Sehubungan dengan perkembangan teknologi infomrasi ini, hingga saat ini telah
terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI
dalam Manajemen Perkantoran yaitu di KPT( Kantor Pelayanan Terpadu)
Kabupaten Sragen, Kabupaten Jembrana, Kabupaten Takalar, dan masih banyak
lagi. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih
belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam
manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan.
Contoh kasus lain, database pegawai dan bidang lainnya akan lebih tertata dengan
baik jika disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh
yang memerlukan dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD
berkeliling meminta data baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya
dalam kaitan database kepegawaian karena data yang diperlukan tinggal
mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan sebelumnya.
Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan produktivitas kerja
pegawai karena adanya efisiensi waktu.
Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area
lokal memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan
menggunakan ethernet cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu, yaitu
misalnya dengan mengkonfigurasi kode IP : 192.168.11.1, xxx.xxx.11.2, dst.
Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi informasi
dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu
menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.
Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal
dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih
banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang
rendah. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat
membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
Dalam Karya Tulis Ilmiah ini terdapat dua variabel penelitian, yaitu satu variabel
bebas, penerapan teknologi informasi dalam manajemen perkantoran modern (X)
dan satu variabel terikat, produktivitas kerja pegawai (Y). Rumusan dalam
pertanyaan penelitian berikut:
1) Faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja pegawai?
3) Jika ada pengaruh, seberapa besar pengaruh penerapan teknologi informasi
dalam manajemen perkantoran modern terhadap produkitivitas kerja pegawai?
4) Adakah faktor lain yang dapat mempengaruhi peningkat produktivitas kerja
pegawai di bidang manajemen perkantoran?
Lokasi penelitian adalah Kantor Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi Banten
yang beralamat di Jalan Lintas Timur KM 4 Karang Tanjung Pandeglang. Populasi
yang ada saat ini adalah 90 orang pegawai berstatus PNS dan sampel diambil
seluruhnya.
Adapun masalah yang dibahas dibatasi pada penerapan teknologi informasi dalam
manajemen perkantoran modern dan produktivitas kerja pegawai. Oleh karena itu,
penulis memformulasikan rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut:
Kerangka Teoritik
1. Teknologi Informasi
Abad ini adalah abad teknologi informasi. Batas-batas kewilayahan kini sudah tak
ada lagi dalam konteks jaringan dunia maya. Dalam istilah yang dikemukakan oleh
Ohmae, hal ini disebut borderless world. Istilah teknologi informasi merupakan
kata majemuk yang mengacu pada teknologi penyampaian informasi secara lebih
cepat, lebih luas jangkauannya dan lebih lama penyimpanannya.
Lain halnya dengan daerah otonom yang belum berani berinovasi masih
mengalami kendala dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakatnya. Hal
ini terjadi akibat masih belum diterapkannya sistem manajemen modern dan
teknologi informasi. Tidak dipungkiri bahwa teknologi informasi berdampak pada
semakin cepat dan mudahnya mendapatkan akses informasi.
Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa.
Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin
tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM) serta ruang harddisk yang
semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan
response popups komputer.
Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode, antara lain:
1. Manajemen Perkantoran
(Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu
manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara
efisien, bilamana dan di manapun pekerjaan itu harus dilakukan).
Perumusan Hal Nourse “It seems to me that office management in the broader
sense might embrance, not only the generallyaccepted service service functions,
but also the arise of functional control administratrive direction of most clerical
and paperwork.” (Tampaknya bagi kami manajemen perkantoran dalam arti lebih
luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah
diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol
fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan
tulis).
Perumusan William Spriegel & Ernest Davies “Office management is the overall
direction of clerical activities as distinguished such activities as transportation,
manufacturing, warehousing, and sales.” (Manajemen perkantoran adalah
pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan
dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan
penjualan).
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian
mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran. Dikatakannya:
“Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau
sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office
work (pekerjaan perkantoran)“. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen
perkantoran jelas yang terkandung di dalamnya meliputi rangkaian kegiatan:
tata penyelenggaraan;
pelaksanaan secara efisien;
pengendalian, pengawasan dan pengarahan;
perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan.
1. Manajemen Modern
Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berpikir serta bertindak sebagaimana
disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan
data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan
tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang
tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional
memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang
demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Tidak jarang setiap kali mendengar perkataan perkantoran modern terbayang suatu
bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern
juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba
dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam
lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya
“Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan,
terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data” (alih bahasa oleh F.X.
Budiyanto, 1991).
Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari
input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai
perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat
disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.
Karena itu, suatu kenaikan dalam produktivitas dicirikan oleh perpindahan fungsi
produksi (pencuraman kemiringan) dan suatu perubahan yang mengikuti terhadap
hubungan input/oupput. Rumus produktivitas total secara lumrah ditulis sebagai
berikut:
Menurut rumus ini, perubahan-perubahan dalam input dan output harus diukur
secara iklusif baik dari perubahan kuanitatif maupun kualitatif. Dalam prakteknya,
perubahan kuantitatif dan kualititatif berlaku ketika harga relative dan kuantitas
relative dari input yang berbeda dab factor-faktor output berubah. Untuk
mengaksentuasikan perubahan kuantitatif dalam input dan output, rumus
produktivitas total harus ditulis sebagai berikut:.
e Produktivitas lebih dari sekedar ilmu teknologi dan teknik manajemen akan tetapi
juga mengandung filosofi dan sikap mendasar pada motivasi yang kuat untuk terus
menerus berusaha mencapai mutu kehidupan yang baik.
b. Produktivitas yang diukur dari daya guna (efisiensi penggunaan personal sebagai
tenaga kerja). Produktivitas ini digambarkan dari ketepatan penggunaan metode
atau cara kerja dan alat yang tersedia, sehingga volume dan beban kerja dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu yang tersedia. Hasil yng diperoleh bersifat non
material yang tidak dapat dinilai dengan uang, sehingga produktivitas hanya
digambarkan melalui efisiensi personal dalam pelaksanaan tugas-tugas pokoknya.
Unsur semangat kerja dapat diartikan sebagai sikap mental para pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya, dimana sikap mental ini ditunjukan oleh adanya
kegairahan dalam melaksanakan tugas dan mendorong dirinya untuk bekerja secara
lebih baik dan lebih produktif. Sehingga apabila kondisi yang demikian dapat
dijaga dan dikembangkan terus menerus, tidak mustahil upaya untuk meningkatkan
produktivitas kerja akan dapat tercapai.
Untuk menilai semangat kerja karyawan dapat dilihat dari tanggung jawabnya
dalam melaksanakan tugas pekerjaanya. Hal ini sebagai mana dikemukakan oleh
Alfred R. Lateiner dan LE. Lavine bahwa “faktor-faktor yang mempunyai
pengaruh terhadap semangat kerja yaitu kesadaran akan tanggung jawab terhadap
pekerjaanya” (Alfred R. Lateiner dan JE. Lavine, 1983: 57).
Unsur kedua dari produktivitas kerja adalah cara kerja atau metode kerja. Cara atau
metode kerja pegawai dalam melaksanakan tugas pekerjaannya dapat dilihat
melalui kesediaan para pegawai untuk bekerja secara efektif dan efisien.
Ukuran ketiga dari produktivitas kerja adalah hasil kerja. Hasil kerja merupakan
hasil yang diperoleh dari pekerjaan yang dilaksanakan oleh karyawan. Hasil kerja
yang diperoleh oleh pegawai merupakan prestasi kerja pegawai dalam
melaksanakan tugas-tugasnya. Hasil kerja ini dapat dilihat dari jumlah atau
frekuensi di atas standar yang ditetapkan. Hal ini menandakan bahwa karyawan
tersebut produktif di dalam menyelesaikan tugas-tugas pekerjaannya.
Berdasarkan uraian tersebut diatas, maka dapat disimpulkan oleh peneliti bahwa
produktivitas kerja pegawai dapat diukur dengan adanya semangat kerja dari
pegawai dalam menyelesaikan setiap tugas yang dibebankannya, dengan selalu
berdasarkan pada cara kerja atau metode kerja yang telah ditetapkan sehingga akan
diperoleh hasil kerja yang memuaskan.
Dari pendapat di atas, dapat menyimpulkan bahwa produktivitas kerja adalah suatu
kemampuan untuk melakukan kegiatan yang menghasilkan suatu produk atau hasil
kerja sesuai dengan mutu yang ditetapkan dalam waktu yang lebih singkat dari
seorang tenaga kerja.
a. Penggunaan waktu
Penggunaan waktu kerja sebagai alat ukur produktivitas kerja karyawan meliputi :
1) Kecepatan waktu kerja
2) Penghematan waktu kerja
3) Kedisiplinan waktu kerja
4) Tingkat absensi
b. Output yaitu hasil produksi karyawan yang diperoleh sesuai produk yang
diinginkan perusahaan.
(Size) panjang, berat, banyaknya unit, waktu dan banyaknya tenaga kerja.
b. Value productivity
uang yang dinyatakan dalam rupiah, yen, won, dollar (J. Ravianto,1986:21).
Berdasarkan pendapat di atas maka pengukuran produktivitas dapat dilihat dari dua
komponen yaitu:
a. Efisiensi kerja
Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu,
ketepatan masuk kerja.
b. Produksi
Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan
setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.
Jika dilihat dari sisi produktivitas kerja pegawai maka peranan TIK dalam
manajemen perkantoran modern sangat luar biasa dalam memotivasi pegawai
untuk lebih produktif. TIK lebih dikonotasikan dengan komputer dan internet.
Sebenarnya, TIK merupakan paduan dari manajemen, teknologi (komputer) dan
telekomunikasi. Telekomunikasi inilah sebetulnya yang menjembatani hubungan
komputer ke komputer. Jadi interkoneksi terjadi karena adanya alat telekomunikasi
yang digunakan untuk menghubungkan server komputer satu ke komputer lainnya.
Permasalahan tipikal di kantor adalah (1) tidak adanya jaringan ethernet yang
menghubungkan komputer satu ke komputer lainnya dalam satu jaringan lokal
(LAN), (2) belum adanya database yang sempurna sehingga kapan dan dimanapun
database dapat diakses dan digunakan secara baik, (3) belum optimalnyanya
penggunaan jaringan internet yang ada untuk dimanfaatkan sebagai sarana
komunikasi dua arah melalui website kantor.
PENUTUP
A.Kesimpulan
B.Saran
Daftar Pustaka
Buku :
Mcleod, Raymond. Management Information System, SeventhEdition, 1998.
Shore, Barry. Instruction to Computere Information Systems, 1995.
Jogiyanto HM, Pengenalan Komputer, 1992
Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi, 1999
Sumber Internet :
http://www.duniacyber.com, http://kangbudhi.wordpress.com
http://www.ilmukomputer.com
http://www.pera.net
http://www.kominfo.go.id