1

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

TIMETRONIC 2350E
 SISTIM EXCEL
 KALKULASI WAKTU ABSENSI & LAPORAN OTOMATIS
 PENGGUNAAN MUDAH & TEPAT GUNA

BACALAH PETUNJUK PENGGUNAAN SEBELUM MULAI MENGGUNAKAN MESIN

WWW.TARUNA-JAYA.COM
 2

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

Bagian I: Setting Awal
Pilihan 1: Isi informasi pengguna dan set jadwal kerja pada mesin secara langsung.
Pilihan 2: Upload data ke mesin, dengan terlebih dahulu mendownload formulir (format excel) dari
mesin dengan USB flash disk, kemudian isi informasi pengguna dan jadwal kerja pada formulir excel
tersebut dan setelah selesai upload data ke mesin (dengan USB flash disk), setelah itu registrasi
sidikjari pengguna.
Mohon perhatikan langkah dibawah ini, Anda dapat melompati langkah 1 hingga 4 bila memilih untuk
mengisi data secara langsung pada mesin.

Langkah 1: Hubungkan listrik ke mesin, tekan tombol on/off untuk menyalakan mesin dan tancapkan
USB flash disk ke mesin.

Langkah 2: Download formulir untuk pengisian data User dan Shift.

Tekan tombol [Menu]  [F Disk]  [Download]  [Download] [Download User] dan [Download
Shift] :

Langkah 3: Tancapkan USB flash disk ke computer, Anda akan mendapatkan:

Folder dengan nama: Data Kehadiran_00001. Didalam folder tersebut terdapat file:
- Info User.xls (format Excel) = Untuk mengisi data user
- Penjadwalan.xls (format Excel) = Untuk membuat/mengisi jadwal kerja

Buka file Info User.xls , isi informasi pengguna. Perhatikan dibawah ini:
1. ID (harus diisi), max 6 digits.
2. Nama (harus diisi), max 16 digits
3. Untuk pertama kali, tentukan “Dept” untuk setiap pengguna. Isilah departemen yang ada pada perusahaan Anda
pada “Data Dept.“ pada kolom “Nama Dept.”, lalu tentukan masing-masing department kepada setiap
pengguna.
4. No.Kartu adalah nomor kartu RFID pengguna, mesin membaca 10 digit pertama dari kartu RFID. Tidak perlu
menginput bila tidak menggunakan kartu RFID atau mesin tidak mempunyai fungsi RFID.
5. Jumlah FP dibuat secara otomatis oleh mesin, tidak perlu diisi.
 3

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

6. PIN, max 6 digits (pilihan), untuk Admin harus diisi.
7. Grup adalah penentuan grup jadwal kerja (diisi setelah Anda membuat jadwal/shift).
8. Hak adalah penentuan level pengguna. Terdapat beberapa level pengguna, yaitu:
- User = Hanya dapat melakukan proses absensi.
- Daftar User = Memiliki hak untuk mendaftarkan user baru.
- Cari Log = Memiliki hak untuk melihat log.
- Super Admin = Memiliki semua hak.
9. Catatan, max. 8 digit karakter.

Buka file Penjadwalan.xls , isi jadwal kerja dan group. Perhatikan dibawah ini:

1. Shift, adalah jadwal kerja selama 1 minggu (Senin – Minggu), Anda dapat membuat hingga 3 macam jam kerja
dalam sehari. Format penulisan jam adalah JAM:MENIT.
Terdapat 4 tipe jam kerja, yaitu: Normal, Lembur, Libur and Berhenti.
2. Set jam kerja:
- Bila jam kerja adalah 08:30-17:00 (istirahat siang tidak perlu absensi), isilah :
 Jam Kerja 1: ON = 08:30 dan OFF = 17:00 (Tipe: Nor/Normal)
- Bila pada siang hari terdapat istirahat pada jam 12:00-14:00 yang harus juga melakukan absensi, maka
terdapat 2 jam kerja, yaitu: 08:30-12:00 dan 14:00-17:00, isilah:
 Jam Kerja 1: ON = 08:30 dan OFF = 12:00 (Tipe: Nor/Normal).
 Jam Kerja 2: ON = 14:00 dan OFF = 17:00 (Tipe: Nor/Normal).
- Bila terdapat jam lembur jam 18:00-21:00, isilah
 Jam Kerja 3: ON = 18:00 dan OFF = 21:00 (Tipe: Lmbr)
** Anda dapat membuat hingga maksimum 10 macam Shift.
** Pengaturan maksimal jam kerja adalah 24 jam, contoh: Bila jam masuk adalah 08:00 (pagi) hingga jam
08:00 (keesokan harinya), maka set jam jadwal kerja ON = 08:00 dan OFF = 07:59.
Pengaturan jam kerja tidak dapat melebihi 24 jam.

3. Set Shift pada Data Grup.

Setiap Grup dapat mencakup 5 shift yang berbeda yang menandakan setiap shift adalah 1 minggu (dalam tiap
bulan terdapat maksimal 5 minggu).
Bila perusahaan hanya mempunyai 1 shift saja, maka cukup isi 1 shift ke dalam Grup 1.
Tetapi bila Anda mempunyai lebih dari 1 shift, maka harus mengisi semua
Anda dapat membuat hingga maksimum 8 Grup.
Setelah pembuatan Jadwal Kerja dan Grup selesai, terapkan Grup untuk tiap pengguna pada file “Data User, bagian
Grup”.
 4

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

4. Terlambat (Mnt) = Adalah pengaturan waktu (menit) dimulainya penghitungan terlambat setelah jam masuk.
Misal: Jam Masuk/ON = 08:30, Terlambat (Mnt) = 5, maka setelah 08:35 akan mulai dihitung
sebagai keterlambatan.

5. Pulang Cepat (Mnt) = Adalah pengaturan waktu (menit) dimulainya penghitungan pulang cepat setelah jam
pulang.
Misal: Jam Pulang/OFF = 17:00, Pulang Cepat (Mnt) = 5, maka sebelum 16:55 akan dihitung
sebagai pulang cepat.

- Contoh pengisian 1 macam Jadwal Kerja dengan libur pada hari Kamis:

- Contoh pengisian 3 macam Jadwal Kerja dengan lembur:

Bila tidak ada jadwal kerja, pada “Tipe” silahkan pilih: Berhenti.

- Contoh pengisian Grup (perhatikan penjelasan dibawah gambar):

 5

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

Gambar diatas berarti:

-Grup 1 adalah shift 1 untuk setiap minggu.

-Grup 2 adalah shift 3 untuk setiap minggu.

-Grup 3 adalah shift 5 untuk setiap minggu.

-Grup 4 adalah shift 2 untuk minggu pertama, shift 4 untuk minggu kedua, shift 3 untuk minggu ketiga, shift 1

untuk minggu keempat, shift 5 untuk minggu kelima.

Terapkan Grup untuk setiap staff/pengguna pada file excel “Info User.xls” pada bagian Data User:

Langkah 4: Setelah selesai menentukan Data User dan Grup/Shift untuk tiap pengguna pada file Excel tersebut,
lakukan proses Upload formulir tersebut ke mesin.

Hubungkan Flash Disk ke mesin, tekan tombol [Menu]  [F Disk ]  [Upload]  [Sinkron User] dan [Sinkron
Shift].
 6

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

Langkah 5: Pendaftaran Jari, tekan tombol [Menu]  [User] [Daftar] Masukkan ID dan tekan OK.

Bila Anda melakukan pendaftaran tanpa file Excel, maka masukkan Nama dan Hak dengan cara menekan tombol
Menu untuk mengisinya.

Pilih [Jari] – Letakkan jari pengguna pada sensor sebanyak 3 kali – Bila berhasil, tampilan akan muncul
“Lanjutkan?”, tekan OK bila pengguna yang sama ingin mendaftarkan jari kedua atau tekan tombol ESC bila tidak
diperlukan/selesai.

Bagian II. Setting Lainnya

1. Bell
Tekan tombol Menu  [Pengaturan]  [Bell] Aturlah sesuai keinginan.
 7

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

2. Judul Utama pada layar, tekan[Menu]  [Pengaturan]  [Sistem]  [Tampilan]  [Set Judul Utama], lalu isi
kata yang ingin ditampilkan.

3. Pengecekan, pengaturan, penghapusan log, tekan [Menu]  [Data Log]

4. Pengaturan jadwal kerja, tekan tombol [Menu]  [Atur Att.],

Bila Anda menginput data melalui formulir Excel yang didownload dari mesin dan mengupload file tersebut
dengan F-disk, maka tidak perlu mengatur pada bagian ini.
 8

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

[Jam Kerja] : Lihat penjelasan pada halaman 2 - 5.

[Shift] : Lihat penjelasan pada halaman 2 - 5.

[Grup] : Lihat penjelasan pada halaman 2 - 5.

[UserSet] : Menetapkan Grup pada User, lihat penjelasan pada halaman 2 - 5.

Bagian III. Laporan

Setelah proses absensi dilakukan, download laporan dengan cara:
Hubungkan F-Disk dengan mesin, tekan tombol Menu – [F-Disk] – [Download] – [Download Laporan]

Setelah proses download laporan selesai, cabut F-Disk dan lihat/buka Laporan di komputer.

Bagian IV. Penjelasan Lainnya

1. Admin
Setiap Admin harus mendaftarkan sidikjari atau password dan tentukan Hak sebagai Super Admin pada Data User.
Pada saat Admin akan masuk Menu, dapat dilakukan dengan:
A. Dengan sidikjari: Tekan [Menu]  Letakkan jari  Masuk [Menu]
B. Dengan PIN: Tekan [Menu]  Masukkan nomor ID Admin  Tekan [OK]  Masukkan PIN  Tekan [OK]
 Masuk [Menu]

2. Pada saat download akan mendapatkan folder Data Kehadiran 00001, angka 00001 adalah Nomor Mesin.
Bila Anda mempunyai lebih dari satu mesin dan bekerja dengan satu Flash Disk yang sama, maka bedakan
Nomor Mesin yang satu dan lainnya, sehingga folder untuk mesin kedua dapat bernama Data Kehadiran
0002, dst.
 9

PETUNJUK PENGGUNAAN TIMETRONIC FP 2350E

Tekan tombol Menu  [Pengaturan]  [Komu]  [No. Mesin] gantilah nomor mesin.
! Nama folder yang didapat saat download harus berbeda untuk mesin yang berbeda.

3. Sensor sidikjari
Mesin memiliki kemampuan pengaturan otomatis untuk sensitifitas sensor, sehingga dapat menyesuaikan
dengan tingkat terang/gelapnya kondisi sekitar.

4. Flash disk
Gunakan memory dibawah 8G.
Format F-Disk dengan FAT32.
Ganti F-Disk jika selalu gagal digunakan.

5. Gagal Sinkronisasi
Pada umumnya gagal sinkronisasi Shift disebabkan karena salah setting menyebabkan pengaturan jadwal
kerja yang tidak logic. Cek dan pastikan semua setting jadwal kerja, shift, grup sudah benar.

6. Mesin tidak dapat verifikasi sidikjari. Lakukan beberapa hal ini:

-Bersihkan tangan dan tiup tangan agar tidak terlalu kering (ruangan ber AC dapat menyebabkan kulit
sidikjari kering dan kadang susah dibaca oleh sensor).
-Matikan mesin dan hidupkan kembali, coba verifikasi ulang.

**********************

Bila Anda membutuhkan bantuan teknis, silahkan menghubungi pusat servis terdekat.
Hubungi cabang terdekat dengan data nomor telepon pada website resmi:
www.taruna-jaya.com

Atau email kami di:

sales@taruna-jaya.com
support@taruna-jaya.com