Pengenalan Microsoft Word

Tingkat Pemula

BINUS CENTER | JL. GAJAH MADA NO. 3B MEDAN

 MICROSOFT OFFICE WORD 2013

PENDAHULUAN
Pengertian Microsoft Word
Pengertian Microsoft Word adalah sebuah program yang merupakan bagian dari paket
instalasi Microsoft Office, berfungsi sebagai perangkat lunak pengolah kata meliputi
membuat, mengedit, dan memformat dokumen. Perangkat lunak pengolah kata
atau word processing adalah program yang digunakan untuk mengolah dokumen berupa
teks misalnya surat, kertas kerja, brosur, kartu nama, buku, jurnal, dan lain-lain.

Fitur Umum Microsoft Word

Sebagai aplikasi pengolah kata terpopuler, Microsoft Word menyediakan beberapa fitur
andalan, sebagai berikut
 WYSIWYG: Sejak pertama rilis tahun 1981, Microsoft Word mempunyai
slogan WYSIWYG atau What You See Is What You Get. Hal ini untuk meyakinkan
pengguna bahwa apa yang dilihat di layar monitor adalah apa yang akan
ditampilkan pada kertas saat dokumen dicetak.
 Spell Check: Microsoft Word mempunyai fitur yang dapat mengecek eja
pengetikan dokumen yang membantu menghindari typo saat menulis dokumen.
Typo atau typographical error adalah kesalahan ketik terhadap teks tertentu.
 Fitur tingkat teks yaitu jenis huruf, ukuran, dan format huruf, dan lain-lain.
 Fitur tingkat halaman yaitu penomoran, indent, paragraf, dan lain-lain.
 Dukungan aplikasi lain (Add-ins): banyak aplikasi lain yang mendukung kinerja
Microsoft Office, seperti PDF reader dan Grammarly.
Ekstensi Nama File Dokumen Microsoft Word
Ekstensi nama file yang dihasilkan oleh Microsoft Word bervariasi sesuai versi software
yang digunakan.
 Microsoft Word 2007 dan di bawahnya akan menghasilkan ekstensi nama file
.doc
 Microsoft Word 2010 dan di atasnya akan menghasilkan ekstensi nama file .docx
Ekstensi nama file adalah karakter di belakang nama file yang dipisahkan dengan tanda
titik. Misalnya "Dokumen 1.docx" adalah sebuah file dokumen yang dihasilkan Microsoft
Word.

Manfaat dan Kegunaan Microsoft Word

Berikut manfaat dan kegunaan Microsoft Word yang dalam kehidupan sehari-hari,
khususnya di dunia kerja.
 Membuat dokumen yang dapat dicetak seperti surat, laporan kerja, dan lain-lain.
 Membuat buku dengan berbagai format.
 Membuat dokumen yang lebih profesional dengan gaya penulisan yang beragam,
seperti jenis font, warna, dan lain-lain.
 Membuat surat dengan lebih cepat.
 Membuat dokumen ilmiah dengan fitur References untuk mempermudah
penulisan ilmiah.
 Tersedia beragam template yang dapat diunduh untuk mempercepat pembuat
dokumen.
 Mempermudah mengedit dokumen dengan mudah, dapat dibuka kapan saja.
 Terkoneksi dengan SkyDrive untuk menyimpan dokumen otomatis secara
online.
 Dapat digunakan untuk membuat surat yang dikirim berbanyak.
 Serta fitur lainnya yang dapat memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-
hari.

MEMULAI BEKERJA DENGAN MICROSOFT OFFICE WORD 2013

Langkah membuka Microsoft Word
 Klik start
 Pilih all program
 Klik Microsoft Office 2013
 Klik Word 2013

 Setelah itu tunggu sejenak sampai layar Microsoft Word 2013 terbuka.
Berikut tampilan setelah di klik, kita bisa pilih blank dokument untuk membuat
lembar kerja baru.
  Berikut lembar kerja baru di Microsoft Word 2013

Mengatur Satuan Ukuran dan Margin

Mengatur Satuan Ukuran dan Margin Microsoft Word 2013 sangat penting dalam
pembuatan dokumen atau kegiatan surat menyurat. Pengaturan satuan ukuran seperti
CM(centimeter) atau inchi menentukan hasil pengetikan pada surat atau dokumen,
begitu juga dengan Margin atau batas pengetikan.
1. Buka Aplikasi Microsoft Word 2013
2. Klik menu File, dan Options
3. Pilih menu Advanced, maka ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
4. Pada bagian kolom sebelah kanan, scroll ke bagian bawah sampai pada grup
Display
5. Di baris menu Show Measurement in unit of, pada menu dropdown pilih satuan
ukuran yang akan digunakan misalkan CM (centimeter)
6. Klik tombol OK
Langkah-langkah mengatur Margin atau Batas Pengetikan yaitu:
 Aktif di PAGE LAYOUT
 Dibagian kiri terdapat tombol Margins
 Jika diklik maka akan menampilkan margin atau batas pengetikan standar dari
Microsoft Word. Jika ingin merubah sendiri klik menu Custom Margins

Cara Mengatur Margin atau batas pengetikan yaitu:

 Klik tab Margins
 Atur nilai dari masing-masing batas pengetikan seperti Top: untuk margin atas,
Left: untuk batas kiri, Bottom: untuk batas bawah, dan Right: untuk batas kanan.
 Jika satuan ukuran yang digunakan adalah Centimeter maka batas margin juga
misalkan nilainya 3 maka dianggap 3cm.
 Klik tombol OK untuk selesai
MENGATUR FORMAT TEKS
Langkah Format Teks :
 Blok atau sorot teks yang akan diubah formatnya
 Untuk mengatur format font lakukan melalui tombol toolbar yang ada di
grup Font, seperti membuat huruf tebal, huruf miring, superscript, subscript, dan
yang lainnya
 Untuk mengatur format alinea atau paragraf teks dapat dilakukan pada
grup Paragraph. Anda bisa membuat rata kiri, rata kanan, rata tengah, jarak spasi
antar baris teks, border, bullet dan numbering, dan masih banyak lagi.

 Bila ingin mengatur format huruf / font lebih lanjut maka tekan saja
tombol CTRL+D. Sebuah dialog Font akan muncul dan anda dapat mengaturnya
lebih lanjut pada dialog tersebut, seperti membuat garis bawah ganda (double),
menambahkan efek emboss, shadow, warna garis bawah, dan lain sebagainya
 Jika ingin membuat jarak spasi ketikan menjadi 2 baris, maka kita bisa
mengaturnya langsung dengan cara klik pada tombol Line Spacing lalu pilih spasi
yang akan kita gunakan.

 Untuk mengatur format paragraf atau alinea teks lebih lanjut dapat dilakukan
melalui dialog Paragraph dengan cara menekan tombol ALT+H, PG. Pada dialog
tersebut anda dapat mengatur banyak hal seperti jarak antar spasi, hanging, spasi
paragraf, dan lain sebagainya.
BULLET AND NUMBERING
Bullet adalah simbol atau tanda unik tertentu sebagai pengganti angka/huruf dalam
proses penomoran. Bullet dapat berupa simbol tanda panah, bulatan dan lain sebagainya.
Sedangkan, Numbering adalah tanda berupa angka atau huruf yang digunakan untuk
penomoran seperti; angka1,2,3 atau huruf A,B,C ataupun penomoran huruf romawi.
Cara Membuat Bullet
 Aktifkan Microsoft Word ,Pilih menu Home, pilih icon Bullet.
 Cara lain : klik kanan pada area yang ingin diberi Bullet , Arahkan kursor ke menu
Bullet , kemudian pilih model Bullet yang diinginkan dengan cara mengkliknya.
Cara Membuat Numbering
 Aktifkan Microsoft Word ,Pilih menu Home, pilih icon Numbering yang diiginkan.
Cara ini sama dengan cara membuat bullet. Jika ingin memulai penomoran dari
nomor tertentu; misal anda memulai penomoran dari angka 5 , maka pilih menu
"Define New number format".
 Cara lain : klik kanan pada area yang ingin diberi nomor , Muncul beberapa menu
lalu arahkan kursor ke menu Numbering, kemudian pilih tipe angka atau tipe
penomoran yang diinginkan. Untuk Numbering (penomoran) bisa juga
menggunakan Angka Romawi.

BEKERJA DENGAN TABEL

Tabel merupakan sebuah objek yang terdiri dari baris dan kolom
Cara membuat tabel :
 Klik menu “insert”, lalu klik “table”, maka akan muncul panel “insert table”
 Geser pointer mouse anda ke arah panel “insert table” dan tentukan jumlah baris
dan kolom sesuai data yang akan dibuat, table akan otomatis terlihat di lembar
kerja ms.word sesuai dengan baris dan kolom yang anda pilih dengan menggeser
pointer mouse di panel “insert table”. Jika sudah oke, klik sekali. Maka table sudah
tercipta.
  Sekarang anda sudah dapat menginput data ke table yang telah anda buat, namun
sebelumnya anda harus terlebih dahulu menentukan field (Header) untuk setiap
kolom, misalnya seperti berikut :

 Untuk memindahkan kursor (untuk mengetik pada setiap baris dan kolom), anda
dapat menggunakan tombol “TAB” di keyboard atau dengan menggeser dan klik
mouse pada kolom dan baris yang anda inginkan, atau anda juga dapat
menggunakan tombol panah kiri-kanan-atas-bawah di keyboard.

Tab Layout memungkinkan Anda memodifikasi struktur tabel. Menu ini cukup jelas, dan
Anda dapat mengarahkan kursor ke fitur untuk mendapatkan klarifikasi lebih lanjut.

Tab Desain adalah alat untuk menambahkan batas, bayangan, style, dan
mengkustomisasi header kolom dan baris. Sorot tabel Anda, lalu pilih Table
Tools > Design > Table Styles, Shading, Border Styles, Borders, atau Border Painter

PRINTING/MENCETAK DOKUMEN
Kamu dapat mencetak dokumen menggunakan printer, sebelum mencetak, pastikan
printer telah ter-install dan terhubung dengan komputermu.
Langkah-langkah mencetak dokumen adalah sebagai berikut.
1. Klik tombol FILE, lalu pilih Print atau Ctrl + P
2. Selanjutnya, akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

3. Pilih jenis printer yang digunakan. Pilih jenis printer pada kotak Printer Name.
Tekan tanda panah untuk memilih jenis printer.

4. Tentukan nomor halaman dokumen yang kamu ingin cetak. Ada tiga pilihan yang
tersedia, yaitu Print All Pages, Print Selection, Print Current Page, Custom
Print dan Pages.
 a. Print All Pages maka semua halaman, dokumen akan dicetak.
b. Print Current Page maka hanya halaman yang tampak (tampil di layar
monitor) yang akan dicetak.
c. Print Selection, maka hanya halaman yang kamu pilih yang akan dicetak.
d. Custom Print, maka kamu dapat mengatur sendiri, apa yang kamu akan
cetak.

5. Pada Pilihan Pages, menentukan nomor halaman tertentu yang akan dicetak,
6. Copies, menentukan juga berapa kali (lembar) halaman dokumen tersebut akan
dicetak,.
7. Setelah itu, tekan tombol "Print".

BEKERJA DENGAN MAIL MERGE

Mail merge merupakan salah satu fitur yang sangat bermanfaat di Microsoft Word.
Dengan fitur Mail Merge ini, kita bisa dengan mudah membuat surat yang isinya sama
tetapi ditujukan untuk banyak orang dan tempat yang berbeda-beda hanya dengan sekali
kerja saja. Jadi, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak orang yang menerima surat
tersebut. Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa kita
sisipkan data penerima yang jumlahnya banyak secara otomatis. Selain untuk surat, Mail
Merge juga sering digunakan untuk membuat Sertifikat dan dokumen lain yang sifatnya
masal.

Cara membuat Mail Merge

1. Kita buat dulu naskah utama dokumen yang ingin dibuat. Misalnya untuk kepala
surat seperti di bawah ini {beri jarak untuk menaruh nama dan alamat).
2. Kemudian kita jalankan mail merge wizard, caranya klik
menu Maillings kemudian klik Start Mail Merge (pada grub start mail merge) lalu
pilih Step by Step Mail Merge Wizard.

3. Akan muncul wizard di sebelah kanan. Pada step pertama kita pilih dulu
document type Letters kemudian klik tombol Next di bagian bawah wizard.
4. Pada step kedua pilih User the current document. Kemudian klik Next.

5. Pada step ketiga ini kita pilih Type a new list. Kemudian klik Create.

6. Akan muncul kotak dialog baru, disinilah kita akan mengisi data nama dan alamat
untuk surat nantinya. Secara default nama kolom sudah terbentuk, namun untuk
penyesuaian kita buat kolom baru saja. Caranya klik Costumize Columns.
7. Kemudian hapus semua field names yang ada.

8. Setelah terhapus buat lagi yang baru dengan nama yang bisa kamu sesuaikan.
Klik OK, kemudian klik OK lagi.
9. Jadi sudah terbentuk kolom yang baru dimana hanya terdiri dua kolom saja. Isikan
data sesuai dengan yang akan dimasukan ke surat nanti, seperti nama dan alamat.
Jika sudah klik OK.
10. Setelah klik OK, kamu akan diminta untuk menyimpan file tersebut dengan nama
yang bisa kamu sesuaikan.

11. Setelah menyimpan, kamu bisa menyeleksi data mana yang akan digunakan.
Setelah itu, klik OK.

Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.

12. Letakkan kursordi bawah Kepada Yth. kemudian pada menu Maillings,
grup Write & Insert, klik Insert Merge Field, lalu pilih nama.

13. Lakukan hal seperti di atas untuk menaruh data alamant. Nanti hasilnya akan
seperti gambar di bawah ini.
 Untuk melihat hasilnya, klik Privew Result. Akan diperlihatkan hasilnya satu per
satu.

14. Jika ingin melihat hasil lainnya, tinggal ganti saja index nomornya menjadi
nomor data pada tabel data tadi. Misal untuk melihat hasil data nomor dua, ganti
saja index nomornya menjadi 2.

Setelah semuanya dirasa sudah benar, kita bisa menyimpannya sebagai dokumen
baru ataupun mencetaknya langsung.
Untuk tahap akhir ini, kita klik tombol Finish & Merge, lalu pilih:

 Edit Individual Documents… untuk menyimpan hasil dari mail merge yang dibuat
tadi ke dalam dokumen baru. Sangat disarankan untuk memilih opsi ini agar
dokumen tersimpan dan tidak hilang. Pada dokumen baru ini, semua surat akan
ditampilkan per halaman.
 Print Documents… untuk mencetak langsung dokumen surat langsung.

LATIHAN