Fail Kuasa

BAB 4
PENGAWAS
PUSAT SUMBER SEKOLAH
 ISI KANDUNGAN

4.1 Struktur Organisasi Badan Pengawas PSS

4.2 Kriteria Pemilihan Pengawas PSS

4.3 Peraturan Pengawas PSS

4.4 Waktu Bertugas Pengawas PSS

4.5 Senarai Tugas Jawatan Kuasa Pengawas PSS

4.6 Senarai Tugas Pengawas PSS

4.1 Struktur Organisasi Badan Pengawas Perpustakaan

2
 Penasihat Pengetua /
(GPMS) GPK 1

Pen. Penasihat 1
(Guru Perpustakaan)

Pen. Penasihat 2
(Semua Guru PSS)

Pengerusi Naib Pengerusi

(Ketua Pustakawan) (Pen. Ketua
Pustakawan)

Setiausaha

Bendahari

Ahli Jawatan Kuasa

AJK Biro AJK Tingkatan

Perpustakaan 1

Bilik Tayang 2

Bilik Siber 3

Bilik SAL 4

5
Unit Am

Siaraya

3
 4.1.2 JAWATANKUASA UNIT PENGAWAS PSS

(Perpustakaan/APD/Bilik Siber/SAL/Siaraya/Am/Bank Soalan/Aktiviti)

Ketua

Penolong Ketua

Setiausaha

Bendahari

AJK AJK AJK AJK

( ) ( ) ( ) ( )

4
4.2 Kriteria Pemilihan Pengawas PSS

4.2.1 Kriteria Pemilihan

a. Pengawas PSS dilantik daripada para pelajar tingkatan 1,2,3,4,5

dan 6
b. Perlantikan Pengawas dilantik oleh AJK PSS dan Guru-guru.
c. Bilangan Pengawas PSS bergantung kepada keperluan PSS.
d. Pengawas dipilih daropada semua kelas dalam setiap tingkatan
e. Proses pemilihan akan dilaksanakan pada awal tahun iaitu dari
bulan Februari hingga Mac setiap bulan
f. Pengawas yang dipilh akan menjalani tempoh percubaan selama
tiga bulan
g. Pengawas yang menamatkan tempo percubaan akan dilantik secara
rasmi dalam Majlis Perlantikan

4.2.2 Ciri Kelayakan

a. Berketrampilan ( perwatakan dan peragaan)

b. Bertanggungjawab
c. Berkepimpinan dan toleransi
d. Pergaulan dengan rakan sebaya
e. Kesediaan untuk bertugas

5
4.3 Peraturan Pengawas PSS

4.3.1 Pakaian Seragam PSS

Pakaian seragam PSS seperti yang ditetapkan oleh AJK Induk/Kerja PSS
dan dipersetujui oleh pihak Pentadbir.

4.3.2 Majlis Perlantikan

Pengawas PSS diberi surat perlantikan dan lencana Pengawas PSS.

Majlis perlantikan boleh diadakan serentak dengan majlis perlantikan
pengawas sekolah.

4.3.3 Pemecatan Pengawas PSS

Seseorang pengawas PSS boleh dipecat sekiranya melanggar peraturan

sekolah dan negara.

Pemecatan ini hendaklah dilakukan dalam mesyuarat jawatan kuasa

perpustakaan.Pemecatan ini juga digunapakai jika disabit kesalahan oleh
Jawatan Kuasa Disipli Sekolah.

4.4 Waktu Bertugas Pengawas PSS

HARI WAKTU REHAT SELEPAS

SEKOLAH
ISNIN - KHAMIS 10.20-10.40 dan 11.00-11.20 2.30-4.00 Ptg

JUMAAT 10.35-10.55 dan 11.10-11.30

6
4.5 Senarai Tugas Jawatan Kuasa Pengawas PSS

AJK / KETUA PSS AJK / NAIB KETUA PSS

 Mempengerusikan setiap  Mempengerusikan mesyuarat

mesyuarat J/K Pengawas
 Bertanggungjawab di atas
perjalanan Lembaga PSS
 Menjalankan tugas-tugas
yang diarahkan oleh Guru
Penasihat
jika tiada Ketua PSS
 Menjalannkan tugas-tugas khas
yang diarahkan oleh Guru
Penasihat PSS
 Menanggung bersama
perjalanan Lembaga PSS

AJK / SETIAUSAHA
AJK / NAIB SETIAUSAHA
 Menyediakan agenda dan
 Menjalan tugas S/U semasa
minit mesyuarat
ketiadaannya
 Menyediakan surat menyurat
 Menyediakan agenda dan minit
 Menyediakan Laporan aktiviti mesyuarat
untuk direkodkan
 Menyediakan surat menyurat
 Meyediakan laopran aktiviti dan
untuk direkodkan

AJK / BENDAHARI AJK / AJK HARIAN

 Menerima wang yang dikutip  Memastikan PSS yang bertugas

daripada hasil denda, dibawahnya melaksanakan
komputer dan aktiviti yang semua tugas yang diberi
dijalankan  Mencatat kedatangan
 Menyerahkan wang kepada Pengawas
Guru Penasihat  Menyediakan Laporan
 Menyediakan Laporan kehadiran Pengawas PSS
Kewangan

7
 AJK / BIRO KECERIAAN AJK / BIRO DISPILIN

 Memastikan suasana PSS  Memastikan Pengawas PSS

sentiasa ceria
 Menghias dan menyediakan
Sudut Pameran
 Memberi idea atau pandangan
untuk menceriakan PSS
berdisplin
 Menyediakan Fail Displin
 Mengedarkan surat amaran
pertama, kedua dan ketiga
 Menyediakan laporan displin
kepada Guru Penasihat

AJK / INVENTORI AJK / BIRO PENGKATALOGAN

 Merekod peralatan yang  Mengadakan latihan/kursus

terdapat di PSS
 Mengeluarkan peralatan yang
diperlukan kepada AJK Harian
 Menyemak atau perabot pada
akhir tahun
dalaman yang diperlukan oleh
Pengawas PSS
 Membantu guru apabila ada
kursus dalaman
 Menyediakan laporan bagi
setiap kursus yang dijalankan

AJK / PROMOSI AJK / BIRO TAMAN ANGKAT

 Mempromosikan buku-buku  Menyediakan saranan untuk

baru meningkatkan keceriaan
 Mempamerkan buku-buku Taman Angkat PSS
baru di Perpustakaan  Menyediakan senarai ahli
 Menyediakan bahan-bahan serta Jadual Tugas
promosi untuk setiap aktiviti  Memastikan Taman Angkat
PSS sentiasa terjaga, cantik dan
 Mengambil gambar bagi setiap bersih
aktiviti bagi tujuan
dokumentasi

8
4.6 Senarai Tugas Pengawas PSS
1. Membantu dalam pengedaran bahan buku (peminjaman dan
pemulangan)
2. Membantu dalam penyusunan bahan-bahan di rak dan lain-lain
3. Menyimpan dan menyusun bahan-bahan yang telah digunakan oleh
para pengguna ketempat asal
4. Menjaga kebersihan PSS termasuk tugas kemas-mengemas
5. Membantu melakukan kerja memproses bahan-bahan seperti
melabel, cop hak milik dan sebagainya
6. Membantu dalam penyemakan buku-buku, majalah, akhbar yang
diterima daripada pembekal
7. Membantu menguruskan fail tegak/buku skrap
8. Membantu menguruskan alat pandang dengar termasuk perkakasan
dan bahan perisian
9. Membantu mempromosikan PSS
10. Seranta dan mewujudkan perhubungan dengan para pengguna
11. Membantu pelanggan dalam penggunaan PSS
12. Membantu membaikpulih bahan-bahan rosak
13. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Guru PSS

4.6.1 Ketua Harian

a. Membuat laporan harian

b. Memastikan kehadiran pengawas PSS
c. Mengagih dan menetapkan tugas PSS
d. Membuat pengiraan jumlah pinjaman harian
e. Memastikan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan

4.6.2 Pengawas Kaunter Pinjaman

Pinjaman Buku Rak Terbuka

1. Pastikan nama yang tertera dikad perpustakaan yang digunakan
adalah kepunyaan si peminjam.
2. Pastikan peminjam berkenaan tidak berhutang apa-apa dengan
perpustakaan

Contoh :-
- Buku-buku yang dipinjam telah dipulangkan dan denda telah
dibayar (jika ada). Peminjam yang masih berhutang tidak boleh

9
 meminjam apa-apa dari perpustakaan sehingga beliau
menjelaskan hutangnya.

3. Isikan butir-butir pinjaman dalam kad pinjaman (Kad Putih) dan Cop
Tarikh pemulangan buku.
4. Masukkan Kad Putih berkenaan kedalam Kad Perpustakaan
peminjam.
5. Masukkan kad berkenaan kedalam kotak kad pinjaman (mengikut
tarikh pulang).
6. Cop tarikh pemulangan buku pada helaian kertas 'Tarikh Pulang'
(dibelakang buku).
7. Catatkan butir-butir pinjaman dalam kad peminjam pelajar (Kad
Kuning) dan pulangkan kepada pelajar.
8. Serahkan buku kepada si peminjam.
9. Catatkan butir peminjam ke dalam 'Rekod Peminjam Buku Pelajar'.

PERINGATAN.

 Tempoh pinjaman sebuah buku ialah 2 minggu.

 Seorang pelajar dibenarkan meminjam 2 buah buku sahaja pada
satu-satu masa (kecuali PPSS)
 Pinjaman buku rak terbuka boleh dilakukan pada waktu rehat dan
juga selepas waktu sekolah. (Dalam kes-kes tertentu, pelajar boleh
meminjam di luar waktu pinjaman melalui guru / Kerani PSS)
 Seorang guru hanya dibenarkan dibenarkan meminjam maksimum 5
buku pada satu-satu masa. Bagi peminjaman seterusnya, beliau
mestilah memulangkan buku-buku yang dipinjam sebelumnya.
 Pengawas PSS yang bertugas di kaunter mesti menjalankan tugas
dengan tenang dan senyap
 Pelajar mestilah beratur dengan senyap dihadapan kaunter
peminjaman. Pelajar yang ingkar tidak akan dilayan

Pemulangan Buku Rak Terbuka

1. Pastikan tarikh buku dipulangkan tidak lewat daripada 'Tarikh

Pulang' yang sepatutnya
2. Jika buku lewat dipulangkan, peminjam akan didenda (Sila rujuk
jadual denda)
3. Jika peminjam berkenaan tidak dapat membayar dendanya pada
waktu itu, beliau boleh membayar di lain hari
4. Setiap kutipan denda hendaklah dicatat dalam ;Buku Denda' dan
wang diserahkan kepada Bendahari pada hari yang sama

10
5. Jika buku yang dipinjam hilang, peminjam diminta membayar harga
asal buku berkenaan

BORANG PERMOHONAN PENGAWAS PSS

TAHUN : ……………………………….

1. Nama:……………………………………..… 2 Tingkatan:………………….

3. Tarikh Lahir:……………………………………4. Umur:……………………….

5. Kad Pengenalan:…………………………… 6. No Telefon:………………..

7. Alamat:……………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

8. Keputusan Peperiksaan :

UPSR PMR Keputusan Akhir

Tahun : …………………. Tahun : …………………. Tahun Lepas

9. Pernahkah anda dikenakan tindakan disiplin ?

Ya/Tidak

10. Pernahkah anda menjadi pengawas PSS di sekolah lama ?

Ya/Tidak

11. Sanggupkah anda melakukan tugas yang diarahkan guru PSS pada bila-bila
Masa ?
Ya/Tidak

13. Sokongan/cadangan guru tingkatan

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

Saya mengakui bahawa kenyataan yang saya berikan adalah benar.

11
………………………………………………
( )
Tarikh : …………………

NOTIS TEMUDUGA PENGAWAS PSS

Dimaklumkan bahawa PSS SMK Selandar akan mengadakan satu

temuduga untuk pengawas PSS yang baru mengikut tarikh dan masa
yang ditetapkan di bawah.

Tarikh:25 Mac 2004

Masa: 10.20 – 10.40 pagi
Tempat: Bilik Kerja Guru, PSS

Calon:

Bil Nama Pelajar Tingkatan

12
 BORANG CADANGAN / PENCALONAN

Pengawas PSS

Nama Pelajar : …………………………………………………

Tingkatan : …………………………………………………

Ciri Penilaian Skor

Ketrampilan diri
Sifat bertanggungjawab
Sifat kepimpinan dan toleransi
Pergaulan dengan rakan sebaya
Kesediaan menjalankan tugas
Jumlah Skor

Petunjuk bagi skor

1: memuaskan
2: baik
3: cemerlang

Dicadangkan oleh:

..............................................................
( )
Guru Tingkatan / Guru Matapelajaran

Disahkan Oleh :

13
……………………………………
( )
Guru Perpustakaan dan Media Sekolah

SENARAI SUSUNAN PEMOHON PENGAWAS PSS

MENGIKUT MERIT
Bil Nama Kelas Jantina Markah
1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

14
PUSAT SUMBER SEKOLAH
SMK SELANDAR
77500 SELANDAR
MELAKA

Kod Sekolah : MEA1077 Tel /Fax : 06-5451144

Ruj Tuan : ………………

Ruj Kami :………………….
Tarikh :

Ibu bapa/Penjaga
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..
…………………………………………..

Tuan/Puan/Cik,

Kebenaran Perlantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah

Sukacita perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sehubungan itu, kami ingin memaklumkan bahawa anak/jagaan tuan/ puan/cik

telah memenuhi kriteria pemilihan Pengawas Pusat Sumber Sekolah. Oleh itu
kami memohon jasa baik tuan/puan/cik untuk melengkapkan borang kebenaran
yang dilampirkan bersama dengan surat ini.

3. Kerjasama daripada pihak tuan/puan/cik diucapkan ribuan terima kasih.

Sekian, terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

……………………………….
( )

15
Pengetua
SMK Selandar
77500 Selandar
Melaka

………………………………………..
………………………………………..
………………………………………..
………………………………………..

Pengetua
SMK Selandar
77500 Selandar
Melaka Tarikh :

Tuan,

Kebenaran Lantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah

Perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sehubungan itu, saya …………………………………bapa/ibu/penjaga kepada

…………………………………. dari tingkatan …………………………
*membenarkan/ tidak membenarkan anak/jagaan saya dilanti sebagai Pengawas
Pusat Sumber Sekolah.

Sekian, terima kasih.

Yang benar,

………………………….
( )

16
* Potong yang tidak berkenaan

SURAT TAWARAN PERLANTIKAN PENGAWAS PSS

Pengetua
SMK Selandar
77500 Selandar
Melaka

Tarikh :

Kepada :

………………………………………….
Tingkatan : ……………………………..

Tuan,

Perlantikan Pengawas Pusat Sumber Sekolah

Dengan sukacitanya perkara di atas dimaklumkan.

2. Sehubungan itu, ……………………………………………. dari tingkatan

………… dilantik sebagai Pengawas Pusat Sumber Sekolah mulai
…………………

3. Diharapkan perlantikan ini dapat memberi ruang kepada anda untuk

berkhidmat kepada sekolah dengan baik dan cemerlang.

“SELAMAT BERKHIDMAT”

Yang Benar,

…………………………………….
( )
Pengetua

17
SMK Selandar
77500 Selandar
Melaka

s.k : 1. Fail Timbul PSS

Pusat Sumber Sekolah

Sekolah Menengah Kebangsaan Selandar
77500 Selandar, Melaka.

Tel & Faks : 06-5251144

Bil : SMKS/PSS/01/004/0009/06( )
Tarikh : 3 April 2006

XXX…
Tingkatan XXX
SMK Selandar.

Saudara/i,

PERLANTIKAN SEBAGAI PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH

Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa saudara/saudari telah dilantik sebagai Pengawas Pusat

Sumber Sekolah (unit xxx ).

2. Bersama surat ini disertakan satu PIAGAM PELANGGAN PUSAT SUMBER SEKOLAH dan
senarai CIRI-CIRI PERKHIDMATAN BERKUALITI serta BORANG AKU JANJI.

3. Semoga saudara/saudaari menjalankan tanggungjawab ini dengan cemerlang.

Sekian, terima kasih.

“PSS BERKUALITI MENCANAI MINDA BERINFORMASI”

Saya yang menurut perintah,

……………………
NOORAIDA BINTI HAJI HUSSIN
Guru Perpustakaan dan Media Sekolah
SK Batu Sepuluh Lekir

18
s.k. : Fail PSS

PUSAT SUMBER SEKOLAH

SEKOLAH KEBANGSAAN BATU SEPULUH LEKIR

BORANG AKU JANJI PENGAWAS PSS

A. Butiran Peribadi

1. Nama:……………………………………..……… 2. Tingkatan:………………….

3. Tarikh Lahir:……………………………………… 4. Umur:……………………….

5. Kad Pengenalan:………………………………… 6. No Telefon:………………..

7. Alamat:…………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………

B. Aku Janji

Saya sanggup menjalankan semua tanggungjawab

sebagai Pengawas PSS yang akan diamanahkan
kepada saya

Tandatangan

…………………………

Tarikh:

19
 WATIKAH PERLANTIKAN
PENGAWAS
PUSAT SUMBER SEKOLAH
Dengan ini adalah disahkan bahawa Saudara / Saudari
__________________________________________

nombor kad pengenalan

______________________________

dari Tingkatan
_______________________

dilantik sebagai Pengawas Pusat Sumber Sekolah (PSS)

di sekolah ini bagi tahun 200_
Pihak sekolah berharap anda akan menjalankan tugas dengan baik
dan penuh dedikasi demi sekolah ini.

“Dinamis Dan Dedikasi”

20
 TARIKH

UNIFORM PENGAWAS PSS

LELAKI PEREMPUAN PEREMPUAN

MELAYU CINA

MAROON:
MELAMBANGKAN KESUNGGUHAN, KERAJINAN, KEBERANIAN DAN
BERSEMANGAT TINGGI DI KALANGAN PENGAWAS PUSAT SUMBER
SEKOLAH.

BIRU GELAP:

21
MELAMBANGKAN KESEJAHTERAAN, KEHARMONIAN, KASIH
SAYANG DAN KESUNGGUHAN BERKHIDMAT DI KALNGAN
PENGAWAS PUSAT SUMBER SEKOLAH.

Pusat Sumber Sekolah

SMK Selandar,
77500 Selandar,
Melaka.

PERBERHENTIAN JAWATAN SEBAGAI PENGAWAS PSS SESI 2004

Nama-nama tersenarai di bawah telah diberhentikan jawatan sebagai

pengawas PSS.

Bil Nama Pelajar Tingkatan

Sekian dimaklumkan.

22
Yang menjalankan tugas,
Nooraida Bt Haji Hussin
Guru PSS
SK Batu Sepuluh Lekir
Sitiawan Perak.

23