ini :

Sekarang Langkah terakhir , Cocokkan Kolom data sebelah kiri dengan pencocokan tabel sebelah
kanan, jika sudah. Pilih “Import Data informasi ke Database”.
Koneksi Mesin
Berkaitan tentang komunikasi mesin kehadiran dengan Software

1. Daftar Mesin
Mendaftarkan Mesin kehadiran yang digunakan ke dalam sistem database.

No.Mesin : Nomor yang menjadi identitas Mesin

Nama Mesin : Nama Mesin untuk identifikasi mesin di software
Tipe Kehadiran : fungsi kehadiran yang digunakan
 Auto (masuk / Keluar)
 Masuk (Data tercatat sebagai absen Masuk)
 Keluar (Data tercatat sebagai absen Keluar)

Tipe Komunikasi : Jenis komunikasi yang di gunakan

( USB, RS485, atau TCP / IP)
Alamat IP Mesin : Jika terhubung dengan menggunakan TCP / IP
Port Mesin : port untuk Koneksi (default : 5005)
Test koneksi : Cek pengaturan berhasil terhubung dengan mesin atau tidak
Hapus Admin : Menghapus ID yang menjadi menager (Admin/ pengunci Menu)di
mesin
Reset Mesin : Hapus Semua data di mesin (Format Memori Mesin)

Catatan :
SEMUA DATA TENTANG PENGATURAN KONEKSI MESIN DAPAT DILIHAT DI MENU MESIN
(LIHAT MANUAL HARDWARE)
2. Komunikasi Mesin

DATA SIDIK JARI :

Untuk Menyimpan Data Sidik Jari Karyawan Anda yang ada di mesin ke Komputer.
DOWNLOAD SIDIK JARI / NAMA :
Untuk memasukkan Sidik Jari / Nama ke Mesin
HAPUS SIDIK JARI
Untuk menghapus Sidik Jari di Mesin

3. TARIK DATA DARI MESIN

Untuk mengambil data absen di mesin

Tarik Data Baru :

Untuk menarik / mengambil data absen yang terbaru (yang belum di tarik)
TARIK SEMUA DATA :
Untuk menarik / mengambil semua data absen di mesin
USB Download :
Untuk menarik / mengambil data absen yang ada di USB FLASH DISK
Hapus Data :
Untuk menghapus semua data absen yang ada di mesin
4. ATUR WAKTU KOMUNIKASI
Untuk mengatur tarik data otomatis dari mesin ke Komputer berdasarkan Jam.

5. MANAJEMEN AKSES
Untuk pengaturan akses masuk berdasarkan waktu.

A. PENGATURAN GRUP AKSES : Untuk mengatur akses masuk berdasarkan Grup

B. ATUR WAKTU AKSES : Untuk mengatur daerah waktu untuk masuk

C. ATUR AKSES KHUSUS : Untuk Pengaturan Akses masuk per-orang

6. BUKA PINTU DARI KOMPUTER
Fungsi untuk membuka pintu dari komputer anda

BUKA / TUTUP : membuka dan menutup sesuai dengan delay waktu di mesin
BUKA : Pintu Akan terus membuka
TUTUP : Pintu akan terus tertutup

7. MANAJEMEN SMS
Untuk memberikan pesan kepada karyawan yang Absen di mesin Absen.
PENGATURAN KEHADIRAN

A. ATUR PARAMETER KEHADIRAN

1. Pengenalan Fungsi
Atur tipe kehadiran : untuk mengatur tipe kehadiran yang ada di perusahaan anda. Anda
bisa menambahkan di jenis tipe kehadiran yang anda inginkan

Jenis Kehadiran :

1. Lembur :

2. Ijin :

3. Dinas Luar :

4. Libur :
2. Atur Statistik Kehadiran

1. Unti terkecil : unit terkecil di kehadiran yang di hitung. ( contoh : Jumlah Jam Karyawan
dalam bekerja, jika di atur 0,25 jam sebagai unit terkecil, maka di laporan kehadiran
jumlah Jam Kerja akan di bagi dengan 0,25, atau Karyawan akan bekerja dalam kelipatan
0,25 jam, jika lebih atau kurang akan dibulatkan ke 0,25 sesuia dengan aturan
pembulatan.

2. Pembulatan
 Ke bawah : Kelebihan Jam dari unit terkecil tidak akan dihitung

 Normal : ketika waktu yang tersisa lebih dari setengah unit maka waktu yang tersisa
akan dianggap sebagai satu unit dan ketika waktu yang tersisa kurang dari setengah
unit, maka tidak akan dihitung masuk

 Ke atas : Semua waktu yang tersisa akan di hitung sebagai 1 unit

3. Aturan Statistik Waktu Kehadiran

Untuk mengatur jumlah 1 hari kerja di hitung sama dengan 8 jam Kerja dalam satu hari,
atau Jumlah 1 hari kerja di hitung sesuai dengan jam yang di kerjakan dan sesuai dengan
aturan kehadiran.
3. SHIFT OTOMATIS

Aturan Shift Otomatis

Anda dapat mengatur jadwal yang digunakan karyawan hingga 5 jadwal dalam satu hari
kerja. Dan akan secara otomatis menentukan pergeseran waktu kehadiran oleh karyawan
yang melakukan tukar shift.
4. Aturan kehadiran di Luar Jadwal (Jam Kehadiran berdasarkan Tombol Fungsi)
Menggunakan fungsi tombol untuk menentukan absen Masuk dan absen Keluar.

Fungsi ini digunakan jika karyawan tidak memiliki jadwal dan kehadirannya dihitung
berdasarkan jumlah (durasi) jam kerja.

Ada dua jenis catatan waktu kehadiran.

Yang pertama adalah “daftar di peralatan", jika waktu-kehadiran "Masuk " atau "Keluar",
maka semua catatan akan menganggap sebagai “masuk” atau "Keluar". Jika memilih Masuk
dan Keluar, maka Kehadiran tidak akan dicatat sebagai Keluar atau Masuk.

Yang kedua adalah dengan menggunakan tombol fungsi pada mesin. Sebelum Anda
membuat waktu kehadiran, tekan [F1] atau [F2] atau [F3] atau [F4] kemudian di atur dalam
fungsi pengaturan parameter untuk mengatur fungsi tombol ini.
B. SETING SHIFT (PENGATURAN JAM MASUK DAN JAM KELUAR)
Pengenalan Fungsi

Ada tiga Jenis Jadwal :

1. Jam Normal : Jadwal kerja normal, kelebihan Jam tidak dinyatakan lembur
2. Jam Lembur : Jadwal kerja lembur (untuk jadwal lembur di hari libur)
3. Lembur Otomatis : Jadwal kerja normal, kelebihan jam dinyatakan sebagai lembur.

Catatan 1:
Lembur otomatis : Ketika karyawan bekerja normal dan telah menyelesaikan waktu kerjanya
melebihi aturan jam kerja. Maka kelebihan jam ini yang akan di hitung sebagai lembur
(lembur terusan).

Catatan 2:
Setiap karyawan hanya memiliki 1 jadwal,

a. Pengaturan Shift Normal ( Tanpa Lembur Terusan)

Silahkan Lihat gambar di bawah ini !

Nama Jadwal : Penandaan untuk jadwal

Jam Masuk : Aturan Jam Masuk

Awal jam masuk : Untuk mengisi batas awal absen masuk Karyawan.

Contoh > hari ini = 05:00 berarti tidak dianggap absen masuk sebelum jam 05:00 .

Akhir Jam Masuk : Untuk mengisi batas akhir absen masuk Karyawan.

Contoh > hari ini = 09:00 berarti tidak dianggap absent masuk setelah jam 09:00 .

Toleransi terlambat : Batas maksimal staf tidak dinyatakan terlambat.

Jam keluar : Aturan Jam Keluar

Akhir Jam Keluar : Untuk mengisi batas akhir absen keluar Karyawan.

Contoh > hari ini = 23:00 berarti tidak dianggap absent keluar setelah jam 23:00.

Awal Jam Masuk : Untuk mengisi batas awal absen masuk karyawan.

Contoh > hari ini = 13:00 berarti tidak dianggap absen keluar sebelum jam 13:00

b. Pengaturan Jadwal Lembur (jadwal lembur di hari libur)

Silahkan lihat gambar di bawah ini !
Dalam Aturan Jadwal Lembur ini, jika anda ingin menggabungkan beberapa aturan jadwal
lembur menjadi satu aturan jadwal lembur, pilih Aturan lainnya, untuk lebih jelas lihat
gambar di bawah ini !

c. Pengaturan Jam Normal dengan Lembur Terusan

Huruf yang berwarna merah adalah aturan untuk lembur otomatis.

Awal jam lembur terusan : Untuk menentukan jam awal lembur.

Waktu absen setelah lembur : Untuk menentukan batas akhir jam lembur.
C. PENGATURAN GRUP ABSEN
Fungsi ini untuk menentukan departemen yang memiliki jadwal yang sama untuk di gabung
dalam satu grup / kelompok absen sehingga mempermudah dalam penjadwalan karyawan.
Lihat gambar di bawah ini.
D. JADWAL
Fungsi ini untuk menetapkan jadwal / shift yang akan digunakan oleh karyawan.
Langkahnya :

1. Pilih Posisi Staf jika anda tidak melakukan seting grup absen, tapi jika anda sudah melakukan
seting grup absen pilih jadwal grup absen.
2. Pilih departemen yang memiliki jadwal yang sama.
3. Pilih tanda untuk memunculkan nama karyawan
4. Pilih semua / staf yang memiliki jadwal yang sama
5. Atur tanggal awal penjadwalan dan tanggal akhir penjadwalan.
6. Pilih tipe jadwal yang digunakan

7. Dan pilih
E. SETING JADWAL PER STAF
Fungsi ini untuk mengubah jadwal karyawan hanya untuk beberapa hari kerja (perubahan jadwal
karena penukaran jadwal dengan karyawan yang lain)
Lihat gambar dibawah ini.

F. Lembur Tak Terjadwal

Untuk mendaftarkan karyawan yang lembur di hari libur.
G. DAFTAR IJIN / IJIN DINAS / CUTI / LIBUR
Fungsi ini untuk mendaftarkan karyawan yang tidak hadir dengan alasan Ijin (sakit, personal) ,
Ijin Dinas (sedang dalam tugas), Cuti dan Hari Libur Umum.
Lihat gambar dibawah ini.

Langkahnya :
Pilih karyawan  pilih jenis ketidakhadiran  pilih sub-tipe dari jenis ketidakhadiran yang dipilih
 pilih tanggal ketidakhadiran  anda bisa menambahkan catatan ketidakhadiran karyawan 
Lalu pilih “Tambah”.
H. DAFTAR DI KOMPUTER
Fungsi ini untuk mendaftarkan absen karyawan secara manual di software. Fungsi ini bisa
digunakan jika karyawan lupa absen, tidak dapat hadir karena dinas tetapi bisa hadir di salah
satu waktu absen (masuk/keluar).
Lihat gambar di bawah ini :

I. LIHAT TABEL TRANSAKSI

Fungsi ini untuk menampilkan data absen yang ada di mesin untuk dilihat di komputer.
Dalam fungsi hanya menampilkan data yang berasal dari mesin absen bukan data yang di daftar
manual di komputer.
J. ANALISA ABSEN
Fungsi ini untuk mengolah data absen menjadi sebuah laporan kehadiran.

Catatan :
Sebelum melihat laporan Absensi, Anda harus melakukan Analisa Absen terlebih dahulu.
K. LAPORAN ABSENSI
Fungsi ini adalah hasil dari data absen karyawan yang diolah dan disesuaikan dengan jadwal
karyawan tersebut.
Ada beberapa jenis penarikan laporan kehadiran dalam software ini :

1. Laporan Horizontal :
Adalah laporan harian yang menampilkan jam masuk dan jam keluar karyawan dan di susun
memanjang ke samping perkaryawan (Laporan jam kerja normal dan lembur terusan
ditampilkan dalam satu baris)
2. Laporan Vertikal :
Adalah laporan harian yang menampilkan jam masuk dan jam keluar karyawan dan di susun
ke bawah per karyawan (Laporan jam kerja normal dan lembur terusan dipisahkan dalam
baris yang berbeda)
3. Lembur :
Adalah laporan yang menampilkan total jam lembur karyawan.
4. Pengecualian :
Adalah Laporan yang menampilkan jumlah ketidakhadiran karyawan karena Alpha, lupa
absen, keterlambatan dan pulang cepat.
5. Ijin / Dinas Luar :
Adalah laporan yang menampilkan jumlah ketidakhadiran karena Ijin, Dinas luar, Cuti atau
Libur umum.
6. Total perbulan :
Adalah laporan total (akumulasi) dari data absen karyawan selama 1 bulan.
7. Total perhari :
Adalah Laporan total (akumulasi) per hari dari data absen karyawan.
8. Laporan Final :
Adalah Laporan total (akumulasi) dari data absen karyawan sesuai dengan tanggal penarikan
laporan.
9. Statistik jadwal dan statistik segmen :
Adalah laporan jumlah jadwal dan sesi kerja yang ditambahkan pada karyawan.
PENGATURAN PENGGAJIAN
A. ATUR PEMBAYARAN GAJI
Fungsi ini untuk menentukan tanggal penutupan penghitungan (cut off) kehadiran perbulan.

B. ATUR INFO PAJAK

Fungsi ini untuk mengatur kurs pajak penghasilan sesuai dengan undang-undang perpajakan
yang berlaku.
C. MANAJEMEN ATURAN GAJI
Fungsi ini untuk menambahkan aturan dalam penghitungan gaji karyawan.

Kolom sebelah kiri adalah jenis dari Gaji per departemen atau per level yang memiliki aturan
penghitungan berbeda.

Kolom sebelah kanan adalah item/ unit dalam penggajian. Misal Gaji Pokok, Uang Transport,
Komisi, Potongan, dan Total Pendapatan. Dalam Kolom ini anda bisa memasukkan rumus yang
berkaitan dengan kehadiran sesuai dengan ketentuan perusahaan anda.

Lihat gambar di bawah ini (rumus uang transport) :

D. ATUR FORMAT CETAK
Fungsi ini untuk mengatur unit / item penggajian yang akan tercetak dan tidak tercetak (untuk
menjaga privasi dari sistem penggajian)

E. ATUR GAJI STAF

Fungsi ini untuk menetapkan aturan gaji karyawan.
Misal :
Karyawan di departemen office menggunakan aturan gaji staf office
Karyawan di departemen security menggunakan aturan gaj security
Lihat gambar di bawah ini :
F. SETING PARAMETER KHUSUS
Fungsi ini untuk mengatur gaji karyawan yang bersifat tetap dan berbeda tiap karyawan.
Misal : Gaji pokok, potongan koperasi, dll
Lihat gambar di bawah ini :

G. GAJI STAF
Fungsi ini untuk menampilkan Laporan gaji yang diterima karyawan yang sesuai dengan aturan
yang dibuat.
Jika ada kesulitan bisa menghubungi tehnical support ke

(021) 94743390 -Karyatmo / exs .300

(021) 95326975 -Herlambang/ exs.304
(021) 97351332 -Dudy/ exs. 303
(021) 98337303 -Ujang/ exs .302
(021) 97091939 – Arief /ext. 301

atau ke call centre 021-88866185//225//226

Yahoo Messenger : > teknisisidikjari
> teknisisidikjari2
> teknisisidikjari3
> teknisisidikjari4
> teknisisidikjari5
> teknisisidikjari6
> teknisisidikjari7
> teknisisidikjari8
> teknisisidikjari9

Facebook : ztechindonesia