Manajemen kantor dan ketatausahaan

Pengawasan dan Pelaporan kantor

Nama : Latifah Aini
Nim : 19002125
A. Pengertian

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan

tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring
performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan adalah
proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan
apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual activities
conform the planned activities.
Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang dilaksanakan oleh
pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan hasil
yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta “Pengawasan merupakan
fungsi yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti
yang diinginkan”. Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah
berhubungan dengan perbandingan antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk
langkah perbaikan terhadap penyimpangan dan rencana yang berarti”.
Sasaran pengawasan adalah temuan yang menyatakan terjadinya
penyimpangan atas rencana atau target. Sementara itu, tindakan yang dapat
dilakukan adalah:
 mengarahkan atau merekomendasikan perbaikan;
 menyarankan agar ditekan adanya pemborosan;
 mengoptimalkan pekerjaan untuk mencapai sasaran rencana.
Pada dasarnya ada beberapa jenis pengawasan yang dapat dilakukan, yaitu:
1. Pengawasan Intern dan Ekstern

Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan
yang ada di dalam lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan
dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau
pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara
rutin oleh inspektorat jenderal pada setiap kementerian dan inspektorat wilayah
untuk setiap daerah yang ada di Indonesia, dengan menempatkannya di bawah
pengawasan Kementerian Dalam Negeri. 
Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan
yang berada di luar unit organisasi yang diawasi. Dalam hal ini di Indonesia
adalah Badan Pemeriksa Keuangan (BPK), yang merupakan lembaga tinggi
negara yang terlepas dari pengaruh kekuasaan manapun. Dalam menjalankan
tugasnya, BPK tidak mengabaikan hasil laporan pemeriksaan aparat pengawasan
intern pemerintah, sehingga sudah sepantasnya di antara keduanya perlu terwujud
harmonisasi dalam proses pengawasan keuangan negara. Proses harmonisasi
demikian tidak mengurangi independensi BPK untuk tidak memihak dan menilai
secara obyektif aktivitas pemerintah.
2. Pengawasan Preventif dan Represif

Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang

dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga
dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan
pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan
pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara
lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem
pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan
preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan
langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi
lebih awal.
Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap
suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya
dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan
kemudian disampaikan laporannya. Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan
pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan.
3. Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang

dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.” Hal ini berbeda dengan
pengawasan jauh (pasif) yang melakukan pengawasan melalui “penelitian dan
pengujian terhadap surat-surat pertanggung jawaban yang disertai dengan bukti-
bukti penerimaan dan pengeluaran.” Di sisi lain, pengawasan berdasarkan
pemeriksaan kebenaran formil menurut hak (rechmatigheid) adalah “pemeriksaan
terhadap pengeluaran apakah telah sesuai dengan peraturan, tidak kadaluarsa, dan
hak itu terbukti kebenarannya.” Sementara, hak berdasarkan pemeriksaan
kebenaran materil mengenai maksud tujuan pengeluaran (doelmatigheid) adalah
“pemeriksaan terhadap pengeluaran apakah telah memenuhi prinsip ekonomi,
yaitu pengeluaran tersebut diperlukan dan beban biaya yang serendah mungkin.”
4. Pengawasan kebenaran formil menurut hak (rechtimatigheid) dan
pemeriksaan kebenaran materiil mengenai maksud tujuan pengeluaran
(doelmatigheid).

Dalam kaitannya dengan penyelenggaraan negara, pengawasan ditujukan untuk

menghindari terjadinya “korupsi, penyelewengan, dan pemborosan anggaran
negara yang tertuju pada aparatur atau pegawai negeri.” Dengan dijalankannya
pengawasan tersebut diharapkan pengelolaan dan pertanggung jawaban anggaran
dan kebijakan negara dapat berjalan sebagaimana direncanakan.
Beberapa definisi pencatatan dan pelaporan kesehatan menurut bebarapa ahli
antara lain:

1. Menurut Kron dan Gray

Pencatatan dan pelaporan adalah mengkomunikasikan secara tertulis kepada

tim kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan atau data epidemiologi secara
teratur.
2. Menurut Kozier dan Glenora ERB

Pencatatan dan pelaporan adalah dokumen formal dan legal yang dibuat secara
tertulis tentang data-data kesehatan.
 B. Tugas Pengawasan
 Bertanggung jawab atas semua karyawan yang ada di perusahaan
 Bertanggung jawab atas semua properti/barang yang ada
 Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas barang yang di pasarkan
diperusahaan
 Bertanggung jawab atas laporan keuangan diperusahaan saat pergantian
jam kerja karyawan
 Membuat jadwal tugas karyawan
 Membuat laporan bulanan kepada atasan
 Melakukan pengecekan terhadap barang yang datang ke
perusahaan,apakah barang tersebut sesuai dengan standart yang telah
ditentukan.Hal ini sangat vital karna menyangkut kualitas terhadap barang
tersebut karena barang ini akan dipasarkan dimasyarakat luas.
 Melakukan planing stok kepada suplier,hal ini harus sesuai perhitungan
dengan stok yang masih ada.Agar menjaga kestabilan barang yang keluar
dan masuk ke perusahaan
 Menangani keluhan dari konsumen,Biasanya hal ini perlu pembicaraan
dan pebjelasan yang benar dan sekonkrit mungkin agar konsumen
mengerti jawaban apa yan dibutuhkannya.
 Bertanggung jawab atas pekerjaan itu merupakan hal yang harus
dilakukan,karna semua itu menyangkut banyak orang.
C. Teknik Pengawasan

pendapat Situmorang dan Juhir, dalam Siagian (2008) mengungkapkan bahwa

proses pengawasan pada dasarnya dilaksanakan oleh administrasi dan manajemen
dengan mempergunakan dua macam teknik, yakni :
1. Pengawasan langsung (direct control) ialah apabila pimpinan organisasi
mengadakan sendiri pengawasan terhadap kegiatan yang sedang
dijalankan. Pengawasan langsung ini dapat berbentuk:
 inspeksi langsung,
 on the spot observation,
  on the spot report, yang sekaligus berarti pengambilan keputusan on the
spot pula jika diperlukan.

Akan tetapi karena banyaknya dan kompleksnya tugas-tugas seorang pimpinan

-terutama dalam organisasi yang besar-seorang pimpinan tidak mungkin dapat
selalu menjalankan pengawasan langsung itu. Karena itu sering pula ia harus
melakukan pengawasan yang bersifat tidak langsung.
2. Pengawasan tidak langsung (indirect control) ialah pengawasan jarak jauh.
Pengawasan ini dilakukan melalui laporan yang disampaikan oleh para
bawahan. Laporan itu dapat berbentuk:
 tertulis,
 lisan.

Kelemahan dari pada pengawasan tidak langsung itu ialah bahwa sering para
bawahan hanya melaporkan hal-hal yang positif saja. Dengan perkataan lain, para
bawahan itu mempunyai kecenderungan hanya melaporkan hal-hal yang
diduganya akan menyenangkan pimpinan.
Sementara Bohari (1992:25) membagi macam teknik pengawasan sebagai
berikut :
a. Pengawasan preventif, dimaksudkan untuk mencegah terjadinya
penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaan kegiatan. Pengawasan
preventif ini biasanya berbentuk prosedur-prosedur yang harus ditempuh
dalam pelaksanaan kegiatan. Pengawasan preventif ini bertujuan:
 Mencegah terjadinya tindakan-tindakan yang menyimpang dari dasar yang
telah ditentukan.
 Memberi pedoman bagi terselenggaranya pelaksanaan kegiatan secara
efisien dan efektif.
 Menentukan saran dan tujuan yang akan dicapai.
 Menentukan kewenangan dan tanggung jawab sebagai instansi
sehubungan dengan tugas yang harus dilaksanakan.
 b. Pengawasan represif, ini dilakukan setelah suatu tindakan dilakukan
dengan membandingkan apa yang telah terjadi dengan apa yang
seharusnya terjadi. Dengan pengawasan represifdimaksud untuk
mengetahui apakah kegiatan dan pembiayaan yang telah dilakukan itu
telah mengikuti kebijakan dan ketentuan yang telah ditetapkan.
Pengawasan represif ini biasa dilakukan dalam bentuk:
 Pengawasan dari jauh, adalah pengawasan yang dilakukan dengan cara
pengujian dan penelitian terhadap surat-surat pertanggungan jawab disertai
bukti-buktinya mengenai kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan.
 Pengawasan dari dekat, adalah pengawasan yang dilakukan di tempat
kegiatan atau tempat penyelenggaraan administrasi.
D. Teknik Penyusunan Pelaporan Kantor

Sebelum laporan disajikan secara lisan, laporan terlebih dahulu disusun dalam
bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami. Dari segi bentuk
tertulis, laporan terbagi menjadi seperti berikut.
1. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang tinggal
mengisi pada blangko yang disediakan.
2. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan
secara singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja
antara atasan dan bawahan atau antar-unsur-unsur dalam suatu instansi.
3. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari
memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan
ini dapat dipergunakan untuk bermacam-macam topik.
4. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang panjang, biasanya disusun
seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik dan
subtopik.
5. Laporan berbentuk buku, yaitu laporan yang disusun dalam bentuk buku.

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses

penyusunan laporan, selain harus memperhatikan berbagai prinsip dan syarat
dalam penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya,
tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup
penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan proses
pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan , dan diakhiri dengan
tahap penulisan laporan itu sendiri.
1. Tahap Persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti hal apa
yang akan dilaporkan ? Mengapa hal itu harus dilaporkan ? Kapan laporan akan
disampaiakan ? Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data
pendukung ? Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka akan dapat
dirumuskan secara jelas latar belakang dan masalah laporan, tujuan laporan, target
waktu laporan, data yang relevanuntuk disajikan, dan sumber-sumber data.
2. Pengumpulan dan Penyajian Data

Setelah itu, langkah berikutnya adalah merencanakan pengumpulan dan

penyajian data. Dalam proses pengumpulan harus selalu mengacu pada
permasalahan dan tujuan yang telah ditetapkan. Data yang diperoleh dari berbagai
sumber, baik sumber primer maupun sumber sekunder. Setelah dikumpulkan,
kemudian data itu dikelompokkan, data mana yang menjadi bahan utama dan data
pendukung atau penunjang dan penyajian data
3. Sistematika Laporan

Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau lazim

disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang nantinya akan
dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.
4. Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan harus mengacu pada sistematika yang telah
ditetapkan sehingga laporan tersebut dapat tersaji secara runtut, mudah dipahami,
dan enak dibaca.